高職院校基于云計算的數(shù)字檔案信息資源共享與服務(wù)模式研究

摘 要：云技術(shù)的發(fā)展為高職院校數(shù)字檔案資源共建共享提供了技術(shù)支撐，已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢，構(gòu)建基于云計算的數(shù)字檔案資源共享與服務(wù)模式，可以有效的提升高職院校檔案信息的應(yīng)用價值，適應(yīng)職業(yè)教育快速發(fā)展的需求。文章分析了云計算背景下數(shù)字檔案資源共享與服務(wù)模式構(gòu)建的優(yōu)勢，對當(dāng)前高職院校數(shù)字檔案資源共享與服務(wù)存在的問題以及基于云計算的數(shù)字檔案資源共享與服務(wù)模式構(gòu)建策略進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞：高職院校;云計算;數(shù)字檔案資源;共享與服務(wù)

云計算是依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)而實(shí)現(xiàn)的共享模式架構(gòu)，云計算具有安全、低成本以及虛擬等特征。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案信息資源與日俱增，利用云計算技術(shù)構(gòu)建數(shù)字檔案資源共享與服務(wù)模式，已經(jīng)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。近年來隨著高職教育的不斷發(fā)展，高職院校的檔案工作越來越受到學(xué)校和社會的關(guān)注，與本科院校相比，高職院校的檔案工作基礎(chǔ)差、底子薄、起步晚，在高職院校范圍內(nèi)構(gòu)建基于云計算的檔案資源共享與服務(wù)模式相比本科院校更加困難一些，但這是當(dāng)前提升高職院校檔案信息應(yīng)用價值的重要方式，也是檔案管理發(fā)展的新趨勢，因此如何利用云計算計算對檔案信息進(jìn)行集成管理和服務(wù)是高職院校檔案管理研究與發(fā)展的重要課題。

一、云計算的優(yōu)勢

1.解決海量信息的存儲問題。隨著高職院校檔案信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，在各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)生了海量的檔案信息，數(shù)量劇增的同時形式也更加多樣化，包括電子文檔、視頻、圖像、音頻等多種形式，這些驟增的檔案信息對存儲空間和模式提出了更高的要求。云技術(shù)可以有效的解決海量數(shù)據(jù)的存儲、調(diào)取等問題，使數(shù)據(jù)更加智能化和結(jié)構(gòu)化。

2.實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的共享利用。通過云虛擬技術(shù)，可以將分布在不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中異構(gòu)的數(shù)字檔案信息進(jìn)行歸類、整理，實(shí)現(xiàn)對高職院校數(shù)字檔案資源共建共享，避免了重復(fù)浪費(fèi)現(xiàn)象。并且能夠?qū)Ω鞣N分散、異構(gòu)數(shù)字檔案信息進(jìn)行整合，通過一個統(tǒng)一的云技術(shù)服務(wù)平臺提供檔案信息查詢，滿足了不同層次用戶的不同需求

3.為檔案用戶提供方便快捷的服務(wù)。長期起來，高職院校檔案信息受平臺限制過多，如利用者必須借助專業(yè)的計算機(jī)設(shè)備和軟件才能閱讀檔案信息。而云計算則為高校檔案信息資源共享提供了技術(shù)保障，能夠提供一個統(tǒng)一的檔案信息管理平臺，將學(xué)校檔案信息存儲于云端，利用者可以不受時間和空間的限制，不受平臺的限制，只要一個通過網(wǎng)絡(luò)可以接入到云的移動終端設(shè)備，就可以輕松的訪問和查詢檔案信息。

二、目前高校檔案信息資源共享和利用中存在的問題

1.高職院校檔案管理水平較低。高職院校的檔案管理水平不高，難以勝任網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的新要求。具體來講主要有以下幾點(diǎn)原因：（1）學(xué)校檔案部門長期以來生存在一個封閉的狀態(tài)下，與校內(nèi)和校外缺少必要的的聯(lián)系，管理的觀念落后，對檔案管理出現(xiàn)的新知識、新技術(shù)、新方法了解不多、掌握不多、應(yīng)用不多，傳統(tǒng)的、微觀的、直接的檔案管理模式已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的步伐。（2）云計算技術(shù)是一門新興的技術(shù)，對于檔案管理和服務(wù)提出了更高的要求，有的本科院校檔案信息化發(fā)展較快，已經(jīng)開展了基于云技術(shù)的校園網(wǎng)建設(shè)，并初步開展了基于云技術(shù)的統(tǒng)一云平臺的建設(shè)。相比本科院校，高職院校的檔案工作基礎(chǔ)差、底子薄、起步晚，就發(fā)展進(jìn)程來看，高職院校的檔案管理普遍處于檔案實(shí)體管理向檔案信息化管理的過渡時期，尚未具備借助云計算進(jìn)行檔案管理和服務(wù)的條件和能力。

2.高職院校檔案服務(wù)能力較差。目前高職院校提供檔案利用的方式仍然停留在簡單被動的原始層次。具體來講：（1）檔案服務(wù)觀念淡薄。高職院校的檔案管理仍舊受傳統(tǒng)觀念的束縛，存在重管輕用現(xiàn)象。在檔案提供利用的過程中，檔案部門處于高高在上的位置，而利用者是被動的、次要的。在云技術(shù)環(huán)境中，強(qiáng)調(diào)的是個性化的服務(wù)，要樹立以用戶為中心的服務(wù)意識，才能做好檔案工作。（2）服務(wù)手段單一、落后。主要方式是利用者親自到檔案部門，與檔案管理人員面對面溝通，提出利用需求，并且需要履行繁瑣的檔案查借閱手續(xù)才能查詢所需檔案信息，查詢途徑和渠道單一，并且受空間和時間的限制，難以滿足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案用戶的利用需求。（3）服務(wù)深度不夠。高職院校實(shí)行的是工學(xué)結(jié)合、校企合作、頂崗實(shí)習(xí)的人才培養(yǎng)模式，走的是產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的道路，其校園文化既有高校文化，有融合企業(yè)文化。而目前，高職院校提供檔案服務(wù)的方式以提供檔案查閱為主，對檔案資源進(jìn)行深度開發(fā)的產(chǎn)品較為匱乏，缺少有高職特色、引人注目的數(shù)字檔案信息產(chǎn)品。

3.高職院校數(shù)字檔案信息資源共享程度低。高職院校數(shù)字檔案資源存在“信息孤島”現(xiàn)象，資源共享存在局限。主要體現(xiàn)在：（1）目前高職院校普遍開展了校園網(wǎng)建設(shè)，各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)也廣泛應(yīng)用于相關(guān)的職能部門之中，這些管理系統(tǒng)是學(xué)校推進(jìn)和實(shí)現(xiàn)信息化的必不可少的組成部分。但是各職能部門在信息化建設(shè)時沒有考慮到信息的檔案屬性，各個管理系統(tǒng)在日程運(yùn)行和維護(hù)的過程中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，導(dǎo)致各個系統(tǒng)難以兼容，這給高職院校數(shù)字檔案資源整合帶來很大難度。另外各高職院校在進(jìn)行信息化建設(shè)時，各自為政，從自身發(fā)展的角度出發(fā)，難以形成高職院?；ヂ?lián)互通的檔案信息資源共享網(wǎng)絡(luò)，檔案信息無法實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。（2）高職院校檔案管理缺少統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制。高職院校的各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中存在著大量的信息，其中有相當(dāng)一部分是有價值的需要?dú)w檔的信息，但是這些信息分散在各個系統(tǒng)中，難以加以整合和利用。究其原因，一方面是因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)和技術(shù)上的問題，另外一方面是缺少統(tǒng)一的檔案管理協(xié)調(diào)機(jī)制。高職院校應(yīng)該建立檔案管理的協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)各個部門進(jìn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的交換和對接。

三、高校檔案信息資源共享與利用的改良措施

1.構(gòu)建一個高職院校的數(shù)字檔案云計算平臺，實(shí)現(xiàn)資源生產(chǎn)流程化。（1）選擇適合高職院校實(shí)際的數(shù)字檔案資源云計算平臺構(gòu)建模式。云計算平臺包括公共平臺、私有平臺和公私混合平臺三種。根據(jù)高職院校數(shù)字檔案資源的特殊性，公共云模式并不適合高校數(shù)字檔案云平臺建設(shè)，應(yīng)該采用私有云模式，根據(jù)高職院校檔案管理的特點(diǎn)專門構(gòu)建一個智能化、個性化的云計算平臺，并在建設(shè)的過程中根據(jù)用戶的需求不斷的完善和改建，這樣能夠有效的保障數(shù)字檔案資源的安全性和私密性，同時滿足高職院校的個性化需求。（2）建立健全相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系。構(gòu)建一套完整的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系是實(shí)施云計算數(shù)字檔案信息資源共享的前提保障，為此高職院校數(shù)字檔案的云平臺建設(shè)應(yīng)該做好頂層設(shè)計，確保檔案信息規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)體系的科學(xué)性。要以國家有關(guān)檔案法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定包括檔案信用標(biāo)準(zhǔn)、檔案應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息資源備份體系在內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)體系，保障數(shù)字檔案的真實(shí)性、有效性。（3）構(gòu)建相關(guān)的協(xié)調(diào)機(jī)制和管理體系。數(shù)字檔案云平臺的建立需要相關(guān)的協(xié)調(diào)機(jī)制和管理體系，這樣才能做到職責(zé)分明，既能夠做好自身的管理，又能夠協(xié)調(diào)有關(guān)信息的在各個平臺的有效流動。具體的就是將辦公自動化與數(shù)字檔案進(jìn)行有機(jī)融合，在技術(shù)層面和管理層面建立完善的運(yùn)行機(jī)制并且建立一套合理有效，反應(yīng)迅速的協(xié)調(diào)機(jī)制加強(qiáng)對數(shù)字檔案的管理，為云計算平臺的建立打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共建共享。數(shù)據(jù)庫建設(shè)是云環(huán)境下實(shí)現(xiàn)高職院校數(shù)字檔案信息資源共享的關(guān)鍵。具體來講：（1）以用戶需求為導(dǎo)向，建立專題數(shù)據(jù)庫。高職院校數(shù)字檔案資源分類廣泛，而且利用者對檔案信息的需求也不同，在構(gòu)建云計算數(shù)字檔案信息資源共享模式時，應(yīng)該對各類檔案資源進(jìn)行深層次挖掘和加工，形成專題數(shù)字檔案資源庫，以滿足不同的需求。例如高?？梢詫⒔虒W(xué)評估相關(guān)的檔案材料進(jìn)行歸類，統(tǒng)一標(biāo)識，形成教學(xué)評估專題數(shù)字檔案。（2）加強(qiáng)對數(shù)字檔案資源的整合。高職院校數(shù)字檔案資源整合既包括現(xiàn)有館藏數(shù)字檔案資源，同時也包括散存在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的異構(gòu)數(shù)字檔案資源。對于異構(gòu)數(shù)字檔案資源進(jìn)行整合的難點(diǎn)在于這些檔案信息分散在不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)之，類型、格式、標(biāo)準(zhǔn)不盡相同，難以共建共享。通過云計算平臺，可以對這些分散在不同系統(tǒng)的異構(gòu)檔案資源進(jìn)行采集、編目和存儲，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的統(tǒng)一管理。

3.構(gòu)建云計算服務(wù)平臺，提高云資源的服務(wù)水平。基于云計算的數(shù)字檔案資源共享建設(shè)要求高職院校檔案工作轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，具體應(yīng)從以下幾個方面著手：（1）構(gòu)建統(tǒng)一的云計算服務(wù)平臺。要想對數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行跨庫訪問和利用，就要構(gòu)建一個統(tǒng)一的云計算服務(wù)平臺。通過云計算服務(wù)技術(shù)，將不同數(shù)據(jù)庫的數(shù)字檔案資源連接起來，形成一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)，與數(shù)字檔案資源集成，完成與云計算平臺的對接，用戶可以輕松實(shí)現(xiàn)跨庫訪問，在同一個云技術(shù)服務(wù)平臺中享受到方便、快捷的檔案信息服務(wù)。（2）努力為檔案用戶提供個性化的服務(wù)。要根據(jù)云技術(shù)的特點(diǎn)，選擇與之相適應(yīng)的檔案服務(wù)模式。具體來說，云技術(shù)平臺更加注重個性化的服務(wù)，因此高職院校檔案管理人員要對數(shù)字檔案信息進(jìn)行深層次分析和加工，改變過去重管輕重的傳統(tǒng)思想，借助云計算的查詢功能，檢索出用戶關(guān)心的熱點(diǎn)問題，及時向用戶推送相關(guān)內(nèi)容，滿足用戶的個性化信息需求。

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作者簡介：魏曉琳，遼寧金融職業(yè)學(xué)院檔案館員，碩士研究生，研究方向?yàn)闄n案管理。