自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策

湯沛淳

摘 要：自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)給自然資源部門提供了很多便利，體現(xiàn)了自然資源部門跟隨時(shí)代的思想。數(shù)字檔案室建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策在自然資源部門中受到重視，改變了工作人員對(duì)工作的思路，讓科學(xué)技術(shù)在檔案室建設(shè)中發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，提高自然資源部門數(shù)字檔案室的職能，更好得輔助工作人員工作。

關(guān)鍵詞：自然資源;數(shù)字檔案室;建設(shè);工作人員

數(shù)字檔案室建設(shè)是自然資源部門相應(yīng)國(guó)家號(hào)召，對(duì)檔案室進(jìn)行科學(xué)化建設(shè)的有效體現(xiàn)。通過(guò)數(shù)字化讓檔案室建設(shè)變得越來(lái)越規(guī)范，還能增加檔案室建設(shè)中的內(nèi)容，讓一些復(fù)雜的地方有效簡(jiǎn)化，方便工作人員對(duì)檔案的調(diào)閱、審核等。自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策讓工作人員對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)行了思考，對(duì)其中不合理的地方進(jìn)行了改善，讓自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)變得更好。

一、自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)存在的問(wèn)題

1.整理方式存在問(wèn)題

文件整理方式存在問(wèn)題是自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)存在的一個(gè)問(wèn)題，主要表現(xiàn)為歸檔文件與數(shù)字檔案室系統(tǒng)之間方式不一樣。文件整理方式主要按照“同一事由，組成一卷”進(jìn)行，對(duì)紙質(zhì)版的文件整理有很好的作用，讓工作人員進(jìn)行調(diào)閱、整理的時(shí)候方便很多。數(shù)字檔案室系統(tǒng)主要以數(shù)字化的方式，通過(guò)系統(tǒng)操作進(jìn)行，不需要依靠太多紙張，但是工程量較大，需要將檔案室中所有檔案輸入數(shù)字檔案室系統(tǒng)中。這兩種方法一種是紙質(zhì)版需要人工進(jìn)行查找、調(diào)閱、整理，一種是數(shù)字化系統(tǒng)通過(guò)系統(tǒng)就可以對(duì)需要的內(nèi)容進(jìn)行查找，兩種方式并存讓整理方式出現(xiàn)了不知該如何進(jìn)行的問(wèn)題，增加了自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)中的問(wèn)題。

2.電子文件不完整

電子文件不完整是自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)存在的一個(gè)問(wèn)題。這種問(wèn)題是由于數(shù)字檔案系統(tǒng)中某些設(shè)置不完善造成的。數(shù)字檔案系統(tǒng)是根據(jù)自然資源部門檔案室需要建立的，但是數(shù)字檔案系統(tǒng)中有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)權(quán)限審核、認(rèn)證等方面的漏洞，讓電子文件變得不完整。這種情況給自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)增加了問(wèn)題，讓自然資源部門中的很多科室進(jìn)行電子文檔歸檔時(shí)不能很好的整理歸類，降低了電子文件的完整性，減少了電子文件的有效性。電子文件不完整，對(duì)后期工作人員通過(guò)數(shù)字檔案系統(tǒng)調(diào)閱文件時(shí)容易出現(xiàn)閱讀不全的情況，這樣很容易降低工作人員對(duì)檔案文件的全面理解，對(duì)工作開展十分不利。

3.數(shù)字檔案室建設(shè)與實(shí)際應(yīng)用存在出入

數(shù)字檔案室建設(shè)與實(shí)際應(yīng)用存在出入是自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)存在的一個(gè)問(wèn)題。這個(gè)屬于技術(shù)層面的問(wèn)題，需要數(shù)字檔案室建設(shè)人員與自然資源部門進(jìn)行溝通，讓自然資源部門工作人員對(duì)自己需要的數(shù)字檔案室內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃并提供給技術(shù)人員進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)調(diào)試。數(shù)字檔案室建設(shè)與實(shí)際應(yīng)用存在出入體現(xiàn)了技術(shù)人員與自然資源部門工作人員溝通上的問(wèn)題，對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)中的內(nèi)容不全面，有的時(shí)候會(huì)缺少檔案種類，降低了工作人員調(diào)閱檔案的方便度和完整度。對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)也容易造成系統(tǒng)上的漏洞，讓數(shù)字檔案室的信息處于風(fēng)險(xiǎn)之中，降低數(shù)字檔案室建設(shè)職能。這種情況也容易造成工作人員在實(shí)際應(yīng)用中的困擾，讓工作人員對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)存在疑惑，對(duì)其抱怨連連，降低工作效果。

二、自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)的有效措施

1.改變文件整理方式

改變文件整理方式是自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)行有效措施的第一步，只有將文件整理方式與自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)系統(tǒng)中的方式保持一致，才能讓工作人員在工作的時(shí)候進(jìn)行的更順暢。讓數(shù)字檔案系統(tǒng)中的電子文件替代紙質(zhì)版文件，是對(duì)文件整理方式形式上的一種提升。增加了文件整理方式的科學(xué)性、技術(shù)性。

改變文件整理方式可以為工作人員節(jié)省出很多整理紙質(zhì)版文件的時(shí)間，當(dāng)工作人員需要調(diào)閱某些文件的時(shí)候也能從數(shù)字檔案室系統(tǒng)中進(jìn)行電子文檔調(diào)閱，避免了很多紙質(zhì)版的手續(xù)，減少了來(lái)往各科室的時(shí)間，讓工作人員工作起來(lái)更有效率。數(shù)字檔案室建設(shè)的時(shí)候工作人員可以將其在自然資源部門中進(jìn)行推廣，讓數(shù)字檔案室系統(tǒng)被工作人員所熟悉，在進(jìn)行使用的時(shí)候能發(fā)現(xiàn)其中的問(wèn)題。并與之前的文件整理方式進(jìn)行對(duì)比，增加數(shù)字檔案室建設(shè)的有效性，改變文件整理方式，讓文件整理方式變得更符合實(shí)際應(yīng)用。

在文件整理方式中數(shù)字檔案室建設(shè)系統(tǒng)將其中需要收集、管理、保存、使用等內(nèi)容在系統(tǒng)中有效體現(xiàn)出來(lái)，并對(duì)其中的各部分設(shè)置好權(quán)限，讓工作人員在系統(tǒng)中申請(qǐng)調(diào)閱后自動(dòng)進(jìn)入到下一個(gè)審閱人那里。減少了文件整理方式中紙制品的應(yīng)用。這種改變也讓紙質(zhì)版的文件整理方式有了變化，根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，讓紙質(zhì)版的文件整理方式變得更全面。改善了兩種整理方式?jīng)_突的情況，提高了文件整理方式的有效性。

2.增加數(shù)字檔案室建設(shè)比重

增加數(shù)字檔案室建設(shè)比重是自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)的一個(gè)有效措施。增加數(shù)字檔案室建設(shè)比重就能擴(kuò)大工作人員對(duì)數(shù)字檔案室系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，提高數(shù)字檔案室系統(tǒng)對(duì)工作人員工作的幫輔力度。增加數(shù)字檔案室建設(shè)比重可以從資金配備、技術(shù)支持、檔案室內(nèi)容等方面入手，讓數(shù)字檔案室建設(shè)與實(shí)際工作接軌，增加其效能，讓工作人員用著更順手。

增加數(shù)字檔案室建設(shè)比重是自然資源部門進(jìn)行科技化檔案管理的良好開端，將檔案管理推向了一個(gè)新階段。增加數(shù)字檔案室建設(shè)比重給工作人員提供了充足的建設(shè)保障，讓工作人員在建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮出自己的能力，讓數(shù)字檔案室建設(shè)更有效果。在增加比重的時(shí)候也要設(shè)計(jì)好負(fù)責(zé)人，讓每一項(xiàng)資金調(diào)配都有出處、有效果，保障自然資源部門正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高自然資源部門檔案室職能，給其他科室做出好的榜樣，相應(yīng)國(guó)家政策號(hào)召。

增加數(shù)字檔案室建設(shè)比重還要注意人員調(diào)配的問(wèn)題，不能影響自然資源部門正常運(yùn)轉(zhuǎn)，可以從各科室抽調(diào)一定比例的人員與數(shù)字檔案室建設(shè)人員進(jìn)行配合，輔助他們建設(shè)好數(shù)字檔案系統(tǒng)，保障各科室對(duì)數(shù)字檔案室系統(tǒng)的應(yīng)用，讓各科室的內(nèi)容和對(duì)檔案調(diào)閱、整理、歸檔等應(yīng)用在數(shù)字檔案室建設(shè)中有很好的體現(xiàn)，保障自然資源部門檔案內(nèi)容的全面性。

3.利用數(shù)字檔案室建設(shè)擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存

利用數(shù)字檔案室建設(shè)擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存是自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)的一個(gè)最明確的用途，是數(shù)字檔案室建設(shè)的有效體現(xiàn)。在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中要發(fā)揮科技優(yōu)勢(shì)增加檔案儲(chǔ)存空間，讓每一份文件都能在數(shù)字檔案室系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)，為自然資源部門節(jié)省一部分場(chǎng)地，降低紙質(zhì)版檔案儲(chǔ)存時(shí)會(huì)遇到的問(wèn)題。讓電子文件在數(shù)字檔案室中長(zhǎng)久保存，符合工作人員隨時(shí)調(diào)閱等操作，而且能為工作人員節(jié)省大量時(shí)間。只需要在數(shù)字檔案室系統(tǒng)中輸入要查詢的搜索條，就能在系統(tǒng)中找到要查詢的文件內(nèi)容，保障了信息傳遞的有效性。

利用數(shù)字檔案室建設(shè)能夠擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存能力，讓網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存為自然資源部門貢獻(xiàn)出檔案管理方面的力量，增加文件檔案進(jìn)入檔案室的機(jī)會(huì)，豐富數(shù)據(jù)檔案室內(nèi)容，讓一些珍貴的資料不再被埋沒(méi)。擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存能讓工作人員進(jìn)行文件整理的時(shí)候有足夠的時(shí)間、空間對(duì)文件進(jìn)行管理，將其分門歸類，有的內(nèi)容還可以在備注中進(jìn)行設(shè)置，讓調(diào)閱的工作人對(duì)調(diào)閱內(nèi)容審視的更詳細(xì)。擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存可以降低檔案儲(chǔ)存擁堵的情況，讓工作人員不再為儲(chǔ)存或不儲(chǔ)存某檔案而爭(zhēng)吵，對(duì)各科室平衡有很好的效果。還能讓各科室資料更全面，體現(xiàn)他們工作的價(jià)值。

4.在數(shù)字檔案室建設(shè)中設(shè)計(jì)好各科室間的鏈接和權(quán)限

在數(shù)字檔案室建設(shè)中設(shè)計(jì)好各科室間的鏈接和權(quán)限是自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)的一個(gè)有效措施。方便自然資源部門各科室間的協(xié)作，也讓各科室對(duì)彼此之間檔案調(diào)閱有所約束。這些都是自然資源部門在進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)中要商定的，確保各科室檔案內(nèi)容的實(shí)踐性。

在數(shù)字檔案室建設(shè)中設(shè)計(jì)好各科室間的鏈接和權(quán)限是對(duì)工作人員調(diào)用檔案的一種保護(hù)，分清工作人員職責(zé)，讓各科室進(jìn)行檔案調(diào)閱、整理的時(shí)候溝通效果保持在一個(gè)良性進(jìn)行的方面上，降低各科室間溝通有誤的情況。這種措施下可以幫助工作人員看到自己科室的問(wèn)題，對(duì)其他科室優(yōu)秀的地方進(jìn)行學(xué)習(xí)，讓自然資源部門檔案管理被很好的利用，讓自然資源部門文件在數(shù)字檔案室建設(shè)中合理規(guī)劃，類別更清晰。

三、結(jié)束語(yǔ)

自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策給自然資源部門的工作人員進(jìn)行檔案管理有很好的推動(dòng)作用，讓檔案管理充滿了數(shù)字化、科技化，在實(shí)際工作中更方便。數(shù)字檔案室建設(shè)為自然資源部門提供了很好的檔案管理方式，與傳統(tǒng)檔案管理形成了明顯對(duì)比，規(guī)范了檔案管理中的內(nèi)容，增加了檔案的類別，讓更多科室的檔案資料在數(shù)字檔案室中得到很好的儲(chǔ)存。自然資源部門數(shù)字檔案室建設(shè)是科學(xué)技術(shù)的體現(xiàn)，充滿了現(xiàn)代感，也讓自然資源部門對(duì)檔案管理增加了比重，讓工作人員對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)有進(jìn)一步了解，掌握其應(yīng)用方法，給工作帶來(lái)更大的便利。這種方式豐富了工作人員的工作內(nèi)容。

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