芻議確保數(shù)字化檔案信息長期存取的技術(shù)方案研究

陳良

摘 要：在信息技術(shù)時(shí)代，數(shù)字化已經(jīng)是檔案存取的主要方式。但是在開展數(shù)字化檔案管理過程中，存在著諸多影響因素，構(gòu)建現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理體系，探索檔案信息長期存取的技術(shù)方案，對(duì)于提升檔案管理綜合水平具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案;存取;數(shù)字化;檔案管理;技術(shù)方案

在新時(shí)代發(fā)展背景下，數(shù)字化檔案信息工作面臨著新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作人員，要認(rèn)清數(shù)字化發(fā)展形勢，探索有效的長期存取方式，提升數(shù)字化檔案長期存取效能，滿足數(shù)字化、信息化發(fā)展新需求，構(gòu)建高效的檔案管理體系。

一、數(shù)字化檔案信息保管工作存在的問題

在探索數(shù)字化檔案信息長期存取的策略中，首先要明確數(shù)字化信息檔案管理存在的問題。由于理念和認(rèn)知方面存在一定的問題，一般對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的重要性存在一定的誤解，很多工作人員沒有認(rèn)識(shí)到保障檔案管理安全和效率的重要性。在資源分配方面，沒有將檔案管理提高到應(yīng)有的位置，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理存在一定的問題，有待深入探索，提升綜合管理效能。毋庸置疑，在數(shù)字化工作體系中，檔案管理是一項(xiàng)傳統(tǒng)工作，很多工作人員在推進(jìn)工作的過程中，固守傳統(tǒng)的模式，沒有進(jìn)行積極有效的創(chuàng)新，存在安全性低下、優(yōu)化效果不夠明顯的問題。作為相關(guān)的檔案人員，不能一直用舊的思想和眼光審視檔案管理工作。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的全面創(chuàng)新，在數(shù)字信息整合、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判等方面，現(xiàn)代信息技術(shù)都發(fā)揮了積極的作用，但是在開展數(shù)字化檔案長期存取中，大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)還沒有充分發(fā)揮效用，有待深入探索和研究，提升數(shù)字化檔案信息保管的綜合效果。

二、數(shù)字化檔案信息長期存取存在的風(fēng)險(xiǎn)

在檔案工作中，數(shù)字化存取方式逐漸成為主流。我們?cè)谙硎苤ヂ?lián)網(wǎng)帶來便捷的同時(shí)，也往往缺乏網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。在我們平時(shí)運(yùn)用計(jì)算機(jī)的時(shí)候經(jīng)常會(huì)輸入一些賬號(hào)、密碼、個(gè)人信息，或者傳送資料等等，這些網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)中都隱藏著泄露信息的危險(xiǎn)。不能夠準(zhǔn)確地辨識(shí)危險(xiǎn)源，經(jīng)常隨意填寫真實(shí)信息，在傳送資料方面也不注重病毒的侵入，特別在接收郵件等方面，事前不注意掃描就直接打開，這些都是檔案管理工作人員缺乏安全意識(shí)的表現(xiàn)。互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)大容量、速度快的運(yùn)行平臺(tái)，但是也同時(shí)為犯罪分子提供了可乘之機(jī)。由于在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行監(jiān)管上無法全面掌握，這就給心懷叵測的人可乘之機(jī)，他們會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)安全漏洞或者是受害者防范心不強(qiáng)，施行竊取信息、盜用檔案、傳播病毒等不法行徑。檔案網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行需要高效的管理手段，才能有效遏制犯罪分子的行徑，在安全漏洞、信息傳播以及惡意木馬等方面需要加強(qiáng)檔案信息管理和戒備。目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)行的是固定IP協(xié)議制度，每一個(gè)端口都有自己的IP地址，但是這個(gè)IP地址還是可以被篡改的，系統(tǒng)上的數(shù)據(jù)庫也會(huì)暴露在外界，所以說目前互聯(lián)網(wǎng)的安全協(xié)議存在著一定的缺陷和漏洞，數(shù)字化檔案信息長期存取會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。

三、數(shù)字化檔案信息保管的發(fā)展方向

在數(shù)字化檔案管理實(shí)踐中，現(xiàn)代檔案信息技術(shù)可以極大提升管理效率，通過現(xiàn)代檔案管理信息資源的整合與高效利用，可以進(jìn)一步提升檔案存取效率，滿足信息檔案存取管理工作發(fā)展需求，提升檔案管理的綜合效能。在實(shí)踐中，檔案管理工作在信息化體系建設(shè)方面仍然存在一定的問題，表現(xiàn)為信息化利用效率不高、缺乏安全保障等。在實(shí)踐中，作為管理者和工作人員要認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的方向，融入現(xiàn)代信息技術(shù)，提升綜合檔案管理效能。在傳統(tǒng)檔案存取實(shí)踐中，由于沒有將檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)體系建設(shè)有機(jī)融合起來，很多工作人員仍然固守傳統(tǒng)的模式和路徑，無助于綜合管理效能的提升。作為檔案管理者，要打通檔案管理工作各環(huán)節(jié)之間的屏障，構(gòu)建現(xiàn)代信息技術(shù)管理體系，提升數(shù)字化檔案存取管理效率。在實(shí)踐中，在推廣并構(gòu)建信息技術(shù)體系過程中，會(huì)遇到諸多問題，需要不斷開拓思維、積極創(chuàng)新，提升數(shù)字化檔案信息存取效率。

四、探索數(shù)字化檔案信息長期存取的具體策略

在現(xiàn)代信息社會(huì)快速發(fā)展的大背景下，在開展數(shù)字化檔案信息存取過程中，要認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)信息技術(shù)的真正作用，通過融入現(xiàn)代管理技術(shù)，不斷更新檔案信息理念，轉(zhuǎn)變存取方式，進(jìn)一步優(yōu)化檔案存取模式，讓數(shù)據(jù)信息技術(shù)真正發(fā)揮作用，提升檔案信息存取管理效果，滿足現(xiàn)代數(shù)字化檔案發(fā)展需求。

1.明確管理流程，構(gòu)建檔案存取體系。在整個(gè)數(shù)字化檔案信息長期存取管理工作當(dāng)中，檔案信息存取工作具有較強(qiáng)的體系性。要通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立相應(yīng)的檔案管理模型，統(tǒng)籌各要素的關(guān)系，構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理模塊，將檔案管理其中的諸多要素進(jìn)行量化管理，提升檔案管理工作的針對(duì)性和實(shí)效性。構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系，從多種渠道入手，提升檔案信息存取管理的實(shí)際效果，特別是要結(jié)合數(shù)字化的實(shí)際情況，有的放矢的采取檔案信息長期存取管理工作策略，滿足數(shù)字化成長需求。在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作過程中，要從信息技術(shù)入手，把好檔案管理工作的第一環(huán)節(jié)。一般來說，如何提升檔案管理質(zhì)量，是一個(gè)重要的檔案信息存取管理問題。在具體工作中，要從綜合情況、規(guī)范程度等方面入手，量化檔案管理工作體系。在工作實(shí)踐中，諸多案例證實(shí)，要想提升信息技術(shù)的應(yīng)用效率，構(gòu)建有層次、可量化的信息技術(shù)體系，對(duì)于激活數(shù)字化發(fā)展?jié)摿哂兄陵P(guān)重要的作用。在構(gòu)建檔案信息化體系中，首先要找到一個(gè)基準(zhǔn)點(diǎn)，作為基本工作標(biāo)準(zhǔn)，然后根據(jù)工作內(nèi)容和工作量的要求，提供更具有可操作性的規(guī)范指引，讓檔案人員有更多的對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)無序的情況。如此一來，通過整合信息技術(shù)資源，提升數(shù)字化檔案信息存取效率。

2.注重信息風(fēng)險(xiǎn)，保障信息安全。在推進(jìn)數(shù)字化檔案信息存取管理系統(tǒng)建設(shè)中，不能忽視網(wǎng)絡(luò)安全體系的建設(shè)，構(gòu)建現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)安全的防范工作不能僅僅依靠網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管人員，還需要廣大檔案管理工作人員的共同努力，建立健全網(wǎng)絡(luò)安全舉報(bào)制度。在工作實(shí)踐中，檔案信息都蘊(yùn)含著巨大價(jià)值，一旦出現(xiàn)問題，將會(huì)造成無法挽回的經(jīng)濟(jì)損失，所以我們更要注重?cái)?shù)字化檔案安全工作。倡導(dǎo)選用我國自主發(fā)開生產(chǎn)的服務(wù)器和檔案信息化網(wǎng)絡(luò)端口，對(duì)于公司內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)盡量采用單一模式，或者是半開放形式，關(guān)閉不必要的網(wǎng)絡(luò)端口，并在網(wǎng)絡(luò)上設(shè)防火墻，對(duì)數(shù)字化檔案信息和資料進(jìn)行有效的監(jiān)督和保護(hù)。構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全結(jié)構(gòu)，可以有效避免外部網(wǎng)絡(luò)的侵入，增大數(shù)字化檔案使用的安全性。

3.發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，利用大數(shù)據(jù)管理。在檔案工作實(shí)踐中，數(shù)字化檔案信息存取管理面臨著新的要求和挑戰(zhàn)，通過大數(shù)據(jù)的整合與高效利用，可以實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，提升綜合管理效能。在實(shí)踐中，大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于檔案管理具有積極的推動(dòng)作用。大數(shù)據(jù)依托自身的數(shù)據(jù)資源優(yōu)勢，經(jīng)過特定的數(shù)據(jù)算法，能夠?qū)崿F(xiàn)精準(zhǔn)存取與信息推送，對(duì)于提升檔案信息存取管理效果具有重要意義。首先，通過構(gòu)建基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)μ囟ǖ臋n案信息管理數(shù)據(jù)有更清晰的認(rèn)識(shí)，能夠更準(zhǔn)確的進(jìn)行判斷。其次，通過有效的運(yùn)算，能夠掌握大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的最新動(dòng)態(tài)。通過大數(shù)據(jù)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，有助于提升綜合信息化建設(shè)水平，有助于完善現(xiàn)代檔案管理信息化體系，夯實(shí)管理基礎(chǔ)。此外，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)信息的精準(zhǔn)推送，也能為未來工作發(fā)展指明方向，有助于現(xiàn)代檔案管理工作不斷提檔升級(jí)。

4.注重信息監(jiān)管，做好管理培訓(xùn)。對(duì)于數(shù)字化檔案信息存取管理工作而言，需要探索構(gòu)筑多元化的安全體系，加大相關(guān)信息的監(jiān)管流程與力度，每一個(gè)檔案管理工作人員都要有備案制度和檔案查詢機(jī)制。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放性的平臺(tái)，對(duì)于檔案安全防范性工作，主要是依靠人的操作，目前我國網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)察工作人員與檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和知識(shí)儲(chǔ)備參差不齊，應(yīng)該努力提高網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全監(jiān)管人員的素質(zhì)。對(duì)于奮斗在第一線的網(wǎng)絡(luò)安全檢查人員實(shí)行重點(diǎn)培訓(xùn)，重視其繼續(xù)教育工作，定期組織提高業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)活動(dòng)，讓他們能及時(shí)更新知識(shí)，了解目前各類網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，在實(shí)際工作中能夠跟得上社會(huì)發(fā)展。培訓(xùn)是數(shù)字化檔案信息管理工作的重要環(huán)節(jié)。通過培訓(xùn)提升職工的綜合能力，更有利于保證數(shù)字化檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。構(gòu)建科學(xué)的檔案管理信息化工作培訓(xùn)體系，要從入職、提升等多個(gè)角度入手，要從檔案人員入職之初進(jìn)行具體指導(dǎo)，然后在工作一段時(shí)間后，根據(jù)崗位分工不同，開展不同的培訓(xùn)工作。與此同時(shí)，在數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)中，也應(yīng)當(dāng)包括一些與之有關(guān)的通用知識(shí)，包括行業(yè)發(fā)展、檔案發(fā)展戰(zhàn)略等，提升檔案工作的科學(xué)性，提升數(shù)字化檔案存取管理的綜合發(fā)展效能。

五、總結(jié)

綜上所述，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為數(shù)字化管理提供了新的工具和支撐，對(duì)于數(shù)字化檔案管理的要求也越來越高，在這樣的背景下，如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)，優(yōu)化數(shù)字化檔案管理水平，是一個(gè)重要的課題。數(shù)字化檔案管理在整個(gè)工作體系中占據(jù)著十分重要的作用，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，如何利用信息技術(shù)整合檔案管理資源，也是現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理的重點(diǎn)，有待深入探究，尋求科學(xué)的檔案管理路徑。

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