建設(shè)項(xiàng)目檔案整合為聯(lián)合驗(yàn)收

管先海 李興利

李興利（焦作市檔案局、館）：2018年底，河南省檔案局官網(wǎng)轉(zhuǎn)發(fā)豫政辦〔2017〕127號(hào)文件《河南省人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)〈河南省簡(jiǎn)化和規(guī)范投資項(xiàng)目審批流程實(shí)施方案〉的通知》。在“簡(jiǎn)化優(yōu)化投資項(xiàng)目審批流程”部分，將“竣工驗(yàn)收階段”包括建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收等16項(xiàng)驗(yàn)收整合為聯(lián)合驗(yàn)收，由項(xiàng)目行業(yè)主管部門牽頭會(huì)同有關(guān)部門組織實(shí)施。本期沙龍，請(qǐng)各位同行結(jié)合實(shí)際談?wù)劷ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案改為聯(lián)合驗(yàn)收后的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，在項(xiàng)目檔案工作監(jiān)管流程方面需要做哪些調(diào)整和創(chuàng)新等問題。

黃琥（中原油田分公司檔案管理中心）：《河南省簡(jiǎn)化和規(guī)范投資項(xiàng)目審批流程實(shí)施方案》（簡(jiǎn)稱《方案》），將建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收等16項(xiàng)驗(yàn)收整合為聯(lián)合驗(yàn)收1項(xiàng)，我為政府部門切實(shí)轉(zhuǎn)變作風(fēng)，實(shí)實(shí)在在為企業(yè)減負(fù)，連帶著為檔案人員減負(fù)點(diǎn)贊叫好。原因有三：一是企業(yè)終于可以輕裝上陣干項(xiàng)目。一個(gè)項(xiàng)目，尤其是重大工程建設(shè)項(xiàng)目到底要經(jīng)過多少道審批，辦理多少花花綠綠的小本本（各類證件），甚至一個(gè)項(xiàng)目都快竣工了，還沒把建設(shè)用地規(guī)劃許可證等必備手續(xù)辦下來的事屢見不鮮。《方案》的出臺(tái)實(shí)為企業(yè)減負(fù)的一劑良藥，為企業(yè)檔案部門帶來的也是實(shí)實(shí)在在的好處。二是檔案人員終于不用再為工程資料組卷差“背鍋”。重大建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的組卷歷來是老大難，涉及土建、安裝等各種專業(yè)知識(shí)，依據(jù)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)從國(guó)標(biāo)、地標(biāo)、行標(biāo)到企標(biāo)，各有各的路數(shù)。只懂專業(yè)不懂檔案難保規(guī)范，只懂檔案不懂專業(yè)難以下手。聯(lián)合驗(yàn)收，最大的好處在于，讓各行各業(yè)的人員回歸本職。檔案部門要做的就是將各家產(chǎn)生的資料整編好。三是數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)接為優(yōu)化投資項(xiàng)目審批流程提供便捷之路。項(xiàng)目審批牽涉到國(guó)土、環(huán)保、住建、安監(jiān)等多個(gè)部門的評(píng)估事項(xiàng)，只需在網(wǎng)上提交一次評(píng)審材料，由多個(gè)部門實(shí)行會(huì)簽即可，信息共享、辦事快捷。當(dāng)然，這也給檔案部門提出了課題：在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的文件材料怎樣快速歸檔。最可取的辦法就是，將檔案系統(tǒng)與政府辦公系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接，審核通過只需點(diǎn)擊“一鍵式歸檔”，檔案部門就能留存第一手辦結(jié)資料。

庫(kù)俊平（濮陽市規(guī)劃建筑設(shè)計(jì)研究院）：我認(rèn)為，不管誰負(fù)責(zé)驗(yàn)收，都要把“合格的建設(shè)工程項(xiàng)目檔案”視為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件。為了確保質(zhì)量，我認(rèn)為檢查驗(yàn)收時(shí)應(yīng)重點(diǎn)圍繞八個(gè)方面去查：（1）查建設(shè)工程申報(bào)前的論證、申報(bào)及主管部門的審批等依據(jù)性文件是否齊全完整;（2）查施工中形成的各類簽證、材料質(zhì)量保證書、試驗(yàn)材料等施工技術(shù)文件是否準(zhǔn)確真實(shí);（3）查項(xiàng)目初驗(yàn)以及水、電、氣、暖、環(huán)保測(cè)試驗(yàn)收等項(xiàng)目分項(xiàng)驗(yàn)收記錄是否齊全完整;（4）查施工圖紙會(huì)審記錄、工程測(cè)量定位記錄、隱蔽工程的驗(yàn)收記錄等記錄性文件是否齊全完整;（5）查工程設(shè)計(jì)變更通知書和技術(shù)核定單等變更性文件是否齊全準(zhǔn)確;（6）查混凝土和砌筑砂漿試塊報(bào)告、原材料構(gòu)件質(zhì)保書等保證性文件是否完整準(zhǔn)確;（7）查安全質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見等事故性文件是否歸檔齊全;（8）查項(xiàng)目各環(huán)節(jié)驗(yàn)收資料上，設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等相關(guān)人員簽字是否齊全完整。

程媛媛（焦作市檔案局、館）：我對(duì)于“建設(shè)項(xiàng)目檔案改為聯(lián)合驗(yàn)收”有些疑慮。改為聯(lián)合驗(yàn)收之后，檔案驗(yàn)收的實(shí)施單位由原來的“檔案行政管理部門”改成了“項(xiàng)目行業(yè)主管部門牽頭會(huì)同有關(guān)部門組織實(shí)施”。這里面有幾個(gè)問題值得推敲：一是建設(shè)單位的驗(yàn)收申請(qǐng)?jiān)摯蚪o誰，檔案局還是主管部門？二是驗(yàn)收工作誰組織，如果由建設(shè)單位的主管部門組織驗(yàn)收，那么檔案驗(yàn)收會(huì)不會(huì)流于形式？三是驗(yàn)收意見由誰出？如果驗(yàn)收申請(qǐng)打給主管部門，驗(yàn)收組織由主管部門牽頭，由項(xiàng)目主管部門出具檔案的驗(yàn)收意見是不是有些滑稽？因此，建議有關(guān)部門及時(shí)出臺(tái)、完善相關(guān)實(shí)施細(xì)則，便于聯(lián)合驗(yàn)收的操作與實(shí)施。

郭東升（臨清市檔案局、館）：改為聯(lián)合驗(yàn)收一定要達(dá)到對(duì)項(xiàng)目檔案全過程有效監(jiān)管之目的。應(yīng)該說，以往檔案行政部門對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的監(jiān)管本來就不夠有力，加上某些主管部門檔案業(yè)務(wù)管理水平一般般，只是因?yàn)閲?guó)家層面的強(qiáng)調(diào)和《檔案法》的法律規(guī)定在那里，不好不讓檔案部門介入?！斗桨浮凤@然在檔案驗(yàn)收責(zé)權(quán)上淡化了檔案行政管理部門的分量。因此我建議《方案》突出建設(shè)項(xiàng)目檔案改為聯(lián)合驗(yàn)收檔案行政管理部門的主體責(zé)任，增加檔案行政管理部門把好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收最后一道關(guān)卡的文字表述。

胡文苑（浙江省檔案局、館）：浙江的情況是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收之前實(shí)施行政許可制度，由檔案行政管理部門負(fù)責(zé)，后改為非行政許可事項(xiàng)，國(guó)務(wù)院取消非行政許可事項(xiàng)后，調(diào)整為行政確認(rèn)事項(xiàng)。2019年3月以后，權(quán)力清單取消項(xiàng)目檔案驗(yàn)收事項(xiàng)，改為項(xiàng)目業(yè)主自行驗(yàn)收，檔案行政管理部門加強(qiáng)事中事后監(jiān)管。未來項(xiàng)目檔案驗(yàn)收制度，可在《科技檔案工作條例》中增設(shè)一款，涉及國(guó)家安全、生態(tài)安全、重大基礎(chǔ)設(shè)施以及其他關(guān)系重大公共利益的項(xiàng)目檔案，實(shí)施國(guó)家檔案驗(yàn)收制度，清單化管理;未列入清單的項(xiàng)目，項(xiàng)目檔案由項(xiàng)目單位自行組織驗(yàn)收，檔案行政管理部門對(duì)其檔案的系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行隨機(jī)抽查。如果河南省實(shí)施聯(lián)合驗(yàn)收制度，因?yàn)轫?xiàng)目檔案要求高，其系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、完整性難以在聯(lián)合驗(yàn)收一個(gè)較短的時(shí)間內(nèi)一一點(diǎn)驗(yàn)清楚，建議河南各級(jí)檔案行政管理部門加強(qiáng)驗(yàn)收事前監(jiān)管、同步跟蹤，以確保驗(yàn)收質(zhì)量。總體上非必要項(xiàng)目，應(yīng)以業(yè)主承擔(dān)主體責(zé)任為主，檔案行政部門做好公平監(jiān)管，驗(yàn)收等具體業(yè)務(wù)由其自行承擔(dān)。

常冠林（亳州市郵政公司）：胡文苑老師所說的“項(xiàng)目單位自行組織驗(yàn)收、檔案行政管理部門隨機(jī)抽查”的觀點(diǎn)操作方便，但實(shí)際中卻也存在一些問題。以網(wǎng)點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)為例，在工程項(xiàng)目資料管理上，基本都是各部門負(fù)責(zé)各部門資料的保存，尚未形成統(tǒng)一的管理。檔案部門進(jìn)行檢查時(shí)，要求必須進(jìn)行統(tǒng)一管理。但在實(shí)際操作中，由于是直接接受上級(jí)的垂直管理，尚未執(zhí)行統(tǒng)一管理。出現(xiàn)以上問題的主要原因，一是檔案管理意識(shí)有待提升;二是檔案管理制度有待完善，檔案管理部門與工程施工部門等未進(jìn)行有效溝通，導(dǎo)致資料管理各自為政;三是由于在管理模式上是垂直管理，以上級(jí)管理為主，檔案行政管理部門指導(dǎo)為輔，導(dǎo)致沒有真正重視起來。因此，實(shí)行聯(lián)合驗(yàn)收，正好可以避免在工程項(xiàng)目竣工后，資料收集和保存各自為政的局面。

梁艷麗（新鄉(xiāng)市檔案局）：項(xiàng)目檔案驗(yàn)收在浙江省經(jīng)歷的管理變革，體現(xiàn)了法治的進(jìn)步，權(quán)力和責(zé)任的對(duì)等。首先，對(duì)施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位及其他有關(guān)單位在項(xiàng)目檔案形成、管理、移交等工作中的責(zé)任作了明確的劃分，檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督是外因，上述單位的制度管理、責(zé)任擔(dān)當(dāng)是內(nèi)因。其次，抽查檔案的數(shù)量不少于100卷，占整個(gè)項(xiàng)目檔案的比例微乎其微，出具驗(yàn)收意見反映項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性并非易事。最后，各級(jí)檔案行政管理部門參與項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的比例鮮有確切的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，落實(shí)情況不容樂觀，這其中既有檔案行政管理部門人手有限的問題，更有項(xiàng)目檔案不驗(yàn)收不影響項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的現(xiàn)實(shí)因素。因此，“聯(lián)合驗(yàn)收”對(duì)檔案行政管理部門而言，既是合作，也是警醒。不論如何，檔案管理責(zé)任一定要履行到位。

孫大東（鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院）：個(gè)人認(rèn)為“建設(shè)項(xiàng)目檔案改為聯(lián)合驗(yàn)收”之規(guī)定確實(shí)會(huì)弱化檔案部門的話語權(quán)。第一，從理論上來講，實(shí)行聯(lián)合驗(yàn)收后，按照規(guī)定驗(yàn)收主體的主導(dǎo)單位是項(xiàng)目行業(yè)主管部門，檔案部門成為會(huì)同部門之一。第二，從實(shí)際上講，機(jī)構(gòu)改革之后，局、館分開，河南省委辦公廳檔案處僅有8名人員，在建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中僅從人力上來看定會(huì)捉襟見肘。在此情況下，胡文苑老師提出的清單化管理方式或可成為較好的選擇。但需要檔案部門提前介入、進(jìn)行前端控制，加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，如此，可在一定程度上保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

南燚（安陽市社會(huì)福利院）：針對(duì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》部分條款提出兩點(diǎn)個(gè)人看法。一是第四章第十二條規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前完成。按照該條款是否可以理解為，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收完畢后，后續(xù)產(chǎn)生的檔案就不需要?dú)w檔了。反過來說，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收以及審計(jì)報(bào)告等后續(xù)產(chǎn)生的檔案沒有歸檔，項(xiàng)目檔案本身不完整，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收如何能夠驗(yàn)收過關(guān)？這樣的檔案驗(yàn)收沒有起到應(yīng)有的作用。二是第三章第九條規(guī)定申請(qǐng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)具備條件之一是完成了項(xiàng)目建設(shè)全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作。何為全過程，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收不合格沒通過審計(jì)項(xiàng)目建設(shè)就不算完成，所以項(xiàng)目竣工驗(yàn)收審計(jì)不應(yīng)刨除在外，應(yīng)納入項(xiàng)目建設(shè)過程范圍之內(nèi)。本人認(rèn)為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的時(shí)間切入點(diǎn)十分重要，應(yīng)在考慮項(xiàng)目檔案完整性的基礎(chǔ)上加以修訂完善。

王鳳珍（臺(tái)前縣檔案局、館）：從基層實(shí)際看，《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》執(zhí)行仍然困難重重。一是運(yùn)行機(jī)制不健全，導(dǎo)致有的項(xiàng)目在沒有檔案部門參與的情況下就通過了竣工驗(yàn)收;二是建設(shè)單位對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，要求不嚴(yán)，沒有將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序;三是檔案整理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高，造成整理前檔案材料收集不齊全，整理后不達(dá)標(biāo)現(xiàn)象。基于上述情況，我認(rèn)為首先要規(guī)范運(yùn)行機(jī)制，成立項(xiàng)目竣工“聯(lián)合驗(yàn)收小組”，確保檔案部門能夠全程參與;其次，建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，把檔案管理要求納入到招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各個(gè)環(huán)節(jié)中去，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理;最后，檔案部門要加大監(jiān)督檢查指導(dǎo)力度，及時(shí)對(duì)施工、監(jiān)理等參與方的管理人員、技術(shù)人員和檔案管理人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助他們掌握檔案管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，從源頭上控制檔案質(zhì)量，確保項(xiàng)目檔案收集齊全、整理規(guī)范。

余厚洪（浙江麗水學(xué)院）：建設(shè)項(xiàng)目檔案的聯(lián)合驗(yàn)收，其實(shí)依然離不開檔案部門對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的全程跟蹤式檔案收集、管理和指導(dǎo)，從一定程度上說，推行聯(lián)合驗(yàn)收方式，說明建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)部門近些年在檔案部門的指導(dǎo)下已經(jīng)具備了比較強(qiáng)的檔案意識(shí)和比較好的檔案管理能力，因此，在這個(gè)問題上，不必?fù)?dān)心或憂慮檔案部門職權(quán)是否被“擠壓”和“受限”。更重要的是考慮如何“有為”，確保檔案部門“不缺位”，多多反思在檔案工作中的得與失，加強(qiáng)檔案部門能力和水平才是應(yīng)有之義。

（來稿日期：2019-03-28）