淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施

摘 要：本文主要針對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施展開深入研究，先闡述了基層事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)，然后對單位檔案管理所存在的問題研究、闡述，發(fā)現(xiàn)問題包括管理人員缺乏較高的專業(yè)、檔案管理方法缺乏規(guī)范性、檔案管理人員離職交接缺乏合理性、檔案管理物質(zhì)基礎(chǔ)缺乏完善性等，然后重點(diǎn)提出了幾點(diǎn)解決措施，主要包括樹立高度的檔案管理意識(shí)、提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)、合理使用檔案、加強(qiáng)新型檔案管理模式的創(chuàng)建、注重銜接好檔案管理人員等。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理工作;問題;解決措施

事業(yè)單位屬于我國設(shè)立的服務(wù)型機(jī)構(gòu)，在社會(huì)發(fā)展的過程中具有十分重要的職能、任務(wù)。在時(shí)代發(fā)展進(jìn)步的過程中，需要對行業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并對記錄結(jié)果進(jìn)行科學(xué)合理的總結(jié)分析，從而促進(jìn)工作效率同質(zhì)量的合理提升。事業(yè)單位在開展日常經(jīng)營管理的過程中，檔案管理占據(jù)十分重要的地位，如果事業(yè)單位具有科學(xué)合理的檔案管理方法，那么就能夠及時(shí)對事業(yè)單位發(fā)展的信息內(nèi)容進(jìn)行收錄與總結(jié)，同時(shí)使事業(yè)單位發(fā)展的各類信息都能夠得到科學(xué)合理的收錄與分析，為后續(xù)工作的開展奠定良好基礎(chǔ)。另外，科學(xué)的檔案管理，還能夠提高單位人力資源管理水準(zhǔn)，開展合理、科學(xué)的處理，讓其內(nèi)部激勵(lì)機(jī)制得到充分實(shí)現(xiàn)，最大程度上優(yōu)化事業(yè)單位的整體服務(wù)能力。

一、基層事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)

1.秘密性

在檔案管理工作時(shí)，這一點(diǎn)不容忽視，在開展相關(guān)工作時(shí)，要將保密制度實(shí)施和執(zhí)行下去，如果出現(xiàn)泄密，將對單位造成極大影響。

2.真實(shí)性

真實(shí)性這一特點(diǎn)也非常重要，可以將事業(yè)單位實(shí)際情況充分反映出來，在開展各項(xiàng)管理工作時(shí)，檔案管理人員要做好資料的整理與鑒別工作，將材料的真實(shí)性與權(quán)威性體現(xiàn)出來，防止非法行為的出現(xiàn)。最后，動(dòng)態(tài)性。檔案管理自身的內(nèi)容、更新與變化比較顯著，大都隨著事業(yè)單位的發(fā)展而產(chǎn)生變化。因此，在開展事業(yè)單位檔案管理工作時(shí)，要樹立高度的動(dòng)態(tài)性視角，不斷與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的突出問題

1.工作者專業(yè)知識(shí)匱乏

當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)發(fā)展非?？欤谝欢ǔ潭壬蠟槭聵I(yè)單位檔案管理工作的開展帶來了極大的挑戰(zhàn)與影響，因此相關(guān)的檔案管理人員就需要不斷提升自身專業(yè)檔案管理技術(shù)，同時(shí)掌握先進(jìn)的信息化操作能力，加強(qiáng)自身的責(zé)任管理意識(shí)，充分發(fā)揮出事業(yè)單位檔案管理的積極作用，為檔案信息需求者提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。另外，從現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理情況來看，部分檔案管理人員仍然缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)技能以及高水平的檔案管理知識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的管理缺乏一定的規(guī)范化以及科學(xué)化。與此同時(shí)，在檔案管理工作時(shí)，需要對人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，而事實(shí)上，在開展的過程中，卻仍然存在著檔案交接的問題，部分非專業(yè)人員進(jìn)入到檔案管理工作崗位時(shí)，并沒有對工作充分理解，因此檔案管理工作開展受到了阻礙，不利于事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

2.管理方法不規(guī)范

開展檔案管理時(shí)，由于具有局限性、復(fù)雜性，大部分事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，體現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理工作缺乏相應(yīng)的科學(xué)性以及合理性，當(dāng)然，管理工作能夠順利開展，還受到資金、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等因素的限制。缺乏完善的事業(yè)單位檔案電子化建設(shè)，先進(jìn)的檔案管理方法，很大程度上降低了事業(yè)單位檔案的作用發(fā)揮。

3.檔案管理人員離職交接缺乏合理性

基于當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展環(huán)境下，人們就業(yè)選擇的機(jī)會(huì)逐漸增多，因此，人員離職情況也較為普遍，就會(huì)出現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)空檔期，缺乏相關(guān)專業(yè)的人員接手管理，從而使得檔案不能夠全面系統(tǒng)的進(jìn)行交接，一定程度上會(huì)對單位導(dǎo)致不可逆轉(zhuǎn)的損失，對于單位檔案管理水平提升不利。

4.檔案管理物質(zhì)基礎(chǔ)缺乏完善性

部分事業(yè)單位的檔案管理基礎(chǔ)硬件設(shè)施缺乏一定的完善性，由于單位領(lǐng)導(dǎo)層缺乏對檔案管理的認(rèn)知，缺少對檔案管理工作的支持，甚至有的單位領(lǐng)導(dǎo)，未能對檔案有足夠的保護(hù)意識(shí)，進(jìn)而使得事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案可能會(huì)受到人為因素破壞。由于資金和思想觀念具有一定的局限性，進(jìn)而就會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，并且使得部分檔案在出現(xiàn)破損之后還不能進(jìn)行修復(fù)的情況。因此事業(yè)單位要加大對于檔案管理物質(zhì)基礎(chǔ)的構(gòu)建。

三、完善事業(yè)單位檔案管理工作的對策

1.樹立高度的檔案管理意識(shí)

對于事業(yè)單位來講，必須要將檔案管理意識(shí)樹立起來，在事業(yè)單位總體統(tǒng)籌規(guī)劃中，要重點(diǎn)涵蓋檔案管理工作的內(nèi)容，各個(gè)相關(guān)部門和人員要加強(qiáng)配合和交流，創(chuàng)造良好的全員檔案管理意識(shí)，提升對工作的重視度，提升對工作的參與熱情，將事業(yè)單位內(nèi)部所有資源調(diào)動(dòng)起來，進(jìn)而在檔案管理工作中體現(xiàn)出來，確保事業(yè)單位檔案管理效能的穩(wěn)步提升。

2.提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，人才發(fā)揮著極大的作用，要想充分提升單位檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，要加強(qiáng)定期組織培訓(xùn)，將業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)和教育落實(shí)到位，并將基礎(chǔ)知識(shí)和檔案管理工作結(jié)合在一起。同時(shí)，還要加強(qiáng)專業(yè)教育和學(xué)習(xí)，確保對檔案管理工作技術(shù)和方法進(jìn)行充分了解，對時(shí)代發(fā)展需求進(jìn)行深入分析，確保檔案管理工作水平的穩(wěn)步提升，比如，利用相關(guān)技術(shù)和方法，做好檔案存儲(chǔ)和保管等工作，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案破損問題。此外，還要將檔案管理人員的道德修養(yǎng)和服務(wù)意識(shí)提升上來，責(zé)任心也是必不可少的，保證人員較高的服務(wù)精神，進(jìn)而助益于檔案利用效率的提升。

3.合理使用檔案

在事業(yè)單位歷史活動(dòng)的記錄中，檔案發(fā)揮的作用不容忽視，有著較為顯著的實(shí)用價(jià)值。要想將檔案的實(shí)用價(jià)值充分體現(xiàn)出來，對于事業(yè)單位檔案管理人員來說，必須要確保檔案使用的合理性，創(chuàng)新管理方式，加強(qiáng)科學(xué)的檔案管理方法的應(yīng)用，對檔案管理使用中存在的不足之處進(jìn)行深入分析，進(jìn)一步落實(shí)好檔案保護(hù)和管理工作，滿足事業(yè)單位實(shí)際需求，從而將檔案利用效率提升上來。

4.加強(qiáng)新型檔案管理模式的創(chuàng)建

現(xiàn)階段，在網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的強(qiáng)大推動(dòng)下，必須要對新型檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)建，將傳統(tǒng)的檔案管理方式開展轉(zhuǎn)變，不斷提升信息化的管理水準(zhǔn)。其中，要給予檔案信息化管理充足的資金扶持，將完整的事業(yè)單位的檔案信息，納入到計(jì)算機(jī)檔案信息庫之中，以便于更好地提高檔案利用需求者的查閱和使用效率，保證其利用率可以穩(wěn)定上升。且在創(chuàng)建新型檔案管理模式信息時(shí)，還要注重安全管理，尤其在檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息庫方面，避免非法入侵現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而一定程度上保障事業(yè)單位檔案信息的安全。

此外，還要制定檔案信息化監(jiān)督機(jī)制，將涉密管理工作做到實(shí)處。首先，需要不斷完善、加強(qiáng)信息化中監(jiān)督管理機(jī)制，必須要嚴(yán)格監(jiān)管員工的工作行為，將檔案信息的安全性提升上來。在構(gòu)建檔案信息化監(jiān)督機(jī)制過程中，內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督的整合非常關(guān)鍵，要不斷提高檔案信息化管理模式的完善性。其次，檔案室要定期開展信息網(wǎng)站的檢查與維護(hù)工作，針對檔案信息網(wǎng)絡(luò)，要加大病毒檢測力度，促進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)順利運(yùn)行。事業(yè)單位在開展涉秘工作時(shí)，要提高對保密審查的高度重視，防止出現(xiàn)檔案信息丟失或竊取等現(xiàn)象。

5.注重銜接好檔案管理人員交接工作

在事業(yè)單位中，檔案管理人員出現(xiàn)流動(dòng)現(xiàn)象比較常見，一旦無法落實(shí)好檔案管理人員的交接工作，很難將檔案管理工作順利銜接在一起。因此，如果出現(xiàn)人員異動(dòng)現(xiàn)象，必須要做好檔案管理交接工作，比如檔案存放數(shù)量和存放位置的交接等，從而將檔案利用充分完全發(fā)揮。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位在日常發(fā)展管理時(shí)，檔案管理工作的地位極為重要。現(xiàn)階段，社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位內(nèi)部改革不斷進(jìn)行深化，內(nèi)部工作人員也需要不斷提高對檔案管理重視程度，同時(shí)對工作模式進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新優(yōu)化，為事業(yè)單位的發(fā)展拓寬更多的道路，保障管理體系的構(gòu)建更加具有科學(xué)性、規(guī)范性，促進(jìn)檔案管理工作可以得到極好提升。在事業(yè)單位檔案管理開展時(shí)，相關(guān)工作人員需要注意結(jié)合實(shí)際的工作需求以及工作熱點(diǎn)，從多個(gè)角度進(jìn)行研究分析，從而使檔案工作具有的科學(xué)性得到良好提升，最大程度上發(fā)揮出檔案資源的積極作用，使其能夠更好地為事業(yè)單位提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]魏文婷.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及對策探討[J].中國市場，2019（02）：131-132.

[2]王 巖.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施分析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2018，39（16）：65-66.

[3]鐘群蓮.強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的有效措施分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（09）：79+94.

[4]李秀玲.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及改進(jìn)方法[J].蘭臺(tái)世界，2018（S1）：64-65.

[5]林曉芳.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J].農(nóng)場經(jīng)濟(jì)管理，2018（03）：57-60.

[6]陳玥彤.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用淺談[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：119-120.

作者簡介：陳嬌玲（1988-），性別：女，籍貫：福建省南安人，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于福建農(nóng)林大學(xué)東方學(xué)院;研究方向：事業(yè)檔案管理。