檢驗(yàn)科電子檔案的管理與使用探討

李鈺潁

摘 要：檢驗(yàn)設(shè)備檔案，是檢驗(yàn)科對(duì)儀器的使用、維護(hù)以及開展技術(shù)開發(fā)不可缺少的信息資料，是進(jìn)行深層次醫(yī)療、科研、教學(xué)等活動(dòng)的重要依據(jù)，更是科室內(nèi)極為重要的信息資源，因此必須對(duì)其進(jìn)行深入的探究。而隨著電子網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檢驗(yàn)科檔案逐步向電子檔案方向發(fā)展。基于此，本文通過對(duì)檢驗(yàn)科電子檔案進(jìn)行淺析，對(duì)檢驗(yàn)科電子檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并對(duì)進(jìn)一步提升檢驗(yàn)科電子檔案管理的水平提出相應(yīng)的措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備;設(shè)備檔案;檔案管理

一、檢驗(yàn)科電子檔案淺析

1.檢驗(yàn)科電子檔案概述。隨著信息技術(shù)的不斷滲入，檢驗(yàn)科檔案管理的模式也發(fā)生了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)管理模式隨著網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)的普及被先進(jìn)的檔案管理技術(shù)所取代，建立了檢驗(yàn)科信息管理系統(tǒng)（LIS），實(shí)施了條碼技術(shù)，并建立了相應(yīng)的檢驗(yàn)科電子檔案管理模式。

檢驗(yàn)科的檔案管理可分為數(shù)據(jù)檔案、倉庫檔案、考核檔案、職工檔案、行政管理檔案以及內(nèi)部資料檔案等部分。這為檢驗(yàn)科的信息分析、處理以及統(tǒng)計(jì)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檢查科電子檔案管理系統(tǒng)的建立為檢驗(yàn)科現(xiàn)代化的管理，提供了極為有利的條件，進(jìn)一步促進(jìn)了檢驗(yàn)科的發(fā)展與進(jìn)步，人性化管理與系統(tǒng)化管理進(jìn)行有效的結(jié)合，進(jìn)一步提高工作效率，有助于科室以及個(gè)人的進(jìn)一步發(fā)展。

2.檢驗(yàn)科電子檔案的管理模式。檢驗(yàn)科電子檔案的管理大致分為數(shù)據(jù)檔案、倉庫檔案、系統(tǒng)檔案、職工檔案、行政管理檔案和內(nèi)部資料檔案等。這一檔案管理模式的建立，有效促進(jìn)了檢驗(yàn)科檔案管理的現(xiàn)代化。

（1）數(shù)據(jù)電子檔案的管理。數(shù)據(jù)電子檔案的管理，可分為常規(guī)與條碼管理。常規(guī)管理包括標(biāo)本管理、信息存放以及檢測(cè)結(jié)果等。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的存儲(chǔ)系統(tǒng)可以有效減少各項(xiàng)信息的存放空間，可以迅速查詢所需數(shù)據(jù)與信息，更加的方便與快捷。條碼管理是對(duì)各類條碼進(jìn)行登記管理，將各類條碼根據(jù)相應(yīng)的特點(diǎn)進(jìn)行登記分組，匯總后錄入電腦系統(tǒng)。同時(shí)，將各類標(biāo)本都進(jìn)行登記，不漏收、不漏檢、不延誤。進(jìn)一步提高對(duì)信息的掌控能力，提高相應(yīng)的監(jiān)督與管理水平。

（2）倉庫電子檔案的管理。這是一種新型的網(wǎng)上訂購模式，根據(jù)標(biāo)本的數(shù)量對(duì)各小組試劑與耗材的使用情況，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與匯總。在各部門需要預(yù)定試劑與耗材時(shí)，需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢與調(diào)配。利用系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)與預(yù)定模式有效避免試劑與耗材的管理出現(xiàn)混亂的現(xiàn)象，同時(shí)有效提高對(duì)耗材與試劑的調(diào)配能力，進(jìn)一步提高工作效率。

（3）職工電子檔案的管理。通過計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)儲(chǔ)存職工的個(gè)人相關(guān)信息。管理人員通過相關(guān)背景信息，對(duì)職工進(jìn)行合理的分配，人性化的進(jìn)行人力資源管理，避免出現(xiàn)因個(gè)人能力不足，無法勝任相關(guān)工作的情況，合理分配人力資源，合理構(gòu)建工作團(tuán)隊(duì)。

（4）考核電子檔案的管理。管理人員可以通過計(jì)算機(jī)對(duì)職工的考勤、工作的能力與態(tài)度進(jìn)行不定期的考核。對(duì)職工進(jìn)有效的激勵(lì)，進(jìn)一步加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的協(xié)作精神。

（5）行政電子檔案的管理。相關(guān)的管理人員通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檢驗(yàn)科的行政日常工作進(jìn)行管理。比如，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)信息進(jìn)行匯總;管理員可以通過計(jì)算機(jī)對(duì)工作進(jìn)行分配，并對(duì)相應(yīng)的工作時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，還可以對(duì)檢驗(yàn)科內(nèi)的設(shè)備與項(xiàng)目費(fèi)用進(jìn)行核算，有助于對(duì)職工的工作量進(jìn)行合理的分配。

二、檢驗(yàn)科電子檔案在管理中存在的問題

1.檔案的管理意識(shí)缺乏。檢驗(yàn)科電子檔案管理工作可以順利的進(jìn)行，需要檢驗(yàn)科的工作人員以及各個(gè)相關(guān)部門的協(xié)調(diào)與配合。但在實(shí)際工作中，部分檢驗(yàn)科室的人員缺乏檔案管理的意識(shí)，只重視相關(guān)設(shè)備的管理，對(duì)檔案的管理不夠重視。這就使檢驗(yàn)科在對(duì)各項(xiàng)設(shè)備的信息進(jìn)行收集時(shí)出現(xiàn)工作分散，如一些科室只關(guān)注對(duì)設(shè)備的考察與采購;維修部門只注重對(duì)儀器的維修進(jìn)行記錄。這些部門都忽視了對(duì)檢驗(yàn)設(shè)備的信息與資料進(jìn)行統(tǒng)一的收集與管理，導(dǎo)致檢驗(yàn)科的電子檔案存放過于隨意。

2.缺少完備的檢驗(yàn)科電子檔案管理機(jī)制。當(dāng)前，由于缺少完備的檢驗(yàn)科電子檔案管理機(jī)制，使相關(guān)設(shè)備檔案的管理工作無法有效的順利進(jìn)行，導(dǎo)致設(shè)備出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。除此之外，相關(guān)科室沒有進(jìn)行明確的分工，使設(shè)備檔案丟失的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，降低了檔案管理的工作效率。電子檔案在歸檔后，沒有進(jìn)行有效的利用，缺少對(duì)信息價(jià)值的進(jìn)一步開發(fā)。因此要對(duì)設(shè)備檔案的管理進(jìn)行規(guī)范，完善相應(yīng)的管理機(jī)制，保障設(shè)備管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行。

三、進(jìn)一步提升檢驗(yàn)科電子檔案管理水平的有效措施

1.提高檢驗(yàn)科電子檔案的管理意識(shí)

檢驗(yàn)科設(shè)備是醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)可以順利發(fā)展，相關(guān)工作正常進(jìn)行的重要保證之一。同時(shí)，也是檢驗(yàn)工作正常進(jìn)行與發(fā)展的關(guān)鍵因素，檢驗(yàn)設(shè)備直接對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的質(zhì)量與水準(zhǔn)起到影響。為使檢驗(yàn)設(shè)備的使用效率得到提高，降低設(shè)備出現(xiàn)故障的概率，必須建立一套科學(xué)、合理、全面的設(shè)備管理檔案，并進(jìn)行有效的管理。相關(guān)工作人員必須對(duì)檔案管理工作的重要性有充分的認(rèn)識(shí)，將設(shè)備檔案管理工作放在重要的位置。利用多種渠道與手段，將設(shè)備檔案的重要性、以及檔案管理制度進(jìn)行推廣，加強(qiáng)各科室人員以及領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，樹立檔案管理與工作正常進(jìn)行息息相關(guān)的理念，利用相關(guān)案例，使工作人員對(duì)檔案管理工作的重要性，更加深入的了解，進(jìn)一步加強(qiáng)工作人員對(duì)設(shè)備檔案管理的意識(shí)與自覺性。

2.進(jìn)一步完善檢驗(yàn)科電子檔案的管理體系

加強(qiáng)檢驗(yàn)科電子檔案管理時(shí)，需要構(gòu)建一個(gè)科學(xué)、完善的管理體系，這也是相關(guān)工作可以順利、高效進(jìn)行的關(guān)鍵。科技的發(fā)展，為檔案管理提供了先進(jìn)的管理手段，相應(yīng)的管理體系也應(yīng)進(jìn)一步完善。檢驗(yàn)科應(yīng)將檔案管理作為綜合管理中一項(xiàng)重要工作;安排專人進(jìn)行相應(yīng)的管理，構(gòu)建一個(gè)整體、完善的管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的制度化管理，使檔案的收集、整理、歸檔等各項(xiàng)工作有據(jù)可依，提高醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)用率，保障相關(guān)工作的順利進(jìn)行。

3.提高檢驗(yàn)科檔案管理人員的專業(yè)水平

檢驗(yàn)科的檔案內(nèi)容較多多，涉及的范圍也比較廣，因此所需要的檔案管理人員必須具備極強(qiáng)的綜合業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，掌握檢驗(yàn)檔案管理的內(nèi)容與相關(guān)的流程，明確各種設(shè)備的管理標(biāo)準(zhǔn)等。進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的子夜培訓(xùn)，使其不斷的接收新的專業(yè)知識(shí);同時(shí)，熟練掌握現(xiàn)代化的電子檔案管理手段，提升自身的專業(yè)技能。建立相應(yīng)的激勵(lì)制度與崗位責(zé)任制，使檔案管理工作的分工與責(zé)任進(jìn)一步的明確，進(jìn)而提高檔案管理的整體水平。

三、結(jié)束語

綜上所述，在各種高、精、尖檢驗(yàn)設(shè)備繁多的檢驗(yàn)領(lǐng)域中，加強(qiáng)設(shè)備的規(guī)范管理是極為必然的。各單位應(yīng)重視對(duì)檢驗(yàn)科電子檔案的管理，進(jìn)一步完善相關(guān)工作的體系，建立完善的檢驗(yàn)科電子檔案信息系統(tǒng)，對(duì)檢驗(yàn)設(shè)備從計(jì)劃采購到后續(xù)維修護(hù)理的全過程進(jìn)行完整的掌握，使檢驗(yàn)設(shè)備得到充分、有效地利用。

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