基于信息化背景下的文書檔案管理工作創(chuàng)新路徑

王艷

在信息時(shí)代發(fā)展中各項(xiàng)技術(shù)全面創(chuàng)新發(fā)展，注重對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行全面創(chuàng)新具有重要意義。管理人員要從多個(gè)角度分析文書檔案管理特征，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展機(jī)遇與各項(xiàng)發(fā)展挑戰(zhàn)，對(duì)原有管理體系進(jìn)行優(yōu)化完善，提升綜合管理成效。目前要從多個(gè)角度出發(fā)，探究全新的發(fā)展方法，促使文書檔案管理能朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化方向發(fā)展。

在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期，過去諸多紙質(zhì)檔案開始被電子檔案所取代，原有的文書檔案管理模式在不斷創(chuàng)新，能全面提升綜合管理質(zhì)量。目前在文書檔案管理中要對(duì)信息化發(fā)展要點(diǎn)進(jìn)行分析，對(duì)于目前文書檔案管理信息化程度不足、信息化利用效率較低等問題，擬定創(chuàng)新發(fā)展路徑，旨在提升文書檔案管理工作成效。

1信息化背景下文書檔案管理工作現(xiàn)有問題分析

從當(dāng)前部分區(qū)域文書檔案管理工作現(xiàn)狀中能看出，文書檔案管理內(nèi)容較多，各個(gè)管理環(huán)節(jié)復(fù)雜程度較高。在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期，引入的各類計(jì)算機(jī)系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一化、完善化的標(biāo)準(zhǔn)，在辦公自動(dòng)化全面普及背景下，對(duì)各類電子文件檔案不能進(jìn)行高效化管理。在管理制度設(shè)定中，針對(duì)各類檔案管理目錄、檔號(hào)設(shè)定理念未能全面更新，各項(xiàng)過于陳舊的管理理念在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期其綜合管理效能難以發(fā)揮。在文書檔案管理中存有較大問題，對(duì)社會(huì)發(fā)展趨勢難以全面掌控，各項(xiàng)管理實(shí)踐活動(dòng)創(chuàng)新性不足，尚未建立體系化文化檔案管理路徑，對(duì)文書檔案管理成效具有較大負(fù)面影響。

此外，部分管理人員綜合素質(zhì)有待提升，部分文書檔案管理人員采取的工作模式與工作態(tài)度難以有效適應(yīng)現(xiàn)階段工作發(fā)展要求。檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)較低，檔案管理模式不能滿足信息化發(fā)展要求，管理人員綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)技能不足，難以適應(yīng)新時(shí)期文書檔案管理工作基本要求。人員綜合素質(zhì)較差，在管理中存有較多漏洞。在信息化發(fā)展方面，現(xiàn)代化管理成熟度不足，信息化開始發(fā)展成為今后各項(xiàng)工作具體發(fā)展方向。當(dāng)前諸多文書檔案管理工作開展存于傳統(tǒng)化與信息化管理模式之間，有部分還處于紙質(zhì)檔案管理階段，信息化程度較低，任務(wù)量較重。在文書檔案管理中，管理部門未能認(rèn)識(shí)到信息化發(fā)展重要性，對(duì)信息化檔案管理缺乏全面認(rèn)知。

2信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新路徑探析

2.1創(chuàng)新工作理念，完善管理制度

在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期，對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行全面優(yōu)化中，有諸多員工尚未擬定創(chuàng)新化管理理念，僅僅是通過自我思想進(jìn)行管理，導(dǎo)致各項(xiàng)管理制度中存有較多問題。所以當(dāng)前要對(duì)原有觀念理念進(jìn)行全面創(chuàng)新，不斷優(yōu)化完善原有的管理制度。針對(duì)文書檔案管理工作要設(shè)定對(duì)應(yīng)的創(chuàng)新發(fā)展計(jì)劃，設(shè)定多項(xiàng)管理層次。從長遠(yuǎn)發(fā)展角度中能得出，在文書檔案信息化管理中要全面擬定針對(duì)性的發(fā)展規(guī)劃，能有效適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求。設(shè)定更為完善的管理制度，補(bǔ)充監(jiān)督管理制度、職責(zé)分配制度、人員培訓(xùn)制度、綜合評(píng)價(jià)制度、人員獎(jiǎng)懲制度等，對(duì)多項(xiàng)制度進(jìn)行優(yōu)化完善，將制度要求錄入到管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)中，全面提升文書檔案管理成效。對(duì)于部分信息化文書檔案管理，在檔案存儲(chǔ)、查閱、下載方面也要設(shè)定對(duì)應(yīng)的制度，保障員工各項(xiàng)職責(zé)能全面落實(shí)，促使文書檔案管理工作信息化發(fā)展程度全面提升。例如定期對(duì)員工檔案管理工作采取針對(duì)性考核措施，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效分類，對(duì)信息技術(shù)合理應(yīng)用，對(duì)管理人員定期進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，完善人員鼓勵(lì)與激勵(lì)制度，提高廣大員工工作積極性。

2.2補(bǔ)充引入更多信息化應(yīng)用工具

在信息化背景下，依照文書檔案管理要求，要全面擴(kuò)大信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用研發(fā)力度。強(qiáng)化各個(gè)企業(yè)有效合作，依照企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀與發(fā)展特征設(shè)定針對(duì)性的管理應(yīng)用軟件。在文書檔案分類、檢索、資料上傳、下載等操作中均要對(duì)信息化工具進(jìn)行補(bǔ)充完善。在信息化發(fā)展中，針對(duì)文書檔案錄入以及管理要設(shè)定對(duì)應(yīng)的目錄，對(duì)全文重點(diǎn)詞句進(jìn)行查詢，針對(duì)文書檔案中部分內(nèi)容進(jìn)行全面完善，促使文書檔案能新穎化發(fā)展，提升檔案信息化管理成效。在文書檔案維修與完善中，要將需要翻修的檔案上報(bào)管理部門，通過審批以后將各類檔案發(fā)給具體職能部門。在工作開展過程中要建立信息化系統(tǒng)安全應(yīng)用軟件以及遠(yuǎn)程控制應(yīng)用程序，實(shí)現(xiàn)文書檔案安全管理，提高文書檔案安全性，提升綜合管理成效。

2.3建立全新的管理模式，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

目前結(jié)合文書檔案管理內(nèi)容與各類不同管理項(xiàng)目要實(shí)施分化管理，對(duì)原有管理方式進(jìn)行全面規(guī)劃。建立各類數(shù)字化、信息化管理模式。對(duì)文書檔案格式進(jìn)行全面優(yōu)化創(chuàng)新，比如各類文書檔案要在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中進(jìn)行查閱、借閱、下載等，各個(gè)環(huán)節(jié)全面執(zhí)行規(guī)范化操作管理。例如在檔案下載中，各員工要積極獲取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門批準(zhǔn)，填寫文書檔案下載基本要求，補(bǔ)充具體下載用途。還要在管理后臺(tái)設(shè)定自動(dòng)銷毀系統(tǒng)，當(dāng)申請(qǐng)時(shí)間限制超出以后，此系統(tǒng)會(huì)對(duì)已經(jīng)下載的文書檔案集中銷毀，這樣能有效提升文書檔案整體安全性，保障各項(xiàng)配套管理制度建立完善，提高廣大員工責(zé)任意識(shí)。文書檔案管理中保密性也至關(guān)重要，目前要選取技術(shù)措施進(jìn)行加密，設(shè)定不同管理權(quán)限。基于多項(xiàng)技術(shù)措施對(duì)信息化資料庫進(jìn)行安全監(jiān)管，做好各項(xiàng)重要資料備份工作，定期檢查檔案安全性。

綜上所述，在信息化發(fā)展環(huán)境中，文書檔案管理創(chuàng)新發(fā)展對(duì)提升檔案管理成效具有重要意義。當(dāng)前管理部門要注重完善管理制度，提升管理人員綜合素質(zhì)，強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理，提升檔案管理綜合成效，促使各項(xiàng)管理工作健康發(fā)展。

*陜西榆林榆林學(xué)院