大數(shù)據(jù)視角下城建檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)與對(duì)策分析

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新迭代，使得各行各業(yè)的信息化建設(shè)都在如火如荼地進(jìn)行。城建檔案作為檔案領(lǐng)域的重要組成部分，也必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)的技術(shù)手段提升檔案管理信息化建設(shè)水平，從而加快城建檔案的發(fā)展速度。本文先介紹了大數(shù)據(jù)時(shí)代的時(shí)代特征和發(fā)展情況，隨后就大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案信息化建設(shè)中所面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行了分析，并給出了解決路徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);城建檔案;信息化管理;挑戰(zhàn);對(duì)策

在長期的歷史發(fā)展過程中，各單位各部門積累了不少檔案信息資源，同時(shí)也配備了專職管理檔案的部門和人員。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響越來越深，檔案行業(yè)從上世紀(jì)90年代開始就已經(jīng)與信息技術(shù)進(jìn)行了初步融合。如今，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使得檔案管理信息化面臨著新的巨大挑戰(zhàn)，因此，檔案管理人員必須要注重信息化建設(shè)對(duì)檔案管理發(fā)展的重要意義，加強(qiáng)各方面的建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的大繁榮大發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展情況

大數(shù)據(jù)，是指無法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。近幾年來，數(shù)據(jù)資源化、與云計(jì)算技術(shù)的深度結(jié)合已經(jīng)成為大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢，數(shù)據(jù)管理逐漸成為單位組織的核心競爭力。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)各行業(yè)的綜合管理水平的提升與科學(xué)發(fā)展提供了非常好的技術(shù)支持。

二、大數(shù)據(jù)視角下城建檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化管理已經(jīng)深入到各行各業(yè)，城建檔案管理領(lǐng)域的信息化管理是必然趨勢。面對(duì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，城建檔案的信息化建設(shè)迫在眉睫，但由于一些原因，部分省市的城建檔案管理仍處于落后的狀態(tài)，信息化建設(shè)水平提升緩慢。

1.城建檔案信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃設(shè)計(jì)。城建檔案的信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，而應(yīng)該是一項(xiàng)具有持續(xù)性的長遠(yuǎn)的工作。許多檔案館在進(jìn)行城建檔案信息化建設(shè)的時(shí)候只制定了短期計(jì)劃，將其當(dāng)作一個(gè)短期項(xiàng)目，建設(shè)好基礎(chǔ)設(shè)施以后紅紅火火地干了一陣就偃旗息鼓了。還有的檔案館沒有把信息化建設(shè)作為一項(xiàng)重點(diǎn)任務(wù)來抓，而是得過且過，沒有發(fā)揮出信息化檔案應(yīng)有的作用，更加沒有將檔案的信息化建設(shè)納入檔案館長期發(fā)展的頂層設(shè)計(jì)之中。

2.檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)薄弱。檔案部門本身是一個(gè)服務(wù)性的部門，檔案館更是具有服務(wù)社會(huì)、服務(wù)大眾的公共職能。但有些檔案館的管理人員素質(zhì)不高、能力不強(qiáng)，缺乏服務(wù)意識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到自己的工作職責(zé)。工作中態(tài)度不端正，處理檔案不細(xì)心，對(duì)待查閱檔案的人員缺乏耐心，沒有踐行為人民服務(wù)的根本宗旨。

3.城建檔案管理內(nèi)容和方式急需改進(jìn)。傳統(tǒng)的城建檔案類型包括紙質(zhì)檔案、圖片檔案、音像檔案等，在信息化時(shí)代，將這些不易保存的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案是檔案館迫在眉睫要進(jìn)行的工作。經(jīng)過長期的積累和收集，檔案館的城建檔案數(shù)量龐大，類型多樣，繼續(xù)改進(jìn)管理模式和方法，盡快將檔案數(shù)字化，以確保檔案的安全性和持久性。同時(shí)，在城建檔案信息化進(jìn)程中，檔案工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性不高，特別是在一些基礎(chǔ)性的檔案工作中，管理流程和程序并沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，極大地影響了城建檔案管理的整體質(zhì)量。

4.檔案信息化建設(shè)的速度緩慢。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案館的城建檔案應(yīng)該順應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求進(jìn)行信息化建設(shè)。部分檔案館雖然啟動(dòng)了該項(xiàng)工程的建設(shè)，但建設(shè)速度十分緩慢，無法滿足廣大人民群眾的需求。城建檔案的信息化建設(shè)速度不夠，直接影響到檔案館信息化建設(shè)的總體水平，影響到城建檔案的利用情況，同時(shí)也影響到城建檔案的可持續(xù)發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)視角下提升城建檔案管理信息化建設(shè)水平的路徑

近年來，檔案管理受到了越來越多的關(guān)注，國家陸續(xù)出臺(tái)了一系列與檔案管理相關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，許多城市也都將檔案管理的信息化建設(shè)提上了日程。比如，在2018年10月，杭州召開了檔案管理相關(guān)會(huì)議，提出要加快建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，進(jìn)一步完善以基層為重點(diǎn)的檔案基本公共服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，為大眾提供更為高效便捷的公共服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)部門還應(yīng)進(jìn)一步關(guān)注城建檔案的信息化建設(shè)，著力提升該項(xiàng)檔案管理的水平。

1.制定發(fā)展規(guī)劃，提升服務(wù)意識(shí)。首先，要建立城建檔案中長期發(fā)展規(guī)劃。檔案館要切實(shí)將城建檔案的信息化建設(shè)工作作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作來抓，并將該項(xiàng)工作列入檔案館中長期發(fā)展規(guī)劃中，同時(shí)進(jìn)行任務(wù)分解，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，按時(shí)完成信息化建設(shè)任務(wù)目標(biāo)，確保城建檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，確保城建檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

其次，要建立健全城建檔案崗位責(zé)任制。檔案管理要明確責(zé)任，尤其是在檔案管理的信息化建設(shè)中，管理部門要制定崗位任務(wù)書，從事檔案工作的管理人員要知曉自己的崗位職責(zé)。同時(shí)，要建立年度績效考核制度，對(duì)管理人員在當(dāng)年的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，幫助管理人員樹立檔案服務(wù)意識(shí)，提升服務(wù)水平。

2.加快建設(shè)速度，創(chuàng)新服務(wù)方式。首先，要加快城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換速度。城建檔案有不少是紙質(zhì)檔案，如城市規(guī)劃檔案、城市勘測檔案等?，F(xiàn)在，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，可以將這些檔案都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，儲(chǔ)存在城建檔案數(shù)字資源庫中，便于檔案的整理、分類、編目和查閱，特別重要的城建檔案應(yīng)當(dāng)采取有效措施，確保其安全無損。該項(xiàng)工作應(yīng)集合人力盡快完成。此外，還要對(duì)新出現(xiàn)的城建檔案在進(jìn)行原始記錄存檔的同時(shí)進(jìn)行數(shù)字化處理，形成城建檔案的信息化統(tǒng)一管理。

其次，要?jiǎng)?chuàng)建檔案信息管理大系統(tǒng)。充分利用新媒體技術(shù)、網(wǎng)站技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，建立城建檔案信息共享平臺(tái)，并將檔案管理信息系統(tǒng)與之相連，同時(shí)聯(lián)合其他下屬城建檔案館構(gòu)建檔案信息管理大系統(tǒng)，完成城建檔案在區(qū)域內(nèi)的自由流通。

最后，要利用信息技術(shù)發(fā)揮檔案館服務(wù)功能。城建檔案的信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是為了能夠滿足人民群眾對(duì)城建檔案查閱、瀏覽的需要。因此，檔案館要做好城建檔案信息服務(wù)工作，可以開發(fā)城建檔案的手機(jī)APP，使用戶能夠隨時(shí)隨地通過手機(jī)APP了解城建檔案的相關(guān)信息，了解檔案館舉辦的各項(xiàng)活動(dòng)，豐富城建檔案的利用渠道，創(chuàng)新為人民服務(wù)的新方式、新通道。

3.整合多方資源，促進(jìn)管理標(biāo)準(zhǔn)化。首先，要成立城建檔案信息化小組。與市政府、檔案管理部門、城建企業(yè)等組成城建檔案信息化專題小組，專門負(fù)責(zé)進(jìn)行城建檔案的信息化建設(shè)，處理信息化過程中出現(xiàn)的各種問題，制定信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)體系，加強(qiáng)數(shù)字檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

其次，可以將企業(yè)全面質(zhì)量管理理論應(yīng)用于城建檔案的信息化建設(shè)中。定期對(duì)轄區(qū)內(nèi)的企業(yè)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位、人民群眾進(jìn)行問卷調(diào)查，收集、整理改進(jìn)城建檔案信息化管理的意見和建議，不斷更新完善檔案管理信息系統(tǒng)，使城建檔案的信息化建設(shè)工作更細(xì)致、更全面，提升城建檔案管理的總體水平。

4.加大投入力度，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)。首先，要對(duì)城建檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)行更新完善。許多管理城建檔案的管理設(shè)備都比較陳舊，之前相關(guān)管理部門并未設(shè)置專項(xiàng)資金用于城建檔案的信息化建設(shè)，使得設(shè)備的更新完善受到制約，直接影響檔案管理的效率。因此，在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)方面要進(jìn)一步加大力度，從資金分配和預(yù)算上要體現(xiàn)出對(duì)于城建檔案信息化建設(shè)的重視。

其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理技術(shù)的提升研究。創(chuàng)新是國家發(fā)展的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力，同時(shí)也是檔案領(lǐng)域提高管理水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案信息在形成、處理、傳輸、存儲(chǔ)和利用的各個(gè)階段，都面臨著安全風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)部門應(yīng)組織科研機(jī)構(gòu)、科技公司、高校等具有研究優(yōu)勢的組織對(duì)如何利用大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等先進(jìn)的技術(shù)更好地保護(hù)城建檔案進(jìn)行深入研究。

四、結(jié)束語

城建檔案記載了城市建設(shè)發(fā)展過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，是城市建設(shè)過程中的重點(diǎn)。維護(hù)城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、便于社會(huì)有效利用，是國家對(duì)城建檔案的根本要求。雖然大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來給城建檔案的管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)，但同時(shí)也帶來了發(fā)展機(jī)遇。城建檔案館和檔案管理部門應(yīng)該通過提升服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新服務(wù)方式、制定管理標(biāo)準(zhǔn)、創(chuàng)新檔案管理技術(shù)等途徑，利用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)以及新媒體平臺(tái)，全面提升城建檔案的信息化建設(shè)速度和水平，更好地為社會(huì)、為人民服務(wù)。

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作者簡介：寧翔（1971-），男，漢族，湖南株洲人，大專學(xué)歷，館員，研究方向：城建檔案管理。