企業(yè)檔案保密管理分析

摘 要：做好新時期企業(yè)檔案及其利用的前提和基礎(chǔ)是要保證檔案安全和保密。本文在分析了企業(yè)檔案工作面臨的保密對象范圍廣、內(nèi)容多樣化以及要求差異化特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，探討了企業(yè)檔案保密工作所面臨的現(xiàn)實(shí)問題，最后，從保密宣傳、保密制度、保密內(nèi)容、保密技術(shù)和保密人員等方面提出了做好新時期企業(yè)檔案保密的具體策略，對規(guī)范企業(yè)檔案保密管理具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：檔案保密;企業(yè)檔案;檔案管理

概述

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等資料的總和。反映了企業(yè)發(fā)展的歷史進(jìn)程，是企業(yè)寶貴的信息資產(chǎn)。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)競爭的加劇，企業(yè)經(jīng)營者也逐漸重視檔案管理工作，注重從企業(yè)檔案中提煉有價(jià)值的信息，推動企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，豐富企業(yè)文化內(nèi)涵。但在企業(yè)檔案利用過程中涉密問題時有發(fā)生，甚至?xí)斐缮虡I(yè)秘密被泄露，對企業(yè)的正常生產(chǎn)、經(jīng)營和管理構(gòu)成較大影響。因此，做好新時期企業(yè)檔案及其利用的前提和基礎(chǔ)是要保證檔案安全和保密。

一、企業(yè)檔案保密工作特點(diǎn)分析

與機(jī)關(guān)、事業(yè)單位相比，企業(yè)檔案在保密的內(nèi)容、保密的對象以及保密的差異上均有著明顯的差異性。

1.保密對象范圍廣

企業(yè)中從事檔案管理工作的部門及人員，一般既要承擔(dān)著日常檔案資料的收集、歸檔、查詢和利用等管理業(yè)務(wù)，也要擔(dān)負(fù)著企業(yè)的技術(shù)資料、技術(shù)圖書、專利資料、商業(yè)合同等管理職責(zé)?？梢?，企業(yè)檔案管理承擔(dān)的任務(wù)龐雜，尤其是重要技術(shù)資料、商業(yè)合同的保管、利用等。納入到企業(yè)檔案保密對象的涉密資料，既包括涉密文件、商業(yè)合同，也包括領(lǐng)導(dǎo)簽批的涉密文件，所服務(wù)的對象不僅包括企業(yè)的經(jīng)營者，也包括一線技術(shù)操作人員，還涉及到其他非企業(yè)員工等。檔案保密的環(huán)節(jié)眾多，保密的對象廣泛，這些特點(diǎn)無疑也增添了企業(yè)檔案管理的難度。

2.保密內(nèi)容多樣化

我國企業(yè)類型多樣，既有國有企業(yè)，也有集體企業(yè)，還有私營企業(yè)，這也使得我國的企業(yè)檔案保密內(nèi)容呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)，既有國家秘密檔案，也有企業(yè)自身的商業(yè)秘密類檔案。相對于國有、集體企業(yè)，私營企業(yè)的涉密內(nèi)容多為商業(yè)秘密類檔案，這一類檔案有企業(yè)生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)技術(shù)、商業(yè)談判及商業(yè)購銷合同等，內(nèi)容眾多，涉及的秘密事項(xiàng)廣，對于企業(yè)從事檔案管理人員的職業(yè)道德和個人品德提出了更高標(biāo)準(zhǔn)，要求從事企業(yè)檔案管理人員要經(jīng)得住外在誘惑，耐得住平凡崗位的寂寞，在思想上要高度重視檔案保密工作，嚴(yán)守企業(yè)秘密。

3.保密要求差異化

企業(yè)檔案的保密種類多，既有技術(shù)秘密類，也有先進(jìn)工藝類，還有人事任免類、工資薪酬類等，涉及的保密種類不同，對保密的具體要求也有著較大的差異性。相對于故意泄露國家秘密類檔案受到刑法處罰不同的是，企業(yè)秘密的泄密后果往往承擔(dān)著更多的是經(jīng)濟(jì)性懲罰。此外，對于保密的期限、定密的要求、涉密檔案利用人員的身份限制等要求也有著與機(jī)關(guān)、事業(yè)類保密要求有較大的差異性，這些差異性要求從事檔案工作者熟悉企業(yè)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，尤其是保密制度的具體內(nèi)容和要求，自覺把保密要求落實(shí)到日常檔案管理工作中。

二、企業(yè)檔案保密工作現(xiàn)狀分析

企業(yè)檔案中包含著大量科技信息資源，涉及到企業(yè)商業(yè)秘密，甚至還關(guān)系到國家和社會公共安全，一旦發(fā)生泄密，不僅會造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失，還會嚴(yán)重影響到社會的安全，導(dǎo)致公共安全利益受損。

1.檔案人員保密意識不強(qiáng)

受激烈的市場競爭影響，企業(yè)經(jīng)營者大多存在重經(jīng)濟(jì)效益，輕檔案管理現(xiàn)象，對于檔案的保密重要性認(rèn)識不足，降低了保密教育的要求，對于企業(yè)檔案保密所需的軟硬件條件投入不足。例如：未給重要檔案配備相應(yīng)的保密柜;電子檔案未采用密鑰;涉密檔案管理設(shè)施未采取物理隔離，與互聯(lián)網(wǎng)隨意鏈接;這些都增添了企業(yè)檔案發(fā)生泄密的風(fēng)險(xiǎn)。尤其是隨著企業(yè)之間的交流日趨頻繁，由于保密意識不強(qiáng)，大量具有保存價(jià)值的重要企業(yè)檔案資料收集不及時、不完整，甚至對經(jīng)手的涉密文件材料也“見密不知密”，給企業(yè)檔案管理埋下了安全隱患。

2.檔案保密劃分不夠準(zhǔn)確

根據(jù)《保密法》規(guī)定，各級國家機(jī)關(guān)、單位對所產(chǎn)生的國家秘密事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家秘密及其密級范圍規(guī)定定密。可見，《保密法》賦予了機(jī)關(guān)、單位較為寬泛的定密自主權(quán)，對于企業(yè)做好重要檔案資料的安全保密起到了很好的保障的作用。但是這也容易造成企業(yè)在定密時由于范圍過于寬泛，檔案資料密級確定不準(zhǔn)確，保密期限劃定與其密級不相符，甚至存在涉密應(yīng)定密而未定密或把不涉密的不需定密的定為秘密文件，影響了企業(yè)檔案保密工作的規(guī)范化進(jìn)行。

3.信息技術(shù)增添泄密風(fēng)險(xiǎn)

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，提升了企業(yè)檔案管理的信息化、數(shù)字化水平。也使得企業(yè)檔案面臨著非傳統(tǒng)的安全威脅。例如光盤、磁盤、磁帶、軟盤、U盤等新型檔案存儲介質(zhì)的應(yīng)用，增添了涉密檔案被惡意篡改的風(fēng)險(xiǎn)。移動互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，黑客、木馬病毒入侵等，增加了涉密檔案泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

4.檔案人員流動過于頻繁

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以及現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，企業(yè)與其聘用人員的雙向選擇，使得包括涉密人員在企業(yè)間的流動更加頻繁。但是檔案人員流動過于頻繁則不利于檔案工作的穩(wěn)定性，也使得更多的人員接觸到涉密檔案資料，無疑也是增添檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)的重要因素之一。為此，相關(guān)的法律法規(guī)都明確規(guī)定涉密崗位人員調(diào)動的競業(yè)禁止或脫密時間要求。

三、企業(yè)檔案保密工作對策分析

1.加強(qiáng)保密知識宣傳，增強(qiáng)保密意識

企業(yè)管理人員及檔案部門要加強(qiáng)《檔案法》《保密法》《勞動法》《專利法》《合同法》《刑法》等法律法規(guī)的宣傳，舉辦專門的保密業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，邀請企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、涉密崗位人員以及專業(yè)技術(shù)工作者和檔案人員參加，切實(shí)提升企業(yè)檔案保密意識，增強(qiáng)企業(yè)檔案保密管理工作的重要性認(rèn)識，自覺把保密規(guī)定和要求納入到日常的生產(chǎn)、經(jīng)營管理的各個環(huán)節(jié)。既要重視經(jīng)濟(jì)效益，也不能忽視企業(yè)檔案保密重要性，自覺遵守保密規(guī)定和要求，提升保守企業(yè)秘密的行為自覺和思想自覺。

2.完善保密制度體系，加強(qiáng)制度建設(shè)

依據(jù)《檔案法》《保密法》《公司法》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定企業(yè)檔案保密實(shí)施細(xì)則，如《科技檔案歸檔若干規(guī)定》《檔案崗位職責(zé)》以及企業(yè)檔案借閱、查詢和利用的具體要求。尤其是涉密檔案資料的查詢和利用，要履行專門的手續(xù)，必須經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)、保密部門的層層審批，履行相關(guān)的簽字手續(xù)等。此外，還需要簽訂《保密責(zé)任書》，明確檔案保密管理責(zé)任和義務(wù)，切實(shí)規(guī)范企業(yè)涉密檔案的管理，為企業(yè)檔案管理建立一道安全防護(hù)制度體系。

3.健全保密范圍劃定，規(guī)范保密內(nèi)容

依據(jù)《保密法》《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》等條例和規(guī)定，始終以維護(hù)國家、社會公共安全和利益為目的，認(rèn)真做好企業(yè)檔案的定密權(quán)，正確處理好企業(yè)檔案保密與利用之間的關(guān)系。一方面嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，做到該定密的應(yīng)定密，不該定密的要堅(jiān)決開放;另一方面要做好涉密檔案的管理，做好脫密處理。例如，《國家秘密保密期限的規(guī)定》分別對絕密級、機(jī)密級和秘密級事項(xiàng)作出了相應(yīng)的保密期限，保密期限結(jié)束后應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和程序，做好涉密檔案資料的脫密工作，防止隨意擴(kuò)大保密范圍和期限。

4.加大保密技術(shù)應(yīng)用，提升科技含量

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，以及移動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，要積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升企業(yè)檔案保密科技含量。例如：堅(jiān)持涉密不聯(lián)網(wǎng)、聯(lián)網(wǎng)不涉密原則，做好企業(yè)涉密檔案的應(yīng)用物理隔離。利用數(shù)據(jù)備份技術(shù)、可信時間戳技術(shù)等信息技術(shù)，增強(qiáng)企業(yè)檔案安全保密科技水平。此外，還要注重企業(yè)檔案的監(jiān)督檢查，及時堵塞安全漏洞。注重企業(yè)檔案存儲介質(zhì)的后期維護(hù)和規(guī)范維修，嚴(yán)禁隨意將保存檔案設(shè)備或介質(zhì)交由第三方維修。

5.加強(qiáng)檔案管理人員保密素能，提升專業(yè)技能

加大企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、信息安全素養(yǎng)和綜合知識素養(yǎng)的培養(yǎng)，切實(shí)提升檔案工作者的檔案安全保密業(yè)務(wù)素能和技術(shù)水平。一方面要熟練掌握企業(yè)檔案保密、文獻(xiàn)編纂等檔案專業(yè)知識;另一方面要通過邀請信息技術(shù)安全領(lǐng)域?qū)＜沂谡n等形式，注重信息安全素養(yǎng)的培育，提升信息安全的業(yè)務(wù)技能。此外，還要注重電子計(jì)算機(jī)、管理學(xué)等業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，切實(shí)提升自身的綜合業(yè)務(wù)素能，適應(yīng)新時期企業(yè)檔案安全保密工作的要求。對于從事企業(yè)檔案工作人員，加大企業(yè)文化宣傳，培養(yǎng)其檔案職業(yè)精神和職業(yè)認(rèn)同感、榮譽(yù)感，降低從業(yè)人員的頻繁流動。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳丹丹.基于如何做好企業(yè)檔案保密工作的思考[J]中國集體經(jīng)濟(jì)，2016（34）：63-64

[2]趙 昕.新形勢下企業(yè)檔案保密工作的問題與對策[J]陜西檔案，2017（1）：56

[3]崔艷梅.國有企業(yè)檔案保密工作的實(shí)踐與思考[J]蘭臺世界，2015（4）：39-40

[4]安 燕.淺談企業(yè)檔案保密工作[J]信息通信，2014（5）：157-158

[5]王鳳軍.企業(yè)檔案保密工作常見問題及解決對策[J]包鋼科技，2013（4）：93-95

[6]柴少平，周 延.論企業(yè)檔案保密的特點(diǎn)與基本思路[J]四川檔案，2014（4）：63-64

[7]陳秀霞.企業(yè)檔案保密工作探析[J]機(jī)電兵船檔案，2004（4）：20-22

[8]曾文英.如何做好企業(yè)檔案的保密工作[J]辦公室業(yè)務(wù)，2016（5）：126-127

作者簡介：吳彩芳（1977-），女，肇慶粵肇公路有限公司檔案管理員。