基于SWOT模型的新時期檔案管理探究

摘 要：本文從檔案管理的現(xiàn)狀問題出發(fā)，利用SWOT分析法對檔案管理發(fā)展的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會、問題進(jìn)行分析，構(gòu)建SWOT矩陣，提出進(jìn)一步促進(jìn)檔案發(fā)展的相應(yīng)管理策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)狀：SWOT分析法;策略

檔案是一個國家、民族和社會成長發(fā)展的真實歷史記錄，數(shù)千年來勞動人民保存檔案的活動經(jīng)久不衰，其原因就在于檔案記載了人類發(fā)展史上無數(shù)的成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)，為當(dāng)今社會科學(xué)發(fā)展提供了第一手參考材料，它具有無可替代的作用和利用價值。進(jìn)入21世紀(jì)以來，在社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的推動下，發(fā)達(dá)國家的檔案事業(yè)已經(jīng)有了很大的進(jìn)步。但是目前我國檔案管理手段、管理工具、服務(wù)理念還是相對落后的，下面筆者運用SWOT分析法對檔案管理的現(xiàn)狀，并結(jié)合新時期的特色，提出進(jìn)一步促進(jìn)檔案發(fā)展的相應(yīng)管理策略。

一、檔案管理優(yōu)勢、機(jī)會、劣勢、問題分析

1.檔案管理的優(yōu)勢分析

（1）新中國成立以來，檔案事業(yè)經(jīng)歷了近70年的建設(shè)，我國已形成了一張遍布全國、縱橫交錯、規(guī)模龐大的檔案館網(wǎng)絡(luò)，也成為一個世間罕見國家級規(guī)模的文化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程。

（2）新中國成立以來，檔案事業(yè)在檔案學(xué)界的共同努力下，我國檔案部門已經(jīng)建立起了一套全新通用的、科學(xué)的、成熟的檔案管理體系，其中就包括完善的檔案歸檔、移交制度，各級政府機(jī)構(gòu)、國有企事業(yè)單位按照制度規(guī)定及時、完整、系統(tǒng)地將形成的文書檔案歸入檔案館收藏。檔案館的館藏內(nèi)容是形形色色的，涉及到的范圍極為廣大，它們包括不同的專業(yè)領(lǐng)域、社會領(lǐng)域、以及不同的載體和不同地方的城建變化、企事業(yè)單位創(chuàng)業(yè)發(fā)展歷史，這些館藏檔案從各個角度深入研究，直觀地、專業(yè)地展示和記載了中國社會和組織的發(fā)展歷史和優(yōu)秀成果。

2.檔案管理的劣勢分析

（1）當(dāng)前大部分檔案館還是以紙質(zhì)檔案為主，管理手段也非常落后，檔案部門大部分還是按照傳統(tǒng)作業(yè)流程設(shè)置部門、配置人員，檔案部門的主要業(yè)務(wù)還是以檔案資料的簡單保管、借閱為主，檔案資源開發(fā)和利用的工作力度還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

（2）檔案管理信息化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，檔案管理數(shù)字化與各部門管理信息系統(tǒng)不能相互兼容，無法實現(xiàn)信息資源共享。所謂的數(shù)字化，就是靠手工錄入方式獲取數(shù)據(jù)資料，這樣重復(fù)干工作，必然會導(dǎo)致工作效率大大降低，錯誤率大大上升。

（3）單位負(fù)責(zé)人沒有認(rèn)識到檔案管理及其信息資源建設(shè)工作的重要性，投入的檔案建設(shè)的經(jīng)費最多只是維持檔案館一些基本業(yè)務(wù)的支出而已，檔案數(shù)字化建設(shè)無法正常前行，致使檔案管理步伐已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落在時代的后面。檔案部門也成為一個安置家屬或放置閑雜人員的機(jī)構(gòu)。在檔案部門任職的管理人員大部分由其他專業(yè)人士中途轉(zhuǎn)崗或調(diào)入的，他們一般只經(jīng)過3-5天業(yè)務(wù)培訓(xùn)就上崗了。在信息化的今天，檔案與廣大百姓的關(guān)系越來越密切，檔案利用的頻率會越來越高，但是檔案部門既缺少專門的專業(yè)技術(shù)人員來進(jìn)行科學(xué)管理，并且使用的管理工具又相對落后，這樣必然大大降低檔案管理工作效率、工作質(zhì)量，這種狀況已經(jīng)無法滿足新時期檔案管理的要求。

（4）館藏貧乏是我國檔案館的老大難問題，因為收集館藏的工作不僅需要很長的時間，還需要非常巨大的經(jīng)費投入。如果想使檔案館館藏比例有所改觀，并且要達(dá)到館藏豐富的要求，是一個長遠(yuǎn)而艱巨的任務(wù)。

3.檔案管理的機(jī)會分析

（1）習(xí)近平總書記號召：“新時代要有新氣象，要有新作為?！?/p>

（2）國家檔案局頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五“規(guī)劃綱要》明確要求：“創(chuàng)新檔案信息管理模式，加快與信息社會融合，明顯提升以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平” “提高檔案公共服務(wù)能力，要創(chuàng)新服務(wù)方式，多渠道開發(fā)檔案資源，不斷向社會推出精品力作和舉辦受公眾歡迎的活動”檔案機(jī)構(gòu)只有通過利用才能把自身與社會有機(jī)地連接起來，向社會證明自身存在的意義和價值，才能塑造良好的社會形象，贏得社會大眾的廣泛認(rèn)同。

（3）新型檔案的出現(xiàn)，大大豐富了檔案類型，檔案的“隊伍”也越來越壯大，如，音像檔案、縮微檔案、機(jī)讀檔案、電子文件已開始大規(guī)模加入到檔案這個“家庭”中來了。新型檔案讓檔案利用速度和效率也有了很大提高。

4.人事檔案的問題分析

（1）新型檔案作為現(xiàn)代科技的產(chǎn)物，它的確使檔案利用速度和效率質(zhì)量都有了很大提高。但檔案利用中的信息安全成為了當(dāng)今困擾檔案界的一大難題。新型檔案的出現(xiàn)，就意味著檔案人員都必須成為復(fù)合型檔案人才。因此，當(dāng)務(wù)之急，就是要重新塑造檔案管理人員職業(yè)形象和理念，并不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。

（2）《檔案館》規(guī)定：“博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位保存的文物、圖書資料同是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理?！庇捎跈n案館長期對外宣傳的力度不夠，一些社會組織和公民對檔案館缺乏信任，不愿將所藏的具有高價值的檔案交給檔案部門，而寧愿交給博物館、圖書館、紀(jì)念館等其他文化機(jī)構(gòu)。在這么多文化機(jī)構(gòu)中，檔案館如何獲得盡可能多的檔案文化資源，不僅是在保護(hù)社會文化，也是在維護(hù)檔案館在社會文化領(lǐng)域中的地位。

二、新時期檔案管理策略

1.檔案教育和培訓(xùn)的水平是衡量國家檔案事業(yè)發(fā)展水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。繼續(xù)教育日益受到重視，繼續(xù)教育形式更加豐富，內(nèi)容更貼近時代。首先，認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《保密法》等相關(guān)法律法規(guī)，建立適用本地方或本機(jī)構(gòu)的檔案管理制度。檔案工作人員要嚴(yán)格按照安全保障制度開展工作。其次，增加人才培養(yǎng)資金的投入，建立檔案管理人員再培訓(xùn)機(jī)制，拓寬檔案人才繼續(xù)再教育的渠道，保證每位現(xiàn)有的檔案人員都有參加培訓(xùn)和外出交流學(xué)習(xí)的機(jī)會。再次，針對不同層次的檔案管理人員設(shè)置不同學(xué)習(xí)課程，向?qū)W員傳授本專業(yè)的新知識、新技能，介紹當(dāng)今檔案界的新動態(tài)，新趨勢，使他們更好地適應(yīng)本職工作。

2.建立一套完善的、先進(jìn)的檔案管理信息化體系。引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，建立以網(wǎng)絡(luò)為核心大數(shù)據(jù)管理平臺，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理;增加檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和設(shè)備資金投入，建設(shè)先進(jìn)的、科學(xué)的檔案館，配備先進(jìn)的計算機(jī)等相關(guān)專業(yè)硬件和專業(yè)軟件;按照國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)完善檔案數(shù)字化工作，將館藏檔案資源快速分類錄入，對圖片、音頻等資料進(jìn)行微縮備份、科學(xué)保存，建立完整的、科學(xué)的檔案存儲和檢索系統(tǒng)。

3.采取各種形式開發(fā)檔案資源，為社會利用檔案資源提供服務(wù)。檔案館應(yīng)積極采取各種措施促進(jìn)檔案的利用：一是舉辦檔案展覽，向社會宣傳檔案館及檔案庫里的館藏資料，介紹歷史知識、科學(xué)知識、地方史記、名人名事、地方特產(chǎn)、地方發(fā)展史、民間風(fēng)俗習(xí)慣等，使社會民眾加深對檔案的了解和認(rèn)識，進(jìn)一步理解檔案的價值和作用，增強(qiáng)社會檔案意識。二是借助檔案對青少年進(jìn)行愛國教育，定期組織中學(xué)生到檔案館看檔案實物或圖片檔案，培養(yǎng)青少年檔案利用意識和增強(qiáng)學(xué)生學(xué)習(xí)歷史的興趣。三是在館內(nèi)設(shè)立環(huán)境舒適的閱覽室，設(shè)置觸摸屏向用戶展示檔案館的機(jī)構(gòu)設(shè)置和館藏等內(nèi)容，借助計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案利用提供各種途徑的檢索服務(wù)，能夠更加方便用戶快速而精確地查詢檔案。廣泛應(yīng)用電話、傳真和電子郵件等先進(jìn)通訊工具，滿足社會多樣化用戶的咨詢服務(wù)。

三、在大數(shù)據(jù)時代的背景下，信息化是檔案管理必經(jīng)之路，做好檔案信息的真實、全面、安全的工作，我們應(yīng)該做到下面幾點：

1.為確保數(shù)字檔案資源的安全管理和有效利用。第一，計算機(jī)管理工作人員采取必要的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全手段，比如視頻保護(hù)（干擾技術(shù)），屏蔽技術(shù)、內(nèi)外網(wǎng)隔離技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測技術(shù)加監(jiān)管和防范。第二，數(shù)字檔案室必須由專人保管，并負(fù)責(zé)安全保密工作，還應(yīng)定期更改數(shù)字檔案室的登錄密碼，不得向他人泄露。第三，檔案利用時，檔案管理人員應(yīng)遵守國家相關(guān)保密的規(guī)定，采取公民身份認(rèn)證，控制權(quán)限等安全措施，用戶網(wǎng)上查詢權(quán)限就應(yīng)根據(jù)電子檔案的實際內(nèi)容和利用用戶的需求來設(shè)置。第四，涉密檔案禁止上外網(wǎng)，故不得提供網(wǎng)上查詢。第五，絕對禁止外來存儲介質(zhì)在檔案管理系統(tǒng)的計算機(jī)上使用。

2.做好存儲和備份工作。做好電子檔案和傳統(tǒng)檔案數(shù)字副本的存儲和備份工作，將數(shù)字化掃描的圖像和數(shù)據(jù)目錄按照地方《檔案數(shù)字化實施細(xì)則》的相關(guān)規(guī)定格式存儲到檔案存儲專用光盤和移動硬盤、U盤等介質(zhì)上，并且要一式三套，兩套交存本單位（一套由專人封存保管，一套供提供利用），另一份交存異地的檔案合作單位封存保管，預(yù)防天災(zāi)人禍的發(fā)生。

3.加大力度收集分散在民間的檔案，提高檔案館在國家社會文化領(lǐng)域中的競爭力。檔案管理部門應(yīng)該層層動員，布置、調(diào)配必要的資金和人員，積極主動采取各種手段收集民間的檔案文化資源，對于處境危險的民間檔案文化資源，要及時收集它們復(fù)制件或者照片。在發(fā)現(xiàn)瀕于毀滅的重要檔案，應(yīng)及時按照法律規(guī)定采取搶救、保護(hù)手段。還要加強(qiáng)與其它文化機(jī)構(gòu)的相互協(xié)作，對收藏在其他文化機(jī)構(gòu)中的檔案情況、保存狀況進(jìn)行摸底調(diào)查，對于其中比較珍貴的檔案，應(yīng)及時取得復(fù)制件或者縮微檔案。

四、結(jié)語

總之，檔案事業(yè)是一項長遠(yuǎn)而偉大的事業(yè)。檔案館作為檔案事業(yè)的主要職能部門，不僅要借助檔案宣傳歷史，展示以往人類的社會實踐經(jīng)驗對現(xiàn)代社會發(fā)展的重要作用，還要把館藏檔案信息最大限度地開發(fā)出來，為社會的方方面面服務(wù)，逐步提高檔案館在社會上的知名度。

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作者簡介：蔣碧蓉（1973-），女，漢族，籍貫：湖南省耒陽市，職稱：館員、經(jīng)濟(jì)師，學(xué)歷：本科，研究方向：綜合檔案管理。