檔案管理的信息化重構(gòu)模式及建設(shè)研究

黃杰瑤

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代信息技術(shù)在當(dāng)今的各個領(lǐng)域都有所應(yīng)用，并且和傳統(tǒng)工作方式相結(jié)合煥發(fā)了嶄新活力。以我國單位的檔案管理工作為例，信息技術(shù)的應(yīng)用大大提高了工作效率和減少了人工成本，不過依然存在一些問題需要解決，在此背景之下，加強(qiáng)對檔案管理的信息化重構(gòu)模式及建設(shè)研究具有重要意義。

關(guān)鍵詞：信息化;模式重構(gòu);檔案管理;檔案建設(shè)

一、引言

檔案是單位工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是每個單位都不可缺少的一項(xiàng)工作。檔案類型多樣，數(shù)量龐大，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息數(shù)據(jù)大爆炸給檔案管理及建設(shè)工作帶來很大的影響，應(yīng)用信息化技術(shù)有利于檔案管理工作更加簡單和程序化。為此，檔案管理的信息化模式重構(gòu)，不僅能夠繼續(xù)發(fā)揮收藏、保存、服務(wù)、利用等職能，還能運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)勢，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，不斷增強(qiáng)和拓展檔案管理的基本職能，從而推動檔案管理成為綜合信息集成與交流服務(wù)的中心，擔(dān)負(fù)更多的社會責(zé)任。

二、檔案管理實(shí)施信息化模式及建設(shè)的優(yōu)勢

檔案種類和數(shù)量繁多，在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，檔案管理人員也呈現(xiàn)出了年輕化趨勢，其對信息技術(shù)都具備一定的熟悉和掌握能力，借助信息技術(shù)大大精簡了工作流程，提高了工作效率。因此，信息化模式重構(gòu)必須建立在適應(yīng)社會發(fā)展基礎(chǔ)之上，為檔案管理的發(fā)展及社會進(jìn)步發(fā)揮積極的作用。

1.完善制度保障

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，大多數(shù)單位的檔案現(xiàn)代化管理已進(jìn)入穩(wěn)步實(shí)施和推進(jìn)階段。檔案作為歷史見證及記錄，其完整性、檔案成品質(zhì)量優(yōu)劣及開發(fā)利用的程度，將直接影響到社會改革發(fā)展的進(jìn)程。完善制度，是檔案管理信息化模式重構(gòu)及建設(shè)的基礎(chǔ)之一，只有健全的制度，才能保障檔案管理在制度的引導(dǎo)下能夠規(guī)范、高效、全方位、多層次、高質(zhì)量地開展檔案信息服務(wù)，為社會的改革與發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2.充分利用信息技術(shù)

信息化技術(shù)具有便捷智能的特點(diǎn)，利用信息技術(shù)可以給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來諸多便利，不僅成為檔案管理模式重構(gòu)及建設(shè)有力基石，而且讓日常繁瑣的檔案收藏管理及利用服務(wù)變得便捷、高效，逐漸由紙質(zhì)載體向現(xiàn)代數(shù)字化信息載體轉(zhuǎn)變的模式。比如可以實(shí)現(xiàn)對文檔的一鍵管理，且因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)具有超強(qiáng)的記憶功能，任何對檔案的修改都會形成一定的記錄，進(jìn)而保證檔案管理工作的完整性，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化、集約化管理。

3.提高工作效率

隨著社會的加快發(fā)展，檔案成為見證社會發(fā)展的無形資產(chǎn)。傳統(tǒng)檔案管理方式主要是靠著人工手動完成，這種管理方式效率慢且難以避免疲勞工作產(chǎn)生的誤差，這種工作形式目前顯然難以滿足時(shí)代發(fā)展的要求，而利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理不但可以提高工作效率，還能夠減少人工數(shù)量，縮短工作時(shí)間。

4.方便交流和資源共享

通過檔案管理的信息化模式重構(gòu)，可以整合各類綜合檔案，讓零散、龐雜的管理變成綜合、集成信息管理系統(tǒng)，以強(qiáng)大的整體優(yōu)勢，提供全方位的信息服務(wù)支持。此外，大數(shù)據(jù)環(huán)境下將檔案整理好后可以直接掃描上網(wǎng)進(jìn)行分享查閱，可以減少對紙質(zhì)檔案的傳閱磨損，同時(shí)借助信息技術(shù)也有利于對館藏檔案進(jìn)行查詢，提高檔案利用及服務(wù)效率。

三、檔案管理信息化模式的現(xiàn)狀分析

檔案管理的信息化模式重構(gòu)，將傳統(tǒng)的服務(wù)方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾滦头?wù)方式，能綜合所有資源，實(shí)現(xiàn)一體化管理和服務(wù)，滿足社會發(fā)展和人們需求。但現(xiàn)實(shí)操作中，存在以下問題：

1.傳統(tǒng)檔案與數(shù)字化檔案管理脫節(jié)

傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)公文為主，公文類型眾多，管理龐雜，整理任務(wù)繁重，同時(shí)，也給檔案管理工作者增加了工作壓力。隨著信息技術(shù)的崛起，大部分工作都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，數(shù)字檔案也在不斷發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、無紙化辦公，符合低碳發(fā)展的概念。不過當(dāng)前的檔案制作在向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中尚存在較多問題。有些檔案管理部門設(shè)備、設(shè)施落后，不能有效保管數(shù)字檔案，而一些負(fù)責(zé)文書制作的部門，缺少檔案管理意識及檔案管理責(zé)任，在這種管理制度下很可能導(dǎo)致文書和檔案的丟失及泄密事件發(fā)生。

2.檔案管理人員素質(zhì)有待提高

當(dāng)前很多檔案管理部門沒有專職的負(fù)責(zé)人，都是由其他部門人員兼職負(fù)責(zé)，這種不全職配備必然導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范、不合理;另外，就薪資待遇來說，檔案管理工資水平較低，所以導(dǎo)致檔案工作者心理不平衡，工作責(zé)任感不強(qiáng)，在專業(yè)知識和技能學(xué)習(xí)方面動力不足，日常工作中不能嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案管理制度，導(dǎo)致檔案不完整、丟失等。

3.檔案管理設(shè)備落后

當(dāng)前檔案管理的要求是紙質(zhì)文書和電子文書應(yīng)該對應(yīng)保存，為滿足該要求，單位應(yīng)該建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)以實(shí)現(xiàn)對文書、檔案的實(shí)時(shí)搜索。但是從當(dāng)前管理情況上看，檔案管理系統(tǒng)并沒有實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，由于缺少專業(yè)設(shè)備導(dǎo)致文書檔案無法實(shí)現(xiàn)快速搜索和傳遞，和現(xiàn)代檔案管理要求存在很大差異，需要予以重視。

四、檔案管理信息化模式重構(gòu)及建設(shè)對策

檔案管理質(zhì)量的提高必須對其管理模式進(jìn)行重構(gòu)，而信息化技術(shù)是保障檔案管理可持續(xù)發(fā)展必備條件。要以改革創(chuàng)新為動力，通過創(chuàng)新管理機(jī)制，完善制度建設(shè)、轉(zhuǎn)變服務(wù)方式等，解決信息化模式重構(gòu)及建設(shè)問題。

1.提高對檔案管理工作的重視程度

管理層要站在更為宏觀的位置考慮加強(qiáng)檔案管理工作的責(zé)任，主要從以下幾方面著手：第一，要加大檔案管理工作的制度建設(shè)，以宏觀的理念做好頂層設(shè)計(jì)，按照先進(jìn)制度進(jìn)行規(guī)范和管理。第二，要加大檔案管理工作的資金投入，加強(qiáng)檔案管理技術(shù)水平，增加檔案管理設(shè)施及設(shè)備，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。第三，實(shí)行考核機(jī)制，以此提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。

2.建立健全檔案管理制度

檔案管理工作必須建立完善的制度，對每項(xiàng)工作要明確工作制度及流程，并確定責(zé)任人，才能確保檔案制作、保管、查閱的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化;同時(shí)，還要建立諸如文書制作制度、檔案歸檔制度、檔案保密制度和借閱制度等，將文書檔案考核機(jī)制納入日常管理，根據(jù)考核的結(jié)果對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行績效評價(jià)，獎優(yōu)懲劣，對于表現(xiàn)優(yōu)異的給予物質(zhì)和精神獎勵，樹立榜樣，對于疲于應(yīng)付的人口頭警告或者扣除獎金，情節(jié)惡劣的可予以辭退，以提高其業(yè)務(wù)能力及責(zé)任感。

3.實(shí)現(xiàn)檔案共享服務(wù)理念

檔案管理信息化模式重構(gòu)的目標(biāo)就是達(dá)到檔案資源綜合利用、共享利用，確立共享利用新型管理與服務(wù)管理理念，在實(shí)踐活動中，促進(jìn)檔案信息交流和資源共享同時(shí)，為社會發(fā)展提供有力的空間保障，利用信息化技術(shù)，創(chuàng)新管理模式，不斷滿足社會發(fā)展需求，更好服務(wù)于社會發(fā)展。

4.提高檔案的信息化管理

信息化是檔案管理模式重構(gòu)的基礎(chǔ)，必須依托大數(shù)據(jù)背景下信息技術(shù)，不斷完善檔案管理的硬件建設(shè)，提高檔案信息存儲、共享利用與服務(wù)交流的能力。信息化模式有利于維護(hù)檔案的完整和安全，有利于運(yùn)用檔案進(jìn)行科學(xué)決策，為檔案管理模式重構(gòu)創(chuàng)造條件。首先，應(yīng)該建立內(nèi)部局域網(wǎng)，將不同部門之間的辦公系統(tǒng)連接在一起，實(shí)現(xiàn)各部門之間的高效溝通，減少人員空間移動，也有利于資料和文件的傳遞;其次，依賴于計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)加快數(shù)字化檔案的建設(shè)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的自動編目、自動檢索及統(tǒng)計(jì)，并按照要求，編制全宗目錄、分類目錄等，達(dá)到檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，有力促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用;最后，通過檔案快速查閱和檢索，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化。

5.加強(qiáng)檔案信息安全管理

信息設(shè)備和強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中，既提高了工作效率，也將安全課題提到了重要日程。網(wǎng)絡(luò)安全是檔案管理模式重構(gòu)的重要基礎(chǔ)，圍繞既提高檔案信息利用效率，又確保檔案資源的保密，必須完善信息網(wǎng)絡(luò)安全標(biāo)準(zhǔn)，提高保密意識和技術(shù)水平，確保檔案管理服務(wù)穩(wěn)定有序、安全可靠。

6.提高檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

改進(jìn)與提高傳統(tǒng)檔案管理手段和方式，需要建立一支懂專業(yè)懂技術(shù)的專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍。針對當(dāng)前檔案管理者主要是其他部門人員兼職的情況，要擴(kuò)大人才招聘，聘請專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任工作，建立一支業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍，以保證檔案管理工作能夠順利開展，同時(shí)，要定期召開檔案驗(yàn)收現(xiàn)場會，按照國家的檔案制作要求，對檔案制作進(jìn)行權(quán)威檢查，并對發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改要求，不斷提高檔案的成品質(zhì)量。同時(shí)，不定期開展專項(xiàng)培訓(xùn)工作，為檔案管理人員提供一個學(xué)習(xí)充電的環(huán)境，提高其思想政治素質(zhì)和基本業(yè)務(wù)能力，比如計(jì)算機(jī)操作水平、互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用能力和對檔案的分類保管方法等。

五、結(jié)語

當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)和檔案管理的結(jié)合已經(jīng)成為一種必然，各單位要充分認(rèn)識到檔案管理工作的意義，了解自身工作管理中存在的問題并采取各種方式予以完善，為檔案管理信息化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

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