醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)改中的作用

摘 要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及醫(yī)改工作的推進(jìn)，醫(yī)院得到了快速的發(fā)展，醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員數(shù)量也在逐漸增多，因此，醫(yī)院在發(fā)展過程中逐漸認(rèn)識(shí)到了人事檔案管理重要性，愈加注重對(duì)人員基本信息進(jìn)行管理，以求提高醫(yī)院對(duì)人員的管理力度，使醫(yī)護(hù)人員在工作的過程中可以提高自身工作的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院醫(yī)改;人事檔案;管理

引言

醫(yī)院在運(yùn)行的過程中，要對(duì)醫(yī)護(hù)人員的基本信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并進(jìn)行建檔。隨著醫(yī)院體制的改革，醫(yī)院管理者逐漸地認(rèn)識(shí)到了醫(yī)護(hù)人員檔案管理的重要性。對(duì)醫(yī)護(hù)人員的檔案進(jìn)行管理可以實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院人力資源的調(diào)配，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人力資源的利用。但是在醫(yī)院體制改革后，我國醫(yī)院人事檔案管理工作中仍然存在著較多的問題，醫(yī)院管理人員應(yīng)正確的認(rèn)識(shí)這些問題，并采取針對(duì)性的措施將其解決，進(jìn)而提高醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量。

一、醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)改中的重要性

醫(yī)院人事檔案管理會(huì)對(duì)醫(yī)護(hù)人員的工作內(nèi)容及個(gè)人事跡進(jìn)行記錄，并且會(huì)對(duì)醫(yī)護(hù)人員的各個(gè)工作轉(zhuǎn)折點(diǎn)進(jìn)行收錄，還會(huì)對(duì)醫(yī)護(hù)人員的基本個(gè)人信息，所持專業(yè)資格證、醫(yī)護(hù)人員的考評(píng)及個(gè)人工作能力進(jìn)行記錄，這些信息的記錄與管理能夠?yàn)獒t(yī)院管理人員在進(jìn)行管理及崗位調(diào)配時(shí)提供堅(jiān)實(shí)的依據(jù)，進(jìn)而提高醫(yī)院管理工作的質(zhì)量。并且，醫(yī)院加強(qiáng)人事檔案的管理，可以在一定程度上對(duì)員工收入進(jìn)行合理的調(diào)控，進(jìn)而使醫(yī)護(hù)人員在對(duì)患者進(jìn)行診斷及開展護(hù)理時(shí)可以保持工作的熱情。另外，提高醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量可以為醫(yī)院進(jìn)行檔案信息化及電子化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

1.思想上不重視檔案管理。部分醫(yī)院檔案管理人員不能根據(jù)時(shí)代的發(fā)展來轉(zhuǎn)變自身思想，不能正確的認(rèn)識(shí)人事檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部控制及建設(shè)中的重要作用，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員過分重視患者的治療工作。醫(yī)院管理人員的這種思想在一定程度上阻礙著醫(yī)院管理質(zhì)量的提高，并且也會(huì)對(duì)醫(yī)院人力資源的分配造成影響，進(jìn)而制約著醫(yī)院的發(fā)展。另外，各個(gè)科室不能對(duì)科室人員的職位變更、考核情況等信息進(jìn)行及時(shí)更新，錄入職工信息時(shí)，存檔的人事資源管理信息不夠全面，使得人事檔案中不能全面記錄和準(zhǔn)確反映醫(yī)護(hù)人員個(gè)人信息的發(fā)展變化情況，不能為管理人員提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)，進(jìn)而使管理者在工作時(shí)做出錯(cuò)誤的決策。

2.檔案管理制度不健全。我國醫(yī)院體制改革后，醫(yī)院管理者才逐漸地認(rèn)識(shí)到醫(yī)護(hù)人員的人事檔案管理的重要性，政府相關(guān)部門也不斷地對(duì)醫(yī)院人事檔案管理相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行完善，制定了相應(yīng)的針對(duì)性政策對(duì)人事檔案管理工作的開展進(jìn)行引導(dǎo)。但是由于我國醫(yī)院檔案管理意識(shí)較為薄弱，起點(diǎn)較低，相關(guān)經(jīng)驗(yàn)不足，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員不能對(duì)檔案管理制度進(jìn)行及時(shí)修訂和完善，從而導(dǎo)致人事檔案的信息儲(chǔ)存、查閱、更新等方面的工作不夠規(guī)范，使得醫(yī)院的人事檔案管理水平較低，進(jìn)而降低人事管理工作的質(zhì)量，阻礙著醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。

3.管理方式不規(guī)范。醫(yī)院相關(guān)管理人員缺乏檔案管理的經(jīng)驗(yàn)及檔案管理的相關(guān)知識(shí)，不具備人事檔案管理的專業(yè)技能，人事檔案管理水平較低，而且沒有人事檔案管理的專業(yè)人員，因此，醫(yī)院的人事檔案管理人員在進(jìn)行檔案信息錄入、檔案分類、檔案信息分析等工作時(shí)，不能對(duì)其檔案管理的行為進(jìn)行規(guī)范，不能對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，降低了醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理人員需要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力對(duì)檔案進(jìn)行管理，使得醫(yī)院的人事檔案管理工作出現(xiàn)事倍功半的結(jié)果，進(jìn)而降低了醫(yī)院的發(fā)展速度。

4.資料不完善、信息不準(zhǔn)確。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)科室的工作人員及人事檔案管理人員等醫(yī)院的各個(gè)部門都不能正確的認(rèn)識(shí)檔案管理在醫(yī)院管理工作及人力資源調(diào)配工作中的重要性，因此，在工作過程中不能妥善的對(duì)醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人檔案信息進(jìn)行保存，使醫(yī)護(hù)人員的相關(guān)檔案出現(xiàn)丟失、損毀、遺漏等現(xiàn)象，進(jìn)而使得醫(yī)護(hù)人員的人事檔案出現(xiàn)不完善的情況，使得醫(yī)院人事檔案管理不能為相關(guān)人員使用提供基礎(chǔ)。檔案管理人員對(duì)人事檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和管理等工作時(shí)，不能及時(shí)的對(duì)醫(yī)護(hù)人員的基本信息、職稱信息及獲獎(jiǎng)情況等信息進(jìn)行更新，也會(huì)使得醫(yī)院的人事檔案信息出現(xiàn)不完善的情況。另外，檔案管理人員在對(duì)醫(yī)院職工檔案信息錄入時(shí)，也可能會(huì)出現(xiàn)人事信息錯(cuò)錄、漏錄的情況，影響了醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性，對(duì)相關(guān)人員使用醫(yī)院人事檔案產(chǎn)生不良的影響。

5.管理人員業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)有待提高。檔案管理人員在近年來才接觸到了醫(yī)院人事檔案信息管理的概念，因此，檔案管理人員不能對(duì)自身的管理理念進(jìn)行及時(shí)地更新，仍舊在使用傳統(tǒng)檔案管理的方式對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，不能對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)儲(chǔ)存，不能對(duì)檔案進(jìn)行分析、分類和開發(fā)利用。另外，醫(yī)院檔案管理人員不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，不能緊跟時(shí)代的發(fā)展使用信息化的方式進(jìn)行人事檔案信息管理，使得人事檔案管理工作的質(zhì)量較低。

三、醫(yī)療體制改革對(duì)人事檔案管理工作的要求

1.檔案內(nèi)容必須完整。醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中具有重要的意義，它為醫(yī)院的多種決策提供理論依據(jù)，因此，醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)保證醫(yī)護(hù)人員檔案的完整性，進(jìn)而為醫(yī)院管理人員提供全面檔案管理中的信息數(shù)據(jù)。并且管理人員在對(duì)醫(yī)護(hù)人員的檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，不能使信息過于分散，要將醫(yī)護(hù)人員的信息逐一裝訂造冊(cè)，并在醫(yī)護(hù)人員的職業(yè)生涯中對(duì)其信息進(jìn)行及時(shí)的更新，可以保證醫(yī)護(hù)人員信息的完整性，進(jìn)而提高醫(yī)院管理人員決策的科學(xué)性、合理性。

2.材料內(nèi)容必須真實(shí)。我國各個(gè)醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員及各層管理人員逐漸地認(rèn)識(shí)到了人事檔案管理的重要性，因此，人事檔案管理人員應(yīng)提高檔案管理的質(zhì)量，進(jìn)而對(duì)醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生正面的影響。近年來，在我國醫(yī)院人事檔案錄入及使用時(shí)出現(xiàn)了多起檔案造假事件，檔案信息的造假在一定程度上影響了我國醫(yī)院管理人員的決策，并對(duì)醫(yī)院的人力資源配置帶來了不可估量的影響，還會(huì)影響相關(guān)人員職稱的評(píng)定，進(jìn)而影響整個(gè)醫(yī)院的發(fā)展。

3.加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)。隨著我國科技及信息化的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)在發(fā)展中逐漸地加強(qiáng)了信息化的使用，當(dāng)然醫(yī)院人事檔案管理工作也不例外。醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化，進(jìn)而降低人員的手工工作量，并且使用計(jì)算機(jī)軟件工具可以簡化檔案管理工作人員的工作。使用信息化對(duì)醫(yī)院人事檔案信息進(jìn)行管理會(huì)在一定程度上提高檔案管理人員的管理質(zhì)量及工作效率，并且會(huì)為醫(yī)院進(jìn)行人事檔案信息儲(chǔ)存提供全新的方式，使其在醫(yī)院人事文獻(xiàn)儲(chǔ)存方面提高信息管理的安全性。另外，使用信息化對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，可以在一定程度上提高信息分析的速度與質(zhì)量，進(jìn)而為管理人員進(jìn)行決策提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作的策略

1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)的培養(yǎng)和樹立。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不僅要提高自身對(duì)檔案管理工作的重視，還要在一定程度上提高檔案管理人員及其他部門員工的檔案管理意識(shí)。醫(yī)院要加大對(duì)檔案管理工作的宣傳，使醫(yī)護(hù)工作人員盡可能地提高個(gè)人基本信息更新的配合度和積極性，進(jìn)而保證檔案信息的完整性。另外，管理人員應(yīng)在醫(yī)院中通過講座等形式對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)普及，進(jìn)而提高工作人員及檔案管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

2.建立健全醫(yī)院人事檔案管理制度。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)想要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量，使人事檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部控制與管理中發(fā)揮重要的作用，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的具體情況制定科學(xué)的檔案管理制度，進(jìn)而使檔案管理人員可以根據(jù)管理制度對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，從而提高檔案管理工作的科學(xué)性，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量。另外，醫(yī)院建立起健全的檔案管理制度能夠在一定程度上對(duì)管理人員及醫(yī)護(hù)人員的行為進(jìn)行約束，提高檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展。

3.引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行管理。醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案管理技術(shù)對(duì)提高檔案管理質(zhì)量的重要性，應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。例如，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行管理，就可以對(duì)工作人員的工作流程進(jìn)行簡化，并且能夠提高檔案管理人員的工作質(zhì)量與工作效率。檔案管理工作人員對(duì)醫(yī)院職工的信息進(jìn)行分析時(shí)，可以使用計(jì)算機(jī)軟件中的函數(shù)功能對(duì)醫(yī)護(hù)人員的基本信息進(jìn)行分析，進(jìn)而提高工作人員的信息分析的速度與準(zhǔn)確性。

五、結(jié)論

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，有關(guān)部門為滿足群眾對(duì)醫(yī)療服務(wù)日益增長的需求，進(jìn)行了醫(yī)院體制改革。我國醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院人力資源管理工作中也得到了足夠的重視，并且人事檔案管理逐漸地顯現(xiàn)出自身在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用。但是在醫(yī)院人事檔案管理工作中存在著缺乏對(duì)人事檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足、檔案管理制度不健全、管理方式不規(guī)范、資料不完善、信息不準(zhǔn)確、管理人員業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)有待提高等問題，因此，醫(yī)院管理人員應(yīng)根據(jù)醫(yī)院檔案管理的要求，采取針對(duì)性的措施對(duì)管理檔案的方式進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自身的進(jìn)一步發(fā)展。

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作者簡介：朱俊義，濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院，院務(wù)部，副研究館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。