淺談人事檔案管理信息化

摘要：隨著信息時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式正逐漸從歷史舞臺(tái)上消失。人事檔案的管理已逐漸轉(zhuǎn)向電腦化，電腦化可以更好地服務(wù)于聯(lián)檢組的工作人員，提高聯(lián)檢組工作的質(zhì)量和效率。因此，目前特別重要的是在人事檔案中建立信息化管理，但是由于各種情況，許多單位并沒有建立工作人員的電子數(shù)據(jù)檔案。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理信息化；建設(shè)策略

中圖分類號(hào)：G647.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-2177（2019）15-0000-00

0 引言

員工檔案的科學(xué)管理促進(jìn)了企業(yè)員工信息的科學(xué)利用，確保了員工的開發(fā)和利用。人事檔案的管理對(duì)任何組織都是非常重要的，公共機(jī)構(gòu)也不例外，因?yàn)樗鼈冿@然有助于提高其活動(dòng)的效率，并為其發(fā)展提供強(qiáng)大的動(dòng)力。然而，傳統(tǒng)的人事檔案管理并沒有適應(yīng)當(dāng)今信息時(shí)代的要求，隨著數(shù)字化的日益成熟，人事檔案的電腦化管理已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。

1 人事檔案管理信息化的重要性

新時(shí)期人事檔案的管理是一項(xiàng)有系統(tǒng)的工作，集中收集、管理和儲(chǔ)存各單位的人事資料，以協(xié)助各單位組織其人力資源。在現(xiàn)代社會(huì)中，面對(duì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展和信息時(shí)代，如何有效管理人力資源，促進(jìn)公司持續(xù)發(fā)展和公共機(jī)構(gòu)和相關(guān)組織成了一個(gè)問題，對(duì)于很多企業(yè)和機(jī)構(gòu)的深入思考。人事檔案，同時(shí)也是一個(gè)相當(dāng)一部分企業(yè)的人力資源管理和監(jiān)督的機(jī)構(gòu)和機(jī)制，并改進(jìn)人事檔案管理等方面發(fā)揮了重要作用，在全面發(fā)展人力資源的企業(yè)和機(jī)構(gòu)。因此，企業(yè)和機(jī)構(gòu)正在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的電腦化和網(wǎng)絡(luò)化，深入挖掘內(nèi)部資源，為企業(yè)和機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

2 人事檔案管理現(xiàn)狀

（1）管理方式落后。自人事檔案發(fā)展以來，許多單位的人事檔案管理繼續(xù)以傳統(tǒng)的管理方法為基礎(chǔ)，完全以人為本，以電子表格為基礎(chǔ)，導(dǎo)致管理效率低下和混亂。對(duì)于大型機(jī)構(gòu)單位來說，人數(shù)眾多和組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜已成為工作人員檔案員的另一個(gè)困難。隨著制度的改革，工作人員流動(dòng)率很高，傳統(tǒng)管理方法的缺點(diǎn)日益明顯。使用電子表格也有許多缺點(diǎn)，因?yàn)榻?jīng)常調(diào)動(dòng)工作人員和更新工作人員資料。傳統(tǒng)的管理方法阻礙了人事檔案管理的科學(xué)發(fā)展。

（2）缺乏完善的信息化管理制度。考慮到各機(jī)構(gòu)迄今在人事檔案的電腦化管理方面所遇到的許多問題，最重要的是缺乏一個(gè)完整的電腦化管理系統(tǒng)，其嚴(yán)重后果是不可能按照程序標(biāo)準(zhǔn)完成所有工作。沒有明確的制度，確定內(nèi)容和不同工作崗位的具體要求，并沒有遵循基本工資時(shí)執(zhí)行，這勢必造成極大的混亂，影響了工作的質(zhì)量和效率，并嚴(yán)重阻礙了它的發(fā)展。公司考慮到自身利益，并更加重視，阻礙了信息共享，當(dāng)然，雖然有些學(xué)校的信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)到位，但也不是完美的，但需求趨勢進(jìn)行了調(diào)整，特別是在涉及自身利益，更應(yīng)該相應(yīng)地，而且從根本上解決一系列問題[1]。

（3）對(duì)人事檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)不夠。傳統(tǒng)人事檔案管理存在嚴(yán)重問題，主要易發(fā)紙質(zhì)資料保存保存一些外部因素，如環(huán)境保護(hù)、只要翻閱，而應(yīng)用研究人事檔案信息化解決好這些問題，能夠很好地管理以避免問題的出現(xiàn)。但很多企業(yè)沒有良心，尤其是在最偏遠(yuǎn)的地區(qū)，只要認(rèn)識(shí)時(shí)，只要角度提供技術(shù)手段，當(dāng)然，在一些偏遠(yuǎn)地區(qū)沒有這樣一個(gè)現(xiàn)象，它所代表的機(jī)構(gòu)沒有提供足夠的人事檔案信息化的重要性，所以這種管理方法并不充分[2]。

（4）技術(shù)設(shè)備以及檔案管理人員的能力不足。日益信息化領(lǐng)域的科學(xué)和技術(shù)進(jìn)展的人事檔案管理機(jī)構(gòu)交叉應(yīng)用信息化技術(shù)設(shè)備、高速與一個(gè)城市生活的最新成果，同時(shí)對(duì)檔案管理人員的要求也是非?？量痰模瑱n案管理方面的科學(xué)和技術(shù)要求很高，但大多數(shù)人具有充分運(yùn)作。相比之下，在中低速城市，技術(shù)設(shè)備落后，檔案工作者雖然能力較差，但能夠操作現(xiàn)有的設(shè)備。技術(shù)設(shè)備在檔案管理中起著至關(guān)重要的作用，有些檔案不能改造成新舊設(shè)備，直接導(dǎo)致城市與城市檔案管理之間的沖突和矛盾。

3 人事檔案信息化建設(shè)

（1）注重檔案信息數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。檔案信息數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)應(yīng)以單位局域網(wǎng)為基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)可根據(jù)單位的實(shí)際需要提供輔助軟件。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)建立了員工檔案信息系統(tǒng)的訪問權(quán)，以確保員工檔案的合理管理，并通過網(wǎng)絡(luò)建設(shè)擴(kuò)大其覆蓋范圍。為了保證安全，人事檔案信息數(shù)據(jù)庫、信息系統(tǒng)管理和人事檔案是由一個(gè)聯(lián)合監(jiān)督管理員和一個(gè)安全員，而管理則由工程師雜志和網(wǎng)絡(luò)就不能改變。檔案數(shù)據(jù)庫，網(wǎng)絡(luò)不僅查閱人事檔案，也促進(jìn)了干部人事管理制度，及時(shí)和職員薪金管理干部提供的信息也可以構(gòu)建完善數(shù)據(jù)庫，大大提高了效率，干部人事檔案和人事決策提供參考[3]。

（2）加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)。1）不定期進(jìn)行安全檢查，檢測和應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)并更新數(shù)據(jù)輸入和輸出流的檢測和監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)，為防范安全風(fēng)險(xiǎn)；2）通過建立訪問權(quán)和通過身份和密碼訪問信息系統(tǒng)，積極引進(jìn)和實(shí)施更先進(jìn)和有效的安全措施。此外，必須及時(shí)保存數(shù)據(jù)庫中的重要信息；3）不斷完善防火墻技術(shù)，加強(qiáng)系統(tǒng)訪問管理和模塊劃分，隨時(shí)檢查安全記錄，迅速消除潛在危害。

（3）提高管理人員的素質(zhì)。人事檔案管理的核心是員工的整體工作能力，管理質(zhì)量對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)有重要影響[4]。1）必須培養(yǎng)管理人員的信息管理意識(shí)。發(fā)展信息技術(shù)領(lǐng)域，但舊有的一方仍然阻礙思想進(jìn)步的想法、人事檔案管理、人事重要概念引入先進(jìn)的認(rèn)知度唯一明確的意識(shí)形態(tài)，并對(duì)加強(qiáng)信息化水平，才能從根本上改善機(jī)構(gòu)的人事管理信息化。為了確保檔案管理的良好電腦化，必須培養(yǎng)高素質(zhì)和高度專業(yè)化的檔案管理人員。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)員工職業(yè)資格的要求越來越高。檔案管理人員不僅要了解檔案管理，還要了解信息技術(shù)。2）提高員工的道德素質(zhì)。由于人事檔案管理的特殊性，員工必須有良好的道德操守，以避免有關(guān)個(gè)人資料的資料外泄。因此，需要各機(jī)構(gòu)提供職業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)道德規(guī)律的人事檔案，確保員工擁有高層次的業(yè)務(wù)權(quán)限。此外，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員檔案員的專業(yè)培訓(xùn)，以優(yōu)化檔案員的年齡結(jié)構(gòu)，并吸引更多的工作人員檔案電腦化管理人才。

（4）加快從實(shí)體管理向信息管理的轉(zhuǎn)變。雖然計(jì)算機(jī)管理中實(shí)施過的許多單位的人事管理制度，在絕大多數(shù)情況下，它仍然是主導(dǎo)身體管理，確保服務(wù)檔案工作必須改變他們的人事管理模式和管理工作逐步從物理計(jì)算機(jī)管理。例如，對(duì)于信息檢索請求，如果員工記錄存儲(chǔ)在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫軟件中，用戶可以根據(jù)其使用權(quán)限通過連接到相關(guān)網(wǎng)站訪問相關(guān)數(shù)據(jù)。強(qiáng)調(diào)了這種計(jì)算機(jī)化管理的易用性和有效性的優(yōu)點(diǎn)。因此，我們必須積極發(fā)展電腦化的人事檔案管理，為市民提供更有效和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，改善人事檔案的電腦化管理。

（5）改進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高檔案工作者的技能。相關(guān)技術(shù)改進(jìn)必須增加該機(jī)構(gòu)的工作人員檔案電腦化管理的兩項(xiàng)重要措施作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。在發(fā)達(dá)地區(qū)，不會(huì)有很大技術(shù)設(shè)備，因此，這是一個(gè)培養(yǎng)人才、引進(jìn)人才和改進(jìn)檔案管理的問題。另一方面，在較不發(fā)達(dá)區(qū)域，技術(shù)設(shè)備方面存在差距。因此，有必要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，在引進(jìn)新的技術(shù)設(shè)備之后，必須確保檔案管理員能夠使用它，并且能夠正確地使用它。

（6）促進(jìn)檔案信息的資源共享。在推行檔案管理電腦化的最終目標(biāo)，是使人事檔案能更有效地服務(wù)于本單位的發(fā)展，使其能得到有效利用。1）各機(jī)構(gòu)應(yīng)建立信息系統(tǒng)，使各服務(wù)能夠相互聯(lián)系，共享信息服務(wù)，并根據(jù)實(shí)際情況共享數(shù)據(jù)。2）圍繞有效的綜合平臺(tái)，建立完整的數(shù)據(jù)管理服務(wù)網(wǎng)站，積極開展員工檔案管理網(wǎng)站建設(shè)，進(jìn)一步提高員工檔案管理服務(wù)水平。

4 結(jié)語

目前，隨著改革進(jìn)程的推進(jìn)，公共機(jī)構(gòu)的人事檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。關(guān)于工作人員的資料正在迅速增加，關(guān)于工作人員的數(shù)據(jù)比以往任何時(shí)候都更加復(fù)雜。檔案信息化所承認(rèn)，為單位注重提高質(zhì)量管理控制系統(tǒng)的改進(jìn)電腦化檔案的工作人員，先進(jìn)的設(shè)備資源，促進(jìn)信息共享和數(shù)據(jù)檔案的人事管理信息化建設(shè)安全、統(tǒng)一推進(jìn)適應(yīng)快速發(fā)展的步伐。同時(shí)，軟件和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的人事檔案，應(yīng)繼續(xù)優(yōu)化和革新人事檔案管理系統(tǒng)，從而在實(shí)踐中提高利用率和檔案的安全，這將使計(jì)算機(jī)檔案管理工作人員提供更好的服務(wù)和公眾的認(rèn)識(shí)。

參考文獻(xiàn)

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[4]秦文光.從檔案管理制度淺談當(dāng)代人事檔案信息化的管理[J].卷宗，2017（22）：50.

作者簡介：李丹丹（1983—），女，內(nèi)蒙古阿拉善盟人，碩士研究生，畢業(yè)于南京師范大學(xué)，研究方向：干部人事檔案管理。