信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新探討

摘 要：在信息化時代，信息技術(shù)滲透到了生活的方方面面，對于事業(yè)單位來說，檔案管理工作的信息化將對其工作效率的提高具有重要的作用。相對于傳統(tǒng)的檔案管理，信息化的檔案管理不僅節(jié)約了檔案管理的時間，還減少了人力成本。同時，在信息化的背景下檔案管理工作同樣有其不足之處。本文通過分析信息化背景對于事業(yè)單位檔案管理工作開展的意義，探究了信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作的問題，從而提出相應(yīng)的創(chuàng)新思路，希望為進一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作提供參考意見。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;檔案管理工作;創(chuàng)新思路

一、信息化背景對于事業(yè)單位檔案管理工作開展的意義

隨著時代的飛速發(fā)展，事業(yè)單位逐漸將工作的重點轉(zhuǎn)向檔案管理工作中。做好檔案管理工作，一方面能夠為事業(yè)單位的發(fā)展取得良好的效益，另一方面可以協(xié)調(diào)事業(yè)單位的多項工作，從而保證工作開展的有條不紊。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在信息化背景之下，事業(yè)單位的檔案工作也有了新的進展。首先，信息化背景之下為檔案資料的完整性提供了保障。相對于傳統(tǒng)方式的檔案管理，信息化的檔案管理將所有的信息資料進行統(tǒng)一記錄，并且有相關(guān)的管理軟件進行留存以及備份，防止信息的丟失，保證了信息的完整性。其次，信息化技術(shù)提高了事業(yè)單位檔案管理工作的效率。從檔案管理工作的本質(zhì)來看，其大多是簡單而重復(fù)的工作，但同時信息量也較大，操作較為繁瑣。因此傳統(tǒng)的人工操作方式一方面浪費較多的時間，另一方面出錯率也更高。在信息時代，利用機器進行簡單重復(fù)性工作的處理，顯然更加高效以及準確，不僅減少了人工成本，還提高了檔案管理的水平。再者，信息化還能有效地加強檔案信息的利用以及交流。在傳統(tǒng)的檔案管理中，事業(yè)單位的檔案僅供自身使用，并且由于紙質(zhì)檔案的局限性，導(dǎo)致檔案的查閱以及搜索受到時間以及空間的限制，以此阻礙了檔案信息的再利用。但是信息化的背景下能夠較好地解決這一問題，檔案信息得到了統(tǒng)一的管理，一方面能夠幫助多數(shù)人同時簡單快捷的查閱，另一方面能夠使得檔案資源得到交流與共享。

總而言之，信息化對于事業(yè)單位的檔案管理工作有極大的意義。但同時由于信息化檔案管理尚處于初期，還存在一些問題需要解決，因此需要為事業(yè)單位的信息化管理尋找到符合實際的創(chuàng)新思路。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)存問題

1.信息化意識較為薄弱

雖然我國全民的信息化水平較高，但是對于事業(yè)單位來說，要實現(xiàn)全面的信息化，還面臨著諸多問題。比如，設(shè)備成本問題、信息化理念沒有深入人心等問題。其中，事業(yè)單位內(nèi)部整體信息化意識較為薄弱是事業(yè)單位中阻礙檔案管理信息化的關(guān)鍵之一。由于因循守舊等影響，導(dǎo)致很多事業(yè)單位還采用傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)形式。除此之外，一些事業(yè)單位雖然已經(jīng)開始利用信息化手段進行檔案管理工作，但仍然流于形式，缺乏主動的意識。由于信息化意識的薄弱，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作還沒有跟上時代的變化，滿足時代的需求，從而使其效率沒有得到提升。

2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

在信息化時代，若要實現(xiàn)檔案管理的信息化，就需要有專業(yè)人才進行操作。但是從事業(yè)單位的人才現(xiàn)狀來看，其檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)并沒有達到要求。網(wǎng)絡(luò)時代的檔案管理人員，一方面需要具備專業(yè)的檔案管理知識，另一方面還需要具備一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并且能夠熟練操作計算機設(shè)備。然而，由于對人員要求過高，在實際工作中缺乏相關(guān)的專業(yè)人才，從而出現(xiàn)檔案管理過程中信息丟失的情況。此外，由于檔案管理人員信息化操作的水平較低，導(dǎo)致采用信息化之后的效率不高反而更低。總而言之，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的低下，導(dǎo)致了檔案管理工作的信息化優(yōu)勢尚未體現(xiàn)。

3.電子檔案的安全隱患高

在信息化的背景之下，檔案管理的對象由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)榱穗娮訖n案。一方面電子檔案存在易于存儲和利用空間更大的優(yōu)勢，但是另一方面電子檔案也導(dǎo)致信息存在一定的泄露問題，其安全隱患較高。與此同時，很多事業(yè)單位雖然采用了信息化的手段進行檔案管理工作，但是較為重視檔案的收集和整理工作，而沒有考慮其保密工作，比如說電子檔案利用的過程中存在人為泄密問題等，從而使得其安全系數(shù)較低。電子檔案的安全隱患，是推進事業(yè)單位檔案管理信息化的最大障礙之一，對于一系列關(guān)系到電子檔案涉密的問題，都需要事業(yè)單位進行相關(guān)排查，從而采取相應(yīng)的防范措施。

三、信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

雖然信息化背景之下引發(fā)了事業(yè)單位檔案管理工作的一些問題，但對于事業(yè)單位來說，一方面需要積極應(yīng)對并且及時避免，另一方面還需要對檔案管理工作有更多的創(chuàng)新思路。

1.創(chuàng)新信息化管理理念

事業(yè)單位若想要創(chuàng)新檔案管理工作，逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，其中重要的一點是創(chuàng)新信息化的管理理念，從思想意識上實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理形式向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變。尤其對于事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來說，一方面需要對信息技術(shù)有一定的認可，認識到信息化能夠有效地提高檔案管理工作的效率，另一方面要對檔案管理信息化予以一定的投資，保證其需要的硬件設(shè)備，通過加大對新型檔案管理系統(tǒng)的引進以及數(shù)據(jù)庫的開發(fā)力度，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。

2.健全檔案管理信息系統(tǒng)

對于事業(yè)單位來說，非盈利和服務(wù)性質(zhì)決定了其檔案管理工作對未來的發(fā)展具有重要的作用。因此，健全檔案管理信息系統(tǒng)對推動其信息化發(fā)展有著重要的作用。首先，需要優(yōu)化檔案管理的流程并且進行持續(xù)性的改進，以此保證符合事業(yè)單位本身的發(fā)展需要。其次，需要開發(fā)管理信息系統(tǒng)的軟件功能，從而確保其實施過程中發(fā)揮出最大的價值。最后，是建立健全有效地內(nèi)部制度，這一步驟的實施是為檔案管理工作的信息化提供應(yīng)有的保障。

3.培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是檔案管理工作順利進行的關(guān)鍵，由于信息化背景下對檔案管理人員有著更高的要求，因此需要加大復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)力度，從而推動檔案管理的信息化發(fā)展。對于事業(yè)單位來說，一方面需要加大對人才的培養(yǎng)力度，比如，定期開展培訓(xùn)會等，以提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，從而提高檔案管理的效率。另一方面事業(yè)單位還需要開展相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，從而幫助檔案管理人員熟練掌握操作信息化設(shè)備的能力，在進行培訓(xùn)之后，還需要對相關(guān)人員進行考核，從而驗證學(xué)習(xí)的效果。此外，還可以將考核的成績計入相關(guān)人員的績效體系中，一方面督促檔案管理人員不斷完善自身素質(zhì)，另一方面在單位內(nèi)部建立起良性競爭形態(tài)。

4.電子檔案涉密問題的防范措施

電子檔案信息安全水平對于檔案管理的信息化來說尤為重要，其關(guān)系到檔案管理的信息化工作能否可持續(xù)發(fā)展。針對上文所說的電子檔案涉密等問題，事業(yè)單位可以通過采取以下措施進行相應(yīng)的防控。首先，加大對相關(guān)人員的教育學(xué)習(xí)力度。一方面定期對工作人員進行思想教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身素質(zhì)及依法履職的能力，要求嚴格按照法律、法規(guī)做好檔案管理工作，防范出現(xiàn)廉政風(fēng)險。另一方面還需要加強監(jiān)督人員的能力，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，并且向上反映。其次，管理人員要定期對電子檔案利用情況進行抽查，一旦發(fā)現(xiàn)可能存在的問題，立刻約談有疑點人員，如明確人員發(fā)生瀆職行為，嚴格按照制度規(guī)定進行處理。再者，在事業(yè)單位內(nèi)部加強對電子檔案利用涉密問題的嚴重性進行宣傳，以此杜絕部分人員存在投機心理。

四、結(jié)語

總之，隨著信息化水平的不斷提高，社會的正常運行離不開信息化的推動。對于事業(yè)單位來說，其檔案管理工作也需要進行相應(yīng)的創(chuàng)新，從而不斷與時代接軌，推動檔案管理工作的信息化就是必要途徑之一。信息化背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作效率能夠得到有效地提高，從而為事業(yè)單位更好地履行工作職能奠定了基礎(chǔ)。

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作者簡介：陳嵩（1982-），男，中山，中山市自然資源檔案館，中山，528400，漢，中級（檔案館員）本科，檔案管理。