淺談信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

吳永杰

摘要：隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)工作中越來越多的運用到了這項技術(shù)，檔案管理工作也是一樣，逐步朝著信息化的方向邁進，在這樣的形勢之下，檔案管理的工作人員也要更新觀念，向著新的發(fā)展方向努力，加大對于檔案管理信息化的建設(shè)的支持力度。本文主要針對在信息時代飛速發(fā)展下檔案管理工作進程中存在的問題以及相應的對策，給出一些有參考價值的意見。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;信息化

引言：

檔案記錄著非常重要的國家、民族、以及個人的相關(guān)資料，社會人員可以在需要的時候進行相關(guān)信息的查閱，這對于一個國家的發(fā)展來說，是至關(guān)重要的一部分。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案資料也越來越多，相關(guān)管理人員在整理時難度會越來越高，因此可以將檔案管理工作和信息化相結(jié)合，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)，降低檔案管理的難度，提高檔案管理的便捷性，也為人們在進行查閱時提供便利。

一、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）安全性與保密性不足

在這個信息化的大時代下，傳統(tǒng)的信息管理已經(jīng)逐漸由人工管理轉(zhuǎn)向電子信息化管理，相對于傳統(tǒng)的管理方式，信息化管理讓檔案管理工作變得更加便捷，也更加透明。但是電子化檔案具有可更改性，一些不法分子會利用網(wǎng)絡(luò)漏洞對檔案進行隨意纂改，輕則導致原始信息的缺失，重則甚至會給人民的生命財產(chǎn)帶來重大的危害。

（二）軟件應用缺乏統(tǒng)一性

檔案管理是一項非常繁瑣的工作，需要工作人員細心并且耐心的進行整理和記錄，使得檔案能夠隨時更新以保證大眾的需求。然而在利用信息化進行管理的時候，檔案管理的相關(guān)應用軟件不能做到完全統(tǒng)一，不能高效便捷的進行同部門之間的共享，許多信息都只能表面化的由人工進行輸入，這在一定程度上反而加重了工作人員的工作量。

（三）人員操作標準化較低

檔案管理人員由于已經(jīng)習慣了原有的一套操作流程，對于新興的檔案管理方式還有一定的陌生感。在進行信息化檔案管理的時候，可能會由于沒有統(tǒng)一的執(zhí)行標準而操作失誤，導致檔案工作不能正常進行，因此目前檔案信息化管理在規(guī)范化、標準化操作方面還存在一定的滯后性。

二、信息時代檔案管理工作問題的對策

（一）加強軟件安全性建設(shè)

在信息時代下，網(wǎng)絡(luò)上充斥著各種各樣的數(shù)據(jù)，在檔案管理數(shù)據(jù)和其他數(shù)據(jù)混合在一起，而監(jiān)管人員沒有做好管理的話，就會很容易被其他惡意數(shù)據(jù)竊取。因此要保證網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全性和保密性，就一定要加強技術(shù)改進，做好平臺管理防范措施，建設(shè)起高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)運行平臺，并時時對其數(shù)據(jù)進行檢測和更新，保證數(shù)據(jù)庫的完整性和安全性。

例如：檔案管理工作人員現(xiàn)在需要將我國科研成果的相關(guān)資料記錄進數(shù)據(jù)庫當中，這些資料需要對外保密，只對相關(guān)工作人員開放。在對這些資料進行傳輸之前，一定要先檢測數(shù)據(jù)傳輸軟件運行是否正常，在這個過程中，工作人員可以聯(lián)系相關(guān)技術(shù)部門給予一定的支持，可以在運行過程中裝作黑客對軟件進行攻擊，查看是否還有運行漏洞。在檢測完畢之后，正式使用階段需要對軟件進行良好的維護，保證大數(shù)據(jù)的正常運轉(zhuǎn)。

（二）加強軟件應用的統(tǒng)一

檔案管理工作由于本身操作比較繁瑣，因此對于相關(guān)應用軟件的要求也相應較高，需要建立起一個完善的檔案管理應用體系，借助現(xiàn)代先進的數(shù)字化技術(shù)，實現(xiàn)文字資源遠距離的傳輸和共享，真正的實現(xiàn)檔案、文件的一體化管理，解放工作人員的雙手，方便大眾查閱。

例如現(xiàn)在需要將四大名著四本書相關(guān)資料進行上傳整理，如果我們的應用軟件可以實現(xiàn)共享資源，就可以減輕每位工作人員的工作量，可以規(guī)定每個工作人員負責上傳一本，最終將四個人整理的結(jié)果進行匯總即可。如果每個檔案管理工作室所應用的軟件都是統(tǒng)一的規(guī)格，那么全國的四大名著數(shù)據(jù)上傳就可以進行分享，只要由一個員工成功上傳，其他地區(qū)的員工也可以通過內(nèi)部口令進行共享，不必再親自做一次資料整理。

（三）規(guī)范人員操作

信息時代的到來要求每位檔案管理人員熟悉現(xiàn)代化信息技術(shù)，在相關(guān)應用軟件的操作上也要統(tǒng)一規(guī)范標準操作，相關(guān)領(lǐng)導者一定要對此高度重視，不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)，我們的檔案管理工作才會越做越好。

例如檔案管理部門對員工統(tǒng)一進行“軟件操作”培訓，讓內(nèi)部人員可以在平時的工作中運用到這些技能，提高他們的工作效率。比如首先可以讓內(nèi)部員工去學習如何正確操作軟件，使其在工作中能最大程度的發(fā)揮軟件的效果和作用提高工作效率。隨后管理人員還可以設(shè)置一些學習考核，讓員工從心理上認識到軟件操作的重要性，并且管理層還可以設(shè)立獎罰措施來鼓勵員工學習，對于培訓成績較好的人員加以獎勵，而對于不配合培訓工作或者培訓態(tài)度散漫的則予以懲罰，以此來更好的推動檔案管理在信息時代下的高速發(fā)展。

三、結(jié)束語

檔案管理人員不僅要熟悉相關(guān)的管理知識，也要有高度的責任感和使命感，要有推動檔案工作不斷發(fā)展的信心和決心。在信息時代下，只有加強檔案管理和大數(shù)據(jù)的結(jié)合，建立完善安全的檔案管理信息庫，才能推動檔案管理事業(yè)更好發(fā)展，為人們正確決策提供合理的參考依據(jù)。

參考文獻：

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