OA辦公系統(tǒng)的研究與分析

摘 ?要：OA辦公系統(tǒng)是推行無紙化辦公改革、提高行政辦公效率的重要利器，也是近年來高職院校發(fā)展信息化建設的重要內(nèi)容，但是在發(fā)展過程中大多會遇到一些具有共性、普遍性的問題，需要引起高度重視。本文結(jié)合無錫工藝職業(yè)技術(shù)學院OA辦公系統(tǒng)的實際情況，概述了其建設方案、使用現(xiàn)狀，詳細分析了當前發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)，并著重對后續(xù)推進OA辦公系統(tǒng)發(fā)展提出一些思考與建議，以期拋磚引玉，供讀者借鑒參考。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;OA系統(tǒng);協(xié)同辦公

中圖分類號：TP317.1 ? ? ?文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2019）17-0181-03

Abstract：The OA office ?system is an important tool to promote paperless office reform and improve the efficiency of handling official business. It is also an important part of the development of information technology in higher vocational colleges in recent years. However，in the process of development，most of them will encounter some common and universal problems that need to be highly valued. Based on the actual situation of the OA office ?system of Wuxi Vocational Institute of Arts & Technology，this paper summarizes its construction plan and use status，analyzes the challenges of current development in detail，and puts forward some thoughts and suggestions for the subsequent development of the OA office ?system，in order to attract readers for reference.

Keywords：office automation;OA system;cooperative office

0 ?引 ?言

無錫工藝職業(yè)技術(shù)學院（簡稱工藝學院）是隸屬于江蘇省教育廳的全日制普通高等學校，學院以紫砂陶為特色，以藝術(shù)設計專業(yè)群為重點，前身系創(chuàng)建于1958年的陶都工業(yè)大學。長期以來，學院辦公一直沿用電話聯(lián)系、跑腿審簽的傳統(tǒng)紙質(zhì)化辦公方式，費時費力、效率不高，逐漸跟不上時代。為此，學院投入資金人力建成OA辦公系統(tǒng)，一方面極大地提高了辦公效率，只需通過電腦、手機就可以在線完成辦公業(yè)務;另一方面在OA系統(tǒng)使用、管理、維護和安全上也出現(xiàn)了一些新的問題。這些問題具有新穎性、普遍性、挑戰(zhàn)性，值得深入分析研究，以期OA系統(tǒng)日臻完善，更好地滿足實際辦公需求。

1 ?無錫工藝學院OA辦公系統(tǒng)建設方案

無錫工藝學院OA辦公系統(tǒng)建成于2016年，由江蘇金智教育信息股份有限公司開發(fā)建設。采用主流的基于Web標準的B/S模式，即瀏覽器、Web服務器、數(shù)據(jù)庫服務器三層結(jié)構(gòu)模式;同時采用雙機熱備方案，即兩臺服務器同時運行，保障OA系統(tǒng)的穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)安全性。目前，OA系統(tǒng)主要功能模塊包括個人辦公、公文管理、會議管理、日程安排、公共信息、日常辦公、物資采購、業(yè)務導航、信息服務等，并支持自定義擴展。

1.1 ?設計要求

無錫工藝學院結(jié)合自身實際情況，統(tǒng)籌規(guī)劃，以期建成一個以辦公室為中心、工作流為導向、數(shù)據(jù)流為脈絡、覆蓋全校各院系部門、縱橫結(jié)合的管理信息網(wǎng)絡。工藝學院設計OA系統(tǒng)時主要考慮了三方面因素：

（1）頂層設計：由學院總體規(guī)劃，黨政辦公室集中管理，全校各院系部門共同使用;

（2）可擴展性：可根據(jù)實際工作需要靈活配置表單流程，對工作流進行修改完善，對功能模塊進行擴充變更;

（3）可集成性：支持統(tǒng)一身份認證，納入學院信息門戶，并可與其他業(yè)務系統(tǒng)對接，支持數(shù)據(jù)交換共享。

1.2 ?管理模式

無錫工藝學院OA系統(tǒng)采用黨政辦公室和信息中心共同管理的模式。黨政辦公室主要管理業(yè)務需求和功能設計，信息中心主要提供技術(shù)支持。

此外，學院也發(fā)布了正式通知，明確規(guī)定相關(guān)業(yè)務不再走傳統(tǒng)紙質(zhì)流程，統(tǒng)一走OA系統(tǒng)網(wǎng)上流程，從而有效保障了工作流程的規(guī)范化。

2 ?無錫工藝學院OA辦公系統(tǒng)使用現(xiàn)狀

2.1 ?簡單易用，使用率高

由于采用了B/S模式，用戶無需安裝客戶端軟件，只需打開瀏覽器登錄學院信息門戶就可進入OA辦公系統(tǒng)。

對于大部分教職工來說，只需稍加指導就能上手使用;即使是一些年齡大的老教師，對其多指導幾次也能順利上手。截至目前，OA系統(tǒng)已累計完成各類審批事項1500余條，配置工作流程30余例，極大地提高了辦公效率。

2.2 ?業(yè)務使用分布不均衡

無錫工藝學院OA系統(tǒng)在建設之初考慮到系統(tǒng)整體的先進性、實用性與可擴展性，設計了諸多業(yè)務功能，初衷是好的，也是科學的。但在實際使用過程中，很多業(yè)務功能很少用到甚至用不到：比如用車、出差、公務接待、日程安排、周會表、合同協(xié)議簽訂、信訪、值班、用章、一周計劃備注等功能模塊。

目前，業(yè)務使用量主要集中在“物資采購”功能模塊，例如：招標立項、零星物資采購、工程維修、教學儀器維修、招標方式變更、招標文件送審、工程簽證審批、合同審核確認、采購驗收審批等，這塊業(yè)務的使用量占到全部業(yè)務使用量的80%左右。

其次是機房使用、錄播室使用、多媒體教室使用、車輛使用、公務接待等業(yè)務，使用量占全部業(yè)務使用量的10%左右。

其他業(yè)務使用量加起來占10%左右。

2.3 ?公文流轉(zhuǎn)和會議管理未能廣泛使用

公文流轉(zhuǎn)（收文發(fā)文）和會議管理一直被視為OA系統(tǒng)極為重要的業(yè)務功能，也是高校無紙化辦公的核心部分。無錫工藝學院針對這兩塊業(yè)務也早已設計好了相應功能，并都配置好了工作流程和表單。但遺憾的是，由于學院實際辦公情況的特殊性，這兩項功能一直未能廣泛使用。從信息化程度上講，不徹底，沒有充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的核心功能。

2.4 ?移動OA使用率低

無錫工藝學院在建設PC端OA系統(tǒng)時也考慮到了移動端應用的發(fā)展趨勢，因此也開發(fā)了手機端的移動OA系統(tǒng)，本意是順應時代、與時俱進。但在實際應用中，移動OA系統(tǒng)使用率很低，甚至不少人都不知有移動OA系統(tǒng)，大部分人只習慣且只使用PC端的OA系統(tǒng)。

3 ?無錫工藝學院OA辦公系統(tǒng)發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)

無錫工藝學院數(shù)字化校園建設起步于2014年，領(lǐng)導非常重視，投入大量資金人力，雖起步晚，但發(fā)展較快。同時也面臨諸多挑戰(zhàn)，具體到OA辦公系統(tǒng)中有以下幾個方面。

3.1 ?過渡階段的不適應癥

在傳統(tǒng)紙質(zhì)化辦公時代向信息化辦公時代轉(zhuǎn)變的過程中，難免會出現(xiàn)暫時的不適應癥甚至有排斥心理，這種病癥源自人們對靈活性的向往與規(guī)范化帶來的約束性之間的矛盾。具體來講：

（1）傳統(tǒng)紙質(zhì)化辦公方式慣性較大，十幾年甚至幾十年的使用習慣已形成較大依賴性;

（2）辦公流程在OA系統(tǒng)管理后臺設定后，人員就要按照流程步驟走，而一些人員隨意性較大;

（3）OA系統(tǒng)對瀏覽器兼容性有一定要求，這也在一定程度上帶來了不便。

3.2 ?功能設置不夠?qū)嵱每茖W

目前業(yè)務使用主要集中在“物資采購”功能模塊，其他業(yè)務模塊使用率很低，甚至很多在建設OA系統(tǒng)之初就設計好的功能模塊幾乎都沒投入使用。另外，移動OA雖然基本解決了掌上辦公的需求，但系統(tǒng)功能還不夠完善，有些功能設置經(jīng)不起推敲。

3.3 ?信息安全形勢愈發(fā)嚴峻

隨著近幾年境外黑客組織對我國政府及教育界的網(wǎng)絡攻擊愈發(fā)猖獗，信息安全等級要求越來越高，信息安全已成為高校信息化建設的重中之重。具體到OA系統(tǒng)中，除了簽發(fā)審批外，附件中還會涉及一些涉密性強的數(shù)據(jù)，比如財務、人事、合同、學生數(shù)據(jù)等。這些信息如不加以嚴格防范，很可能被不法分子竊取利用;并且一旦OA系統(tǒng)被攻破，不法分子就可以順藤摸瓜逐個攻破其他業(yè)務系統(tǒng)，后果不堪設想。

4 ?后續(xù)推進OA辦公系統(tǒng)建設的思考

4.1 ?以需求為主導，突出效率優(yōu)先

堅持“又好又快”的原則完善OA系統(tǒng)?，F(xiàn)行OA系統(tǒng)功能只是暫時滿足目前辦公需求，未來可能要根據(jù)實際工作需要發(fā)生變化。

首先，要進一步完善系統(tǒng)功能建設。詳細調(diào)研學院對辦公自動化的實際功能需求，聽取各院系部門對OA系統(tǒng)的使用意見，研究分析，得出更貼合需求、順應時代、著眼未來的完善方案。

其次，要進一步提升辦公效率。綜合借鑒兄弟院校經(jīng)驗，嘗試在OA系統(tǒng)中對表單進行簡化、對流程進行優(yōu)化，力求在貼合辦公需求的基礎(chǔ)上進一步提高效率。

最后，要加緊升級移動OA系統(tǒng)客戶端，推敲打磨，完善功能，使日常辦公擺脫時間、空間、設備的束縛，進一步提高效率，順應信息化發(fā)展的時代趨勢。

4.2 ?加強應用推廣，充分發(fā)揮作用

目前無錫工藝學院OA系統(tǒng)使用狀況比較“偏科”，主要集中在“物資采購”功能模塊上，其他功能模塊則使用率較低。為了更廣泛、更充分地發(fā)揮OA系統(tǒng)功能，可從以下兩個方面入手：

（1）下發(fā)正式通知文件，從學院層面引導規(guī)范各院系部門使用OA系統(tǒng)，同時制定相關(guān)管理辦法，指定責任人，落實責任制;

（2）詳細調(diào)研各院系部門實際辦公情況，把能搬到網(wǎng)上的辦公流程都搬到網(wǎng)上，真正做到“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓人們少跑腿”。

4.3 ?強化系統(tǒng)維護，保障數(shù)據(jù)安全

一方面，在OA系統(tǒng)使用過程中，難免會出現(xiàn)一些問題，因此系統(tǒng)維護也十分重要，這就需要由專業(yè)技術(shù)人員對這些故障問題進行分析和處理。因此，應重視專業(yè)技術(shù)人才隊伍建設，各院系部門可設立各自的OA系統(tǒng)管理員，并通過強化培訓提高其實際操作水平和解決問題能力，進一步提高處理問題效率。

另一方面，為了有效防止出現(xiàn)信息泄露、數(shù)據(jù)篡改等問題，還需要制定科學的訪問權(quán)限等級，只有擁有相應權(quán)限才能夠訪問相應信息;并且對于機密文件、敏感信息需要做好加密處理，防止數(shù)據(jù)被惡意篡改。另外，還需要做好重要文件數(shù)據(jù)的備份工作，確保在極端情況下OA系統(tǒng)也能快速恢復、穩(wěn)定運行。

4.4 ?注重用管結(jié)合，保障系統(tǒng)安全

堅持“用管結(jié)合”的原則全面保障OA系統(tǒng)安全性。系統(tǒng)操作人員保密意識弱、防護能力低下，安全隱患未排除，往往是造成OA系統(tǒng)安全事件的主要原因。要進一步加強OA系統(tǒng)安全性建設，應同時抓好系統(tǒng)管理者和使用者兩個方面：

第一，OA系統(tǒng)管理者應從更可靠的制度保障、更完善的操作規(guī)則、更優(yōu)化的工作流程等方面，提出系統(tǒng)安全性改進建議。同時，應定期掃描系統(tǒng)漏洞并打補丁，定期撰寫系統(tǒng)安全性報告;加強整個校園網(wǎng)的信息安全監(jiān)測，做好日常維護，為OA系統(tǒng)規(guī)避風險、安全穩(wěn)定運行做好保障。

第二，OA系統(tǒng)的使用者應牢固樹立信息安全意識，注重提高自身安全防范能力，對自己的身份認證信息進行改密、注意保密，對上傳的數(shù)據(jù)文件做好備份（必要時進行加密），規(guī)范使用外接存儲設備，科學合理上網(wǎng)等。

5 ?結(jié) ?論

OA辦公系統(tǒng)作為高校信息化建設的重要組成部分，越來越受到重視，在經(jīng)歷了多年的發(fā)展之后OA系統(tǒng)已日趨完善成熟。但需要注意的是，各高校還應根據(jù)自身實際情況，因地制宜、因校施策、統(tǒng)籌規(guī)劃，研究制定契合自身辦公需求的業(yè)務功能，優(yōu)化表單流程，全面發(fā)揮OA系統(tǒng)核心功能，并同步開發(fā)移動OA。同時加強應用推廣，強化系統(tǒng)維護，建設專業(yè)技術(shù)人才隊伍，注重“用管結(jié)合”，做好信息安全工作，保障OA系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行，使OA系統(tǒng)真正成為高校提高辦公效率的重要利器。

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作者簡介：楊程（1987-），男，漢族，江蘇宜興人，信息管理科員，助理工程師，本科，學士學位，研究方向：高校信息化應用。