人力資源管理軟件在人事檔案管理中的作用

郭麗 孫作麗

摘 要： 我院引進的人力資源管理軟件在人事檔案管理中雖然存在不足，但發(fā)揮了重要作用，是傳統(tǒng)人事檔案管理的有益補充。本文通過分析我院人力資源管理軟件在人事檔案管理中的作用，旨在加快人事檔案管理的信息化，通過科學合理的信息系統(tǒng)或軟件促進人事檔案管理水平的提高。

關鍵詞：人力資源管理;人事檔案;醫(yī)院

人力資源是醫(yī)院的重要戰(zhàn)略資源，是核心競爭力。醫(yī)院人事檔案管理是人力資源管理的基本工作之一，對于提高醫(yī)院人力資源管理水平起著關鍵的作用。目前，各醫(yī)院普遍存在人事檔案管理空間不足、人員不專、信息化程度不高及動態(tài)管理不及時的問題。高效完善的人事檔案管理軟件對于檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化具有重要意義。

一、傳統(tǒng)檔案管理中常見的問題

1.對人事檔案重視程度不夠，管理模式落后

醫(yī)院工作以臨床一線為主，檔案工作不能為醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟和社會效益，所以普遍存在領導不夠重視的問題。有的醫(yī)院甚至沒有綜合檔案室或者專門的人事檔案存放室，人事檔案、文書檔案、科技檔案、會計檔案等分散在各科室管理，檔案保存空間不足、條件不好、保密性不強，基礎設備、硬件設施配套不足。一旦丟失或損壞重要檔案，損失不可估量。

2.人事檔案管理人員不專，素質(zhì)有待提高

目前，很多醫(yī)院的人事檔案都未設專職人員管理，即使設立了也很少是檔案專業(yè)人員。多數(shù)管理人員為人事部門人員兼職，存在時間和精力管理不足的問題，人事檔案資料收集的真實性和全面性存在問題。由于缺乏材料及時歸檔意識，檔案管理人員“坐”等材料、被動收集，使人事檔案材料長期積壓和滯留在單位和個人手中。比如，對需要歸檔的學歷、勞資、獎懲等人事檔案資料沒有及時整理裝入個人檔案，從而造成檔案材料不完整。有的即使收集整理了材料，也只是簡單的裝盒，沒有經(jīng)過復核或嚴格的資料審核，嚴重影響人事檔案的開發(fā)利用，甚至影響干部選拔任用。審核管理人員應該具有較高的人事檔案管理能力，醫(yī)院需要加強提高專業(yè)管理人員的素質(zhì)，充分調(diào)動其工作的積極性和主動性，重視個人業(yè)務和工作能力的培養(yǎng)。

3.人事檔案軟硬件建設不足，信息化程度不高

一些醫(yī)院人事檔案硬件配備不足，缺乏必要的掃描儀、數(shù)碼相機、縮微設備、專用移動存儲設備等，軟件建設更是無從談起。隨著電子信息技術的不斷發(fā)展，信息化在人事檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。一套實用、易用、通用的軟件，對提高人事檔案信息資源的利用率、整體工作效率，為醫(yī)院決策起到了事半功倍的效果。員工使用信息系統(tǒng)工作，比如，做個人檔案管理、個人檔案查詢、個人晉升規(guī)劃、日?？记诠芾?、人員調(diào)動等能夠提供快速度、高精準、大容量的查詢形式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動篩選，醫(yī)院的每個員工也都可以通過醫(yī)院的軟件系統(tǒng)實現(xiàn)個人檔案資料的查詢，將人事檔案管理工作化繁為簡。

二、人力資源管理軟件（HR）在人事檔案管理中的作用

1.電子信息存儲量大，占用實地空間小

該軟件將個人所有人事信息（基本信息，個人履歷，社會關系，職稱晉升，專業(yè)技術聘任、執(zhí)業(yè)資格、調(diào)動，獎懲，繼續(xù)教育及相應的多媒體資料）導入系統(tǒng)，軟件存儲量大，并且不占據(jù)實地空間，查詢方便，人事部門可以快速有效地查找到員工的信息，提高工作效率。我院引進的人力資源軟件只需在內(nèi)網(wǎng)安裝便可方便快捷使用。

2.統(tǒng)計分析方便快捷，利于醫(yī)院決策

該軟件參考國家人力資源部門的工資年報，建立了格式化的表格，借助該軟件，既可以快速統(tǒng)計人事勞資信息，提高工資年報填報效率，又可進行人力資源分析，通過分析各科室人員年齡、職稱、學歷結構是否合理，為醫(yī)院構建合理人才梯隊提供依據(jù)，與查找紙質(zhì)人事檔案相比，能更加快速地為領導提供決策依據(jù)。

3.實現(xiàn)信息和資源的共享

各科室及每個人都有賬號和密碼，員工可以快速查找信息。在職稱晉升、專業(yè)技術競聘等工作中，需要醫(yī)務、科教、人事部門的信息歸整，各職能科室可以快速查找到需要的信息，有利于醫(yī)院各部門之間的聯(lián)系與合作，與需要嚴格審批程序方可借閱的紙質(zhì)人事檔案相比，有效地提高了醫(yī)院人事信息的使用價值。

我院引進該軟件在醫(yī)院人員調(diào)動、職稱晉升、專業(yè)技術聘任、干部選拔等重要人事工作中查詢方便，工作效率得以提高，為醫(yī)院決策提供了快速有效的依據(jù)。

三、人力資源管理軟件（HR）在人事檔案管理中存在問題

1.軟件的投入與維護使用成本高

引入該軟件及后期維護都需要一定的成本。軟件引進后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案仍需按照人事檔案的規(guī)范化要求進行整理、歸檔和保存，需要耗費大量的人力、物力和精力，軟件的維護與使用、人員培訓、資料收集等方面的工作也使人力等各方面成本增加。

2.軟件中存儲信息的準確性、完整性是最大問題

在收集個人所有信息時，必須保證完整準確，否則查閱和利用這些信息毫無價值。但在軟件信息收集錄入過程中，由于文件的數(shù)量過多，該軟件每天記錄的信息都需要本人逐一核對確認，相關紙質(zhì)文件還需要掃描導入，人事檔案管理員還要進行二次核對并進行資料的整理和分類，所以整個電子人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，需要耗費大量的時間、人力和精力。而傳統(tǒng)的人事檔案，材料的歸檔是一個循序漸進的過程，歸檔時都有嚴格的準入標準和審核，更加真實準確。

3.軟件的安全性和保密性較傳統(tǒng)人事檔案不足

因為信息系統(tǒng)容易遭受黑客攻擊，電子信息更易修改和破壞，而且在修改和破壞后不留痕跡，從而無法確定其真實性。另外，由于人事檔案管理人員多為兼職非專業(yè)人員，如果檔案安全意識不足或者精力不足，容易使電子人事信息失真。公立醫(yī)院傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案保管有專門的檔案管理相關規(guī)定，并且有上級衛(wèi)生行政部門的統(tǒng)一督導與培訓，安全性和保密性更高。

四、人力資源管理軟件（HR）在人事檔案管理中的開發(fā)和利用

1.科學進行成本效益分析

增強醫(yī)院領導對人事檔案管理重要性認識，使其認識到人事檔案管理對醫(yī)院人才培養(yǎng)、干部選拔任用的重要性，對醫(yī)院標準化建設的重要性，才能在資金、技術和人員上支持檔案管理工作的開展。首先，建設完善的硬件設備，如專門人事檔案室、專職檔案管理員、專業(yè)的檔案室設備，同時做好防火防潮防蟲等保障。另外，選擇科學合理的軟件，使人事檔案管理工作可以更系統(tǒng)化、更方便、更有效率，減少工作人員繁重的工作任務，為醫(yī)院節(jié)省大量的人力、物力。

2.配齊配專人事檔案管理人員

目前，醫(yī)院人事檔案的生成者、保管者和檢查者幾乎都是兼職的人事部門工作人員，盡管他們有較高的學歷，但經(jīng)過檔案管理培訓的卻很少，工作人員也盡職盡責，但工作成果卻難免不專業(yè)、不規(guī)范 。醫(yī)院要配備具有良好思想道德素質(zhì)、專業(yè)人事檔案管理能力、熟練信息技術的人員從事人事檔案管理工作。另外，人事檔案與其他檔案相比，其保密性更強，要配備保密意識強、堅持原則的檔案管理人員。此外，還要經(jīng)常組織外出培訓學習，做好職業(yè)道德、專業(yè)知識、信息技術培訓，特別是對軟件操作技術的培訓和良好的信息導入習慣的培養(yǎng)，同時借助績效管理等手段，充分調(diào)動員工的工作積極性、創(chuàng)造性和責任感，不斷提高工作的質(zhì)量和效率，協(xié)助醫(yī)院工作有序而高效地運行。

3.加大人事檔案重要性的宣傳力度

通過宣傳不僅使醫(yī)院領導認識人事檔案的重要性，而且使醫(yī)院工作人員認識到人事檔案和個人利益密切相關，與個人入職、考核、晉升、離職都密不可分。入職需要進行任前檔案審核，晉升提拔需要進行專項審核，所有個人考核資料都存入人事檔案，作為工資晉升和評價個人的重要依據(jù)，離職也需要進行檔案轉(zhuǎn)移，到新單位再進行檔案的審核。因此，人事檔案伴隨職業(yè)人的整個生涯，對工作人員的職業(yè)發(fā)展有很大的幫助。醫(yī)院應多進行此方面的宣傳，讓員工從思想上重視、從行動上配合人事檔案管理工作。

4.增強軟件安全意識，落實防保措施

人事檔案的保密性較其他檔案更強，但有些醫(yī)院對檔案的保存或保密意識不重視，造成了許多重要文件的丟失或人事信息的泄露。電子文件的保密性更重要，因為電子文件更易被修改和破壞，而且在修改和破壞后可以不留任何痕跡，從而無法確定其真實性。因此，應該加強檔案的安全意識 ，利用先進技術建立軟件防火墻、設置檔案訪問權限以及進行網(wǎng)絡加密。防止電腦黑客的入侵，開機或打開重要文件時設置密碼加密， 及時更新軟件， 防止系統(tǒng)的不兼容性或病毒的入侵。對已經(jīng)處理好的文件可以設置成PDF格式、只讀文件等格式， 避免人為故意的修改，確保信息的真實性。所有資料最好有多于兩份的電子備份， 在保存時避免高溫、高濕、強磁場的環(huán)境， 最好用塑料薄膜密閉起來， 并由不同的人保存， 確保檔案的安全性。

總之，醫(yī)院人事檔案管理既需要傳統(tǒng)的管理辦法，又需要借助現(xiàn)代化的信息管理軟件，將人力資源管理軟件應用于人事檔案管理中，發(fā)揮其存儲量大、占用空間小、方便快捷查詢、工作效率高的作用，避免信息不準確與不安全的問題，將會大大提高人事檔案管理效率，對于檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化具有重要意義。同時，對于充分利用人事檔案信息的價值，及時有效為醫(yī)院發(fā)展提供決策依據(jù)，幫助個人做好職業(yè)生涯規(guī)劃具有積極作用。

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作者簡介：郭麗，女，碩士研究生，煙臺市口腔醫(yī)院館員，政工科副科長，主持政工科工作，研究方向：人事檔案。