文書檔案信息電子化探討

張文佳

摘要：自古以來，文書檔案一直是檔案工作的核心，也是檔案工作的重要組成部分。在目前的文書檔案管理過程中，隨著科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)行了電子檔案管理在變革歷程中的過程和模式。計(jì)算機(jī)管理技術(shù)和數(shù)字化管理模式用于實(shí)現(xiàn)檔案管理的精準(zhǔn)性和一致性。是實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的重要方法與策略。本篇文章通過文書檔案管理過程中的電子技術(shù)，怎樣提高管理過程的精準(zhǔn)性與完善性，成為其重要的管理方向，討論和解析文書檔案在電子化管理中的優(yōu)缺點(diǎn)，并概括它的解決方案。

關(guān)鍵詞：文書檔案 電子化

一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)

1.電子文件易于查找和應(yīng)用，從而提升了辦公效能，電子檔案是保存在光盤或磁盤上的文件并由計(jì)算機(jī)查詢，計(jì)算機(jī)具有巨大的信息處理功能，使文書檔案管理更加便捷，愈加方便。同時(shí)，電子檔案更改了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的操作方發(fā)，消除了手寫不整齊，抄寫不完整等，還節(jié)省了人力又提高了效率的問題，并且檔案管理過程變得特別好操縱，只需在電腦上鍵入并單擊鼠標(biāo)，減少了大量時(shí)間。因此，與傳統(tǒng)的管理方法相比，電子信息管理文書檔案最方便，檢索效率最高。

2.信息容易保存。電子檔案是保存在盤和磁盤上的信息。它比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更加容易存儲(chǔ)，它不但可以預(yù)防蟲蛀和潮濕，還能夠多次運(yùn)用，它節(jié)能環(huán)保，使用時(shí)間久，這與建設(shè)我國倡導(dǎo)的節(jié)儉型社會(huì)的思想相符。避免了在高溫高濕環(huán)境下紙載體氧化或腐蝕的危險(xiǎn)，另外光盤和磁盤的存儲(chǔ)容量大，空間小，穩(wěn)固性高，操作簡便，成本低，備份方便，管理容易。因此，有關(guān)資源信息電子化能極大地提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

3.電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的人為操作中，單位和部門之間的信息不能及時(shí)傳輸和分發(fā)，大批文書檔案像古董似的放置與存儲(chǔ)，這樣會(huì)在某些程度上形成了資源耗費(fèi)，信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)展出現(xiàn)使大家更容易通過計(jì)算機(jī)實(shí)行信息溝通和通信，并使用電子網(wǎng)絡(luò)傳遞資源。

4.提升文書檔案傳輸?shù)陌踩浴鹘y(tǒng)的檔案傳輸是由人工執(zhí)行的，這需要很長時(shí)間并且在傳輸過程中產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。例如，在傳輸過程中發(fā)生數(shù)據(jù)遺失，并且由于郵件傳遞所需的時(shí)間和精力，這也降低了安全性。電子傳輸?shù)某尸F(xiàn)解決了這個(gè)問題，互聯(lián)網(wǎng)可用時(shí)，它就可以輕松傳輸，確保及時(shí)傳輸檔案并確保其安全性，而不會(huì)造成檔案的延遲或丟失，大大節(jié)約人力，物力和財(cái)力。

二、文書檔案管理信息的電子化缺點(diǎn)

1.檔案安全性很難保證。由于電子媒介是可讀寫的，人們能夠?qū)掖屋斎牒透膭?dòng)電子檔案，而且缺少改動(dòng)過的異常記號，文書電子檔案的管理在一定程度上失去了其固有的模式，人們無法通過區(qū)分字體大小來確定文書檔案的原創(chuàng)性，電子檔案無印章和署名，在這種情況下，難以保證電子文檔的真實(shí)性。

2.隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，電子檔案的安全性變得越來越嚴(yán)重，如今，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)阻擋電子信息的情況不時(shí)發(fā)生，或計(jì)算機(jī)病毒的出現(xiàn)可能導(dǎo)致檔案管理員電腦出現(xiàn)問題并丟失信息，并偽造未經(jīng)授權(quán)的用戶侵犯了他人的合法權(quán)益，這些問題會(huì)對電子檔案的安全造成挾制，人們裝置防病毒軟件以降低病毒的滲透，建立專門的職員來維護(hù)計(jì)算機(jī)和本地網(wǎng)絡(luò)，這給管理帶來了額外的成本，購買了防病毒軟件和增加了人員開支。

3.文書檔案管理信息的電子化使用極大地增加了對管理者的要求。文書檔案的管理不但要求需要職員了解紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論和方法，還要求人員具備使用電子計(jì)算機(jī)和了解數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)的技能。這些管理職員必須具有超前的知識，可是我國的電子文檔檔案管理職員技能水平有限，無法適應(yīng)電子化流程的需要，在電子化管理中，復(fù)合型人才稀缺是一種尷尬的局面。

三、加快推進(jìn)檔案信息化技術(shù)的基本原則

1.科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)化和細(xì)化原則。標(biāo)準(zhǔn)化和完善是加強(qiáng)電子檔案管理的重要原則。由于文檔管理自身就是一項(xiàng)謹(jǐn)慎周密的工作，因此有必要進(jìn)一步完善檔案工作的準(zhǔn)則和規(guī)范，以提升檔案管理的質(zhì)量與效率要求。

2.快速和安全一致的原則。信息化在提升工作效率，質(zhì)量和工作速度的同期，也在安全和保密工作帶中產(chǎn)生了許多問題。因此必須保持快速和安全一致的原則，在保證安全的前提下提升工作效率，在信息化條件下持續(xù)提升檔案管理的安全性，強(qiáng)調(diào)應(yīng)用和管理的安全性。

3.效益與質(zhì)量兼顧的原則。由于數(shù)字化檔案信息的繁瑣性和繁重性，有必要投入大量的人力，財(cái)力和物力資源，因此，我們必須堅(jiān)持效率和質(zhì)量相結(jié)合的原則，研究自己的力量，分析客戶的需求，提高文檔質(zhì)量，考慮如何快速安全地創(chuàng)建文檔。

四、改革措施和解決方法探討

鑒于文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中遇到的實(shí)質(zhì)問題，歸納了幾點(diǎn)方案及相關(guān)信息：首先，對于安全問題，使用本地網(wǎng)絡(luò)，使文書檔案只可在局域網(wǎng)內(nèi)傳輸，把文書檔案傳輸限制在IP地址領(lǐng)域內(nèi)，以防止文件流入外網(wǎng)，更常見的方法是安裝隔離的路由器。路由器的用途是阻止不在領(lǐng)域內(nèi)的lP位置，以便可以選擇性地傳輸文件。二是加強(qiáng)人員管理，對低素質(zhì)員工進(jìn)行定期教育培訓(xùn)。通過正規(guī)教育和培訓(xùn)，檔案管理人員可以控制所有的電子檔案管理方式，建立強(qiáng)烈的責(zé)任感。同時(shí)要提高英語水平和計(jì)算機(jī)操作水平等綜合文化水平，加強(qiáng)思想教育，從基本上防止管理職員私下透漏檔案，實(shí)現(xiàn)文件管理的守密要求。

結(jié)束語：目前，科學(xué)技術(shù)日新月異，信息科學(xué)影響了人們的生活方式，電子檔案已形成當(dāng)代社會(huì)進(jìn)步的重要檔案管理工具，信息化文書檔案的管理逐漸代替了舊式的檔案管理，是檔案管理過程明確劃分與系統(tǒng)組織有力基礎(chǔ)和前提。文書檔案的存檔，存儲(chǔ)和使用是一項(xiàng)非常重要且復(fù)雜的任務(wù)。因此，電子化在其工作中的實(shí)施已變成其發(fā)展過程的必然成效，為電子化檔案提供了理論依據(jù)，加強(qiáng)科學(xué)管理，保證電子檔案安全牢靠地置于精確可用狀態(tài)，使其在公共生活中發(fā)揮更重要作用。