智能化模式下高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程優(yōu)化研究

朱進(jìn)

摘 要隨著我國(guó)高等教育的快速發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)量不斷增加，“報(bào)賬難”成為領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注、師生吐槽的熱點(diǎn)話題。本文嘗試運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，構(gòu)建報(bào)賬前預(yù)審、報(bào)賬過(guò)程智能化的全流程財(cái)務(wù)報(bào)賬工作機(jī)制，為切實(shí)解決教職工“報(bào)賬難”問(wèn)題、提升高校財(cái)務(wù)工作效率提供思路建議。

關(guān)鍵詞高校財(cái)務(wù)；報(bào)賬流程優(yōu)化；智能化

隨著我國(guó)高等教育的迅速發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，教職工數(shù)量和在校生人數(shù)快速增多。截止2018年底，全國(guó)共有普通高校2663所，專任教師167.28萬(wàn)人，各種形式的高等教育在校生總規(guī)模3833萬(wàn)人。與此相應(yīng)，高校資金來(lái)源越發(fā)多樣化，業(yè)務(wù)類型越發(fā)復(fù)雜化，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)部門的核算業(yè)務(wù)工作量及復(fù)雜程度不斷增加。此外，教育部、中央編辦等五部門于2017年3月聯(lián)合發(fā)布的《關(guān)于深化高等教育領(lǐng)域簡(jiǎn)政放權(quán)放管結(jié)合優(yōu)化服務(wù)改革的若干意見(jiàn)》要求，高校管理機(jī)關(guān)應(yīng)從行政管理者逐漸向服務(wù)提供者的角色轉(zhuǎn)型，應(yīng)向院系、研發(fā)團(tuán)隊(duì)和領(lǐng)軍人物放權(quán)，激發(fā)廣大教學(xué)科研人員教書育人、干事創(chuàng)業(yè)的積極性和主動(dòng)性。但財(cái)務(wù)人員增長(zhǎng)有限，致使財(cái)務(wù)“報(bào)賬難”成為絕大多數(shù)高校師生吐槽的熱門話題。

“報(bào)賬難”原因何在？一方面，高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)量劇增但財(cái)務(wù)人員增長(zhǎng)緩慢，造成財(cái)務(wù)人員人均業(yè)務(wù)量大大增加。另一方面，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)賬流程效率較低，導(dǎo)致一定程度的單據(jù)積壓。主要表現(xiàn)在：（1）單據(jù)的簽批不及時(shí)。作為報(bào)賬業(yè)務(wù)的必需環(huán)節(jié)，單據(jù)簽批一般執(zhí)行的是高校二級(jí)單位或院部負(fù)責(zé)人“親筆簽字”制度。然而，簽字領(lǐng)導(dǎo)一般都是身兼數(shù)職、工作繁忙，導(dǎo)致單據(jù)簽批的等待時(shí)間較長(zhǎng)，在一定程度上影響報(bào)賬進(jìn)度。（2）財(cái)務(wù)審核受限于時(shí)間和空間的束縛。目前，大多數(shù)高校的財(cái)務(wù)報(bào)賬工作模式依然是“手工主導(dǎo)，電腦輔助”型的柜臺(tái)式操作，每一筆業(yè)務(wù)均需財(cái)務(wù)人員親自審核?？梢哉f(shuō)，業(yè)務(wù)量增加是表象，報(bào)賬效率相對(duì)低下才是導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)“報(bào)賬難”的主要原因。

實(shí)踐中，部分高校開(kāi)始嘗試改變傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)賬方式，比如應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)排號(hào)、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程報(bào)賬、投遞式報(bào)賬、網(wǎng)上審簽報(bào)銷一體化體系等多種報(bào)賬模式或方式。但從實(shí)際效果看，“報(bào)賬難”問(wèn)題依然存在。原因在于，這些嘗試或改變僅僅解決報(bào)賬流程中某個(gè)環(huán)節(jié)的問(wèn)題，缺乏對(duì)“報(bào)賬難”全過(guò)程的剖析，不能從系統(tǒng)整體角度思考問(wèn)題。從整體上講，在報(bào)賬流程以及效率方面還存在著一定的不足。此外，盡管大智移云等信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用于部分會(huì)計(jì)領(lǐng)域，但互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算與高校財(cái)務(wù)工作的融合尚未普遍實(shí)現(xiàn)，財(cái)務(wù)服務(wù)還無(wú)法達(dá)到實(shí)時(shí)化、智能化和共享化的有機(jī)結(jié)合。

本文嘗試創(chuàng)新高校財(cái)務(wù)報(bào)賬模式，優(yōu)化報(bào)賬流程，并針對(duì)報(bào)賬過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)提出針對(duì)性的改進(jìn)措施，具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。第一，積極推進(jìn)高校財(cái)務(wù)工作由“管理型”向“服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，提高高校科研經(jīng)費(fèi)使用的靈活性，讓項(xiàng)目資金在合法、合理的范圍內(nèi)快捷、高效地得到利用。第二，優(yōu)化報(bào)賬流程，既能讓師生將更多的時(shí)間和精力投入到教學(xué)或科研工作中，又能將財(cái)務(wù)人員從繁瑣的日常核算工作轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)分析與決策支持工作，從而有效解決“報(bào)賬難”問(wèn)題。

優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，應(yīng)從分析具體流程開(kāi)始，基本宗旨是對(duì)報(bào)賬流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)化以及優(yōu)化處理。高校財(cái)務(wù)報(bào)賬活動(dòng)一般包括報(bào)賬人員所在的部門負(fù)責(zé)人資金（項(xiàng)目）授權(quán)、報(bào)賬人員網(wǎng)上填制（打印）單據(jù)，部門負(fù)責(zé)人單據(jù)簽批、財(cái)務(wù)處（規(guī)范性、完整性）預(yù)審核、款項(xiàng)支付等環(huán)節(jié)。其中，花費(fèi)時(shí)間較多的是負(fù)責(zé)人簽批和財(cái)務(wù)處預(yù)審環(huán)節(jié)，在授權(quán)和簽批環(huán)節(jié)，報(bào)賬人員均需請(qǐng)示部門負(fù)責(zé)人，在財(cái)務(wù)處預(yù)審核環(huán)節(jié)，涉及排隊(duì)、取號(hào)、等候?qū)徍说??；诖?，提出以下?yōu)化措施。

（一）大力推行電子簽名制

單據(jù)簽批是財(cái)務(wù)報(bào)賬的首要環(huán)節(jié)，目前絕大多數(shù)高校財(cái)務(wù)部門執(zhí)行的還是手工簽字形式。電子簽名是指數(shù)據(jù)電文（或單據(jù)）中以電子形式所含、所附，用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。相較于紙質(zhì)簽名，電子簽名不僅可以大幅度提高報(bào)賬效率，而且能大大降低高校運(yùn)行成本。需要說(shuō)明的是，電子簽名并不是紙質(zhì)簽名的視圖形式，它實(shí)際上是一組電子代碼，這組電子代碼為電子文檔添加簽名后，收件人就可以檢驗(yàn)發(fā)件人的身份信息，還可以驗(yàn)證出原文在傳輸過(guò)程中有無(wú)變動(dòng)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的規(guī)定：“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。鼓勵(lì)使用智能化簽名制度，二級(jí)單位負(fù)責(zé)人的電子簽名與系統(tǒng)留存的檔案自動(dòng)比對(duì)，從而避免代簽、冒簽等情況的發(fā)生。

（二）推動(dòng)完善報(bào)賬預(yù)審制

在國(guó)家科研經(jīng)費(fèi)投入不斷增加和非常規(guī)收入（比如接受捐贈(zèng)、橫向課題）日益多元化的情況下，會(huì)有越來(lái)越多的教師參與到財(cái)務(wù)報(bào)賬中，原有專職財(cái)務(wù)人員已經(jīng)無(wú)法滿足教師在培訓(xùn)以及科研經(jīng)費(fèi)等方面報(bào)賬的需求。在財(cái)務(wù)報(bào)賬效率短期內(nèi)無(wú)法有效提高的情況下，借助于“準(zhǔn)財(cái)務(wù)人員”或稱之為預(yù)審員的力量處理單據(jù)的內(nèi)容審核、格式審查等工作或許是一個(gè)可行的辦法。將財(cái)務(wù)報(bào)賬中的審核環(huán)節(jié)前移，即在相關(guān)報(bào)賬單據(jù)進(jìn)入財(cái)務(wù)處之前，先進(jìn)行預(yù)審制度。只有預(yù)審?fù)ㄟ^(guò)，才能送往財(cái)務(wù)處。對(duì)不完整或不符合報(bào)賬要求的報(bào)銷單據(jù)予以退還，并盡可能詳細(xì)說(shuō)明原因及解決辦法，將報(bào)賬人員的等待時(shí)間縮小在財(cái)務(wù)處之外。

預(yù)審工作由誰(shuí)做？大二下學(xué)期至大三上學(xué)期的財(cái)會(huì)專業(yè)學(xué)生是理想人選。這個(gè)階段的學(xué)生一般都學(xué)過(guò)基礎(chǔ)會(huì)計(jì)甚至部分中級(jí)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的內(nèi)容，對(duì)會(huì)計(jì)理論知識(shí)比較熟悉，但欠缺實(shí)踐能力。最重要的是這個(gè)階段的學(xué)生課外時(shí)間相對(duì)比較充足，又有課外實(shí)習(xí)的強(qiáng)烈需求。此舉可將高校財(cái)務(wù)報(bào)賬與會(huì)計(jì)專業(yè)學(xué)生實(shí)踐培養(yǎng)結(jié)合起來(lái)。預(yù)審員學(xué)到相關(guān)技能后，還能發(fā)揮“傳幫帶”作用，對(duì)學(xué)弟學(xué)妹起到較好的示范引導(dǎo)作用。因此，將財(cái)會(huì)專業(yè)的在校學(xué)生培養(yǎng)成預(yù)審員，既能緩解財(cái)務(wù)報(bào)賬的壓力，又能解決財(cái)會(huì)畢業(yè)生實(shí)習(xí)困難的事情。

對(duì)于預(yù)審員，還有以下事情需要統(tǒng)籌考慮。第一，預(yù)算員的選拔。每年從本校財(cái)會(huì)類專業(yè)大二的學(xué)生中選拔若干品學(xué)兼優(yōu)的學(xué)生擔(dān)任預(yù)審員，實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)專業(yè)理論教學(xué)與實(shí)踐的同步。第二，預(yù)審員的培養(yǎng)。在不影響學(xué)生學(xué)習(xí)的前提下，定期培訓(xùn)預(yù)審員，使其熟悉財(cái)務(wù)報(bào)賬工作要求。比如，定期宣傳財(cái)務(wù)方面的新規(guī)定（根據(jù)最新財(cái)經(jīng)法規(guī)編制，每年編制財(cái)務(wù)報(bào)賬指南尤其相比前年變化的事項(xiàng)），再輔以典型案例剖析，共享于財(cái)務(wù)處網(wǎng)站。第三，預(yù)審員的獎(jiǎng)懲。根據(jù)預(yù)審業(yè)務(wù)量多少、差錯(cuò)率高低等指標(biāo)，對(duì)預(yù)審員進(jìn)行獎(jiǎng)懲，激勵(lì)其發(fā)揮更大的作用。

（三）分步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)智能化

報(bào)賬單據(jù)一旦預(yù)審?fù)ㄟ^(guò)，就由預(yù)審員送到財(cái)務(wù)處交給相應(yīng)工作人員。傳統(tǒng)的手工報(bào)賬模式下，財(cái)務(wù)人員還會(huì)從內(nèi)容和格式上再次檢查報(bào)賬業(yè)務(wù)是否符合規(guī)定，單據(jù)及內(nèi)容填寫是否規(guī)范。對(duì)于符合財(cái)務(wù)規(guī)章制度的單據(jù)，財(cái)務(wù)人員手工錄入票面信息，這種方式效率較低，經(jīng)常出現(xiàn)報(bào)賬業(yè)務(wù)積壓的現(xiàn)象。

智能化報(bào)賬模式下，數(shù)據(jù)采集及處理均發(fā)生了較大變化。具體而言：

1.發(fā)票處理的智能化。第一，對(duì)于紙質(zhì)發(fā)票，可以通過(guò)掃描發(fā)票上的二維碼，或者采用光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)對(duì)拍照的發(fā)票直接抓取相關(guān)數(shù)據(jù)，瞬間完成業(yè)務(wù)單據(jù)的智能化鑒別、信息采集和數(shù)據(jù)抓取，并將發(fā)票中的相關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)換為會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。這不僅能減少人為判斷，而且大大提高發(fā)票真?zhèn)螜z驗(yàn)及數(shù)據(jù)錄入效率。第二，對(duì)于電子發(fā)票，應(yīng)盡快實(shí)施以電子形式對(duì)發(fā)票進(jìn)行歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案，尤其是附有《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的電子發(fā)票。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+財(cái)稅”、“互聯(lián)網(wǎng)+會(huì)計(jì)”的逐步發(fā)展，電子發(fā)票在高校的使用會(huì)越發(fā)普遍，高校應(yīng)結(jié)合國(guó)家相關(guān)規(guī)章制定電子發(fā)票的使用及管理方案，盡快提升電子發(fā)票的應(yīng)用范圍和管理水平。對(duì)電子發(fā)票的接收、檢驗(yàn)及核算均借助于計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票處理的智能化。

2.憑證處理的智能化。根據(jù)高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)特征，分門別類設(shè)置相應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄模板?；诎l(fā)票或其他單據(jù)智能化處理中獲取的數(shù)據(jù)，以計(jì)算機(jī)的智能判斷代替財(cái)務(wù)人員的職業(yè)判斷，財(cái)務(wù)人員點(diǎn)擊相應(yīng)的功能按鈕即可觸發(fā)事件會(huì)計(jì)處理程序，賬務(wù)處理系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置的分錄模板生成會(huì)計(jì)憑證，完成傳統(tǒng)模式下的財(cái)務(wù)核算工作。

3.款項(xiàng)支付的智能化。經(jīng)過(guò)上述智能化的憑證處理之后，財(cái)務(wù)人員可通過(guò)高校財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換平臺(tái)或在線支付系統(tǒng)，直接將款項(xiàng)轉(zhuǎn)入報(bào)賬教職工的工資卡、公務(wù)卡或其他賬號(hào)。通過(guò)電子支付實(shí)現(xiàn)資金網(wǎng)上結(jié)算，將賬務(wù)處理結(jié)果以合適形式反饋給當(dāng)事人，提醒其注意報(bào)賬款項(xiàng)收支情況。

4.報(bào)賬結(jié)果反饋的智能化。報(bào)賬人員可以通過(guò)微信、財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等及時(shí)查詢報(bào)賬信息，追蹤業(yè)務(wù)辦理進(jìn)展。報(bào)賬處理完成之后，財(cái)務(wù)處應(yīng)以短信或微信形式將結(jié)果反饋給當(dāng)事人，便于報(bào)賬人員實(shí)時(shí)了解報(bào)賬進(jìn)度、到賬時(shí)間等信息。如有疑問(wèn)，還應(yīng)考慮設(shè)計(jì)針對(duì)性的回復(fù)機(jī)制。

概而括之，人工智能進(jìn)入財(cái)務(wù)領(lǐng)域是大勢(shì)所趨，各個(gè)高校應(yīng)創(chuàng)造條件盡快引入財(cái)務(wù)機(jī)器人。一方面，可以借助人工智能快速處理高校財(cái)務(wù)工作中最耗費(fèi)時(shí)間、最繁瑣的核算任務(wù)。更為重要的是，人工智能能夠二十四小時(shí)在云端工作，具有“高效、高質(zhì)量以及標(biāo)準(zhǔn)化”特征。另一方面，人工智能的應(yīng)用還能在一定程度上推動(dòng)財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型，提高財(cái)務(wù)工作效率。

智能化處理為提高財(cái)務(wù)報(bào)賬效率提供了較好的機(jī)會(huì)，但仍需要注意以下事項(xiàng)。

（一）群策群力，協(xié)同配合

1，對(duì)于財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人而言，要重視常規(guī)業(yè)務(wù)和新業(yè)務(wù)的歸檔整理，充分利用微信公眾號(hào)，定期發(fā)布報(bào)銷指南及報(bào)賬業(yè)務(wù)常見(jiàn)問(wèn)題，并將之列示于財(cái)務(wù)處網(wǎng)站，突破時(shí)空限制，方便師生通過(guò)微信號(hào)或網(wǎng)站查詢最新的報(bào)賬政策。

2.對(duì)于財(cái)務(wù)工作人員而言，既要嚴(yán)守財(cái)經(jīng)法規(guī)和相關(guān)制度，制止和糾正違反財(cái)務(wù)規(guī)定的行為，為學(xué)校財(cái)務(wù)資金把好最后一道關(guān)，又要以師生為本，服務(wù)師生，為教育事業(yè)發(fā)展提供財(cái)務(wù)支持。更為重要的是要積極融入高校報(bào)賬業(yè)務(wù)中去，站在報(bào)賬師生的角度考慮問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的融合。

3.對(duì)報(bào)賬人員而言，報(bào)賬前必須了解不同業(yè)務(wù)的審批手續(xù)、不同單據(jù)的粘貼辦法、特殊事項(xiàng)的報(bào)賬流程等。此外，報(bào)賬人員不僅要及時(shí)辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)，忌積攢過(guò)多單據(jù)集中報(bào)銷，更要合理規(guī)劃報(bào)賬時(shí)間，尤其提前謀劃避開(kāi)年底的財(cái)務(wù)決算及下一年度的預(yù)算編報(bào)工作。

4，對(duì)預(yù)審員而言，既要把財(cái)務(wù)常見(jiàn)問(wèn)題反饋給報(bào)賬人員，又要把報(bào)賬人員的需求傳達(dá)給財(cái)務(wù)人員，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)人員與報(bào)賬人員之間的橋梁作用。

（二）統(tǒng)籌考慮，酌情分類

在優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)賬流程的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該對(duì)高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類管理。根據(jù)實(shí)際情況，采用以部門為主，或者以業(yè)務(wù)為主，或者同時(shí)兼顧兩者。實(shí)踐中有兩種方案可供選擇。

1.根據(jù)二級(jí)學(xué)院及學(xué)校職能部門劃分財(cái)務(wù)窗口。此時(shí)，要充分考慮二級(jí)學(xué)院和職能部門的業(yè)務(wù)量多少，合理地配置財(cái)務(wù)人員。

2.根據(jù)報(bào)賬業(yè)務(wù)類型劃分財(cái)務(wù)窗口。按業(yè)務(wù)進(jìn)行分工，主要業(yè)務(wù)（日常報(bào)銷業(yè)務(wù)、差旅費(fèi)業(yè)務(wù)）專人負(fù)責(zé)，非主要業(yè)務(wù)（零星業(yè)務(wù)）合并窗口進(jìn)行。

（三）業(yè)務(wù)量化，有效激勵(lì)

1.定期匯總財(cái)務(wù)人員的報(bào)賬業(yè)務(wù)量，并結(jié)合師生滿意度數(shù)據(jù)，綜合量化，并作為核定績(jī)效工資的指標(biāo)之一。鼓勵(lì)財(cái)務(wù)人員與廣大師生、預(yù)審員定期交流，了解他們對(duì)報(bào)賬業(yè)務(wù)的看法及期望，以實(shí)現(xiàn)業(yè)（報(bào)賬業(yè)務(wù)需求）財(cái)（財(cái)務(wù)專業(yè)理念）融合為目標(biāo)，進(jìn)一步優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善財(cái)務(wù)報(bào)賬工作方式。

2.制定并執(zhí)行財(cái)務(wù)人員績(jī)效考核制度，充分挖掘財(cái)務(wù)人員的主觀能動(dòng)性。比如可嘗試實(shí)施財(cái)務(wù)人員搶單制度，將報(bào)賬業(yè)務(wù)的完成數(shù)量與績(jī)效掛鉤。

云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等掀起了技術(shù)變革的浪潮，也帶動(dòng)了思維模式的創(chuàng)新。本文基于報(bào)賬過(guò)程中電子簽名、財(cái)務(wù)預(yù)審、報(bào)賬智能化等財(cái)務(wù)流程的分析，倡導(dǎo)使用先進(jìn)信息技術(shù)和理念輔助財(cái)會(huì)人員進(jìn)行賬務(wù)處理，引導(dǎo)財(cái)務(wù)人員將報(bào)賬思維由主要依靠“主觀判斷”逐步向“智能化”轉(zhuǎn)變，盡力提高財(cái)務(wù)報(bào)賬的效率?？傊?，創(chuàng)新財(cái)務(wù)報(bào)銷服務(wù)模式和方法是個(gè)長(zhǎng)期、復(fù)雜和系統(tǒng)的工作，高校財(cái)務(wù)人員應(yīng)進(jìn)一步解放思想、開(kāi)拓思維。

最后不容忽視的是，在業(yè)務(wù)處理逐漸網(wǎng)絡(luò)化的當(dāng)下，幾乎所有的報(bào)賬數(shù)據(jù)均要經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)才能完成錄入、存儲(chǔ)、歸檔等工作，這可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。因此，相關(guān)部門要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)體系，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，防止財(cái)務(wù)信息泄漏。

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（審稿：劉振 編輯：陳麗娟）