新時(shí)代背景下檔案管理面臨的問題及改進(jìn)措施

牛瑞燕

【摘 要】科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理工作能夠有效服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。論文主要針對新時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行探究，指出具體的解決對策，希望能夠全面提升企業(yè)檔案管理水平，最大程度地滿足企業(yè)的利用需求，使得企業(yè)能夠在激烈的社會競爭中存活并穩(wěn)定發(fā)展。

【Abstract】Scientific and systematic archives management can effectively serve the production and management activities of enterprises and improve the economic benefits of enterprises. This paper mainly explores the problems existing in the enterprise archives management process under the background of the new era， and points out specific solutions， hoping to comprehensively improve the enterprise archives management level， meet the enterprise's utilization needs to the greatest extent， and enable the enterprise to survive and develop steadily in the fierce social competition.

【關(guān)鍵詞】新時(shí)代背景;檔案管理;問題;改進(jìn)措施

【Keywords】background of the new era; archives management; problems; improvement measures

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）07-0027-02

1 引言

企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動資料的重要組成部分，直接關(guān)系著企業(yè)的決策以及企業(yè)的發(fā)展方向[1]。隨著我國改革開放的不斷深入，越來越多的企業(yè)開始重視檔案管理工作，并在檔案管理工作中應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理方法，使得檔案管理工作更加高效系統(tǒng)，全面提升檔案管理的科學(xué)化和實(shí)效化水平。在新的歷史發(fā)展背景之下，我國企業(yè)需要結(jié)合相關(guān)政治政策的調(diào)整以及市場環(huán)境的改變，不斷提高企業(yè)檔案管理水平，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

2 當(dāng)前企業(yè)檔案管理過程中存在的問題

2.1 缺乏對企業(yè)檔案管理工作的正確認(rèn)識

企業(yè)檔案管理工作直接關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，從目前來看，很多企業(yè)管理人員缺乏對檔案管理的正確認(rèn)識，缺乏對檔案主體的限制，導(dǎo)致檔案管理工作嚴(yán)重偏離企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，影響企業(yè)檔案管理水平。很多企業(yè)認(rèn)為企業(yè)檔案主要是企業(yè)的人事檔案，忽略了企業(yè)自身發(fā)展形成的主體檔案，企業(yè)檔案構(gòu)成存在嚴(yán)重偏差，影響企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用。

2.2 檔案的知識化管理嚴(yán)重不足

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模不斷增加，檔案的知識化管理已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)各項(xiàng)數(shù)據(jù)管理的重要工作目標(biāo)。企業(yè)檔案管理工作必須要圍繞著企業(yè)的中心工作來展開，合理運(yùn)用企業(yè)無形的資產(chǎn)和生產(chǎn)的基本要素，企業(yè)檔案的知識化管理已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理發(fā)展的必由之路。但從實(shí)際情況來看，我國企業(yè)檔案管理普遍缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性，缺少相應(yīng)的制度和規(guī)范進(jìn)行約束，企業(yè)檔案管理形式單一，管理流程復(fù)雜，不僅無法詳細(xì)地記錄企業(yè)各項(xiàng)管理生產(chǎn)以及科研等活動信息內(nèi)容，而且相應(yīng)的知識資源的開發(fā)與創(chuàng)新存在嚴(yán)重制約因素，無法為企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展提供有效保障。

2.3 檔案管理難度不斷加大

信息時(shí)代的全面到來使得檔案信息化建設(shè)越來越深化，檔案的信息化管理系統(tǒng)將檔案以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行存儲和使用，信息化的檔案存儲與傳統(tǒng)的檔案存儲有顯著的差別，首先表現(xiàn)在檔案存儲介質(zhì)上面，檔案信息數(shù)據(jù)的存儲相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和固體檔案來說安全性更高，可以有效避免數(shù)據(jù)的丟失，提高信息的管理效率[2]。但與此同時(shí)，由于網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)信息容易被篡改和竊取，因此，還需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際內(nèi)容，建設(shè)相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，嚴(yán)格限制訪問檔案信息管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限與身份，及時(shí)備份檔案的信息內(nèi)容，提高檔案管理的安全性與可靠性。

3 新時(shí)代背景下檔案管理工作的相關(guān)改進(jìn)措施

3.1 提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)直接關(guān)系著檔案管理工作是否能夠順利科學(xué)地推進(jìn)，是企業(yè)檔案工作的保障和前提。從目前來看，檔案管理觀念薄弱、人員綜合素養(yǎng)低下是影響檔案管理活動順利推進(jìn)的主要問題之一，因此，必須要加強(qiáng)高水平、高素質(zhì)的檔案管理人才的引進(jìn)以及對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，選擇科學(xué)系統(tǒng)的管理模式進(jìn)行檔案管理活動，為企業(yè)的發(fā)展提供良好的服務(wù)，并進(jìn)一步穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理效率和檔案管理質(zhì)量。

3.2 建立健全企業(yè)檔案管理制度

檔案管理工作直接關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展方向以及發(fā)展前景，我國目前針對企業(yè)檔案管理工作制定了一系列相關(guān)的法律法規(guī)，使得我國檔案管理活動能夠更加的規(guī)范化和法制化，也促進(jìn)檔案管理活動更加的標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)要能夠綜合利用技術(shù)信息和資料信息合理歸納整合檔案材料，為企業(yè)的發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)支持?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展使得數(shù)字化檔案逐漸發(fā)展起來，并結(jié)合數(shù)字化檔案的具體內(nèi)容以及發(fā)展需求制定出了一系列檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，但是由于數(shù)字化檔案起步較晚，相關(guān)的管理制度仍然不夠完善和科學(xué)，難以對信息檔案管理活動起到有效的約束作用。因此，必須要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀以及企業(yè)檔案管理需求制定新的工作標(biāo)準(zhǔn)與工作制度，明確完整的工作流程，了解電子文件形成、轉(zhuǎn)換以及處理的方式，使得企業(yè)檔案管理工作能夠得到有效的約束和監(jiān)督，以最大限度地保障檔案信息的安全性。

4 結(jié)語

綜上所述，在新的時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理面臨著更大的挑戰(zhàn)和問題，需要企業(yè)檔案管理人員結(jié)合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)以及社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的方向和企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動，合理開展檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理整體水平，為企業(yè)的發(fā)展與決策提供科學(xué)系統(tǒng)的資料支持，促進(jìn)企業(yè)長期穩(wěn)定地發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

【1】陳茂銀.對新形勢下企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的思考[J].科技視界，2013（12）：97.

【2】廖建蘭.企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（3）：61-62.