淺談文秘人員如何做好檔案管理工作

裴虹

摘要：檔案是一個企業(yè)發(fā)展的歷史憑證、經(jīng)驗積累、文化積淀;是企業(yè)的寶貴“財富”，隨著社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，對企業(yè)的管理提出了更高、更規(guī)范的要求。而查閱檔案的方式成為檢驗企業(yè)好壞的重要標(biāo)準(zhǔn)，因此企業(yè)檔案管理工作的重要性不言而喻。文秘人員與檔案管理工作密切相關(guān)，因此本文在分析檔案管理中存在問題的同時，以文秘人員的工作為視角，談?wù)勅绾巫龊脵n案管理工作。

關(guān)鍵詞：文秘人員;檔案;檔案管理

檔案管理工作在企業(yè)中不被大多數(shù)員工所察覺，也很少有企業(yè)會將此工作作為重點(diǎn)。它往往是伴隨企業(yè)的發(fā)展，隨著企業(yè)的不斷壯大，不斷規(guī)范化、檔案越來越多的情況下才被重視起來。而往往在開始重視時很多寶貴的資料已經(jīng)丟失，無法找回。或一開始并未重視檔案管理，但當(dāng)需要用到時才發(fā)現(xiàn)文檔眾多，從中篩選所需材料過程繁瑣，浪費(fèi)時間時才意識到檔案管理的重要性。所以，檔案管理工作難度小，價值比較隱性，并不能凸顯其那么重要。而作為與檔案管理工作緊密相關(guān)的文秘人員，應(yīng)該符合做好檔案管理工作呢？

1 文秘人員與檔案管理的關(guān)系

文秘人員與檔案管理工作的關(guān)系一直是具有爭議的話題。有學(xué)者認(rèn)為文秘工作與檔案工作是交叉關(guān)系，有學(xué)者認(rèn)為文秘工作包含檔案管理工作。但無論學(xué)者們持哪種觀點(diǎn)，在實踐工作中文秘人員無論是直接參與或是間接參與檔案管理工作，其需要基本案管理能力是毋庸置疑的。文秘人員的檔案關(guān)系工作包括收集和整理、歸納等。而整個過程可以根據(jù)時間劃分為三個階段，即文檔撰寫前準(zhǔn)備、文檔撰寫、文檔歸類，每個環(huán)節(jié)的工作都影響著檔案管理的工作的效果。

2 檔案撰寫前及撰寫工作對管理工作的影響

作為企業(yè)的文檔，其撰寫需要具有一定規(guī)范性。由于企業(yè)發(fā)展之初，沒有建立文檔撰寫規(guī)范，也未意識到文檔對未來工作的重要性，甚至因?qū)I(yè)人員的缺乏、人手不足，對文檔的規(guī)范建立草草了事。沒有統(tǒng)一的規(guī)范，在強(qiáng)大的人類主觀能動下，文檔會出現(xiàn)五花八門的樣式。導(dǎo)致同類文檔沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。面臨檢查時，文檔規(guī)范不合乎標(biāo)準(zhǔn)不斷重復(fù)返工。如果沒有縝密的思量，只要沒有思考到的細(xì)節(jié)，就會出現(xiàn)差異，如果每次只能思考到一個細(xì)節(jié)，那么有多少個細(xì)節(jié)，工作就需要重復(fù)多少次。因此文檔的撰寫前需要在每個細(xì)小的環(huán)節(jié)制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，這需要文秘人員具備較強(qiáng)的檔案管理意識。

2.2 檔案歸類工作對管理工作的影響

隨著企業(yè)的發(fā)展檔案數(shù)量越來越多，種類越來越復(fù)雜。工作之初因沒能建立良好的歸類方式，存放混亂，未有統(tǒng)一編碼，加之撰寫前的不規(guī)范性，后續(xù)需要時很難再講同類文檔進(jìn)行匯總，只能從源頭重新制作文檔，使具有重要借鑒意義的第一手資料缺乏，對于企業(yè)是重大的“財富”損失。

另外，隨著信息化的發(fā)展，檔案管理工作需要做好紙質(zhì)管理，也需要做好電子檔案管理。計算機(jī)在檔案管理中最大的在于不能夠直接的看到文檔內(nèi)容，只能通過文件名對文檔進(jìn)行識別。而當(dāng)大量文件夾和大量文檔的情況下，查找文檔時很難一一打開進(jìn)行查看，文件名是區(qū)分檔案的性質(zhì)和內(nèi)容的重要標(biāo)志。電子檔案最大的問題在于，在存檔初期未能建立規(guī)范的命名方式，導(dǎo)致材料亂存、亂放，最后無法進(jìn)行查找。因此如何對文檔進(jìn)行編碼、歸類，對工作人員提出了很大的挑戰(zhàn)。

3 加強(qiáng)文秘人員檔案管理的措施

3.1 提升文秘人員檔案管理工作重要性的意識

檔案管理工作并非很難，如果企業(yè)沒有做好檔案管理工作的最根本原因在于沒有重視這項工作，因此提升文秘人員檔案管理工作的意識很重要。要讓文秘人員意識到，檔案是企業(yè)的重要資源，要從源頭做好工作。做好檔案管理工作即是為企業(yè)節(jié)省管理資源，積累財富，也是在為自己減少工作中不必要的麻煩。

3.1 建立健全檔案管理制度

1、建立績效管理制度。文秘人員工作重復(fù)性質(zhì)的工作量高、隱性的工作量大、工作重要性不易察覺，極容易造成職業(yè)倦怠情況。建立良好管理制度，可以有效的激勵文秘人員的工作積極性。在檔案管理工作中要建立負(fù)責(zé)制，按種類或性質(zhì)進(jìn)行分配責(zé)任，保證所有文秘人員對所有文檔負(fù)責(zé)，誰出錯誰負(fù)責(zé)，人人有責(zé)，分塊管理，激勵其責(zé)任感。

2 建立督查機(jī)制。很多企業(yè)在面臨重大檢查時才想起文檔工作是否合理、合格。而此時進(jìn)行補(bǔ)救需要浪費(fèi)巨大的人力、財力、時間去做重復(fù)的事情，甚至有些是無法你補(bǔ)的工作。因此要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，定期進(jìn)行巡視檢查，建立監(jiān)督機(jī)制。及時發(fā)現(xiàn)及時補(bǔ)救，避免不必要的問題產(chǎn)生。

3.2 提升文秘人員素質(zhì)

1、提升文秘人員工作效率。檔案管理工作是一種簡單、繁瑣的工作。這樣的一份工作需要文秘人員細(xì)心、耐心和高效率。具備細(xì)心和耐心才能在檔案歸檔的過程中保證反復(fù)核對確保不出現(xiàn)差錯。具備高效率，才能在大量文檔出現(xiàn)的情況下，高效的完成文檔的歸類，錄入計算機(jī)系統(tǒng)，不拖沓，不積壓工作量，影響其他工作進(jìn)度。也可避免因歸檔時間長，導(dǎo)致檔案信息因記憶原因出現(xiàn)錯誤。

2、提升文秘人員保密性。很多檔案涉及到企業(yè)的機(jī)密、員工的隱私。文秘人員的素質(zhì)水平直接決定其對文檔的保密程度。企業(yè)機(jī)密如果被泄露不僅會導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失，甚至?xí)斐善髽I(yè)的生死存亡。員工的隱私不被保護(hù)，使其失去在企業(yè)的安全感，尊嚴(yán)感。導(dǎo)致人才流失。因此要加強(qiáng)文秘人員的檔案管理工作的保密性。

3.3 對文秘人員定期培訓(xùn)

1、提升檔案歸類能力。企業(yè)文檔保密等級不同、性質(zhì)不同、部門不同等各種情況交織一起，造成文檔的種類繁多。歸類是人類邏輯思維能力的一種體現(xiàn)，將文檔進(jìn)行歸類時對文秘人員的歸類能力提出了考驗。良好的歸檔能力是高效工作的前提。當(dāng)新文檔出現(xiàn)時，工作人員可以迅速反應(yīng)文檔應(yīng)該如何存放。當(dāng)需要文檔提取時可以迅速鎖定檔案所在位置，進(jìn)行提取。因此需要加強(qiáng)文秘人員能力培訓(xùn)，定期開展技能大賽，培養(yǎng)文秘人員的歸類能力，從而提高工作效率。

2、提升計算機(jī)應(yīng)用能力。文檔的電子化管理就對文秘人員的計算機(jī)應(yīng)用能力提出挑戰(zhàn)?？偹苤谡麄€企業(yè)招聘中，對文秘人員的要求相對于其他崗位的專業(yè)要求是比較低的。這就造成了，部分文秘人員基本能力不過關(guān)。部分文秘人員對于計算機(jī)基本的Word、Excel的編輯能力不足，造成文檔的錄入效率低，文檔的保真效果差。甚至因?qū)﹄娔X管理基本知識的不足，導(dǎo)致材料丟失、篡改等等問題，因此對于文秘人員需要加強(qiáng)計算機(jī)應(yīng)用能力的培訓(xùn)工作，提升電子檔案的管理能力。

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（作者單位：黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院）