信息化背景下的高校辦公室建設(shè)管理對(duì)策

毛宇婷

【摘要】隨著我國國民經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展進(jìn)步，也在很大程度上推動(dòng)了我國信息時(shí)代的發(fā)展進(jìn)進(jìn)程，而信息化建設(shè)，也逐漸受到各個(gè)高校的重視度，現(xiàn)階段，我國在對(duì)于高校辦公室信息化工作上，還是存在著不同程度上的問題，本文主要立足于信息化背景下的高校辦公室建設(shè)管理，展開了深入的研究與分析，以此期望找到有效提升高校辦公室建設(shè)管理效率以及水平，也是為其提供一些參考性的建議。

【關(guān)鍵詞】信息化；時(shí)代背景；高校辦公室；建設(shè)管理；有效措施；分析總結(jié)

高校作為人才培養(yǎng)、知識(shí)創(chuàng)新、傳承文化等重要的承載體，在貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，實(shí)現(xiàn)中國夢(mèng)的發(fā)展占率當(dāng)中，也是發(fā)揮著巨大的作用。高校辦公室在整個(gè)高校當(dāng)中，也是占據(jù)著非常重要的地位，并且，也是作為整個(gè)高校的核心部門，擔(dān)負(fù)著承上啟下、參謀統(tǒng)籌、內(nèi)外溝通、監(jiān)督管理等重要的職責(zé)。當(dāng)前，隨著全球信息化浪潮日新月異，這些都是嚴(yán)重的影響到了各個(gè)高校辦公室自身的工作理念、模式，與此同時(shí)，對(duì)于高校辦公室的要求上也是在日漸增加。

1高校辦公室信息化建設(shè)的重要意義概述

1.1高校辦公室信息化建設(shè)，是作為高校自身理念以及內(nèi)涵發(fā)展的客觀需要

隨著全球信息化不斷的發(fā)展進(jìn)步，一些具有現(xiàn)代化的信息技術(shù)和高等教育之間所連帶的關(guān)系也是日漸密切，目前，我國的高等教育信息化，正在對(duì)教育資源以及應(yīng)用系統(tǒng)上不斷的增大對(duì)其的投入力度，由原來所關(guān)注的重點(diǎn)的規(guī)模建設(shè)，也逐漸朝向于應(yīng)用服務(wù)方向前進(jìn)，這些都是在很大程度上給高校自身的傳統(tǒng)管理思維理念帶來了沖擊。

高校作為培養(yǎng)高級(jí)人才的主要聚集地，也是作為我國科技研發(fā)的重要支撐體，其自身具有較廣的信息來源，以及較快的信息傳播速度等良好的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，而高校辦公室本身就是作為學(xué)校對(duì)內(nèi)對(duì)外的主要連接紐帶以及窗口，其自身信息化的水平以及相關(guān)管理的模式上，都綜是能夠直接影響到，整個(gè)高校的綜合實(shí)力以及辦學(xué)效率水平的。一定要增強(qiáng)對(duì)于創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)的重視度。只有這樣，才能夠更好的增強(qiáng)對(duì)于各種信息資源的收集以及整理、傳達(dá)等，使其真正的成為了各個(gè)高校信息的集散中樞，從而在最限度上提高，各個(gè)高校自身的教學(xué)科研管理的效率水平。

1.2高校辦公室信息化建設(shè)也是為了有效實(shí)現(xiàn)高?？蓪W(xué)決策的主要基礎(chǔ)

隨著新時(shí)期不斷的到來，各個(gè)高校辦公室，在除了完成一些日常的行政工作以外，還需要增強(qiáng)幫助高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的決策參謀的重視度，現(xiàn)階段，我國高等教育的水平也是在突飛猛進(jìn)，其相關(guān)的管理制度也是在不斷的完善，學(xué)校之間的競(jìng)爭(zhēng)也是日漸激烈化，高校自身在發(fā)展過程當(dāng)中，所遇到的問題以及狀況也是逐漸增多，這也就是重點(diǎn)要求了各個(gè)高校辦公室，做好輔助決策工作的重要性，以此在最大限度上增強(qiáng)對(duì)于各種信息的收集以及整理、加工、反饋等，最終有效的提煉出滿足于高校實(shí)際發(fā)展所對(duì)其提出的各種要求信息。也是能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)較為詳細(xì)、準(zhǔn)確，有價(jià)值的客觀依據(jù)。

1.3高校辦公室信息化建設(shè)，也是出自于自身發(fā)展以及強(qiáng)化職能的基礎(chǔ)要求

高校辦公室，在整個(gè)高校當(dāng)中，是占據(jù)著非常重要的地位的，也是作為高校的相關(guān)部門當(dāng)中的重要核心部門，也是作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是管理工作的具體標(biāo)準(zhǔn)，是與各個(gè)方面的主要溝通橋梁，也是在最大程度上體現(xiàn)出了一個(gè)學(xué)校在自身的工作水平以及管理質(zhì)量水平。

對(duì)于信息化建設(shè)，不光是在技術(shù)方面的實(shí)時(shí)創(chuàng)新，更是為其提高服務(wù)的水準(zhǔn)，由于目前，我國各個(gè)高校辦公室自身所具備的較強(qiáng)作用以及特殊功能上，所以，在各個(gè)高校的信息化建設(shè)過程當(dāng)中，其地位也是日益增加，導(dǎo)致其工作的對(duì)象范圍上更加寬廣，所接觸的內(nèi)容以及信息則會(huì)更多，對(duì)其的服務(wù)要求水平上也是日漸升高。高校信息化發(fā)展，所產(chǎn)生的一些新情況以及新問題，也是嚴(yán)格的要求了各個(gè)高校依照于相關(guān)的科學(xué)的原則以及方式，將自身的不斷的完善，更新其視野，將一種被動(dòng)性服務(wù)逐漸朝向于主動(dòng)性服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，使其高校辦公室，更高的發(fā)揮出參謀的重要作用，努力滿足全新的環(huán)境以及全新的問題，所對(duì)其提出的各種要求。

2目前我國各個(gè)高校在開展辦公室信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，所出現(xiàn)的主要問題

2.1很多高校對(duì)于辦公室信息化建設(shè)的思維意識(shí)不夠充分，對(duì)其重視程度不足

長(zhǎng)久以來，我國很多高校的領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)的辦公室人員，對(duì)于信息技術(shù)的科學(xué)管理以及決策執(zhí)行等方面的所能夠發(fā)揮的巨大作用，不夠?qū)ζ渲匾?，沒有很好的增強(qiáng)對(duì)于信息化建設(shè)的重視度，嚴(yán)重的出現(xiàn)了自身思想以及認(rèn)知上的滯后性，缺少對(duì)于信息化建設(shè)更深層次的整理以及研究的重視，很多都是依然憑借著以往相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)以及處理的方式，來對(duì)高校日常的各項(xiàng)事務(wù)上進(jìn)行處理，滿足于就事論事，哪有漏洞補(bǔ)哪，很少有對(duì)整個(gè)問題所產(chǎn)生的原因以及矛盾上進(jìn)行深入的分析，也是嚴(yán)重的致使了沒有提出具有針對(duì)性的解決措施。

此外，這也是在很大程度上導(dǎo)致了相關(guān)高校，在對(duì)于自身辦公室信息化建設(shè)的相關(guān)投入上不夠充足，目前，我國也有很多高校辦公室，雖然設(shè)有相對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，但是相關(guān)的辦公室人員，對(duì)于其操作的興趣上較低，使用的頻率很難提升，網(wǎng)絡(luò)信息資源共享的思維意識(shí)較差，單單只是被用于一些簡(jiǎn)單或是少數(shù)的辦公模式上面。沒有合理有效的建設(shè)一個(gè)較為統(tǒng)一科學(xué)的服務(wù)結(jié)構(gòu)或是相關(guān)的管理程序，也些都是在嚴(yán)重的造成大量資源的浪費(fèi)。

2.2高校辦公室信息化建設(shè)的相關(guān)機(jī)制不夠完善合理

現(xiàn)階段，我國很多高校在自身的信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，還是處于起步階段，自動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化等相關(guān)的水平上還是處于較低的狀態(tài)，沒有能夠及時(shí)的建立起一個(gè)健全有效的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。此外，很多高校在自身的辦公室自信息化建設(shè)的觀點(diǎn)上還是較為老舊，也沒有有效的制定出一個(gè)相關(guān)信息工作、管理等方面上的條規(guī)，嚴(yán)重的導(dǎo)致了出現(xiàn)信息工作的責(zé)權(quán)不夠清晰，并且分工不夠統(tǒng)一，一部分的辦公室信息工作人員，更知識(shí)為了完成自身的工作任務(wù)，對(duì)也主動(dòng)提升高校辦公室信息化的建設(shè)上，積極以及自覺性不高使得極其容易出現(xiàn)崗位調(diào)整的狀況，嚴(yán)重的影響到了整體高校辦公室信息化工作的建設(shè)進(jìn)度。

與此同時(shí)，還有一些高校，在自身的辦公室信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，對(duì)于相關(guān)的配置以及資源上不夠重視，不能夠很好的掌握信息建設(shè)自身所存在系統(tǒng)以及整體性，這樣就會(huì)嚴(yán)重的導(dǎo)致了，許多信息不能夠被高效快捷的通達(dá)，所以也在很大程度降低了自身的應(yīng)用價(jià)值，從而也在一定程度上影響到了各個(gè)高校在決策等方面上的重要行為。

2.3高校辦公室信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不夠到位，出現(xiàn)嚴(yán)重的滯后現(xiàn)象

因多方面因素的影響，對(duì)于各個(gè)高校的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)上，往往出現(xiàn)狹小或者是容量不足的狀況，使其很難穩(wěn)定網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)以及運(yùn)行，不同的系統(tǒng)之間所具有兼容以及協(xié)調(diào)性上也是呈現(xiàn)出不同程度上的差異化，更是容易受到黑客的攻擊，嚴(yán)重的致使于相關(guān)重要信息資料的丟失、泄露等現(xiàn)象，一些網(wǎng)絡(luò)的傳輸速度不快以及操作反應(yīng)較為遲緩，這些都是在嚴(yán)重的影響著高校辦公室信息化建設(shè)的實(shí)時(shí)進(jìn)程。

3有效增強(qiáng)高校辦公室信息化建設(shè)管理的具體對(duì)策概述

3.1改變?cè)械乃季S觀念，以此提升高校辦公室信息化建設(shè)的關(guān)注度

現(xiàn)階段，我國各個(gè)高校開展辦公室信息化建設(shè)，也是作為其他各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)保障，所以各個(gè)高校一定要增強(qiáng)對(duì)于相關(guān)人員的宣傳的重視度，使其真正的感受到了來自于辦公信息化自身所存有的良好便捷以及高效性。使其充分的認(rèn)識(shí)到了高校辦公室信息化建設(shè)必要以及迫切性，只有這樣，才能夠在最大限度上提升相關(guān)辦公室人員對(duì)于高校辦公室信息化建設(shè)的重要性。此外，還需要站在不同的角度上全面綜合的對(duì)其予以關(guān)注以及扶持，同時(shí)，還需要將高校辦公室相關(guān)的人員，所原有的信息化思維意識(shí)不斷對(duì)其進(jìn)行轉(zhuǎn)變，充分的結(jié)合日常的實(shí)際工作，及時(shí)的提高自身的信息化辦公的效率水平，不僅如此，還需要做好相關(guān)信息的收集、整理、分類、反反饋等方面的工作，這樣做的目的，也是為了能夠很好的加強(qiáng)高校辦公室信息化工作的具體職能效率。

3.2規(guī)范相關(guān)流程，建立一個(gè)健全、完善的高校辦公室信息化的規(guī)章制度

要想真正的建立一個(gè)健全、完善的高效辦公室信息化的規(guī)章制度，就一定要加強(qiáng)對(duì)于高校長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃以及實(shí)際工作的重視度，只有這樣能夠真正的建立一個(gè)較科學(xué)、有效，符合于學(xué)校未來發(fā)展的信息化工作制度以及管理機(jī)制，從而逐漸對(duì)信息化工作體系進(jìn)行調(diào)整以及完善，以此更高的規(guī)范起信息化的建設(shè)。這樣做的目的也是為了能夠在最大限度上強(qiáng)化信息部門的領(lǐng)導(dǎo)、核審、監(jiān)督等方面的工作職責(zé)。從而重點(diǎn)突出了在辦公室日常運(yùn)行工作當(dāng)中的重要性，也是能夠很好的將原來一些較為復(fù)雜的辦公內(nèi)容以及辦公流程上，不斷的對(duì)其進(jìn)行簡(jiǎn)化，以此才能夠真正的達(dá)到一個(gè)高效的工作秩序，從而也是為整個(gè)制度的完善以及職責(zé)上的文明，打下了結(jié)實(shí)的基礎(chǔ)保障。在合理的通過使用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而建立一個(gè)高效、便捷的管理模式，將各項(xiàng)規(guī)章制度與實(shí)際任務(wù)缺失的落實(shí)到每個(gè)相關(guān)工作人員身上，實(shí)時(shí)更新反饋，這樣就能夠在最大限度上幫助高校辦公室相關(guān)人員，對(duì)于各項(xiàng)事務(wù)的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)了解，也是能夠更好的對(duì)時(shí)間進(jìn)度進(jìn)行安排，真正的做到問有所答、查有所得。

3.3科學(xué)統(tǒng)籌，從而增大高校辦公信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度

隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展進(jìn)步，也在很大程度上推動(dòng)了我國計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)程，也是對(duì)各個(gè)高校的辦公室信息化水平的要求力度上也是日漸提高，所以，相關(guān)人員一定要增強(qiáng)對(duì)于信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入的重視度，這樣做的目的也是為了能夠，在最大限度上提高，高?，F(xiàn)存有的硬件以及軟件配套設(shè)施，支持平臺(tái)的自動(dòng)化，以此有效的建立一個(gè)較為完整、有效、開放的信息網(wǎng)絡(luò)。

與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)及時(shí)的開發(fā)以及使用各種能夠滿足于高校實(shí)際的辦公室信息化的軟件設(shè)施，增強(qiáng)對(duì)于辦公自動(dòng)化以及信息管理系統(tǒng)硬件建設(shè)的重視度，定期定時(shí)的派相關(guān)人員對(duì)于高校的信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理、維護(hù)、升級(jí)等，這樣也是為了能夠更好的提升信息收集、分類、傳遞、處理的速度效率水平，也是大幅度的提升整個(gè)高校辦公室的日常公祖卡效率，做到最大程度上的信息交流、查詢，最終很好的滿足了高校辦公室各項(xiàng)事務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)、電子、無紙化所對(duì)其提出的各種要求。

結(jié)論

不光如此，高校辦公室信息化建設(shè)水平的高低，也是在很大程度上決定這一個(gè)高校辦公室人員自身素質(zhì)水平的高低，而擁有一批責(zé)任心強(qiáng)以及業(yè)務(wù)精湛、勇于創(chuàng)新的人才隊(duì)伍，在整個(gè)高校信息化工作建設(shè)當(dāng)中，占據(jù)著非常重要的地位，所以，相關(guān)人員一定要增強(qiáng)交流溝通、協(xié)調(diào)配合、合理分布的重視度。

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