論加強企業(yè)檔案員培訓(xùn)管理的有效方法

盧鳳蓮

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-169-02

摘 要 對于任何形式的企業(yè)來說，員工的整體素質(zhì)都是促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在。對于企業(yè)而言，檔案管理是企業(yè)管理的重要一環(huán)，檔案人員的整體素質(zhì)更是關(guān)乎著企業(yè)的社會價值體現(xiàn)。但是目前我國企業(yè)中很多檔案員存在整體素質(zhì)不高的問題，這在很大程度上影響著企業(yè)的形象和價值，甚至是發(fā)展進程。注重企業(yè)檔案員的培訓(xùn)和管理，是提高檔案員整體素質(zhì)的重要途徑，是保企業(yè)價值體現(xiàn)、可持續(xù)發(fā)展的根本。然而，在我國很多企業(yè)中，對于檔案員的培訓(xùn)和管理并未得到企業(yè)應(yīng)有的重視，在培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)管理體系的激勵機制上也存在很多問題。找到問題和影響因素并對癥下藥，對培訓(xùn)管理內(nèi)容和制度進行完善，是提高檔案員綜合素質(zhì)的重要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞 企業(yè)管理 員工培訓(xùn) 方法研究

企業(yè)檔案是企業(yè)的重要組成部分，企業(yè)要發(fā)展，必然離不開檔案員的支持，而要讓企業(yè)得到更好更持續(xù)的發(fā)展，就要注重對企業(yè)檔案員的管理和培訓(xùn)，只有檔案員的綜合素質(zhì)得到進一步提升，企業(yè)的綜合水平才會得到進一步提高，這也是提升企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。因此，企業(yè)應(yīng)加強檔案員的培訓(xùn)管理，根據(jù)企業(yè)實際情況制定具有實用價值的培訓(xùn)，逐步完善相關(guān)培訓(xùn)流程和計劃，以完善的獎懲培訓(xùn)制度來提高員工的參與度和積極性。通過完善培訓(xùn)內(nèi)容、流程、計劃和制度管理，以提高員工整體素質(zhì)，進而使企業(yè)得到進一步發(fā)展的目的。本文將結(jié)合對檔案員培訓(xùn)管理方法對如何加強企業(yè)對檔案員管理培訓(xùn)這一問題進行簡單分析。

一、企業(yè)在對檔案員的培訓(xùn)管理方面上存在哪些問題？

（一）企業(yè)對檔案員工的培訓(xùn)管理認知上存在不足

經(jīng)了解，大部分管理層認為企業(yè)對檔案員的培訓(xùn)管理是認同的，但也有個別企業(yè)管理層在認知上或多或少存在不足，表面上對檔案管理工作很重視，但是實際上卻不聞不問，注重企業(yè)效益，對檔案管理不夠重視，忽視對基層檔案員的培訓(xùn)管理，一心抓效益，一切以業(yè)務(wù)優(yōu)先，認為檔案的培訓(xùn)可去可不去，根據(jù)崗位職責(zé)安排的專職檔案員也是身兼數(shù)職；還有的企業(yè)管理層認為《檔案法》是部軟法，執(zhí)行與不執(zhí)行沒什么兩樣，檔案管理只是行政部門忙起來不用管，空閑時整理整理資料而已；

（二）培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式和體系不完善

很多企業(yè)對于檔案員的培訓(xùn)管理給予了一定的關(guān)注和重視的，也在積極地開展檔案員培訓(xùn)活動，但是，在培訓(xùn)內(nèi)容的設(shè)置和培訓(xùn)方式上存在很多不足。首先，在培訓(xùn)內(nèi)容的設(shè)置上，大多講的是皮毛知識和企業(yè)文化，重理論培訓(xùn)而完全忽視了實踐環(huán)節(jié)，要知道，培訓(xùn)的最終目的是要作用于實際工作；其次，在培訓(xùn)方式上，講師基本上都是由企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)管理員來進行培訓(xùn)，比起專業(yè)講師，他們的培訓(xùn)方式更加落后、更加枯燥，缺乏講師經(jīng)驗，很容易讓員工們感到無趣、疲乏，通常而言，他們都是結(jié)合自己的經(jīng)驗來講，導(dǎo)致員工無法與講師形成共鳴。另外，在培訓(xùn)之前沒有對員工們的實際情況進行了解，不分青紅皂白地對所有員工進行統(tǒng)一化的培訓(xùn)，沒有針對性的培訓(xùn)，一方面會讓已經(jīng)具備基本檔案知識的員工對培訓(xùn)活動不感興趣，另一方面會讓還沒達到培訓(xùn)知識層次的員工在培訓(xùn)中不知所云。

（三）檔案員對培訓(xùn)管理活動不重視

在培訓(xùn)活動開展之前，應(yīng)對管理人員、檔案員進行了調(diào)查。有的培訓(xùn)機構(gòu)對員工對培訓(xùn)管理活動開展過調(diào)查問卷，結(jié)果表明，有部分檔案員認為培訓(xùn)活動可有可無，持有無所謂的態(tài)度，外出培訓(xùn)不過是不用坐班。檔案員作為培訓(xùn)活動開展的對象，他們的不在乎、不重視的態(tài)度是直接影響培訓(xùn)活動的開展效果，是培訓(xùn)管理活動有效實施面對的最主要也最關(guān)鍵的問題。另外，檔案員作為企業(yè)發(fā)展的一份子，他們對于進一步學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的無所謂態(tài)度會導(dǎo)致企業(yè)檔案管理陷入困境之地，長此以往，會在整個行業(yè)中引起消極怠工、缺乏活力和競爭的不良風(fēng)氣的產(chǎn)生。對于真正想學(xué)技術(shù)、想得到進一步發(fā)展的員工而言，可能會造成流失或同化影響，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、是什么影響企業(yè)檔案員培訓(xùn)管理實施效果？

影響企業(yè)檔案員培訓(xùn)管理的因素多種多樣，但歸根結(jié)底還是來自兩個方面。一方面是受企業(yè)本身的特征影響，企業(yè)本身對檔案員的態(tài)度是影響培訓(xùn)管理實施的重要因素，如果企業(yè)重視基礎(chǔ)人才的培養(yǎng)，就會為員工提供更多更高層次的職位，營造良好的競爭氛圍和晉升渠道，這也是為檔案員培訓(xùn)管理活動開展提供了基礎(chǔ)，但就目前而言，我國很多企業(yè)對檔案員的專業(yè)技能要求并不是很高，內(nèi)部職位特征明顯，沒有為基層檔案員提供更好的晉升渠道，員工自然也沒有競爭意識，安于現(xiàn)狀的心態(tài)在檔案員中普遍存在。另外，檔案員的工作安排特別緊湊，身兼數(shù)職，基本上沒有富余的時間去參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，這也就導(dǎo)致員工沒有更多時間去參與培訓(xùn)活動了。另一方面是受員工自身的思想影響，認為檔案員是一個沒有前途工作。在企業(yè)的檔案員中，存在著學(xué)歷相對較低，對自己的職業(yè)和人生沒有進一步的想法，缺乏上進心。而那些有明確規(guī)劃的員工，有更高的志向和追求，又不愿意參加入到檔案隊伍中來束縛自己，這也形成了一個死循環(huán)現(xiàn)象，因此，企業(yè)負有推動檔案管理隊伍建設(shè)、加強檔案管理業(yè)務(wù)水平，提高檔案管理效果。

三、如何加強企業(yè)檔案員培訓(xùn)管理？

（一）企業(yè)要提高加強對檔案員培訓(xùn)管理的意識

人才是企業(yè)發(fā)展的動力資源，而相應(yīng)的，企業(yè)又為員工的發(fā)展和行動提供方向和指南，要想讓檔案員得到更好的發(fā)展，要想加強對檔案員的培訓(xùn)和管理，企業(yè)必須發(fā)揮出應(yīng)有的牽頭作用。首先，思想是影響行為的關(guān)鍵，要加強對檔案員的培訓(xùn)管理，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)必須轉(zhuǎn)變觀念，認識到培訓(xùn)管理活動開展對檔案員發(fā)展、對企業(yè)發(fā)展、企業(yè)價值體現(xiàn)的重要性；積極從以往開展的檔案員的培訓(xùn)管理活動中找不足。其次，要積極營造檔案員之間良性競爭的企業(yè)氛圍，激發(fā)員工們“不進步就是落后”的意識形成，提高員工競爭意識。最后，積極為員工提供培訓(xùn)時間和機會，采取分批次進行培訓(xùn)等方式來緩解員工在工作內(nèi)容多而導(dǎo)致學(xué)習(xí)、培訓(xùn)時間不足的矛盾。要加強企業(yè)對檔案員的培訓(xùn)管理，企業(yè)方面必須要提高對培訓(xùn)活動開展的重視程度，營造競爭氛圍提高員工競爭意識和學(xué)習(xí)意識，并積極為員工創(chuàng)造培訓(xùn)時間和機會。

（二）開展具有實質(zhì)意義的培訓(xùn)活動

加強對檔案員的培訓(xùn)管理，不是形式上的培訓(xùn)活動的開展，只有具有實際意義，對員工工作和發(fā)展有幫助的培訓(xùn)活動才是行之有效的培訓(xùn)活動。在培訓(xùn)管理活動開展之前，必須對企業(yè)的檔案管理的具體情況做一個全面的調(diào)查了解，根據(jù)不同層次的員工展開不同內(nèi)容的培訓(xùn)，具有針對性的培訓(xùn)活動才是具有實際意義的培訓(xùn)活動。在培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方式的設(shè)置安排上，也要具有針對性。在內(nèi)容安排上，應(yīng)該一半用來培訓(xùn)與企業(yè)性質(zhì)有關(guān)的專業(yè)知識和實踐操作，剩下的時間用來培訓(xùn)專業(yè)技能和企業(yè)文化，在培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)置上，可根據(jù)企業(yè)的實際，在培訓(xùn)內(nèi)容上安排一些專業(yè)理論課程和實際案例。這樣有針對性，有實用價值，培訓(xùn)內(nèi)容分配合理的培訓(xùn)活動，提高培訓(xùn)效率，加強企業(yè)的競爭力。

（三）完善培訓(xùn)管理流程，注重激勵體制的完善健全

一個完善的培訓(xùn)管理流程，少不了培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)內(nèi)容的制定，也少不了培訓(xùn)結(jié)果的驗證和考察，對培訓(xùn)活動的結(jié)果考核，既能夠反映出培訓(xùn)活動開展是否有效，也能夠反映出員工對培訓(xùn)活動的意見和看法，是對培訓(xùn)活動開展過程查漏補缺、進一步完善培訓(xùn)流程的重要方式。培訓(xùn)活動的開展對象是檔案員，所以，檔案員的態(tài)度是影響培訓(xùn)活動效果是否良好的關(guān)鍵因素，為了提高員工的學(xué)習(xí)積極性，為了讓員工愿意加入企業(yè)開展的培訓(xùn)活動中，還需要完善培訓(xùn)的激勵體制。在培訓(xùn)活動的體系中，為了讓培訓(xùn)考核反映出真實的培訓(xùn)情況，可在培訓(xùn)前添加考勤環(huán)節(jié)，考勤情況就是培訓(xùn)考核的依據(jù)之一；在培訓(xùn)后準(zhǔn)備考試，包括筆試和實際操作；在激勵體制方面，根據(jù)最終的考核結(jié)果，選出表現(xiàn)最為優(yōu)異的前幾名員工進行實質(zhì)性的獎勵，激發(fā)員工對培訓(xùn)活動開展的認可度和參與度。所以，加強企業(yè)對檔案員的培訓(xùn)管理，必須要完善培訓(xùn)考核流程，注重激勵體制的建立，讓員工樂于參與培訓(xùn)。

四、結(jié)語

檔案員在企業(yè)的發(fā)展過程中起著非同小可的重要作用，注重對檔案員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)是促進企業(yè)進一步發(fā)展的重要途徑，也是進一步體現(xiàn)企業(yè)社會價值的重要方式。加強對檔案員的管理培訓(xùn)是提高員工綜合素質(zhì)的重要方式，我們必須轉(zhuǎn)變觀念，看到培訓(xùn)管理活動對檔案員的重要影響，對企業(yè)發(fā)展的促進作用；在培訓(xùn)前，要了解檔案員的情況，以此來開設(shè)具有針對性的培訓(xùn)內(nèi)容，并完善培訓(xùn)流程和體系，注重對優(yōu)秀員工的激勵和表揚，以提升員工對培訓(xùn)活動的認可度和參與積極性，在企業(yè)中營造出良性競爭氛圍。

參考文獻：

[1]龐璐.論加強國有企業(yè)檔案員培訓(xùn)管理的有效方法[J].新商務(wù)周刊，2018（2）：182.

[2]杜夢娟.論加強國有企業(yè)檔案員培訓(xùn)管理的有效方法[J].中小企業(yè)管理與科技，2017（9）：3-4.

[3]蔣婧碩.國有企業(yè)檔案員培訓(xùn)管理現(xiàn)狀分析[J].企業(yè)改革與管理，2015（14）：62-62.

[4]徐錕.如何加強國有企業(yè)檔案員培訓(xùn)管理探究[J].企業(yè)改革與管理，2014（5）：68.

[5]陳晶，伏林.論國有企業(yè)檔案培訓(xùn)中的民意缺失[J].蘭臺世界，2018（S2）：176.

[6]王居華.鐵路企業(yè)基層檔案工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（01）：115.

[7]劉小艷.加強和改進企業(yè)檔案管理工作的建議[J].陜西檔案，2017（05）：41-42.