醫(yī)改新視角下的醫(yī)院人事檔案管理思考

王玉琴

摘 要：醫(yī)療改革是當下我國深化體制改革工作在醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，人事檔案管理工作是醫(yī)院對于自身人才實力、人才隊伍建設(shè)的自審與評估，是醫(yī)院選人用人和重大決策的基本保障，是深化醫(yī)療改革的重要組成部分，如何進一步深化做好醫(yī)院人事檔案管理，推動醫(yī)療衛(wèi)生改革是醫(yī)院在經(jīng)營管理中應(yīng)當深入思考的問題。文章站在醫(yī)療衛(wèi)生改革的角度上，對于如何進一步做好新時期下的醫(yī)院人事檔案管理進行了研究，提出了幾個有助于推動人事檔案管理工作進一步優(yōu)化的建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療改革;人事檔案管理;人力資源

醫(yī)院人事檔案的存在價值在于證明醫(yī)務(wù)工作者從上學階段到工作階段的人生軌跡。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計算技術(shù)開始應(yīng)用在各個領(lǐng)域，一場醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的人事檔案管理“革命”已經(jīng)開始。網(wǎng)絡(luò)把人類社會帶進了信息化時代，各個行業(yè)相繼將計算機技術(shù)與自身行業(yè)特點相結(jié)合逐步推進檔案管理的信息化。人事檔案管理對提高管理的質(zhì)量和水平，具有重要的價值。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代到來與醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的歷史性碰撞，必然要求進一步做好醫(yī)院的人事檔案管理，醫(yī)院人事檔案管理上的問題主要來源于人與制度兩個方面。

一、醫(yī)院檔案管理中人的問題

1.檔案管理工作不受重視。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)關(guān)乎社會大眾的生命和健康，政府每年都極其關(guān)注有關(guān)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革方面的進展，并且實時進行政策上的調(diào)整，通過宏觀調(diào)控來推動醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，以便解決老百姓看病難、看病貴的問題。在醫(yī)院的管理人員，也積極配合國家的政策，努力提高服務(wù)質(zhì)量，降低老百姓的醫(yī)療成本。但是醫(yī)院的各級管理人員甚至包括人事檔案管理人員本身，都沒有人認可檔案管理的重要性，將其當作一項可有可無的工作，再加上檔案管理工作較為枯燥乏味，使檔案管理人員本身也沒有提起十二分的精神去做好這項工作，導致了醫(yī)院人事檔案管理工作的種種棘手問題。

2.檔案管理人員專業(yè)能力不足。從事醫(yī)院人事檔案管理的人員，應(yīng)當同時具備檔案管理的能力和醫(yī)療方面的基礎(chǔ)知識，這樣才能更好地將二者結(jié)合起來，使醫(yī)院的人事檔案管理簡單化、高效化，同時通過簡單高效的人事檔案管理工作促進與醫(yī)院其他部門溝通的效率提高，形成相輔相成的關(guān)系。

在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革日漸深化的今天，不提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力，不及時對其進行專業(yè)培訓并重新整理和清查確認人事檔案的信息，必然導致醫(yī)院的人事檔案管理與其正常的經(jīng)營工作以及人事任免工作進一步脫節(jié)，成為進一步深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的巨大障礙，很容易導致人事任免的失誤，造成巨大的財產(chǎn)損失。

二、醫(yī)院人事檔案管理存在的制度問題

1.管理模式保守。我國的體制改革正處于不斷深化的階段，醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和人力資源方面改革的推進，要求各級醫(yī)院對人事檔案管理工作做出相應(yīng)的改變。但是出于主觀或者客觀上的原因，大部分醫(yī)院對人事檔案管理工作的改革并不是那么熱忱，依然保留著以往落后的管理模式。在人事檔案管理工作中，仍然以紙質(zhì)文字的形式表現(xiàn)醫(yī)院各部門職員的檔案。這一形式不僅需要耗費大量時間和精力來填寫各種檔案資料，后續(xù)還要花費大量時間進行人工管理和維護，也很容易由于手寫的問題導致信息遺漏缺失或者缺乏可靠性，造成檔案失去應(yīng)有的意義。

人事檔案不能及時進行更新和處理以及檔案內(nèi)容的不準確，必然導致檔案管理進一步信息化的難度的陡增，造成人事檔案信息資源的浪費，為解決當前面臨的這一問題，醫(yī)院的人事檔案管理部門必須提高專業(yè)水平，提高檔案管理和更新的效率。在醫(yī)院的領(lǐng)導層面上，應(yīng)當為人事檔案管理部門的工作人員進行業(yè)務(wù)能力培訓，提供經(jīng)費支持，改變其管理上的落后思想和管理模式。

2.信息化程度太低。由于受到計劃經(jīng)濟時代的影響，很多醫(yī)院的人事檔案管理模式依然是傳統(tǒng)的手工管理，有的醫(yī)院在人事檔案管理上雖然已經(jīng)進入到信息化管理的階段，擺脫人工寫入和管理的“原始時期”，但是其對互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用依然只停留在表面上，沒能深入應(yīng)用，使人事檔案管理工作便捷化、規(guī)范化。在互聯(lián)網(wǎng)進一步發(fā)展，開始應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算技術(shù)對大數(shù)據(jù)進行處理后，這種表面性的應(yīng)用依然難以滿足時代發(fā)展的需要。

當前醫(yī)院對醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革停滯在了單純對醫(yī)療資源配置和經(jīng)營體制的改革上，這種抓重點解決問題的辦法不是錯誤，但是僅僅從一兩個主要的方面入手去完成醫(yī)療衛(wèi)生體制改革并不能迅速高效地解決問題。人事檔案是所有人所有經(jīng)歷記述在一起形成的個人數(shù)據(jù)庫，涉及大量個人隱私，為防止個人檔案信息的泄露，醫(yī)院的人事檔案管理部門應(yīng)當任命專門的管理人員進行看管。

然而人事檔案的數(shù)量過大，單純以人力進行檔案管理就必須增加人事檔案管理部門人員，這種增加人力成本的管理方式不符合當前的科學技術(shù)發(fā)展規(guī)律，也不符合醫(yī)院日常經(jīng)營的利益要求。所以多數(shù)醫(yī)院都選擇了放松對人事檔案的管理工作，間接導致了醫(yī)院人事任免的效率降低。

3.檔案管理缺少制度支持。當前的醫(yī)院多數(shù)都有相應(yīng)的醫(yī)療章程和標準，也有相應(yīng)的員工管理制度，但是在人事檔案的管理上，鮮有人會專門花費時間去思考和設(shè)計一套合乎本部門的規(guī)范。因此，很多醫(yī)院的人事檔案管理部門都處在一種“亂管理”、“亂作為”的狀態(tài)下，缺乏統(tǒng)一的制度支持，對新檔案的錄入、舊檔案的維護和處理都沒有規(guī)范的工作流程，不能跟上新一輪醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的人事檔案管理需要。

這種制度上的缺失，將人事檔案部門的考核排除在了醫(yī)院管理標準之外，缺乏考核機制，又反作用于醫(yī)院的人事檔案管理，阻礙人事檔案管理質(zhì)量的進步和提高。因此，在沒有制度支撐的前提下，不管人事檔案管理部門的管理人員是有心作為或者瀆職不作為，客觀上使醫(yī)院的檔案管理工作陷入僵局之中。

少數(shù)已經(jīng)建立了相應(yīng)檔案管理規(guī)則的醫(yī)院，則是由于不受重視，使得檔案管理規(guī)則形同虛設(shè)，僅能服務(wù)于有限的一個或幾個部門，不能有效解決醫(yī)院人事檔案管理中深層次的問題。

三、在人的層面上進一步做好醫(yī)院人事檔案管理

進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，醫(yī)療衛(wèi)生體制改革也進一步深化，是醫(yī)院人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，也是其實現(xiàn)跨越式發(fā)展的重要機遇。醫(yī)院人事檔案管理工作的進一步改善，應(yīng)當抓住新的技術(shù)條件，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計算技術(shù)來分析和處理檔案，分類管理，實現(xiàn)對人事檔案的最大化利用。這些技術(shù)的運用，歸根到底首先需要具備相應(yīng)能力的人來執(zhí)行。

為了培養(yǎng)出能夠執(zhí)行制度和改善管理技術(shù)的專業(yè)檔案管理人員，醫(yī)院各級領(lǐng)導部門必須提高對人事檔案管理工作的重視，為人事檔案管理部門的工作人員提供相應(yīng)的專業(yè)培訓，聘用優(yōu)秀的專業(yè)檔案管理人員來領(lǐng)導檔案管理工作，帶動整個人事檔案管理部門的思想認識提升，順應(yīng)并有效利用時代的發(fā)展，改變傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式，提高工作效率。

同時，對人事檔案管理部門應(yīng)當實行人性化管理，應(yīng)當注重開解人事檔案管理人員的煩悶情緒，減少因為檔案管理工作的枯燥乏味給他們的心理造成太大的影響。還要促進人事檔案管理人員之間的交流，定期進行團建活動，放松身心，使他們能始終以良好的心態(tài)主動參與工作，改善工作。

四、在制度層面上進一步做好醫(yī)院的人事檔案管理工作

1.改變管理模式和技術(shù)。醫(yī)院人事檔案的數(shù)字化是必然趨勢，這樣的改革可以使管理人員的工作壓力大大下降，提高管理效率。單純依靠人工管理的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)完全脫離實際，落后于時代的發(fā)展，當前應(yīng)當依靠“互聯(lián)網(wǎng)+”的各種相關(guān)技術(shù)來建立或者完善人事檔案管理系統(tǒng)。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算的方法對人事檔案進行分析與管理，不能依然停留在專職抄寫員抄寫謄錄檔案的原始階段。改變原有的管理模式并不等于全盤否定原有模式，檔案對于每個人而言都極為重要，包含了很多個人隱私信息，所以在應(yīng)用先進的科學技術(shù)實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的同時，也要注重信息保護，防止信息被盜取、濫用或者銷毀。在應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)人事檔案管理的便捷化時，存留和及時整理紙質(zhì)版檔案還是有必要的，應(yīng)當定期對檔案進行整理和更新，對其中的重要檔案要及時核查其真實性，防止存在信息失實導致人事任免失責。

2.建立完善規(guī)范制度。建立和完善人事檔案管理制度包括建立完善管理規(guī)范和對管理人員的獎懲制度。建立完善人事檔案管理規(guī)范是為了標準化、規(guī)范化人事檔案的管理，在人事檔案的格式上、程序上、具體的管理上實現(xiàn)規(guī)范化管理，例如：對檔案的調(diào)閱和歸檔程序的規(guī)定，為保護個人隱私信息，避免泄露造成不良后果，調(diào)閱人事檔案應(yīng)當經(jīng)過上級主管部門的批準、取得書面同意，電子檔案需下載文檔的，閱后應(yīng)及時銷毀，不得存留備份，或者泄露他人隱私。如果是紙質(zhì)檔案，在閱讀完畢后應(yīng)及時歸還人事檔案管理部門，在紙質(zhì)檔案的閱讀中，應(yīng)當注意保護檔案，減少因調(diào)閱造成的過度磨損。

對人事檔案管理人員也應(yīng)當有一份完善的管理制度，將人事檔案管理人員表現(xiàn)列為績效考核指標，對于工作中表現(xiàn)突出的員工，必須及時給予物質(zhì)或者精神上的獎勵;對于表現(xiàn)欠佳的員工，應(yīng)當加強專業(yè)技能培訓，使其能夠很好地處理管理中的問題;對于濫用職權(quán)、瀆職的檔案管理人員，應(yīng)當警告記過，予以適當?shù)奈镔|(zhì)或精神懲罰，屢教不改者應(yīng)當清除出人事檔案管理隊伍。對人事檔案管理人員的管理制度，應(yīng)當做到賞罰分明，賞當其功，罰當其罪。

結(jié)束語

醫(yī)院的人事檔案管理是進一步深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)當保持強勁的步伐，始終跟進時代的發(fā)展，應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)條件管理人事檔案，完善人事檔案制度，規(guī)范人事檔案的編纂和記述，提升管理人員的專業(yè)能力和愛崗敬業(yè)的精神，為醫(yī)院發(fā)展以及服務(wù)社會公眾提高效率。

參考文獻：

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