國內(nèi)數(shù)字檔案館發(fā)展現(xiàn)狀及未來趨勢

馬麗萍 阮枝梅 龐俊 陳詩雨

摘 要：近年來，深圳、青島等城市相繼建立了數(shù)字檔案館，可以說我國數(shù)字檔案館工作取得了初步成功，但今后檔案事業(yè)發(fā)展的一項關(guān)鍵內(nèi)容就是檔案館怎樣深入推動數(shù)字化進程。本文就數(shù)字檔案館的功能與作用做了簡要論述，并分析了國內(nèi)數(shù)字檔案館發(fā)展現(xiàn)狀及存在的問題，試著提出了一些解決措施，希望有助于數(shù)字檔案館今后的發(fā)展建設(shè)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；信息服務(wù)；大數(shù)據(jù)

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2019）02-0148-03

Abstract：In recent years，cities such as Shenzhen and Qingdao have successively established digital archives. It can be said that the work of digital archives in China has achieved initial success. However，a key component of the development of archives in the future is how the archives will deeply promote the digitalization process. This paper briefly discusses the function of the digital archives，and analyzes the development status and existing problems of the domestic digital archives. It tries to put forward some solutions to help the future development of the digital archives.

Keywords：digital archives；information service；big data

0 引 言

數(shù)字檔案屬于較為新穎的檔案形式，是在網(wǎng)絡(luò)信息化背景下發(fā)展起來的。數(shù)字檔案的產(chǎn)生以及數(shù)量的提升，使得數(shù)字檔案館的構(gòu)建顯得十分迫切[1]。在21世紀以后，我國才開始進行數(shù)字檔案館建設(shè)，截止到現(xiàn)在，發(fā)展時間已有20年，因此這一工作現(xiàn)階段還處于摸索階段，缺乏完善的數(shù)字檔案館體系。所以，對建設(shè)數(shù)字檔案館的相關(guān)工作進行研究，能夠有效的發(fā)現(xiàn)建設(shè)過程中存在的問題，給檔案工作者提供建設(shè)的理論依據(jù)，可以讓他們更為全面的掌握數(shù)字檔案館在建設(shè)方面的要點，以此來構(gòu)建出一套完整的數(shù)字檔案管理體系。

1 數(shù)字檔案館的功能與作用

1.1 數(shù)字檔案館的功能與作用

1.1.1 為研究檔案館構(gòu)建優(yōu)良的平臺

通過對數(shù)字檔案館的構(gòu)建，能夠更為便捷的對檔案進行管理。在現(xiàn)代化背景下，傳統(tǒng)檔案保管模式因為不能夠有效的滿足實際需求，需往辦公自動化方向發(fā)展。和傳統(tǒng)模式相比，數(shù)字檔案館無論是在保管條件、存儲空間或是存儲介質(zhì)等方面，均符合現(xiàn)階段發(fā)展潮流，其能夠在滿足檔案信息逐漸增長對存儲空間要求不斷提高的基礎(chǔ)上，促進檔案利用效率的提升。

1.1.2 信息共享，增強工作效率

通過研究數(shù)字檔案館的構(gòu)建，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享。較為傳統(tǒng)的借閱方式已和現(xiàn)階段的社會發(fā)展趨勢不符，且影響工作效率的提升。通過對信息技術(shù)的有效運用，構(gòu)建出來的數(shù)字檔案館能夠在有效發(fā)揮檔案價值的基礎(chǔ)上，節(jié)省大量查閱檔案信息的時間，進而在一定程度上促進科研工作的進步。

1.2 數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的比較

首先，不同的館藏結(jié)構(gòu)。檔案實體是傳統(tǒng)檔案館在館藏方面的中心，因此館藏能力極其有限，不能夠?qū)π畔?nèi)容所包含的關(guān)系予以深入的挖掘。而數(shù)字檔案館能夠有效的存儲海量的信息資源，能夠?qū)F(xiàn)實與虛擬聯(lián)系在一起，所以從根本上讓服務(wù)范圍與服務(wù)能力得到了擴展與提高[2]。其次，不同的管理模式。就傳統(tǒng)檔案館而言，其管理模式基本是在相關(guān)工作完成之后再進行，而數(shù)字檔案館則在電子文件產(chǎn)生之后，因此其管理模式為適時管理和超前管理，這在很大程度上都是由電子文件與前段控制與全程管理所決定的。再次，在數(shù)字化時代中，數(shù)字檔案館可以說是傳統(tǒng)檔案館的親兄妹，兩者的共存，能夠?qū)ι鐣l(fā)展的進程給予更加全面的記錄，以此來實現(xiàn)對歷史與文明的傳承。

2 國內(nèi)數(shù)字檔案館發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 數(shù)字檔案館的建設(shè)范圍不斷擴大，建成數(shù)量逐年攀升

在數(shù)字化時代進一步發(fā)展的背景下，我國許多地區(qū)均在加強建設(shè)數(shù)字檔案館，建設(shè)規(guī)模日益擴展。在我國東部沿海區(qū)域，數(shù)字檔案館的建設(shè)已小具規(guī)模，一些地區(qū)已經(jīng)建立起了十分全面的素質(zhì)檔案館體系。并且，我國其他地區(qū)也逐漸開始了對數(shù)字檔案館的構(gòu)建，將網(wǎng)絡(luò)化以及集群化作為檔案館發(fā)展的基本方向，以使我國的數(shù)字檔案館建設(shè)系統(tǒng)更加完善。

2.2 數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容日益豐富

日趨成熟的數(shù)字檔案館體系，讓數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容也發(fā)生了改變，即不只是對檔案予以建設(shè)和整理，其建設(shè)領(lǐng)域也得到了拓展，內(nèi)容也變得更加豐富起來[3]。在這一背景下，一些數(shù)字檔案館在業(yè)務(wù)方面逐漸納入了信息資源共享以及檔案登記備份等，且部分區(qū)域正在構(gòu)建具有區(qū)域網(wǎng)絡(luò)化特點的素質(zhì)檔案館，上述現(xiàn)象均是數(shù)字檔案館在內(nèi)容建設(shè)方面變得更加豐富的體現(xiàn)。

2.3 數(shù)字檔案館的信息服務(wù)成績顯著

為促進檔案信息管理服務(wù)質(zhì)量的提高，我國檔案局構(gòu)建了檔案信息共享平臺，不僅使檔案信息的利用與查詢變得更加的便捷，也提升了檔案所具備的運用價值，使得檔案服務(wù)效率得到了有效的提升。并且，數(shù)字檔案館消除了傳統(tǒng)管理模式所具備的封閉性，使其變得更加開放，人們可以迅速的查找到自己所需要的內(nèi)容，促進了服務(wù)質(zhì)量的提升，讓信息管理更為高效[4]。

3 數(shù)字檔案館建設(shè)存在的主要問題

3.1 資金來源渠道單一

政府或企事業(yè)單位自身的資金投入是我國數(shù)字檔案館建設(shè)的主要經(jīng)濟來源，缺乏長效的投資機制。綜觀全局，發(fā)展不協(xié)調(diào)，建設(shè)水平高低不一是各地數(shù)字檔案館的主要現(xiàn)狀。就東部經(jīng)濟較為發(fā)達的地區(qū)而言，其在構(gòu)建數(shù)字檔案館方面擁有十分充足的資金；而西部地區(qū)，卻缺乏充足的建設(shè)資金。除此之外，數(shù)字檔案館也沒有豐富的投資結(jié)構(gòu)，專項撥款不足，缺乏社會資金的融入。

3.2 人才結(jié)構(gòu)欠合理

就數(shù)字檔案資源而言，其在內(nèi)容方面十分的豐富，類型也極其多樣，相關(guān)工作者在具備過硬技術(shù)能力的基礎(chǔ)上，也要求檔案工作者能進一步做好管理與服務(wù)工作[5]。但由于多方面因素的影響，包括市縣級檔案館與企事業(yè)單位檔案室在內(nèi)的各地檔案館在專業(yè)檔案人才與計算機人才上都非常匱乏?，F(xiàn)有的檔案工作者在多個方面的素質(zhì)均無法滿足新時期對其的要求，包括思想觀念、技術(shù)水平、知識結(jié)構(gòu)和管理能力等。

3.3 技術(shù)應(yīng)用尚不深入

雖然“三網(wǎng)一庫”的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已基本在我國副省級市以上的檔案館完成，但大多數(shù)數(shù)字檔案館的電子文件、網(wǎng)絡(luò)資源一體化管理均未實現(xiàn)；同時，大部分已部署的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)是以傳統(tǒng)檔案信息化實踐要求為基礎(chǔ)的，未運用一些新技術(shù)，如云計算、物聯(lián)網(wǎng)等，在面對大數(shù)據(jù)時代的強大數(shù)據(jù)壓力時，往往難以應(yīng)對。

3.4 資源組織有待加強

初級“數(shù)字化”是我國大多數(shù)數(shù)字檔案館現(xiàn)在的狀態(tài)，因為缺乏較好的條件、技術(shù)和管理，還有很多電子文件未在第一時間被收錄入館，數(shù)字檔案館資源總量有限，結(jié)構(gòu)也不豐富。與此同時，沒有展開大范圍深度的資源開發(fā)，現(xiàn)有的資源建設(shè)以編研傳統(tǒng)館藏資源為主，沒有開發(fā)新增數(shù)字檔案資源的內(nèi)容；各個數(shù)字檔案館未保持溝通聯(lián)系，沒有深度整合數(shù)字檔案資源。

3.5 信息服務(wù)需推進

雖然我國的檔案服務(wù)工作取得了顯著成績，但數(shù)字檔案館信息服務(wù)才剛開始起步。就服務(wù)內(nèi)容而言，數(shù)字檔案資源缺乏豐富的結(jié)構(gòu)，也未進行大范圍深入的開發(fā)，知識轉(zhuǎn)化實現(xiàn)難度較大；就服務(wù)方式而言，數(shù)字檔案資源的利用還是以簡單查詢目錄為主，沒有多樣的利用形式，不能滿足用戶便捷性、個性化的利用需求；從服務(wù)途徑上來說，數(shù)字檔案資源的在線信息服務(wù)主要通過檔案網(wǎng)站來實現(xiàn)，缺乏較多的服務(wù)渠道，相應(yīng)的也就降低了數(shù)字答案資源的競爭力。

4 數(shù)字檔案館發(fā)展的趨勢

4.1 技術(shù)應(yīng)用策略

數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展，數(shù)字資源的組織與存儲均與諸多專業(yè)技術(shù)有關(guān)，包括頂層設(shè)計、海量數(shù)據(jù)存儲、知識數(shù)據(jù)管理、多媒體數(shù)據(jù)檢索訪問、數(shù)字資源長期保存等，大量的先進技術(shù)將會為數(shù)字檔案館的順利進行提供充分保障[6]。

4.1.1 頂層設(shè)計技術(shù)與方法

頂層設(shè)計，英文全稱為Top-Down，屬于一種將總體管理過程體現(xiàn)的設(shè)計方法。頂層設(shè)計要求站在整個學校的角度，以全局視角對數(shù)字檔案館的方案進行設(shè)計，并付諸實施，同時把整個數(shù)字檔案管理機構(gòu)的系統(tǒng)性體現(xiàn)出來，并對任務(wù)目標予以明確和制定。數(shù)字檔案館的建設(shè)在頂層設(shè)計全局性與發(fā)展性的影響下，將得到有效保障。

4.1.2 海量數(shù)據(jù)存儲技術(shù)

不斷深入的數(shù)字化，增多了各類歸檔的電子文件，同時也提高了對海量信息存儲的需求，這除了需要借助海量存儲設(shè)備存儲備份相關(guān)文件以外，還需要利用數(shù)字化檔案信息提供的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。這就要求將網(wǎng)絡(luò)的在線存儲技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮出來，獲得安全性更高、可靠性更強的存儲空間，使訪問速度更快。諸如直接附加存儲（DAS）技術(shù)、存儲區(qū)域網(wǎng)（SAN）技術(shù)、內(nèi)容尋址存儲（CAS）技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)附加存儲（NAS）技術(shù)等均包括其中。

4.1.3 知識管理與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)

快速發(fā)展的經(jīng)濟社會，檔案數(shù)據(jù)量的積累大大增加，隨著檔案館保存的數(shù)據(jù)越來越多，就需思考怎樣運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和知識管理的相關(guān)知識，以此來分析、整合、挖掘以及共享檔案數(shù)據(jù)，將檔案的價值充分發(fā)揮出來，把知識服務(wù)提供給經(jīng)濟活動。

4.1.4 多媒體數(shù)據(jù)訪問和檢索技術(shù)

以內(nèi)容為基礎(chǔ)的信息檢索也屬于數(shù)字資源檢索技術(shù)中的一種，主要是檢索多媒體對象的內(nèi)容和上下文語義環(huán)境。其三種主要類型是內(nèi)容的圖像檢索、以內(nèi)容為基礎(chǔ)的視頻索引以及音頻檢索。

4.2 數(shù)字檔案館建設(shè)標準逐步完善

技術(shù)與組織標準是數(shù)字檔案館建設(shè)的主要標準，前者是為順利進行數(shù)字檔案館建設(shè)而做出的技術(shù)要求，后者是組織數(shù)字檔案館開展各類活動的主要依據(jù)。在制定數(shù)字檔案館建設(shè)標準的過程中，需結(jié)合以下原則：

其一，銜接整個檔案工作的標準。在制定數(shù)字檔案館建設(shè)標準時，不僅要將數(shù)字化檔案所具備的特殊性歸納到考慮范圍內(nèi)，還應(yīng)考慮與傳統(tǒng)檔案管理標準在銜接和配套方面的問題，進而對檔案工作標準的系統(tǒng)性起到有效維護作用。第二，數(shù)字檔案館建設(shè)標準應(yīng)和國際管理相關(guān)通用性標準接軌，并予以正確的運用。盡管各國家在檔案工作方面存在著不同，但管理技術(shù)有很多相似之處。對數(shù)字檔案館的研究，國外早在多年前便已在進行，且也取得了較多的成果，這使我國在制定數(shù)字檔案館建設(shè)標準時有了可供參考的資料。第三，對高技術(shù)的發(fā)展進行追蹤，適時制定和修訂標準。素質(zhì)檔案館產(chǎn)生于高新技術(shù)發(fā)展的條件下，而計算機技術(shù)具有非?？斓母滤俣龋看胃录夹g(shù)設(shè)備，都會影響到之前的工作標準，所以，在制定一個標準后，可根據(jù)實際情況做適當?shù)男抻?，進而與技術(shù)基礎(chǔ)的變化相適應(yīng)。

4.3 向檔案信息用戶提供“一站式”服務(wù)

深入開展的數(shù)字檔案館建設(shè)實踐，勢必會讓檔案信息服務(wù)在數(shù)字檔案館建設(shè)中占據(jù)首要位置，成為不可或缺的部分。數(shù)字檔案館網(wǎng)站在總體設(shè)計上應(yīng)將“以人為本，以內(nèi)容為中心”的原則體現(xiàn)出來，在一個互聯(lián)網(wǎng)頁面上集中數(shù)字檔案館內(nèi)外以及線上線下的檔案信息資源，將檔案信息用戶查詢檔案信息的步驟簡化，并結(jié)合相應(yīng)規(guī)則給檔案信息用戶提供“一站式”服務(wù)。數(shù)字檔案館以網(wǎng)絡(luò)為媒介，借助網(wǎng)絡(luò)服務(wù)檔案信息用戶，對各類網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)庫具有很大的依賴性。數(shù)字檔案館應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)上下功夫，數(shù)據(jù)庫必須滿足量多、質(zhì)高和易用的特點。所謂數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)系統(tǒng)是數(shù)字檔案館通過先進信息組織以及交流理論的指導，對合適的方式和策略予以運用，借助現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡(luò)與通訊技術(shù)對數(shù)字環(huán)境下的檔案信息資源展開有效搜集、整理與存儲，讓檔案信息用戶的系統(tǒng)在第一時間得到滿足的工具。其作為一項基礎(chǔ)交流工具，主要服務(wù)于數(shù)字檔案館的檔案信息用戶，幫助其提交申請、檢索與咨詢。檔案信息用戶對數(shù)字檔案館使用效率的高低將直接受其設(shè)計優(yōu)劣的影響。

4.4 開展新型數(shù)字知識服務(wù)，實現(xiàn)資源協(xié)同共享與信息增值服務(wù)

現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化已經(jīng)在我國大多數(shù)檔案館內(nèi)實現(xiàn)，可以說，我國擁有了一定的數(shù)字檔案基礎(chǔ)。而建立數(shù)字檔案管理網(wǎng)絡(luò)，協(xié)同數(shù)字檔案館的業(yè)務(wù)，提供更加全面的數(shù)字檔案服務(wù)是數(shù)字檔案館今后發(fā)展的一項重要內(nèi)容。數(shù)字檔案管理網(wǎng)絡(luò)的網(wǎng)絡(luò)化和協(xié)作化是以數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)的，該網(wǎng)絡(luò)除了對各級類檔案館系統(tǒng)進行整合和協(xié)同外，還應(yīng)和政府機構(gòu)保持互聯(lián)互通，便于前端控制檔案文件，加大和政府機構(gòu)的協(xié)作力度，防止《檔案法》與《政府信息公開條例》之間出現(xiàn)矛盾，以便順利進行我國政治民主和公開。檔案管理網(wǎng)絡(luò)的形成一方面可對開發(fā)和利用我國檔案信息起到有利作用，另一方面也能夠幫助社會公眾更加全面的利用檔案信息而做出正確決策，進一步推動社會經(jīng)濟的發(fā)展。

5 結(jié) 論

總而言之，國家開展檔案管理工作的一項重要內(nèi)容就是數(shù)字檔案館建設(shè)，這也是檔案管理模式轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路，開展數(shù)字化檔案建設(shè)能夠有效增強對檔案資源價值的運用，并促進其安全性的提升，讓檔案管理效率更高。所以，總結(jié)我國數(shù)字檔案建設(shè)過程中遇到的問題，能夠推動建設(shè)質(zhì)量以及管理質(zhì)量的增強，讓檔案管理在服務(wù)內(nèi)容方面變得更加的豐富，讓我國檔案事業(yè)能夠和大數(shù)據(jù)環(huán)境相互促進。

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作者簡介：馬麗萍（1984.11-），女，漢族，廣東湛江人，館員，本科，研究方向：地質(zhì)檔案管理與信息化建設(shè)、油氣地質(zhì)資料匯交、檔案系統(tǒng)建設(shè)。