淺析高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的問(wèn)題與策略

郭書(shū)君

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，人類(lèi)社會(huì)早已進(jìn)入了數(shù)字時(shí)代，并且各領(lǐng)域都對(duì)數(shù)字技術(shù)有了廣泛應(yīng)用。對(duì)高校的人事檔案管理而言，應(yīng)用數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)了人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，可以提升人事檔案管理水平，為高校的發(fā)展提供有效指導(dǎo)。因此為了幫助高校更好的實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，本文對(duì)轉(zhuǎn)型過(guò)程中的問(wèn)題做了分析并提出了應(yīng)對(duì)的策略。

關(guān)鍵詞：高校;人事檔案;數(shù)字化轉(zhuǎn)型;策略

前言：高校人事檔案共有教師和學(xué)生兩大部分，在開(kāi)展人事管理工作、為社會(huì)輸送人才等方面發(fā)揮著非常重要的作用。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不符合高校的發(fā)展要求，因此在當(dāng)前的數(shù)字時(shí)代需要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以此來(lái)推動(dòng)檔案管理工作的高效開(kāi)展。但我國(guó)高校當(dāng)前在人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面還存在一些問(wèn)題，對(duì)轉(zhuǎn)型的有效性造成了一定影響，因此必須對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的解決策略，這樣才能為高校發(fā)展提供更充分的保障。

一、我國(guó)高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的主要問(wèn)題

（一）數(shù)字化檔案保存的穩(wěn)定性難以保障

妥善保存檔案是高校開(kāi)展檔案管理過(guò)程中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)媒介為主，這種形式的檔案對(duì)保存空間要求比較高，而且也不便于后期的查詢和使用，因此急需進(jìn)行檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。數(shù)字化的檔案為高校提帶來(lái)了更加便利的檔案管理模式，在相關(guān)軟件的支持下可以非常方便的對(duì)檔案進(jìn)行查詢和瀏覽等操作。當(dāng)前很多高校在保存數(shù)字化檔案過(guò)程中多使用的是光盤(pán)存儲(chǔ)，這種保存方式雖然極大提升了檔案的保存時(shí)間，同時(shí)占用的空間特別小，但是卻存在保存過(guò)程不穩(wěn)定的缺陷，如果光盤(pán)損壞或者丟失等很容易造成檔案的損失。

（二）數(shù)字化技術(shù)的更新頻率過(guò)高

完成人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型以后，還需要通過(guò)相應(yīng)的軟件和硬件才能實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案的有效利用。但當(dāng)前的數(shù)字化技術(shù)更新頻率過(guò)高，需要經(jīng)常更新管理軟件，有時(shí)甚至需要升級(jí)計(jì)算機(jī)硬件，否則很容易導(dǎo)致軟硬件的不兼容，影響檔案管理工作的正常開(kāi)展。另外數(shù)字化技術(shù)經(jīng)常更新也對(duì)管理人員提出了更高的要求，管理人員必須掌握最新的操作技巧才能做好檔案管理工作，明顯提升了檔案管理人員的工作壓力。

（三）數(shù)字化檔案的安全性較為欠缺

數(shù)字化的人事檔案管理不再受時(shí)空的限制，但是以數(shù)字狀態(tài)呈現(xiàn)的檔案卻在安全性上有所欠缺。這是因?yàn)閿?shù)字化的檔案管理對(duì)管理人員有的比較高的要求，但很多高校的檔案管理人員在安全意識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)方面都較為缺乏，在管理過(guò)程中造成了信息的損壞和丟失[1]。另外有的工作人員沒(méi)有及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行備份，導(dǎo)致檔案信息一旦受損便無(wú)法找回。另外在數(shù)字化背景下高校開(kāi)展檔案管理工作都需要連接互聯(lián)網(wǎng)，而網(wǎng)絡(luò)中的木馬病毒、黑客攻擊等也會(huì)嚴(yán)重威脅檔案信息的安全。

（四）檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

我國(guó)高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的時(shí)間還比較短，人事檔案管理人員還不是非常熟悉新的檔案管理模式，綜合素質(zhì)不符合數(shù)字化人事檔案管理要求的現(xiàn)象普遍存在。為了改變這一狀況，我國(guó)很多高校在開(kāi)展人事檔案管理工作過(guò)程中都應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，但這又出現(xiàn)了技術(shù)人員缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的問(wèn)題。開(kāi)展人事檔案數(shù)字化管理工作過(guò)程中可能需要對(duì)人事檔案進(jìn)行修改、轉(zhuǎn)移等操作，這些操作必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格把控，但受檔案管理人員的影響，這些操作做得不到良好的把控，進(jìn)而降低了檔案的真實(shí)性。

二、高校人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的策略

（一）多種檔案保存方式的選擇

保存數(shù)字化檔案需要建立在相應(yīng)載體的基礎(chǔ)上，因此選擇更多的數(shù)字化檔案保存方案應(yīng)使用多種不同的載體。在選擇保存在此過(guò)程中應(yīng)以容量大、壽命長(zhǎng)、操作簡(jiǎn)便為標(biāo)準(zhǔn)，例如u盤(pán)、移動(dòng)磁盤(pán)等都是非常有效的儲(chǔ)存載體。另外隨著云技術(shù)的不斷發(fā)展，云儲(chǔ)存已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，高校可以租用云端服務(wù)器建立案數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)儲(chǔ)存檔案。但要注意無(wú)論使用哪一種保存方式，都要以安全為前提，并且要做好檔案的備份，怎樣才能真正為以后應(yīng)用數(shù)字化檔案開(kāi)展管理工作提供幫助。

（二）操作系統(tǒng)的合理選擇及硬件的完善

操作系統(tǒng)的合理選擇，是高校在人事檔案轉(zhuǎn)型過(guò)程中必須要完成的一項(xiàng)工作，首先在選擇過(guò)程中應(yīng)對(duì)系統(tǒng)的先進(jìn)性進(jìn)行考察，要盡量使用最先進(jìn)和最完善的系統(tǒng)，這樣可提升系統(tǒng)對(duì)木馬病毒以及黑客攻擊的抵御能力。其次高校在選擇人事檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中也要對(duì)其穩(wěn)定性進(jìn)行考察，如果統(tǒng)統(tǒng)不穩(wěn)定則很容易導(dǎo)致在管理人事檔案的過(guò)程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損壞等問(wèn)題[2]。在系統(tǒng)選擇完畢后，高校還應(yīng)對(duì)硬件進(jìn)行完善，要保證硬件能夠滿足檔案管理工作的要求，且在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)不會(huì)被淘汰，避免反復(fù)更換硬件所造成的管理成本增加。

（三）強(qiáng)化數(shù)字檔案管理的安全建設(shè)

新的檔案管理模式非常容易使數(shù)字化檔案受到安全威脅，當(dāng)前人們對(duì)檔案的使用需求正在不斷提升，因此高校在管理數(shù)字化檔案的過(guò)程中，既要滿足人們的使用需求，同時(shí)也要保證檔案信息的安全。首先國(guó)家應(yīng)針對(duì)高校人事檔案設(shè)置相關(guān)法律法規(guī)，使高校人事檔案能顧得到法律的保護(hù)。其次，應(yīng)對(duì)高校數(shù)字化人事檔案的管理制度進(jìn)行完善，并明確檔案的管理責(zé)任，將責(zé)任落實(shí)到每一位管理人員身上。第三，高校人事檔案管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合應(yīng)用傳統(tǒng)檔案管理和數(shù)據(jù)化檔案管理，對(duì)保密性較低的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，保密性高的檔案則使用傳統(tǒng)的管理方式，這樣即可令安全性得到充分保障，并且在開(kāi)展相應(yīng)的管理工作時(shí)也將獲得更高的效率。最后，應(yīng)對(duì)檔案管理人員的數(shù)字化意識(shí)進(jìn)行加強(qiáng)，并且要讓管理人員掌握一定的木馬病毒處理能力。

（四）積極提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型的人事檔案可明顯提升高校人事檔案管理水平，并且相較于傳統(tǒng)的人事檔案管理，工作人員的工作壓力也得到了明顯縮減，但同時(shí)也對(duì)管理人員提出了更高的要求。因此檔案管理人員除了要具備專(zhuān)業(yè)管理能力，同時(shí)也要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，還要能夠熟練使用檔案管理軟件和處理簡(jiǎn)單的木馬病毒攻擊。而且在對(duì)轉(zhuǎn)型后的人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，還應(yīng)做好檔案的保存和備份工作，如果在工作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)受到了攻擊，應(yīng)在第一時(shí)間使用殺毒軟件進(jìn)行理，如果無(wú)法處理應(yīng)及時(shí)聯(lián)系技術(shù)人員，做到盡量降低檔案信息的損失，保證檔案的安全[3]。為了讓檔案管理人員能夠滿足這些要求，高校應(yīng)積極開(kāi)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，首先對(duì)檔案管理人員的安全意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)進(jìn)提升，令其能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)因素并采取應(yīng)對(duì)措施。其次應(yīng)對(duì)檔案管理人員的數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行加強(qiáng)，令人事檔案管理人員的綜合質(zhì)得到提升，將數(shù)字化檔案管理的各個(gè)細(xì)節(jié)做好，以此提升高校對(duì)數(shù)字化檔案的應(yīng)用能力和人事檔案的管理水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展為高校人事檔案轉(zhuǎn)型提供了良好的環(huán)境，但高效人事檔案在轉(zhuǎn)型過(guò)程中還存在很多問(wèn)題，高校一定要重視這些問(wèn)題并做出積極的應(yīng)對(duì)，這樣才能更好的實(shí)現(xiàn)人事檔案的轉(zhuǎn)型并對(duì)人事檔案進(jìn)行高效利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理水平的提升。

參考文獻(xiàn)

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