檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)途徑淺析

武海燕 武哲

摘要：社會(huì)保障體系是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的重要支柱，健全完善的社保體系不僅有利于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步健康發(fā)展，同時(shí)也能保障社會(huì)的和諧穩(wěn)定。因此，要加強(qiáng)對(duì)社保檔案的管理，做到規(guī)范化管理、現(xiàn)代化管理，本文針對(duì)檔案管理中國(guó)的問(wèn)題并提出了推進(jìn)其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的措施。

關(guān)鍵詞：社保檔案 檔案管理 實(shí)現(xiàn)途徑

一、概述

近年來(lái)，人們?cè)絹?lái)越重視社保的建設(shè)，我國(guó)在社會(huì)保障體系等方面也在不斷完善，社保人數(shù)的增加也給檔案管理帶來(lái)了一定困難，因此需要對(duì)檔案進(jìn)行管理，特別是要實(shí)現(xiàn)信息化管理，以更好的提升服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率，所以下文就社保檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)途徑進(jìn)行了重點(diǎn)分析。

二、社保檔案管理的特點(diǎn)

檔案管理可以統(tǒng)計(jì)其中的數(shù)據(jù)資料，并根據(jù)檔案內(nèi)容制定更適合我國(guó)社會(huì)的社保體系。因此，要做好該工作，社保檔案管理具備很強(qiáng)的復(fù)雜性、系統(tǒng)性，其中牽扯到多方資料，所以要有專(zhuān)人來(lái)管理，對(duì)全國(guó)范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，這一工作量極大，因此，需要更好的使用先進(jìn)技術(shù)以快速處理各項(xiàng)信息，同時(shí)提升工作效率。社保檔案管理具有實(shí)時(shí)更新的顯著特征，因此，需要相關(guān)人員對(duì)數(shù)據(jù)資料實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)更新，所以就需要對(duì)檔案內(nèi)容不斷錄入和改進(jìn)，所以要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

三、當(dāng)前社保檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

首先，發(fā)展速度慢且發(fā)展不均衡。這與我國(guó)國(guó)情有關(guān)，由于我國(guó)東西部經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，所以在信息管理上也存在差距，有的落后地區(qū)計(jì)算機(jī)也較為老舊，更別說(shuō)應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理。而有的地區(qū)則已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了管理軟件的應(yīng)用，提高了工作效率。而社保信息化目標(biāo)早已提出，但是全國(guó)各地實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理有很大的差異性。有的已經(jīng)使用，而有的則未實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

其次，缺乏完善的檔案信息管理系統(tǒng)。各地區(qū)在執(zhí)行檔案管理信息化政策時(shí)，未能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范化管理，另外其開(kāi)展進(jìn)度也不一樣，各地區(qū)在使用檔案管理系統(tǒng)時(shí)，未能使用統(tǒng)一系統(tǒng)，所以導(dǎo)致各地信息管理系統(tǒng)不能實(shí)現(xiàn)資源共享，不利于實(shí)現(xiàn)全國(guó)檔案信息共享，也給檔案管理工作帶來(lái)了一定的困難，另外各地多開(kāi)發(fā)的信息管理軟件都不一致，主要是為了方便當(dāng)?shù)厣绫２块T(mén)處理數(shù)據(jù)等做出的信息系統(tǒng)，因此，缺乏統(tǒng)一化、規(guī)范化的管理，檔案處理系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、應(yīng)用范圍等都不同，這給后期全國(guó)檔案管理造成了一定的困難。

最后，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理和數(shù)據(jù)庫(kù)重視不夠。各地對(duì)于社保檔案管理缺乏重視，認(rèn)為它無(wú)關(guān)緊要，在錄入數(shù)據(jù)信息時(shí)，也是使用的人力資源，由工作人員去手動(dòng)錄入，這不僅浪費(fèi)工作效率，同時(shí)也浪費(fèi)了人流成本，另外對(duì)檔案管理系統(tǒng)也不夠重視，系統(tǒng)在應(yīng)用一段時(shí)間之后就需要對(duì)其進(jìn)行維護(hù)升級(jí)，從而提高工作效率，但是相關(guān)機(jī)構(gòu)未能重視系統(tǒng)升級(jí)，也容易導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，因此也不利于工作的開(kāi)展。

四、實(shí)現(xiàn)社保檔案管理現(xiàn)代化的途徑

（一）加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變管理理念。相關(guān)部門(mén)只有轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的意義才能更好的促使其展開(kāi)行動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。同時(shí)也要對(duì)管理層和相關(guān)人員展開(kāi)宣傳，促使其應(yīng)用數(shù)字化管理系統(tǒng)，以提升工作效率，所以管理層要深刻轉(zhuǎn)變思想，意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的重要性，同時(shí)在部門(mén)內(nèi)部推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，以使全部門(mén)重視檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用。

（二）建設(shè)現(xiàn)代化專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。要對(duì)部門(mén)人員展開(kāi)定期培訓(xùn)，以使其熟練使用各種軟件工具，以更好的提升工作效率，同時(shí)要提高工作人員素質(zhì)，不斷提升其檔案管理能力和水平，也可以建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，以促使員工更加盡職盡責(zé)，同時(shí)調(diào)動(dòng)工作積極性，改善工作氣氛。同時(shí)也要吸引優(yōu)秀人才加入檔案管理隊(duì)伍，以更好的處理各種問(wèn)題。

（三）進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的制度化、規(guī)范化。要加強(qiáng)管理需要建立規(guī)范化的制度，這有利于更好的開(kāi)展工作。要結(jié)合當(dāng)?shù)厣绫２块T(mén)情況制定合理的制度，如使用檔案管理軟件，定期對(duì)電腦殺毒，以確保系統(tǒng)安全，每個(gè)工作人員輪流進(jìn)行檔案整理和錄入，同時(shí)對(duì)信息不全的檔案進(jìn)行標(biāo)記，以進(jìn)行統(tǒng)一歸類(lèi)和整理，在查找過(guò)程中也更方便查詢(xún)，同時(shí)還要對(duì)工作人員進(jìn)行考核和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定，建立各項(xiàng)考核制度和激勵(lì)制度，以促使其更好的開(kāi)展工作。檔案管理制度一定要結(jié)合當(dāng)?shù)厍闆r進(jìn)行具體劃分和規(guī)范，以促使其更規(guī)范化的開(kāi)展各項(xiàng)工作。

（四）做好編研與開(kāi)發(fā)工作，實(shí)現(xiàn)深層次發(fā)展。要結(jié)合我國(guó)社會(huì)現(xiàn)狀編研出一套高質(zhì)量的社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料，以更好的對(duì)我國(guó)全國(guó)范圍內(nèi)的檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，并提供合理指導(dǎo)，以推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作統(tǒng)一進(jìn)行。但是在編制過(guò)程中要注意一些問(wèn)題：使其內(nèi)容更加規(guī)范化，更符合我國(guó)社會(huì)形勢(shì)，同時(shí)要結(jié)合我國(guó)社保體系進(jìn)行規(guī)范化編制，以使其管理方式更加靈活。

（五）加強(qiáng)信息化手段的應(yīng)用與開(kāi)發(fā)。由于我國(guó)近年來(lái)參保人數(shù)的增加，所以在檔案管理方面亟待改進(jìn)，必須采取新的管理手段和方式，以更好的展開(kāi)檔案管理工作。相關(guān)部門(mén)要積極引進(jìn)新技術(shù)，使用檔案管理系統(tǒng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化處理，同時(shí)要對(duì)信息處理系統(tǒng)定期維護(hù)更新升級(jí)，實(shí)現(xiàn)全國(guó)統(tǒng)一化檔案信息管理系統(tǒng)，這更利于實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)的信息管理和調(diào)用，縮小了查找時(shí)間，提升了效率，更利于及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行管理和升級(jí)，同時(shí)也能快速實(shí)現(xiàn)檔案信息更新，更方便查詢(xún)和檢索。還應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)更新和安全檢查，以提升系統(tǒng)安全性。

總結(jié)：實(shí)現(xiàn)社保檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)長(zhǎng)期過(guò)程，要從多方面進(jìn)行提升，包括全國(guó)統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)、人才的培養(yǎng)、規(guī)范的制度等方面，從這幾方面進(jìn)行合理安排和構(gòu)建，更有助于推動(dòng)我國(guó)社保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，社保部門(mén)也要積極改進(jìn)檔案管理中存在的問(wèn)題，以更好的實(shí)現(xiàn)信息化管理，同時(shí)能通過(guò)全國(guó)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)擴(kuò)區(qū)域查詢(xún)，更為簡(jiǎn)便，提升了辦公效率，因此，要不斷推進(jìn)其現(xiàn)代化建設(shè)。