中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)的思考

摘要：本文簡要分析了中小學(xué)教師人事檔案管理現(xiàn)狀，從充分開發(fā)利用檔案、完善硬件設(shè)施、提高安全管理意識及注重檔案管理人才的培養(yǎng)四個方面，詳細論述了實現(xiàn)中小學(xué)教師人事檔案信息化管理的措施。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)教師;人事檔案管理;信息化建設(shè);措施

引言：

中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)的開展，可有效提升學(xué)校檔案信息管理水平，提高相關(guān)工作效率，具有較好的實踐性。但目前中小學(xué)教師人事檔案管理還存在著若干問題，如：管理模式有待更新、設(shè)備配置不完善、檔案管理人員專業(yè)水平有待提升等。不利于檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。對此，學(xué)校應(yīng)加大對檔案管理工作的重視，投入相應(yīng)的資金，改善軟硬件配置條件，以加快檔案管理信息化建設(shè)。

1 中小學(xué)教師人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理模式有待更新

目前，在對中小學(xué)教師人事檔案管理工作中，許多學(xué)校采用的還是傳統(tǒng)的管理方式，在運用檔案時，需要進行長時間的查找，這不利于檔案資料的良好運用。在該種模式管理下，不僅工作效率較低，還應(yīng)消耗大量的人力與財力。

1.2 設(shè)備配置不完善

由于中小學(xué)教師人事檔案管理部門可調(diào)動的資金有限，再加上部分學(xué)校對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備無法完善，這嚴重影響著檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。

1.3 檔案管理人員專業(yè)水平有待提升

現(xiàn)階段有很多檔案管理人員在對數(shù)字化檔案信息進行管理時，依舊采用傳統(tǒng)的管理方式，并未有效利用與開發(fā)檔案信息，且工作較為被動，這在一定程度上影響著檔案信息管理質(zhì)量。

2 中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)措施

2.1 充分開發(fā)利用檔案

中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)工作涉及內(nèi)容較多，其中，主要包括有系統(tǒng)開發(fā)、報表統(tǒng)計、信息查詢、數(shù)據(jù)維護等。而檔案信息系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)與檔案信息數(shù)據(jù)維護是實現(xiàn)中小學(xué)教師人事檔案信息化管理的關(guān)鍵，所以，在開展檔案管理信息化建設(shè)時，可將重點主要放在這兩個方面上。在設(shè)計開發(fā)人事檔案信息系統(tǒng)時，應(yīng)根據(jù)實際需要，并結(jié)合人事檔案原材料實際管理情況，將所有檔案信息都錄入到該系統(tǒng)中，完善系統(tǒng)查詢、處理、分析等各項功能，劃分相應(yīng)的管理模塊，并構(gòu)建與之對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)人事檔案的信息化管理[1]。與此同時，還應(yīng)不斷完善檔案信息檢索功能，以便于相關(guān)人員對檔案信息的查找?；诂F(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的時代下，信息技術(shù)被廣泛地運用在各行各業(yè)之中，加快了現(xiàn)代社會、各行各業(yè)的發(fā)展腳步，而中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)較為符合發(fā)展趨勢，并能有效提升檔案管理質(zhì)量與效率，具有較好的實踐價值。在對數(shù)字人事檔案進行管理時，應(yīng)改變傳統(tǒng)管理模式，將檔案信息管理重點放到檔案信息開發(fā)與利用方面上，并為相關(guān)決策提供咨詢與服務(wù)，以充分發(fā)揮出中小學(xué)教師人事檔案信息價值。就此，管理人員應(yīng)合理管理數(shù)字檔案信息，深入挖掘人事檔案信息潛在價值，并根據(jù)學(xué)校發(fā)展需求及相關(guān)問題，提供相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)，以提高學(xué)校相關(guān)決策的正確性，促進學(xué)校的良好發(fā)展。

2.2 完善硬件設(shè)施

只有完善的硬件設(shè)施，才能保障中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。因此，應(yīng)結(jié)合學(xué)校硬件設(shè)施建設(shè)實際水平，不斷健全相關(guān)硬件設(shè)備，以提升中小學(xué)教師人事檔案管理效率。首先，應(yīng)根據(jù)學(xué)校中小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)水平，投入相應(yīng)的人力、物力及財力，并改善硬件設(shè)施水平，以加快中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)，從而促進相關(guān)工作的高效開展。其次，應(yīng)積極引進先進的硬件設(shè)備及軟件，并配置與檔案信息化管理向配套的硬件設(shè)施，以提升檔案信息化建設(shè)水平[2]。就此，應(yīng)結(jié)合中小學(xué)教師人事檔案管理特點及主要內(nèi)容，選擇與之相符合的管理軟件，并購置檔案信息化建設(shè)所需的硬件設(shè)備，以確保檔案信息管理開發(fā)質(zhì)量，高效、科學(xué)管理檔案信息。

2.3 提高安全管理意識

在建設(shè)人事檔案管理的過程中，相關(guān)人員通常會忽略檔案管理安全問題，在檔案管理硬件設(shè)備或軟件系統(tǒng)進行維修時，較易出現(xiàn)檔案信息丟失情況，這嚴重影響著檔案信息管理質(zhì)量，并會帶來一系列的問題。因此，在對數(shù)字化檔案信息進行管理時，應(yīng)加強安全管理意識，做好信息備份處理，并根據(jù)各類信息類型，對重要信息數(shù)據(jù)進行加密，以保證人事檔案信息的安全性[3]。對此，應(yīng)合理運用計算機中的加密技術(shù)與防火墻技術(shù)，做好檔案信息的利用開發(fā)與保密工作，在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)上，提升檔案信息的利用率，以實現(xiàn)檔案信息的有效利用與開發(fā)。另外，管理人員還應(yīng)對檔案管理程序進行定期消毒，并對相關(guān)硬件設(shè)備進行定期維護與清理，以此為檔案管理系統(tǒng)的正常運行打下良好基礎(chǔ)。

2.4 注重檔案管理人才的培養(yǎng)

中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開展，還有賴于人才力量支持。因此，為實現(xiàn)中小學(xué)教師人事檔案的規(guī)范化、高效化、信息化管理，應(yīng)構(gòu)建一支專業(yè)水平較高、職業(yè)素養(yǎng)較好的專業(yè)管理團隊。首先，可對檔案管理人員開展知識、技能培訓(xùn)，注重提升他們的管理水平及計算機技術(shù)運用能力。對于知識培訓(xùn)及技能培訓(xùn)而言，應(yīng)根據(jù)人事檔案管理工作主要內(nèi)容、管理學(xué)知識及計算機專業(yè)知識，制定相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容，以保障培訓(xùn)內(nèi)容的合理性與實用性。待每次培訓(xùn)結(jié)束之后，應(yīng)對檔案管理人員進行測試，以不斷加強檔案管理人員的專業(yè)能力。其次，應(yīng)積極引進工作經(jīng)驗豐富、專業(yè)能力較強的檔案管理人員，以提升檔案管理隊伍專業(yè)水平，提高檔案管理人員的競爭力，從而提升檔案信息管理質(zhì)量。

3 結(jié)語

總而言之，中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，可有效提高檔案的利用率，為相關(guān)人員檔案資料查詢提供便利，有助于學(xué)校的進一步發(fā)展。因此，學(xué)校應(yīng)加大對檔案管理信息化建設(shè)的重視，購置相應(yīng)的軟件系統(tǒng)及硬件設(shè)備，不斷提升檔案管理人員專業(yè)水平，有效利用與開發(fā)檔案信息。

參考文獻：

[1]張鵬. 人事檔案信息化建設(shè)的問題與對策研究[J]. 人力資源管理， 2017（7）：348-349.

[2]劉之輝. 關(guān)于人事檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J]. 環(huán)球市場， 2017（3）：21-21.

[3]黃梅菊. 中小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)的思考[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（4）：158-158.

作者簡介：王姝，女，1979.7，漢山東青島人，本科學(xué)歷，研究方向：檔案。

（青島市盲校 ?266021）