ERP環(huán)境及集中核算模式下福建郵政企業(yè)往來賬款的管理及建議

林金

摘要：隨著ERP系統(tǒng)的上線和會計實現(xiàn)核算集中化，空間變化、業(yè)財關(guān)系的轉(zhuǎn)變和ERP系統(tǒng)本身的局限性，給福建郵政企業(yè)的往來賬管理提出巨大挑戰(zhàn)。本文圍繞ERP下往來模塊管理的優(yōu)越性、郵政企業(yè)往來賬管理存在的主要問題以及如何加強ERP環(huán)境及集中核算模式下郵政行業(yè)往來賬管理這三個方面展開，尋求有效方法以此推進郵政企業(yè)往來賬管理的規(guī)范化和精細化。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng);會計集中核算;往來賬款

2015年末，為了順利推進財務(wù)轉(zhuǎn)型升級，更好發(fā)揮財務(wù)對企業(yè)經(jīng)營的全面支撐服務(wù)作用，福建省郵政實行了會計核算集中化，建立了會計核算中心，并以此為契機同步上線了ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)的推廣運用，幫助各級郵政企業(yè)的生產(chǎn)、市場開發(fā)、人、財?shù)壬a(chǎn)經(jīng)營要素和環(huán)節(jié)集成為一個有機整體，讓郵政企業(yè)實現(xiàn)物流、資金流、信息流的集成化管理，提升企業(yè)的資源利用率，有利于企業(yè)經(jīng)濟效益最大化目標的實現(xiàn)。

一、ERP應(yīng)用下往來款模塊管理的優(yōu)越性

根據(jù)會計準則，企業(yè)往來賬款主要包括應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、預付賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款和預付賬款，是資產(chǎn)負債的重要組成部分。2015年之前，福建郵政企業(yè)一直使用的是NC財務(wù)系統(tǒng)，現(xiàn)在實行的ERP系統(tǒng)客戶化的往來賬模塊管理模式比傳統(tǒng)的NC往來核銷模式更精細化，主要表現(xiàn)在：第一，加強供應(yīng)商和客戶的信息管理，嚴格執(zhí)行供應(yīng)商信息審核標準，及時維護供應(yīng)商信息，確保供應(yīng)商主數(shù)據(jù)質(zhì)量。第二，往來賬模塊核算覆蓋更全面，對一些上線初期暫未納入模塊核算的往來科目，如“其他應(yīng)付款-外部客商-其他”等科目，及時開展數(shù)據(jù)清理并納入相關(guān)模塊核算。第三，規(guī)范往來賬核算，及時梳理應(yīng)付、內(nèi)往、應(yīng)收等模塊和資金平臺、業(yè)務(wù)前端清欠等核算流程，并嚴格按照模塊化管理要求進行核算，確保往來明細數(shù)據(jù)清晰?？傮w來說，通過ERP管理往來賬，為企業(yè)往來賬的數(shù)據(jù)處理提供了技術(shù)支持，有利于降低企業(yè)的資金成本，有效地推進郵政企業(yè)往來賬管理的規(guī)范化和精細化。

二、目前郵政企業(yè)往來賬管理存在的主要問題

作為勞動密集型和承擔著社會普遍服務(wù)義務(wù)的基礎(chǔ)性行業(yè)，往來未清事項多、賬齡周期長是目前福建郵政企業(yè)往來賬款管理最突出的問題。2015年末上線了ERP系統(tǒng)并同步實施會計集中核算化后，郵政企業(yè)的往來管理工作全部集中到會計核算中心統(tǒng)一處理，空間的變換，業(yè)財關(guān)系的變更，財務(wù)轉(zhuǎn)型升級的需求以及企業(yè)精細化管理的推進，都對郵政企業(yè)的往來賬款管理提出了更高的要求。再加上現(xiàn)階段ERP系統(tǒng)往來模塊本身系統(tǒng)的局限性，目前存在的主要問題有：

（一）往來賬款未清項數(shù)據(jù)基數(shù)巨大，長賬齡未清項較多，填列混亂。具體表現(xiàn)在：一是欠費長期未收回、代墊款項長期未結(jié)算。房租欠費、已到期的保證金押金和住房維修基金三年以上賬齡的很多，代墊出租的水電費收回不及時;二是零星稅金掛賬、預收款掛賬、代扣職工款項、尾差及科目調(diào)整長期未處理，串戶現(xiàn)象嚴重;三是數(shù)據(jù)填列不規(guī)范，包括日期填列不規(guī)范和債務(wù)人名稱填列不規(guī)范。掛賬日期與實際不符，基準日期填報有誤，填報單位將“原因、性質(zhì)及內(nèi)容”欄的內(nèi)容與“債務(wù)人名稱”混淆。會計核算中心負責核算和清賬的會計人數(shù)有限，要想實現(xiàn)及時規(guī)范的往來賬務(wù)處理壓力很大。

（二）業(yè)財分離導致職責界面不清，信息傳遞不暢。NC財務(wù)核算模式下，會計人員和業(yè)務(wù)緊密聯(lián)合，清楚了解業(yè)務(wù)的發(fā)生，能夠較好發(fā)揮會計的審核和跟蹤清理職責?，F(xiàn)在實行會計集中核算，會計的核算職能劃入省會計核算中心，往來清賬職責也就集中到會計核算中心，會計人員與業(yè)務(wù)前端的距離拉大，對于分公司具體業(yè)務(wù)了解不夠明晰，對經(jīng)濟事項是否真實有效無從查證，加上隨著核算功能的上劃地市公司往來管理責任意識逐漸淡化，使得全省的往來賬統(tǒng)計工作困難重重。

（三）受到現(xiàn)有系統(tǒng)不完善的限制，系統(tǒng)對往來賬自動核銷的支撐能力不足。雖然ERP對大部分往來科目實行模塊化核算，但仍有部分科目未納入模塊往來賬管理，且總賬模塊無法支持往來科目核銷，至今為止，還沒有一套完善的往來款自動勾挑系統(tǒng)模塊，主要通過建手工賬簿進行核銷，工作量大且易出錯。此外，現(xiàn)有系統(tǒng)無法自動清賬，也不能把未清的往來款按照同一經(jīng)濟事項分類匹配和歸類，這樣就無法直觀地按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)顯示往來款未清情況。同時，系統(tǒng)無法實時跟蹤監(jiān)控往來事項的發(fā)生、清賬和清理完結(jié)的全過程，也不能及時地通過系統(tǒng)把往來賬款的信息在省市之間、財務(wù)與業(yè)務(wù)之間進行傳遞反饋，只能通過人工導出數(shù)據(jù)然后郵件傳遞，這大大降低了往來賬款清理和持續(xù)跟蹤管理的效率。

三、加強ERP環(huán)境及集中核算模式下郵政行業(yè)往來賬管理的建議

（一）落實清晰往來賬款管理工作責任人

往來賬清理牽涉面比較廣，需要會計核算中心與全省各級單位業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門相互配合，共同協(xié)作。為做好全省往來賬清理工作，對往來款項實行責任人制度，落實責任主體，明確往來賬清理責任部門和崗位職責，定期核對往來款項的掛賬原因，同時制訂清理計劃。對每一筆往來款項，經(jīng)辦人為第一責任人，承擔催收追繳職責，經(jīng)辦人和經(jīng)辦部門要做好往來款的登記備查工作，往來款入賬時，發(fā)票上必須有經(jīng)辦人、驗收人、部門負責人和財務(wù)負責人等的簽字，以防對賬出現(xiàn)問題便于查找相關(guān)責任人。責任人對往來賬清理清賬要負責到底，若是發(fā)生工作崗位變動，需要將往來未清項目交接到位，必要情況下要配合現(xiàn)崗位工作人處理未完結(jié)的未清事項。

（二）建立往來賬管理的預警監(jiān)控機制，強化過程管控

為推進往來賬精細化管理，可以實行往來賬預警通報，強化往來賬過程管控，及時向責任部門預警、確認，督促清理那些達到預警期限、不合理掛賬項目以及掛賬時間長的款項。在預警監(jiān)控分工上，會計核算中心是往來賬款日常管理的責任單位，承擔日常監(jiān)控預警往來款項、監(jiān)督會計清賬和業(yè)務(wù)清理完結(jié)的進展情況的義務(wù)。各地市財會部門和業(yè)務(wù)部門要及時地和會計核算中心反饋往來未清的原因，積極對預警情況作出回應(yīng)。核算中心針對地市上報的原因?qū)徍似浜侠砗弦?guī)性，并提出下一步跟蹤清理的計劃，看是否有必要進行進一步預警。對于一些歷史遺留問題和無法解決的特殊問題，各地市分公司應(yīng)將其整理歸類、并將掛賬原因形成書面材料上報領(lǐng)導，積極尋求解決方案。在預警監(jiān)控內(nèi)容上，會計核算中心要提醒各地市相關(guān)部門定期與供應(yīng)商落實和確認債權(quán)和債務(wù)，明確員工借款、備用金、預付款等事項的使用范圍和期限。核算中心還可以將往來賬清理情況作為單位季度重點工作考核指標之一，與各單位績效工資掛鉤。

（三）重視往來對賬工作機制的建設(shè)，保障對賬的及時性

要積極做好往來款項核對確認工作，會計核算中心統(tǒng)一組織全省各單位定期以函證、現(xiàn)場核對等方式，與業(yè)務(wù)部門、客戶核對往來款項，全面核實往來款（尤其是用戶欠費）數(shù)據(jù)的真實性準確性。對發(fā)現(xiàn)的業(yè)財、業(yè)實不符，財務(wù)部門組織業(yè)務(wù)部門協(xié)同查找原因，及時進行制訂清理計劃，有序開展往來賬清理工作。除此之外，每個月關(guān)賬前實行模塊數(shù)據(jù)核對機制，確保每月子模塊與總賬數(shù)據(jù)一致，即使發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)差錯，也能及時發(fā)現(xiàn)及時處理，提高往來賬數(shù)據(jù)質(zhì)量。

（四）積極開發(fā)ERP往來賬管理延伸平臺和往來賬款勾挑新模式，提升管控力度

浙江郵政根據(jù)總賬數(shù)據(jù)集成規(guī)則開發(fā)了ERP往來賬管理延伸平臺，河北郵政通過深入研究ERP系統(tǒng)功能，借助大數(shù)據(jù)分析研發(fā)了“自動勾挑往來賬款系統(tǒng)”，初步實現(xiàn)了往來賬款自動勾挑功能。他們都是我們省借鑒學習的榜樣。往來賬管理延伸平臺可以彌補目前基礎(chǔ)核算系統(tǒng)往來管理功能的不足，實現(xiàn)清理清賬、預警監(jiān)控、往來對賬和信息共享的功能，從而進一步實現(xiàn)會計事項的源頭把控、信息資源的共享，最終實現(xiàn)往來賬款生命周期的閉環(huán)管理。這個延伸平臺的上線應(yīng)用，能有效擺脫了全省手工建賬進行核銷的局面，提高了往來賬數(shù)據(jù)質(zhì)量，并實現(xiàn)全省往來數(shù)據(jù)實時監(jiān)控和跟蹤，有效提升了往來賬省級集中管控能力。“往來款自動勾挑系統(tǒng)”可以克服人工勾挑下效率低、易出錯，數(shù)據(jù)量大的弊端，但是對每個經(jīng)濟事項摘要的要求非常高，不標準的摘要信息將會導致勾挑的明細數(shù)據(jù)發(fā)生混亂或錯誤，也不便于往來數(shù)據(jù)的核對。因此，必須進一步規(guī)范業(yè)務(wù)和賬務(wù)處理，加強基礎(chǔ)管理工作的質(zhì)量，使系統(tǒng)真正開發(fā)好、使用好。

參考文獻：

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