淺談如何做好食品藥品監(jiān)督管理部門執(zhí)法案卷的歸檔工作

袁云功

【摘要】對于食品藥品監(jiān)管部門而言，在執(zhí)法過程中會產(chǎn)生大量的信息，加強(qiáng)對這些信息的管理工作十分重要，因此本文主要針對執(zhí)法案卷的歸檔工作進(jìn)行研究。首先簡單分析了執(zhí)法案卷歸檔不規(guī)范的后果，然后從書寫規(guī)范、法律制度、管理意識、權(quán)責(zé)劃分等方面提出了執(zhí)法案卷歸檔管理的對策，以供有關(guān)部門參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】食品藥品 ?檔案管理 ?權(quán)責(zé)劃分 ?管理意識

執(zhí)法案卷是真實(shí)記錄食品藥品監(jiān)管部門執(zhí)法過程的重要信息，可以反映出案件的真實(shí)情況，具有法律效力。國家明確度此類案卷的歸檔管理工作有著明確的要求，作為維護(hù)國家食品藥品安全的部門，必須要對檔案管理提高重視。因此，加強(qiáng)對食品藥品監(jiān)督管理部門執(zhí)法案卷歸檔工作的分析研究，具有重要意義。

一、食品藥品監(jiān)督管理部門執(zhí)法案卷歸檔工作不完善的后果

從食品藥品監(jiān)督管理部門執(zhí)法案卷的歸檔工作發(fā)展現(xiàn)狀來看，其中存在很多的問題，需要得到基層食品藥品監(jiān)督管理部門的重視。首先，一些執(zhí)法人員在書寫執(zhí)法案卷的過程中，隨意簡化案卷，甚至簡化某個程序或者某個環(huán)節(jié)，導(dǎo)致執(zhí)法文書不完整、存在邏輯漏洞，最終造成執(zhí)法案卷的法律效力受到影響，缺少相關(guān)立案程序。其次，一部分執(zhí)法人員在排列執(zhí)法文書的過程中，不重視案卷的前后順序，造成執(zhí)法痕跡混亂，事實(shí)邏輯線無法理順，最終導(dǎo)致執(zhí)法部門敗訴。最后，執(zhí)法案卷文書制作不夠規(guī)范，記錄中存在錯別字、表述口語化等方面的問題，缺少負(fù)責(zé)人簽名，從而引發(fā)錯過行政訴訟實(shí)現(xiàn)，無法對行政處罰決定進(jìn)行行政復(fù)議等方面的情況。

二、加強(qiáng)食品藥品監(jiān)督管理部門執(zhí)法案卷的歸檔工作的對策

（一）規(guī)范化執(zhí)法案卷的內(nèi)容書寫方式

由上可知，很多執(zhí)法案卷存在書寫不規(guī)范的情況，因此作為食品藥品監(jiān)督管理部門必須要對多年來的書寫經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)歸納，形成系統(tǒng)的書寫內(nèi)容規(guī)定，為歸檔工作奠定良好的基礎(chǔ)。執(zhí)法案卷具有十分重要的價值，規(guī)范化執(zhí)法案卷的內(nèi)容書寫方式，可以保證執(zhí)法案卷的有效性，讓執(zhí)法案卷的作用得到充分發(fā)揮，還可以有效提升執(zhí)法案卷的利用價值。比如：山西省保德縣市場和質(zhì)量監(jiān)督管理局可以安排工作人員在歸檔之前，針對執(zhí)法案卷的內(nèi)容進(jìn)行整理，保證每一份案卷的真實(shí)有效，從而為后續(xù)工作奠定良好的基礎(chǔ)，讓案卷的參考價值得到充分發(fā)揮。

（二）堅(jiān)持落實(shí)依法歸檔管理工作措施

依法治國是國家始終提倡一條治國理念，對于食品藥品監(jiān)督管理部門而言，在進(jìn)行歸檔管理的過程中也要落實(shí)依法歸檔這一治理理念。執(zhí)法案卷本身就有一定的法律效力，而且國家對執(zhí)法案卷的歸檔管理有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，因此食品藥品監(jiān)督管理部門應(yīng)該根據(jù)檔案管理工作內(nèi)容，結(jié)合國家有關(guān)法律法規(guī)，制定出嚴(yán)格的管理制度。以保德縣市場和質(zhì)量監(jiān)督管理局為例，針對案卷制定了檔案復(fù)制的制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案庫房管理制度、檔案銷毀制度等，以此保證歸檔管理工作可以得到穩(wěn)定實(shí)施，從根本上減少歸檔管理工作中存在的問題，也能夠讓管理工作有法可以。

（三）加強(qiáng)對執(zhí)法案卷歸檔工作的重視

除了上述兩點(diǎn)內(nèi)容之外，食品藥品監(jiān)督管理部門的領(lǐng)導(dǎo)也要提高對執(zhí)法案卷歸檔管理工作的重視，只有得到了領(lǐng)導(dǎo)的重視，才會對基層、一線員工產(chǎn)生影響，在無形之中，借助領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，讓全體員工都可以正式檔案管理工作。作為食品藥品監(jiān)督管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，首先要轉(zhuǎn)變自身對執(zhí)法案卷歸檔工作的而態(tài)度，加大對執(zhí)法案卷歸檔工作建設(shè)投入力度，積極開發(fā)軟硬件設(shè)備，為歸檔工作提供良好的現(xiàn)實(shí)條件。比如：市場和質(zhì)量監(jiān)督管理局可以按照內(nèi)部管理制度，對執(zhí)法案卷的管理工作進(jìn)行考察，提高考察力度，建立起績效獎懲制度，從而提高全體職工的重視，積極投入到管理工作中去。

（四）明確執(zhí)法案卷歸檔工作權(quán)責(zé)制度

在實(shí)際應(yīng)用的過程中，除了基本的管理制度之外，還應(yīng)該明確執(zhí)法案卷歸檔工作權(quán)責(zé)制度，權(quán)責(zé)制度是保證工作穩(wěn)定開展的基礎(chǔ)。在歸檔管理工作中落實(shí)權(quán)責(zé)制度，將責(zé)任落實(shí)到個人，可以提高管理效率，保證管理質(zhì)量。傳統(tǒng)的執(zhí)法案卷管理過程中，管理工作分散，歸檔工作存在較大的阻礙，不同環(huán)節(jié)的執(zhí)法案卷的規(guī)范化管理存在實(shí)際困難。因此，要在不同執(zhí)法案卷管理環(huán)節(jié)明確負(fù)責(zé)人，形成權(quán)責(zé)制度明確執(zhí)法案卷的管理歸檔責(zé)任，按照一體化的分類方式和歸檔方式完成執(zhí)法案卷的日常管理工作。比如：市場和質(zhì)量監(jiān)督管理局可以在建立執(zhí)法案卷歸檔工作權(quán)責(zé)制度的過程中，明確不同環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人，還要求相關(guān)負(fù)責(zé)人要在執(zhí)法案卷上簽名，任何一個分負(fù)責(zé)人沒有簽名，執(zhí)法案卷都不能夠進(jìn)行歸檔處理，從而保證執(zhí)法案卷的有效性。

（五）加強(qiáng)執(zhí)法案卷歸檔員工素質(zhì)培訓(xùn)

檔案管理人員是歸檔工作的主體，加強(qiáng)檔案管理意識，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，是加強(qiáng)執(zhí)法案卷歸檔工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。除了必要的專業(yè)技術(shù)水平和職業(yè)素養(yǎng)之外，歸檔工作人員還要認(rèn)識到執(zhí)法案卷的價值，樹立形成正確的職業(yè)道德規(guī)范。以市場和質(zhì)量監(jiān)督管理局為例，該管理局定期對歸檔人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員對檔案管理工作行程全面系統(tǒng)的認(rèn)識，并且養(yǎng)成正確的歸檔習(xí)慣和歸檔方法，掌握科學(xué)的檔案管理知識，保證檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性，為檔案管理工作穩(wěn)定開展奠定基礎(chǔ)。此外，員工自己也要謹(jǐn)慎認(rèn)真地對待每一份執(zhí)法案卷，落實(shí)執(zhí)法案卷的歸檔工作，積極參加部門組織的檔案培訓(xùn)工作，在實(shí)踐過程中不斷探索形成具體的管理方式。

三、總結(jié)

綜上所述，想要讓食品藥品監(jiān)督管理部門得到穩(wěn)定發(fā)展，提高部門的檔案管理工作水平是重要方式之一。當(dāng)前國家食品藥品安全問題日益的突出，作為食品藥品安全監(jiān)督部門承擔(dān)著非常重要的任務(wù)，因此必須要加強(qiáng)執(zhí)法案卷的歸檔工作，保證書面文字資料得到妥善保存，為后續(xù)的食品藥品監(jiān)管工作提供基礎(chǔ)。

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