試論檔案管理信息化建設(shè)的必要性

【摘要】檔案管理對于單位、企業(yè)發(fā)展有著極其重要的作用。信息技術(shù)的高速發(fā)展，對各行各業(yè)造成了深刻的影響，同時也引領(lǐng)了檔案管理信息化熱潮。基于此，筆者通過查閱文獻(xiàn)，結(jié)合自身經(jīng)驗，對檔案管理信息化建設(shè)的必要性進行了探討，以期為相關(guān)從業(yè)人員提供有效參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 ?信息化建設(shè) ?必要性

檔案管理工作信息化，能夠有效提高檔案管理工作效率，解決傳統(tǒng)檔案管理中的諸多問題。我國已經(jīng)明確指出了“信息化帶動工業(yè)化”發(fā)展的具體發(fā)展要求，國家檔案局也將“信息化”作為了檔案管理工作的重要發(fā)展目標(biāo)。因此，探討檔案管理信息化建設(shè)的必要性，具有極其重要的現(xiàn)實意義。

一、檔案管理信息化的重要性

信息時代，信息傳輸速度、更新速度越來越快，同時信息技術(shù)也改變了信息的儲存形式，信息儲存、傳播的成本得到有效降低。檔案管理工作本質(zhì)上是信息管理工作，所以檔案管理工作想要提升工作效率、質(zhì)量，降低工作成本，就必須順應(yīng)信息技術(shù)所帶來的變化。

（一）檔案管理信息化提升了工作效率

以往，檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案管理為主，檔案管理人員要歸檔、查詢，都需要以“翻閱”的方式來尋找紙質(zhì)檔案，在這一過程中，就有可能導(dǎo)致檔案被損壞，導(dǎo)致信息遺漏。而檔案管理信息化，將紙質(zhì)文檔直接轉(zhuǎn)化為了電子文檔，檔案信息傳輸不會受到空間、時間的束縛，檔案管理工作人員通過電子設(shè)備就可完成對檔案的歸類、整理、查閱，這就有效提高了檔案管理工作的安全性以及效率。另外，紙質(zhì)檔案在存放的過程中，極其容易受到高溫、高濕度、高酸性環(huán)境所影響，紙張也會逐漸老化，檔案在存放的過程中，不可避免的會遭受一定的損傷，而電子檔案的儲存則相對比較安全，通過“云儲存、熱備份”等方式，即便是儲存設(shè)備損壞，也不會導(dǎo)致檔案損壞、丟失。

（二）檔案管理信息化實現(xiàn)了工作共享

傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案的歸檔、整理需要檔案管理人員手動操作，工作費時費力，并且大量的檔案需要存放在較大的空間中，隨著時間的推移，檔案數(shù)量越來越多，一旦需要查閱以往的檔案，檔案管理工作人員需要消耗大量時間查找檔案存放位置，管理工作舉步維艱。而檔案管理信息化，就能夠?qū)崿F(xiàn)全面電子化操作，檔案的搜集、儲存、統(tǒng)計、查閱極為便利，同時構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案室，檔案查閱人員通過互聯(lián)網(wǎng)就可在線查詢檔案。

（三）檔案管理信息化滿足了社會需要

信息化從效率上、安全性上為檔案管理提供了便利，滿足了各行各業(yè)需求。社會各個行業(yè)，在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，都會產(chǎn)生一定的電子文件，比如設(shè)計院應(yīng)用PDM系統(tǒng)產(chǎn)生的文件，制造業(yè)應(yīng)用OA系統(tǒng)產(chǎn)生的文件，這些文件的管理無法依靠傳統(tǒng)檔案管理方式來實現(xiàn)，必須要依托于信息技術(shù)才能夠?qū)崿F(xiàn)。所以檔案管理信息化滿足了社會需要。

二、檔案管理信息化現(xiàn)存問題

（一）管理人員素質(zhì)低下

傳統(tǒng)的檔案管理工作隊伍，有著大量非專業(yè)人員，這些管理人員既沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，也不懂計算機技術(shù)，不了解檔案管理知識。在管理的過程中，這些人員普遍缺乏責(zé)任心，沒有采用合理的方式方法來保存檔案，給檔案管理工作開展造成了極大的影響。另外，傳統(tǒng)的檔案管理工作人員，有相當(dāng)部分工作人員不具備應(yīng)有的信息素養(yǎng)、計算機操作能力、創(chuàng)新意識，無法適應(yīng)檔案管理信息化所帶來的變化。

（二）管理制度不完善

對于檔案管理工作來說，信息化是檔案管理工作迎來的重大變革，在這個過程中，必須要有完善的制度、規(guī)范才能夠讓檔案管理工作信息化做到“有法可依”，但在實際工作中，許多機構(gòu)的檔案管理信息化工作都沒有建立起一個完善的信息化機制，檔案信息化保密、鑒定、備份工作存在諸多問題。

三、檔案管理信息化對策

（一）轉(zhuǎn)變工作觀念

觀念是行為的先行主導(dǎo)，只有檔案管理工作人員樹立起正確的檔案管理信息化意識，才能夠有效落實檔案管理信息化的各種舉措。對此，筆者認(rèn)為，工作人員觀念的樹立，必須要從頂層建設(shè)入手，企業(yè)、單位領(lǐng)導(dǎo)，要在會議上強調(diào)檔案管理信息化的重要性，同時通過培訓(xùn)、開展講座等措施，提高檔案管理人員的計算機操作能力、信息素養(yǎng)。另外，檔案管理工作人員也必須樹立起在終生學(xué)習(xí)意識，在工作中提高自身的創(chuàng)新能力，從多個角度去了解檔案管理信息化的必要性以及要點，這樣才能夠讓“信息技術(shù)”在檔案管理中生根發(fā)芽。

（二）完善管理制度

必須建立起完善的檔案管理信息化制度，才能夠讓各項工作做到有法可依。單位、企業(yè)要針對檔案管理信息化的主要內(nèi)容，結(jié)合單位實際情況，構(gòu)建完善的信息化制度。如：資料、文檔、數(shù)據(jù)等必須有效組織、整理和歸檔備案;檔案信息必須在xx日內(nèi)轉(zhuǎn)化為電子檔，并整理、歸檔等。另外，還要建立起完善的保密制度、獎懲制度，通過剛性管理以及柔性管理，提高檔案管理人員的責(zé)任心以及保密意識。所謂剛性管理主要是利用制度來約束檔案管理人員的行為，柔性管理主要是指通過內(nèi)部文化風(fēng)氣，來讓檔案管理人員樹立起正確的保密意識。

另外，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須要有足夠的經(jīng)費作為支撐，這樣才能夠保證檔案管理信息化改革的正常進行。比如，除了要具備掃描機、計算機等基礎(chǔ)設(shè)備，在條件允許的情況下，還要配置有服務(wù)器、UPS電源、備份硬盤等等設(shè)備，這樣才能夠有效應(yīng)對各種突發(fā)情況，將檔案管理信息化的作用充分發(fā)揮出來。

四、結(jié)束語

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方法，已經(jīng)不能夠滿足檔案管理的實際需求。在信息時代，信息化已經(jīng)成為了檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，故相關(guān)從業(yè)人員、領(lǐng)導(dǎo)對其要有足夠的重視，結(jié)合實際情況，積極轉(zhuǎn)變管理模式、工作模式、構(gòu)建信息化制度，才能夠讓檔案管理工作不斷發(fā)展，讓檔案管理工作的水平得到提升。

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作者簡介：蘭蘭（1975-），重慶涪陵人，女，漢族，本科，檔案館員，重慶市涪陵城市建設(shè)投資集團有限公司。