淺談基層檔案室如何做好檔案利用工作

程茶

檔案利用工作是整個(gè)檔案管理體系的中心任務(wù)，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案作用，為國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的最重要的環(huán)節(jié)。基層檔案室是進(jìn)行檔案收集、整理及提供利用工作的前沿及陣地，利用工作的好壞直接決定檔案在本機(jī)關(guān)、本單位作用價(jià)值的發(fā)揮，應(yīng)采取有效措施切實(shí)加強(qiáng)檔案信息的高效利用。

一、遵循檔案利用工作的有關(guān)要求

檔案利用工作的要求在于采取有力措施，使用先進(jìn)技術(shù)，采取多種方式，最大限度地滿足檔案利用者的需求，主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：

（一）做好利用前的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作

檔案管理主要包括八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，利用前檔案管理環(huán)節(jié)的好壞直接決定檔案利用服務(wù)的高低，為此，檔案室必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，確保檔案收集齊全、整理系統(tǒng)、編目條理、鑒定準(zhǔn)確、保管科學(xué)、檢索及時(shí)，以更好地滿足本單位本機(jī)關(guān)越來(lái)越多、越來(lái)越高的檔案利用需要，為大家提供高效率、高質(zhì)量的服務(wù)。

（二）熟悉室藏，做到“知己”

熟悉室藏檔案資源對(duì)于檔案利用工作來(lái)說(shuō)具有重要意義;熟悉室藏是檔案利用工作開(kāi)展的基礎(chǔ)和前提，是提高檔案利用工作活動(dòng)質(zhì)量的重要途徑。檔案管理工作者對(duì)室藏檔案資源狀況越是了解和熟悉，檔案利用工作越能實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量。

熟悉室藏就是檔案管理工作者熟悉檔案室所保存檔案信息的數(shù)量、來(lái)源、種類(lèi)、內(nèi)容、范圍等狀況以及放在庫(kù)房中的位置，熟悉檔案的形成、整理狀況及利用價(jià)值。對(duì)于室藏中的重點(diǎn)檔案等力求做到了如指掌，如數(shù)家珍。

熟悉室藏是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性工作，是檔案管理人員依照一定的途徑及方式方法，對(duì)室藏檔案及檔案信息資源進(jìn)行了解和熟悉的一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程。熟悉室藏也是一項(xiàng)艱巨的勞動(dòng)，需要檔案管理人員付出很多的時(shí)間和精力。熟悉室藏更是一項(xiàng)科學(xué)性的勞動(dòng)，需要檔案工作者運(yùn)用各種科學(xué)的方式方法了解和熟悉室藏檔案資源。

（三）預(yù)測(cè)利用需求，做到“知彼”

預(yù)測(cè)需求是指檔案室借助于自身?yè)碛邢到y(tǒng)檔案資源的優(yōu)勢(shì)，采取多種方法，了解檔案利用的具體特點(diǎn)與趨勢(shì)，了解不同檔案利用者的需求，在科學(xué)分析、研究的基礎(chǔ)上預(yù)測(cè)利用需求變化、發(fā)展的規(guī)律，從而為檔案利用工作的發(fā)展提供依據(jù)。預(yù)測(cè)需求的目的，是為檔案利用者迅速、準(zhǔn)確地檢索出所需的檔案或檔案信息，有效幫助檔案利用者選擇或向檔案利用者推薦有關(guān)的檔案信息，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（四）正確處理利用和保密的關(guān)系

利用和保密的關(guān)系，在檔案利用環(huán)節(jié)表現(xiàn)得最為明顯，特別注意解決好。檔案室保存檔案的目的是為了使用，假若長(zhǎng)期把檔案鎖在柜子里，禁錮起來(lái)不準(zhǔn)使用，就失去了保存檔案的意義。但是，檔案中有一部分涉及到黨和國(guó)家的秘密，關(guān)系國(guó)家建設(shè)大局及成敗。所以，既要積極提供檔案為各項(xiàng)工作服務(wù)，又要堅(jiān)持保密原則，遵守保密規(guī)定。在提供利用時(shí)檔案工作者應(yīng)認(rèn)真審查檔案內(nèi)容，根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級(jí)，逐步擴(kuò)大利用范圍。只有把保密和利用的關(guān)系處理好，才能更好地發(fā)揮檔案的作用，滿足機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的需要。

二、提供多種服務(wù)利用方式

檔案館提供檔案為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，是通過(guò)各種各樣方式進(jìn)行的，一般有如下幾種：

（一）檔案閱覽服務(wù)

檔案閱覽服務(wù)是保密檔案室組織利用者在閱覽室內(nèi)查閱和利用檔案的一種服務(wù)方式。它的基本特點(diǎn)是保密檔案室在指定場(chǎng)所比如閱覽室接待檔案利用者，利用完畢立刻歸還。

閱覽室是承擔(dān)提供檔案查詢(xún)借閱以及面對(duì)面提供檔案咨詢(xún)服務(wù)的基本場(chǎng)所。開(kāi)辟閱覽室和組織、接待檔案利用者在閱覽室內(nèi)利用檔案是保密檔案室開(kāi)展檔案利用服務(wù)工作的主要方式之一。

規(guī)模較大的檔案室，應(yīng)該設(shè)立閱覽室，配備專(zhuān)職或兼職的檔案工作人員。規(guī)模較小的檔案室，也應(yīng)在能力范圍內(nèi)提供閱覽檔案的地方，方便利用者使用。

（二）檔案外借服務(wù)

檔案外借服務(wù)是檔案利用者為了滿足自己特定的需要，在按照規(guī)定辦妥手續(xù)之后，暫時(shí)將檔案借出檔案室使用的一種檔案利用方式。

一般來(lái)說(shuō)，檔案室的檔案是不準(zhǔn)外借的，但在個(gè)別情況下，為了機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的工作需要，科研人員的工作需要，或者其他特殊需要，檔案允許暫時(shí)借出保密檔案室使用。

檔案外借使用應(yīng)有嚴(yán)格的制度，經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)手續(xù)。黨政領(lǐng)導(dǎo)以及機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人借閱檔案材料，或機(jī)關(guān)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門(mén)借閱本單位檔案，都必須填寫(xiě)借閱單，履行簽收手續(xù)。外單位借閱檔案材料，應(yīng)持有介紹信，寫(xiě)明借閱人身份、借閱目的、范圍和借閱期限等，經(jīng)批準(zhǔn)后方能借出。

對(duì)于檔案外借服務(wù)，對(duì)檔案利用者來(lái)說(shuō)，使用方便自由;但對(duì)于檔案室來(lái)說(shuō)，削弱了對(duì)檔案的監(jiān)管與控制，所以應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行檔案外界制度與規(guī)定，限期催還。

（三）檔案復(fù)制服務(wù)

隨著檔案需求的不斷增長(zhǎng)、檔案管理部門(mén)技術(shù)條件的改善，根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制件也成為檔案室越來(lái)越多的一項(xiàng)服務(wù)方式。

所謂制發(fā)檔案復(fù)制本就是根據(jù)利用者的需要發(fā)送和提供副本或檔案摘錄。制發(fā)檔案復(fù)制本的方法主要有：手抄、打印、攝影、靜電復(fù)印和縮微復(fù)制等。

（四）制發(fā)檔案證明

檔案證明是檔案室根據(jù)檔案利用者的要求與申請(qǐng)，為了證實(shí)某種事實(shí)在本室保存的檔案內(nèi)有無(wú)記載、如何記載而編寫(xiě)的書(shū)面證明材料。

制發(fā)檔案證明是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作，對(duì)申請(qǐng)書(shū)的審查和檔案證明的編寫(xiě)，都必須嚴(yán)肅認(rèn)真地對(duì)待。檔案證明必須根據(jù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人的申請(qǐng)制發(fā)。申請(qǐng)書(shū)必須寫(xiě)明申請(qǐng)發(fā)給檔案證明的目的，所要證明的事項(xiàng)及其發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)等情況，以利于對(duì)申請(qǐng)書(shū)的審查以及證明材料的查找與編制。

檔案證明一般應(yīng)該摘引原文字，不可任意刪改和添加，并要說(shuō)明材料的出處和根據(jù)。在檔案證明中還應(yīng)寫(xiě)明檔案證明接受者（申請(qǐng)者），以及制發(fā)檔案證明的檔案館的名稱(chēng)和證明制發(fā)日期。檔案證明寫(xiě)好后，須認(rèn)真校對(duì)，經(jīng)審查批準(zhǔn)后加蓋機(jī)關(guān)公章。

（五）編輯檔案文件匯編

編輯檔案文件匯編是指檔案室將同類(lèi)問(wèn)題的檔案文件，根據(jù)機(jī)關(guān)工作的需要，加以完整系統(tǒng)的編輯成冊(cè)，在不同范圍內(nèi)使用。這是主動(dòng)提供利用的一種方式。

（六）電話答復(fù)咨詢(xún)

檔案室在機(jī)關(guān)用電話或信函詢(xún)問(wèn)某些較為簡(jiǎn)單、明了的問(wèn)題時(shí)，如某人的任免時(shí)間、某次會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間等，采用電話答復(fù)的一種服務(wù)方式。