淺析水利水電科技檔案現(xiàn)代化管理及意義

方莉

摘 要：水利水電科技檔案形成較復(fù)雜，用途較廣泛，現(xiàn)有的管理存在一些問(wèn)題，通過(guò)夯實(shí)檔案實(shí)體管理、加強(qiáng)水利水電科技檔案資源的深度開(kāi)發(fā)、優(yōu)化從業(yè)人員結(jié)構(gòu)等措施，可進(jìn)一步提升現(xiàn)代化管理水平，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)水利水電科技檔案對(duì)單位、社會(huì)和國(guó)家的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：水利水電;科技檔案;管理

水利水電科技檔案是整個(gè)水利水電建設(shè)過(guò)程的縮影，貫穿在水利水電工程項(xiàng)目中，通過(guò)文字、聲像以及圖表等不同的形式來(lái)記錄過(guò)程中的各項(xiàng)工作，是水利水電建設(shè)項(xiàng)目真實(shí)全面的記錄。因此，科技檔案是水利水電建設(shè)發(fā)展中重要環(huán)節(jié)和寶貴財(cái)富，要重視水利水電科技檔案現(xiàn)代化管理中存在的問(wèn)題，要以科學(xué)發(fā)展觀為導(dǎo)向，運(yùn)用信息化、數(shù)字化、互聯(lián)網(wǎng)+等手段結(jié)合大數(shù)據(jù)管理方式進(jìn)行水利水電科技檔案管理。

一、水電科技檔案的特點(diǎn)

水利水電科技檔案形成于水利水電建設(shè)中，在水利水電建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收全過(guò)程都會(huì)涉及，是經(jīng)過(guò)鑒定、整理后形成的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件資料。水利水電建設(shè)工程涉及多階段、長(zhǎng)周期、高專業(yè)度的工作，有水文、地質(zhì)、測(cè)量、水工、移民、電氣、造價(jià)等專業(yè)。如我院承擔(dān)設(shè)計(jì)的圓滿貫水電站工程，以發(fā)電為主，兼顧農(nóng)田灌溉和農(nóng)村人畜飲水，從前期設(shè)計(jì)至2012年專項(xiàng)驗(yàn)收，整個(gè)項(xiàng)目持續(xù)8年之久，在這些過(guò)程中形成的水利水電科技檔案具有成套性、載體多樣性。

這些特點(diǎn)表明水利水電科技檔案管理并非易事，檔案管理人員要善于運(yùn)用系統(tǒng)方法思考，不斷總結(jié)規(guī)律構(gòu)建現(xiàn)代化管理模式。

二、存在的問(wèn)題

1.資料收集滯后。在水利水電科技檔案整編時(shí)，檔案人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力來(lái)理清檔案之間的關(guān)系，以保證檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。大多數(shù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人只注重設(shè)計(jì)過(guò)程，沒(méi)有主動(dòng)收集所負(fù)責(zé)項(xiàng)目成果資料的意識(shí)，造成重要資料未及時(shí)歸檔，無(wú)法進(jìn)一步把握各檔案之間的聯(lián)系，缺乏對(duì)檔案信息資源的深度開(kāi)發(fā)，使得服務(wù)單一、利用缺乏深度及靈活性。檔案的整理、著錄工作往往被安排在單位工作流程的最后，加之檔案部門(mén)和生產(chǎn)部門(mén)之間的信息孤島問(wèn)題，使得檔案整理著錄所需要的一些元數(shù)據(jù)信息難以從生產(chǎn)部門(mén)及時(shí)得到共享，嚴(yán)重依賴檔案人員的手工輸入，大大降低了檔案工作的效率和質(zhì)量。

2.管理制度欠缺。水利水電檔案形成責(zé)任制度是基礎(chǔ)保障，檔案實(shí)體管理缺乏水利行業(yè)檔案管理統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)使得水利行業(yè)檔案管理分類無(wú)據(jù)可依。大多數(shù)基層檔案人員只能根據(jù)《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等指導(dǎo)文件結(jié)合單位實(shí)際情況制定分類方案。制度和標(biāo)準(zhǔn)的缺乏阻礙了水利水電科技檔案現(xiàn)代化進(jìn)程。

3.缺乏專業(yè)管理人才。現(xiàn)有的科技檔案管理人員雖盡心盡力，但對(duì)水利水電的專業(yè)知識(shí)十分匱乏，難以把檔案管理的要求和水利水電管理的要求做深度的結(jié)合。檔案管理人員少，日常工作包括收集、整理、編目、計(jì)算機(jī)著錄、上柜等工作，工作量大，稀缺愿意以檔案管理工作為職業(yè)的復(fù)合型人才。

4.缺乏高效的信息化管理平臺(tái)。隨著數(shù)字化辦公的普及，新型載體在檔案界得到了廣泛的應(yīng)用，如復(fù)印技術(shù)、攝影攝像技術(shù)、縮微技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等。各單位在生產(chǎn)管理活動(dòng)中生成的電子文件數(shù)量不斷增加，對(duì)以工程設(shè)計(jì)圖紙為代表的數(shù)字檔案進(jìn)行管理已經(jīng)成為各單位檔案工作的重要內(nèi)容之一。但從國(guó)際國(guó)內(nèi)整體情況來(lái)看，單位相關(guān)信息系統(tǒng)不夠完善，電子文件的管理，尤其是電子文件的長(zhǎng)期保存和可讀問(wèn)題還沒(méi)得到完全解決。缺乏現(xiàn)代化水利水電科技檔案管理的信息管理平臺(tái)，在勘測(cè)設(shè)計(jì)單位，項(xiàng)目管理、設(shè)計(jì)是核心，一切工作都要圍繞這個(gè)核心開(kāi)展，檔案管理歸檔工作也不例外，一個(gè)既能減輕設(shè)計(jì)人員歸檔工作，又能保證成果資料完整歸檔的信息平臺(tái)猶為重要。故需要水利水電科技檔案管理運(yùn)用管理系統(tǒng)建立完備的電子數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)電子數(shù)據(jù)庫(kù)的搭建解決水利水電科技檔案內(nèi)容分布分散的問(wèn)題。以上幾個(gè)較突出的問(wèn)題從不同方面反映了我國(guó)水利水電科技檔案管理現(xiàn)狀。

三、水利水電科技檔案現(xiàn)代化管理的對(duì)策

1.做好基礎(chǔ)工作。從水利水電科技檔案的特征來(lái)說(shuō)，水利水電科技檔案實(shí)體管理中收集、整理、編研等都是非常重要的基礎(chǔ)工作。只有這些基礎(chǔ)工作做好了才能從根本上開(kāi)展水利水電科技檔案的現(xiàn)代化管理。水利水電科技檔案實(shí)體管理基礎(chǔ)工作的開(kāi)展標(biāo)志著水利水電科技文件性質(zhì)的變化、水利水電自身發(fā)展新階段的來(lái)臨。第一，要根據(jù)前端控制的思想開(kāi)展這些基礎(chǔ)工作。檔案管理工作要在水利水電建設(shè)項(xiàng)目提出就開(kāi)始準(zhǔn)備，在項(xiàng)目部下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)時(shí)同步下達(dá)資料制作任務(wù)，提前布置好檔案工作。第二，要運(yùn)用系統(tǒng)統(tǒng)籌的方式保障水利水電科技檔案的成套性。保障水利水電科技檔案成套歸檔是整理工作的最基本要求。在勘測(cè)設(shè)計(jì)單位分類時(shí)可采用工程類型—工程建設(shè)程序分類法，可開(kāi)展行業(yè)交流等方式了解其他單位如何科學(xué)分類。同時(shí)在整理時(shí)要考慮到科技檔案的不同形式，如底圖、藍(lán)圖、照片、磁盤(pán)、光盤(pán)等的不同整理要求。如《科技技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要素》《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》等都提出了具體的整理要求。第三，要開(kāi)展水利水電科技檔案信息資源的深度開(kāi)發(fā)利用。滿足工程建設(shè)的需求、發(fā)揮水利水電科技檔案的社會(huì)價(jià)值是水利水電科技檔案管理工作的核心目標(biāo)。全方位考察了解技術(shù)人員、專家及其他社會(huì)人士對(duì)水利水電科技檔案資源的需求，是實(shí)現(xiàn)水利水電科技檔案科學(xué)化決策的前提條件。要善于抓住重大課題、前沿學(xué)科的信息運(yùn)用大數(shù)據(jù)的方法加工出“強(qiáng)點(diǎn)信息”，綜合開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

2.完善制度建設(shè)。《中國(guó)人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)水法》及水利部《科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》是開(kāi)展依法治檔的依據(jù)，也是制定規(guī)章制度的上位法。各單位應(yīng)根據(jù)本單位進(jìn)一步制作管理辦法，如分類方案的制作。分類方案的制作是水利水電科技檔案管理的重點(diǎn)工作，是本單位檔案管理頂層設(shè)計(jì)工作。在制作分類方案時(shí)可以聘請(qǐng)專家，項(xiàng)目管理部、技術(shù)管理部派員參與并提出建議，最終形成科學(xué)的管理制度。

水利水電科技檔案屬于科技資源儲(chǔ)備，科技檔案標(biāo)準(zhǔn)則是其具體保障。從科技檔案標(biāo)準(zhǔn)體系來(lái)說(shuō)這些標(biāo)準(zhǔn)包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)兩部分?；A(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立主要有：名詞術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、科技文件標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)符號(hào)標(biāo)準(zhǔn)、案卷規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、庫(kù)房設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量單位標(biāo)準(zhǔn)等。業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立主要有工作流程、程序、職責(zé)等，如開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)等。

建立水利水電科技檔案的規(guī)劃管理的工作機(jī)制?！敖y(tǒng)籌規(guī)劃”是《檔案法》強(qiáng)調(diào)的檔案工作職能，也是指導(dǎo)水利水電科技檔案穩(wěn)步發(fā)展的基本依據(jù)。水利水電單位要根據(jù)本單位戰(zhàn)略導(dǎo)向和戰(zhàn)略目標(biāo)制定中長(zhǎng)期檔案工作事業(yè)規(guī)劃。在實(shí)施的過(guò)程中不斷調(diào)整規(guī)劃以與單位的戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行匹配，保證本單位戰(zhàn)略任務(wù)中的檔案工作目標(biāo)層層分解并落實(shí)。在落實(shí)時(shí)要轉(zhuǎn)變項(xiàng)目負(fù)責(zé)人只注重設(shè)計(jì)過(guò)程，缺乏主動(dòng)收集所負(fù)責(zé)項(xiàng)目成果資料的意識(shí)狀態(tài)，對(duì)主動(dòng)歸檔的加以表彰，也要在工作中鼓舞檔案人員的士氣。

3.加強(qiáng)管理人才培養(yǎng)。加強(qiáng)管理人員的“引、留、育”是水利水電科技檔案管理工作以人為本的體現(xiàn)。首先，要制作水利水電科技檔案管理人員的崗位說(shuō)明書(shū)。根據(jù)崗位職責(zé)要求去招募人員，根據(jù)檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及現(xiàn)代化管理要求，對(duì)水利水電科技檔案管理工作人員應(yīng)有以下幾個(gè)核心要求：具有本科以上檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)背景、了解勘測(cè)設(shè)計(jì)單位的工作核心、對(duì)水利水電行業(yè)相關(guān)知識(shí)有深度認(rèn)知、計(jì)算機(jī)水平較高、具有創(chuàng)新精神并熱愛(ài)檔案事業(yè)。其次，要通過(guò)合理的市場(chǎng)薪酬水平、教育培訓(xùn)及單位文化等留住人員。檔案工作崗不適合經(jīng)常更替工作人員，故招募回來(lái)的人員要最大可能的參與專業(yè)相關(guān)工作，人盡其能。可以通過(guò)給出合理、豐厚的待遇以留住人員，也可以結(jié)合豐富的人文關(guān)懷留住員工，讓員工能安心的在檔案工作崗位上做出自己的成績(jī)。對(duì)工作完成較好的要進(jìn)行鼓勵(lì)，讓檔案工作者能熱情飽滿的在工作崗位上。最后，要適當(dāng)開(kāi)展培訓(xùn)教育，要允許檔案工作人員“走出庫(kù)房、走出單位”?！白叱鰩?kù)房”加強(qiáng)水利水電基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)對(duì)開(kāi)展檔案工作十分有利，“走出單位”參加各種檔案學(xué)會(huì)交流、全國(guó)檔案年會(huì)、高校學(xué)術(shù)交流會(huì)、省市檔案局工作學(xué)習(xí)交流是保障水利水電科技檔案管理跟隨時(shí)代步伐的重要手段。通過(guò)這些方法可以大大優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，增加檔案管理競(jìng)爭(zhēng)的軟實(shí)力。

4.建立完善的信息集成系統(tǒng)。水利水電設(shè)計(jì)單位開(kāi)展科技檔案的全流程管理，需要健全完善的集成式信息管理系統(tǒng)?？傮w要求是在確保檔案部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)信息一致的基礎(chǔ)上健全信息管理系統(tǒng)功能。做到檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)能無(wú)縫連接。

系統(tǒng)建立要重視信息的收集、獲取與利用。檔案工作人員要以信息手段為契機(jī)，主動(dòng)打破原技術(shù)限制，創(chuàng)設(shè)條件，深入實(shí)踐，突出檔案的行業(yè)價(jià)值。要保障系統(tǒng)安全，維護(hù)檔案信息資源的全面，防止數(shù)據(jù)丟失，可以嘗試運(yùn)用字段加密與動(dòng)態(tài)密匙等技術(shù)手段，也可以嘗試應(yīng)用安全授權(quán)，實(shí)現(xiàn)對(duì)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)等的全面防護(hù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

在新時(shí)期，水利水電科技檔案已然成為勘測(cè)設(shè)計(jì)單位水利水電工程項(xiàng)目的重要組成部分，檔案工作者要?jiǎng)?chuàng)造性的找到解決水利水電科技檔案管理問(wèn)題的方法，不斷提升水利水電科技檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，充分應(yīng)用與發(fā)展，讓涌現(xiàn)出的新技術(shù)、新成果服務(wù)于企業(yè)建設(shè)，從而產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。

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