電子檔案與紙質(zhì)檔案并存期管理工作的有機(jī)結(jié)合

摘 要：由于電子檔案的載體形式多樣，可復(fù)制利用率高，儲(chǔ)存方便等特點(diǎn)，已經(jīng)成為檔案管理的重要表現(xiàn)形式。但傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在檔案管理工作中，依然發(fā)揮著自身應(yīng)有的作用，電子檔案并不能全部代替紙質(zhì)檔案的作用，應(yīng)該兩者兼顧，有機(jī)結(jié)合。本文首先分析了電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系、優(yōu)勢(shì)、區(qū)別，然后論述了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理工作的有機(jī)結(jié)合對(duì)策，希望通過本次研究對(duì)同行有所幫助。

關(guān)鍵詞：電子檔案;紙質(zhì)檔案;并存管理;有機(jī)結(jié)合

電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案各有優(yōu)勢(shì)，在應(yīng)用管理方面，電子檔案管理效率更高，更加方便，便于儲(chǔ)存。但是現(xiàn)階段紙質(zhì)檔案并不能被電子檔案完全取代，紙質(zhì)檔案在辦公過程中所發(fā)揮的作用依然不可小覷。在這一背景下，就要求檔案管理工作人員結(jié)合兩種檔案的具體表現(xiàn)形式、特點(diǎn)，進(jìn)行針對(duì)性管理，把紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理有機(jī)結(jié)合，促使檔案管理工作效率提升，發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系

在目前的檔案管理系統(tǒng)中，檔案信息的主要儲(chǔ)存方式分為兩種，一種是電子檔案，另一種是紙質(zhì)檔案。無紙化辦公理念的實(shí)施，使得紙質(zhì)檔案自身所存在的缺陷日漸突出，尤其是在檔案儲(chǔ)存和檔案保存方面，使其很難適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的發(fā)展要求，這就為電子檔案發(fā)展提供了條件。與紙質(zhì)檔案數(shù)量多、體積大、儲(chǔ)存難、查詢難相比，電子檔案擁有更大的儲(chǔ)存量、體積更小、儲(chǔ)存效率更高、信息傳遞過程中不受時(shí)間、空間限制，利用網(wǎng)絡(luò)或數(shù)據(jù)庫(kù)檢索關(guān)鍵詞，就能夠查詢到自己想要的電子檔案。因此從檔案的儲(chǔ)存角度、利用角度分析，電子檔案具有更為明顯的優(yōu)勢(shì)，在今后有著更為廣泛的應(yīng)用。當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，電子檔案并不能完全替代紙質(zhì)檔案的功能，兩者之間各自發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，呈現(xiàn)較為密切的關(guān)系。在電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的大背景下，檔案采用雙套制或雙軌制管理模式，確保二者在管理過程中更加合理高效。

二、電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)

1.儲(chǔ)存方式多樣，信息密度高。電子檔案儲(chǔ)存是以新型的電子材料作為儲(chǔ)存載體，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過代碼進(jìn)行信息讀取。電子檔案所包含的各種檔案信息，除了紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存的文字和圖片之外，還能夠儲(chǔ)存其他多種形式的檔案信息，如聲音、圖像、影像等，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法比擬的。隨著儲(chǔ)存介質(zhì)的發(fā)展，載體由過去的光盤，向著高度集中的記憶卡、硬盤方向轉(zhuǎn)變。并且電子檔案的信息儲(chǔ)存密度更高，它可以在較小體積的儲(chǔ)存載體上儲(chǔ)存數(shù)以萬(wàn)計(jì)、千萬(wàn)計(jì)的檔案信息。由于整個(gè)電子檔案的儲(chǔ)存空間較小，它能夠大大節(jié)省儲(chǔ)存空間，降低檔案室容量，這在很大程度上就解決了檔案保存和儲(chǔ)存空間之間的矛盾。電子檔案不管是在管理還是在后期利用都十分便利。

2.檔案信息的可重復(fù)利用性。相對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，電子檔案的重復(fù)利用率更高，不受時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享。紙質(zhì)檔案形成檔案保存之后，查閱和利用受到很多規(guī)章制度限制，這主要是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的生命周期相對(duì)較短，紙張是一種十分脆弱的儲(chǔ)存載體，如果頻繁翻閱，頻繁利用，會(huì)對(duì)檔案本身造成不可逆轉(zhuǎn)的損害。通常情況下，一些珍貴的、利用價(jià)值較高的紙質(zhì)檔案，都是通過復(fù)印件進(jìn)行利用。但通過將紙質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)印，又增加了相關(guān)方面的經(jīng)濟(jì)成本投入。此外，紙質(zhì)檔案的另外一個(gè)缺點(diǎn)就是不能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，受到時(shí)間、空間限制較大。在同一個(gè)時(shí)間維度內(nèi)，只有一方能夠利用該文檔。電子檔案作為一種可以傳輸重復(fù)利用的文檔表現(xiàn)形式，他能夠不受時(shí)間空間的限制，可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效傳輸。同時(shí)電子檔案還能夠輕松完成復(fù)制，提高了檔案的重復(fù)利用率，并且不會(huì)對(duì)整個(gè)檔案信息造成太大損害。電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)同一個(gè)時(shí)間維度不同空間的多個(gè)用戶共同利用，不管是利用率還是共享率，都顯著高于紙質(zhì)檔案。

3.電子檔案的利用條件便捷。電子檔案由于自身儲(chǔ)存體積相對(duì)較小，復(fù)制簡(jiǎn)便，傳輸利用率更高，限制條件較少，使得電子檔案的利用效率要顯著高于紙質(zhì)檔案。通常情況下，紙質(zhì)檔案在利用之前都需要提交申請(qǐng)，并且在規(guī)定的時(shí)間到規(guī)定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱和使用，這就從時(shí)間、空間和條件上限制了檔案需求者對(duì)檔案信息的利用。而電子檔案具備遠(yuǎn)程傳輸能力，用戶可以通過注冊(cè)登錄相應(yīng)的平臺(tái)，獲取相應(yīng)的權(quán)利不受時(shí)間空間的限制，隨時(shí)調(diào)閱、利用相關(guān)檔案。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別

1.管理方式不同。紙質(zhì)檔案和電子檔案管理方式的不同，主要包含以下三個(gè)方面：首先，檔案歸檔方式不同。紙質(zhì)檔案在歸檔過程中，主要交由文書部門對(duì)已經(jīng)處理完畢的材料進(jìn)行分類整理，將其中有價(jià)值的資料按照資料和資料之間的聯(lián)系性，進(jìn)行統(tǒng)一整理，然后交由檔案管理部門進(jìn)行存檔。而電子檔案管理是將相關(guān)儲(chǔ)存好的信息，直接交由檔案管理部門進(jìn)行分類整理，不需要進(jìn)行分卷操作，節(jié)省了中間大量時(shí)間。操作者可以利用計(jì)算機(jī)，從各個(gè)角度對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，并設(shè)置檢索關(guān)鍵字，方便利用者的檢索利用;其次，檔案信息的移交方式不同。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案只有移交實(shí)物一種途徑，而電子檔案信息的移交方式多種多樣，它可以通過儲(chǔ)存載體進(jìn)行面對(duì)面移交，也可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行在線傳輸，或者通過載體復(fù)制之后進(jìn)行移交;最后，歸檔方式不同。紙質(zhì)檔案移交之后，需要對(duì)已經(jīng)立卷歸檔的檔案進(jìn)行編號(hào)、排列、分類，并將最終的結(jié)果用紙質(zhì)目錄記錄下來。而電子檔案歸檔之后，除了進(jìn)行上述工作之外，還需要注重電子檔案格式的轉(zhuǎn)換，必要時(shí)還需要對(duì)讀寫設(shè)備進(jìn)行歸檔，防止檔案無法讀取，無法利用。

2.庫(kù)存方式不同。不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，雖然利用方式不同，但是在具體存放過程中，都是以實(shí)體形式進(jìn)行存放。所以兩者在管理過程中，都需要做好防水、防潮、防霉、防火等工作。但對(duì)于電子檔案，由于其屬于一種特殊的檔案載體形式，對(duì)保存檔案的庫(kù)房要求更高，除了具備上述的功能之外，還對(duì)檔案保存地的輻射、紫外線、磁場(chǎng)、溫度等有著嚴(yán)格要求。部分利用價(jià)值較高的電子檔案，為了實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，還需要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)加密保護(hù)，防止檔案資料被竊取、盜用、篡改、復(fù)制。

四、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理工作的有機(jī)結(jié)合對(duì)策

1.重視完善新時(shí)期的檔案管理基本理論。無紙化辦公大背景下，電子檔案的規(guī)模越來越大，這就要求管理部門高度重視電子檔案理論創(chuàng)新，以此來不斷豐富和完善檔案管理基本理論體系。在全新歷史時(shí)期，要構(gòu)建完善的電子檔案管理規(guī)定，明確電子檔案管理范疇，尤其要對(duì)電子檔案的定義進(jìn)行科學(xué)界定，分析其主要來源和渠道，準(zhǔn)確進(jìn)行分類，確保電子檔案分類的科學(xué)性、合理性。同時(shí)還要進(jìn)一步明確電子檔案的性質(zhì)和特征，從而保證電子檔案材料收集得更加合理全面，將非電子檔案和電子檔案信息進(jìn)行有效區(qū)別，為后期電子檔案查詢、檢索、使用提供便利。在進(jìn)行具體的電子檔案管理時(shí)，應(yīng)該將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的相關(guān)管理規(guī)定充分融入其中，發(fā)揮管理制度在檔案管理工作中的指導(dǎo)作用，構(gòu)建紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理體系，有效識(shí)別電子檔案的真實(shí)性和有效性，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息的合理保存。紙質(zhì)檔案和電子檔案并存管理的大背景下，應(yīng)該針對(duì)電子檔案的特點(diǎn)，制定單獨(dú)的管理機(jī)制，采取合理的管理模式，運(yùn)用恰當(dāng)?shù)臋n案管理方法和管理標(biāo)準(zhǔn)，使得電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理有所差異，實(shí)現(xiàn)各自高效管理。

2.注重提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。現(xiàn)代電子檔案管理過程中，為了確保檔案管理的合理性、科學(xué)性，確保檔案信息資料高效儲(chǔ)存，提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力十分有必要。要引導(dǎo)檔案管理人員逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式、管理理念。在工作中，管理人員要高度重視電子檔案管理，結(jié)合實(shí)際，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，調(diào)整工作理念，儲(chǔ)備電子檔案管理領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案結(jié)構(gòu)的有效管控，提升管理水平。電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理背景下，對(duì)檔案管理人員提出了更高要求，除了要具備扎實(shí)的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的專業(yè)知識(shí)之外，還應(yīng)該加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，這樣做的目的是為了有效提升電子檔案的歸檔和管理水平，以便更好的適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案管理提出的新要求。

3.合理完善電子檔案保管設(shè)施。電子檔案與紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存方式存在很大差異，紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存地點(diǎn)在庫(kù)房，對(duì)整個(gè)儲(chǔ)存空間的要求較高，必須要求有較大的儲(chǔ)存空間，以容納更多的紙質(zhì)材料。隨著紙質(zhì)檔案的增加，儲(chǔ)存量和信息量之間的差異性逐漸顯現(xiàn)，尤其是某些紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)期存放之后，給整個(gè)存儲(chǔ)空間造成很大壓力，導(dǎo)致檔案管理效率低下，不利于檔案資料的高效利用。而對(duì)于電子檔案來說，其儲(chǔ)存介質(zhì)主要為光盤、磁盤、硬盤，儲(chǔ)存量較大，體積較小，不需要占據(jù)多大的空間，但由于這些儲(chǔ)存介質(zhì)對(duì)外界的多種影響因素較為敏感，所以在儲(chǔ)存時(shí)一定要確?？臻g的安全、合理，及時(shí)調(diào)整和完善相關(guān)電子檔案保管設(shè)備，以適應(yīng)電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)。

總之，檔案管理工作開展過程中，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共同管理，重視二者的綜合利用和開發(fā)，對(duì)提高檔案的管理效率、管理質(zhì)量、利用效率有很大幫助。正視兩者之間的關(guān)系，明確二者之間的優(yōu)缺點(diǎn)，探討兩者之間的差異，整合兩者之間的優(yōu)勢(shì)，從而形成戰(zhàn)略性的發(fā)展對(duì)策，從根本上促使兩種檔案表現(xiàn)形式能夠更好的發(fā)揮自身價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介：田超，（1987-）女，回族，黑龍江省漠河人，學(xué)歷：大學(xué)本科，職稱：館員，研究方向：檔案管理，現(xiàn)任單位內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬人民醫(yī)院。