成為優(yōu)秀項(xiàng)目經(jīng)理四步法

王金星

項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目出現(xiàn)任何問題，項(xiàng)目經(jīng)理都要負(fù)責(zé)。項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目的龍頭，是項(xiàng)目的驅(qū)動(dòng)器。一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，就像一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的司機(jī)，懂得如何提前判斷路況和車況，做到平穩(wěn)駕駛，人車合一。那么，如何才能成為一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理呢？請(qǐng)參考以下四步。

有效的溝通

一個(gè)項(xiàng)目的完成需要各種資源，包括人力、材料、機(jī)械、技術(shù)、資金等。各種資源都需要進(jìn)行有機(jī)的計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制才能發(fā)揮最佳效果，達(dá)到或超過項(xiàng)目目標(biāo)。各種資源之間需要有效的信息傳遞和溝通，才能成為一個(gè)具有最大效益的有機(jī)體。

所謂有效的溝通，就是把信息附加到一定的載體上，通過演講、對(duì)話、討論、信函等方式分享信息、思想和情感的一種行為。簡(jiǎn)單地說(shuō)，信息是由一方發(fā)起，把他的訴求，加以一定的編碼，通過一定的傳遞方式，到達(dá)接收方，接收方將編碼進(jìn)行翻譯并理解，再反饋給對(duì)方（見圖1）。

通過圖1可以看出，信息從發(fā)起者到接收者經(jīng)過了很復(fù)雜且漫長(zhǎng)的過程。要做到有效的溝通，信息發(fā)起方真正的訴求一定要準(zhǔn)確，而且要深思熟慮。你在發(fā)起傳遞信息前，要明白你的訴求是什么，而不是你的情感的宣泄、抱怨或聊家常。為了達(dá)到你的目的，為了滿足某些需求，為了解決什么問題，訴求應(yīng)該是準(zhǔn)確的、特指的。

編碼過程要精準(zhǔn)，不能含糊其辭、拖泥帶水，或摻雜著與訴求無(wú)關(guān)的東西。要把真正的訴求轉(zhuǎn)化成精準(zhǔn)的編碼，會(huì)受很多因素的影響，如專業(yè)知識(shí)、情緒、文化、習(xí)俗/習(xí)慣、語(yǔ)言等。如果在情緒激動(dòng)的情況下談?wù)搯栴}或?qū)戉]件，那么溝通的過程一定受到情緒的影響；有人習(xí)慣性地表達(dá)不清楚、啰嗦等，這些行為都是導(dǎo)致溝通不暢的重要原因，也是我們?cè)跍贤ㄖ幸苊獾?。所以，信息要以?jiǎn)潔、明了、直接的方式進(jìn)行編碼。

信息傳遞的載體也是一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)，但很多人都不重視它。信息傳遞載體的選擇一般受到環(huán)境的影響：如果要傳遞一個(gè)重要的信息給多個(gè)人，書面通知的方式就比較合適；如果有一個(gè)重要問題需要澄清，最好以開會(huì)的方式進(jìn)行。

解碼是對(duì)接收方而言的，和編碼相似。當(dāng)信息傳遞過來(lái)時(shí)，接收方需要正確地解讀信息。這當(dāng)然也會(huì)受到類似編碼過程中那些因素的影響。

理解，這個(gè)環(huán)節(jié)需要不偏不倚，不帶個(gè)人主觀意識(shí)。正確理解收到的信息，當(dāng)接收方感覺理解不完整時(shí)，應(yīng)該進(jìn)一步確認(rèn)這個(gè)信息的準(zhǔn)確性。

反饋，為了防止信息在傳遞過程中“衰減”或者“跑偏”，需要和發(fā)起方確認(rèn)，形成信息傳遞的閉環(huán)控制。例如，在溝通中，把收到并理解的信息復(fù)述一下，讓發(fā)起方確認(rèn)，從而使信息準(zhǔn)確傳遞，閉環(huán)控制。

提升項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的凝聚力

項(xiàng)目是由一個(gè)團(tuán)隊(duì)完成的，團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力直接影響到項(xiàng)目是否成功。一個(gè)喪失凝聚力的團(tuán)隊(duì)，猶如一盤散沙，持續(xù)呈現(xiàn)低效率工作狀態(tài)。反之，具有凝聚力的團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)成員就會(huì)熱情高漲，做事認(rèn)真，攻無(wú)不克，戰(zhàn)無(wú)不勝，并有著不斷創(chuàng)新的行為。因此，團(tuán)隊(duì)凝聚力是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的重要條件，尤其是在弱矩陣項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)下。

首先，根據(jù)項(xiàng)目的目標(biāo)和特點(diǎn)，設(shè)定團(tuán)隊(duì)的共同目標(biāo)和愿景。讓每個(gè)項(xiàng)目成員認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目的成功與自己息息相關(guān)。項(xiàng)目是團(tuán)隊(duì)成員成長(zhǎng)的平臺(tái)，讓團(tuán)隊(duì)成員有歸屬感、榮譽(yù)感和自豪感，主動(dòng)把項(xiàng)目的事當(dāng)成自己的事，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，這樣的團(tuán)隊(duì)才是一個(gè)具有凝聚力和戰(zhàn)斗力的團(tuán)隊(duì)。

其次，把項(xiàng)目的KPI分解到每個(gè)項(xiàng)目成員，將項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃與每個(gè)項(xiàng)目成員有機(jī)地結(jié)合在一起，使每個(gè)人都認(rèn)識(shí)到自己的責(zé)任和任務(wù)，還要定期檢查任務(wù)的完成情況。當(dāng)實(shí)施項(xiàng)目計(jì)劃遇到困難的時(shí)候，要和項(xiàng)目成員一起制定修正方案，并監(jiān)督執(zhí)行。

最后，愿景影響精神層面，項(xiàng)目的KPI是物質(zhì)層面的。精神和物質(zhì)需要結(jié)合起來(lái)，團(tuán)隊(duì)建設(shè)就是二者之間的潤(rùn)滑劑、黏合劑。項(xiàng)目經(jīng)理需要定期組織團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員之間的了解與溝通，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的合作與互助。

有效的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)管理

項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)管理是識(shí)別和分析項(xiàng)目中潛在風(fēng)險(xiǎn)/機(jī)會(huì)，以及采取應(yīng)對(duì)措施并實(shí)施監(jiān)控更新的活動(dòng)。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)，我們需要采取措施避免它，不讓它發(fā)生；或者通過風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給別的公司或組織來(lái)承擔(dān)；如果沒有辦法避免，也沒有辦法轉(zhuǎn)移，就要采取措施減輕風(fēng)險(xiǎn)的危害程度。

一個(gè)項(xiàng)目無(wú)論是從前期的立項(xiàng)、科研，還是到后期的加工制作、現(xiàn)場(chǎng)安裝，風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)管理都是項(xiàng)目管理中的重頭戲。尤其是大項(xiàng)目，其成敗關(guān)系到一個(gè)組織的興亡。成功的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理，可以使項(xiàng)目避免不必要的經(jīng)濟(jì)或聲譽(yù)損失，可以使項(xiàng)目獲取更多的利潤(rùn)、贏得客戶的信任，為組織未來(lái)爭(zhēng)取更多的項(xiàng)目奠定基礎(chǔ)。

項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理從識(shí)別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)開始，包括工期、 費(fèi)用、質(zhì)量、市場(chǎng)、信譽(yù)、 人身、安全、政治/法律等各個(gè)方面的風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別之后要對(duì)其逐一進(jìn)行評(píng)估，估算其對(duì)項(xiàng)目的危害程度并量化。風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估需要經(jīng)過項(xiàng)目成員（主要成員）多數(shù)人的討論和認(rèn)可，這樣可以使得評(píng)估后的風(fēng)險(xiǎn)更準(zhǔn)確，不能一個(gè)人“閉門造車”，使風(fēng)險(xiǎn)被忽視或被夸大。

風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)過評(píng)估后，需要制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施涉及很多方面，如技術(shù)的、管理的、費(fèi)用的等，但從應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的方式來(lái)講，主要有如下四種方式：完全避免、降低危害、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移和完全接受。最后將制定的措施按照計(jì)劃執(zhí)行，并實(shí)時(shí)更新。風(fēng)險(xiǎn)管理的過程如圖2所示。

項(xiàng)目的機(jī)會(huì)管理，在原理上和風(fēng)險(xiǎn)管理類似。不同的地方是機(jī)會(huì)管理的應(yīng)對(duì)措施是將機(jī)會(huì)放大，促成機(jī)會(huì)發(fā)生。

項(xiàng)目管理的一切活動(dòng)都必須圍繞風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)開展，風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)貫穿于整個(gè)項(xiàng)目管理的全過程，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程，隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而發(fā)生變化。項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)，是時(shí)時(shí)刻刻都存在的，具有非常強(qiáng)的時(shí)效性：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)，如果不及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，它就會(huì)轉(zhuǎn)變成危害，損害項(xiàng)目和公司的利益；對(duì)于機(jī)會(huì)，如果不及時(shí)采取措施抓住它，它就會(huì)悄悄地溜走。風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)不像物體、建筑一樣是有形的，可以看到，可以觸摸。也正是因?yàn)樗臒o(wú)形，項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)需要用靈敏的嗅覺去捕捉并加以分析，這也是風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)管理的難點(diǎn)和魅力所在。然而，正是這只無(wú)形的手，掌控著項(xiàng)目的走向和結(jié)果。所以，項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)管理是項(xiàng)目管理的一條主線，是項(xiàng)目管理的關(guān)鍵，更是項(xiàng)目管理的靈魂。

樹立個(gè)人品牌

一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的綜合能力，在極大程度上影響到這個(gè)項(xiàng)目能否順利執(zhí)行，項(xiàng)目能否取得滿意的成果。一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，幾乎不會(huì)有“著火”的突發(fā)狀況。這類項(xiàng)目經(jīng)理的特點(diǎn)一般是能力強(qiáng)，個(gè)人影響力大，能夠有效管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。尤其是在弱矩陣項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)中，項(xiàng)目經(jīng)理的個(gè)人影響力起到了至關(guān)重要的作用。優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該具備的素養(yǎng)如圖3所示。

掌握影響力的六個(gè)維度

參照影響力的六個(gè)維度（權(quán)威、社會(huì)認(rèn)同、互惠互利、邏輯推理、喜歡、鼓舞），來(lái)增強(qiáng)個(gè)人影響力。從“喜歡”著手，讓自己成為別人喜歡的人。這一點(diǎn)很重要，如果你是一名項(xiàng)目成員喜歡的項(xiàng)目經(jīng)理，你的項(xiàng)目做起來(lái)就會(huì)順風(fēng)順?biāo)?/p>

增強(qiáng)個(gè)人才能

首先，一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理必須有一個(gè)項(xiàng)目整體理念：項(xiàng)目如何開始，怎么結(jié)束，中間有哪些里程碑和關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)。不能被太多細(xì)節(jié)迷失方向和自己，要善于跳出項(xiàng)目站在更高的位置看項(xiàng)目。其次，一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理必須是個(gè)“全才”，要懂得項(xiàng)目涵蓋的專業(yè)技術(shù)，懂得生產(chǎn)制作和質(zhì)量管控，熟悉供應(yīng)商管理和財(cái)務(wù)，了解物流和HSE等。只有你明白了項(xiàng)目涵蓋的各個(gè)環(huán)節(jié)，你才不會(huì)被項(xiàng)目牽著鼻子走，你在跟項(xiàng)目成員、客戶、供應(yīng)商等溝通時(shí)才不會(huì)被蒙蔽，才能抓住問題的關(guān)鍵。最后，一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理必須掌握與人相處和處理問題的軟技巧，如上面提到的溝通技巧，懂得團(tuán)隊(duì)發(fā)展的階段，明白冰山原理，了解馬斯洛需求層次理論等。

彌補(bǔ)個(gè)人性格短板

項(xiàng)目經(jīng)理是一個(gè)管理崗位，沒有大的權(quán)力，主要靠溝通解決問題，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，如果性格上有偏執(zhí)，將減弱與他人的溝通效果，很難成為一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理。比如，內(nèi)向，不喜歡跟人打交道；自我，我就是天下第一；優(yōu)柔寡斷，項(xiàng)目出現(xiàn)問題不能及時(shí)做出決定。

要具有高度的企業(yè)家精神

優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理需要像企業(yè)家一樣，具有高度的主人翁精神和責(zé)任感，有大局觀、有擔(dān)當(dāng)，是項(xiàng)目的統(tǒng)帥。優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理需要百折不撓、勇往直前，要時(shí)刻記著，自己是項(xiàng)目的一把手，要站在更高的高度上看待和處理項(xiàng)目的事情。

火車跑得快，全憑車頭帶。項(xiàng)目經(jīng)理首先要自我強(qiáng)大、自我優(yōu)秀，然后帶動(dòng)、影響整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，使得每個(gè)項(xiàng)目成員都能自我驅(qū)動(dòng)。一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目在他手里，必然像高鐵一樣運(yùn)行平穩(wěn)，按時(shí)到達(dá)目標(biāo)。這樣的項(xiàng)目經(jīng)理，除了給客戶交付合同標(biāo)的之外，還給客戶交付了希望和信任；這樣的項(xiàng)目經(jīng)理，會(huì)像中國(guó)的高鐵影響了全世界一樣，他就是項(xiàng)目經(jīng)理中的“和諧號(hào)”“復(fù)興號(hào)”，他就是項(xiàng)目經(jīng)理中的名牌！