河南聯(lián)通省轄市分公司檔案管理狀況調(diào)查研究

田煜

摘? 要：對河南聯(lián)通18個(gè)省轄市分公司檔案管理狀況進(jìn)行調(diào)查，分析檔案人員配置、制度建設(shè)、庫藏情況、設(shè)備設(shè)施、信息化建設(shè)、開發(fā)利用六個(gè)方面的現(xiàn)狀，梳理存在的突出問題，提出解決問題的建議。

關(guān)鍵詞：聯(lián)通公司;檔案管理;調(diào)查研究

1 基本情況

1.1 調(diào)查目的。此次調(diào)查是為全面掌握河南聯(lián)通省轄市分公司（以下簡稱分公司）在企業(yè)改制背景下的檔案人員配置、制度建設(shè)、庫藏情況、設(shè)備設(shè)施、信息化建設(shè)、開發(fā)利用方面的現(xiàn)狀，準(zhǔn)確了解存在的突出問題，精準(zhǔn)實(shí)施應(yīng)對策略，推動檔案工作持續(xù)健康發(fā)展。

1.2 調(diào)查方式。調(diào)查采用問卷調(diào)查與實(shí)地調(diào)研相結(jié)合的方式。問卷設(shè)計(jì)以《檔案室基本情況年報(bào)》檔基3表和《中國聯(lián)通檔案工作評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》為基礎(chǔ)，包含6大項(xiàng)93小項(xiàng)內(nèi)容。并隨機(jī)對開封等8個(gè)分公司進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，以驗(yàn)證調(diào)查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

1.3 調(diào)查情況。調(diào)查結(jié)果經(jīng)辦公室主任審核并簽字蓋章，將掃描件以PDF格式發(fā)送到指定郵箱。共發(fā)出問卷18份，收回問卷18份，全部作為有效問卷進(jìn)行分析研究。

2 檔案管理現(xiàn)狀

2.1 人員狀況。18個(gè)分公司共有專職檔案員19人，其中鄭州分公司2人，其余分公司各1人; 35歲以下2人，占總?cè)藬?shù)的10.5%，35～45歲4人，占21%，45歲以上13人，占68.4%;平均年齡48.3歲，平均工齡28.1年，平均檔案工作年限2.7年;初級職稱10人，占總?cè)藬?shù)的52.6%，中級職稱6人，占31.6%，無職稱3人，占15.8%，其中具有檔案職稱的2人，占10.5%;研究生1人，占總?cè)藬?shù)的5.3%，本科5人，占26.3%，大專10人，占52.6%，高中及以下3人，占15.8%;無檔案專業(yè)學(xué)歷人員，受過檔案培訓(xùn)的4人，占21.1%;職級為5級的8人，占42.1%，6級6人，占31.6%，7級4人，占36.8%，8級1人，占5.3%。

2.2 制度建設(shè)。18個(gè)分公司的檔案管理制度均在17～24項(xiàng)之間，其中鄭州、洛陽、濮陽、許昌最多，各24項(xiàng)，濟(jì)源最少，為17項(xiàng)。招投標(biāo)、扶貧、誠信檔案管理制度缺位。在是否嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度的選項(xiàng)中，選擇“否”的15個(gè)，選擇“是”的3個(gè)。在是否根據(jù)需要及時(shí)修訂、制訂相關(guān)制度的選項(xiàng)中，選擇“否”的13個(gè)，選擇“是”的5個(gè)。

2.3 庫藏情況

2.3.1 時(shí)間跨度。庫藏檔案最早形成于1948年，最晚1957年，時(shí)間跨度最長70年，最短61年。

2.3.2 全宗狀況。全宗數(shù)量總體較為均衡，平均11個(gè)，鄭州分公司23個(gè)最多，濟(jì)源分公司5個(gè)最少。

2.3.3 檔案類型。會計(jì)檔案占全部庫藏量的45%，文書檔案占19%，科技檔案占17%，聲像檔案占6%，實(shí)物檔案占2%，其他類型檔案占11%。會計(jì)、文書、科技檔案是庫藏檔案的三大主體，占81%，會計(jì)檔案占比最高，實(shí)物檔案占比最低。

2.3.4 檔案數(shù)量。18個(gè)分公司庫藏檔案以卷為保管單位的共384956卷，平均21386卷;以件為保管單位的共523512件，平均29084件。

2.4設(shè)備設(shè)施。問卷列出的設(shè)備設(shè)施包括：檔案用房、監(jiān)控設(shè)施、消防設(shè)施、檔案實(shí)體和信息存儲設(shè)備、溫濕度記錄和控制設(shè)備、微機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、裝訂機(jī)、切紙機(jī)、消毒柜、檔案管理軟件13項(xiàng)，18個(gè)分公司在檔案設(shè)備是否滿足工作需要欄內(nèi)選擇“是”，3個(gè)分公司在檔案庫房是否滿足需要欄內(nèi)選擇“否”。此外，配備錄音機(jī)、錄像機(jī)、掃描儀、非線性編輯系統(tǒng)的分公司分別為15個(gè)、13個(gè)、12個(gè)、1個(gè)。

2.5 信息化建設(shè)。各分公司1996年開始使用單機(jī)版檔案管理軟件，2006年升級為網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，2013年建成行業(yè)性數(shù)字檔案館。OA、合同、ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了在線歸檔，其他信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件未在數(shù)字檔案館歸檔，存量檔案的數(shù)字化建設(shè)亦未啟動，共建共享的資源利用模式并未真正實(shí)現(xiàn)。

2.6 開發(fā)利用

2.6.1 利用數(shù)量。2018年檔案利用數(shù)量（見表1）：以卷為單位2039卷次，平均113.28卷次，洛陽分公司最多，為269卷次，開封分公司最少，為32卷次。以件為單位6816件次，平均378.67件次，鄭州分公司最多，為754件次，漯河分公司最少，為77件次;按人次統(tǒng)計(jì)共1132人次，平均62.89人次，鄭州分公司最多，為108人次，漯河分公司最少，為41人次。

2.6.2 利用目的。本次利用目的調(diào)查，通過利用人次來界定，以工作查考為目的的利用人次最多，為645人次，占總利用人次的57.0%，平均每個(gè)分公司35.8人次;以學(xué)術(shù)研究為目的的利用人次最少，為2人次，占總利用人次的0.3%，平均每個(gè)分公司0.1人次。具體分布情況見表2。

2.6.3 利用方式。檔案利用方式單一，在履行完檔案借閱審批手續(xù)后，由借閱申請人攜帶審批手續(xù)，到檔案室進(jìn)行查閱、復(fù)印、掃描或拍照，原件一般不予借出。

2.6.4 編研成果。各分公司每年底均向省公司提供當(dāng)年年鑒稿件，編輯出版《河南聯(lián)通年鑒》;鄭州分公司單獨(dú)編輯出版《中國聯(lián)通鄭州市分公司年鑒》《組織沿革》;鄭州、洛陽、新鄉(xiāng)、許昌、周口、南陽分公司編輯了《大事記》; 各分公司近三年均未進(jìn)行其他專題編研和檔案利用實(shí)例匯編。

3 對調(diào)查數(shù)據(jù)的分析

3.1 人員配置與檔案工作發(fā)展需求不適應(yīng)

3.1.1 人員數(shù)量少。參照原《勞動人事部 國家檔案局關(guān)于頒布〈地方各級檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)〉（試行）的通知》（國檔聯(lián)發(fā)[1985]2號）規(guī)定，各分公司檔案人員配置均未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

3.1.2 崗位職級低。各分公司合同制員工的職級帶寬從低到高為5～15級，近42.1%檔案人員集中在5級，隨崗級增加人數(shù)遞減，無9級及以上員工，職業(yè)發(fā)展通道受限，嚴(yán)重制約檔案工作者的積極性。

3.1.3 業(yè)務(wù)能力弱。從19名專職檔案人員學(xué)歷、職稱、專業(yè)背景和培訓(xùn)經(jīng)歷來看，業(yè)務(wù)能力與企業(yè)對檔案工作者的要求不匹配，檔案工作質(zhì)量難以保證。

3.1.4 隊(duì)伍不穩(wěn)定。檔案人員檔案工作年限較短，平均年齡偏大，檔案工作年限與年齡、工齡偏離較大。反映了檔案人員崗位更換頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定。

3.2 依法依規(guī)治檔任重道遠(yuǎn)

3.2.1 有制不遵。各分公司員工檔案意識弱，現(xiàn)有檔案管理制度落地執(zhí)行難，個(gè)別管理制度形同虛設(shè)，“人治”現(xiàn)象突出，依法依規(guī)治檔任重道遠(yuǎn)。

3.2.2 適用性弱。檔案管理制度存在“超期服役”現(xiàn)象，公司更名、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型后制度未進(jìn)行修訂;制度暫行、試行期滿后未及時(shí)“轉(zhuǎn)正”;簡單轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，未進(jìn)行細(xì)化和部署。

3.2.3 制度缺位。隨著業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型和精細(xì)化管理需要，招投標(biāo)、扶貧、誠信等檔案應(yīng)運(yùn)而生，但與之對應(yīng)的管理制度缺位，出現(xiàn)制度空窗期。

3.3 庫藏檔案數(shù)量多，亮點(diǎn)少。市分公司庫藏檔案歷史悠久，全宗多，數(shù)量大，種類全，形式多樣，基礎(chǔ)管理扎實(shí)，系統(tǒng)反映了企業(yè)歷史變遷和發(fā)展概貌。但也存在一些不容忽視的問題：大量保管期滿檔案未鑒定銷毀，會計(jì)檔案尤為突出;重要?dú)v史節(jié)點(diǎn)、重大活動、重要會議、重要實(shí)物等賬外文件缺失嚴(yán)重;照片檔案保存數(shù)量少;庫藏結(jié)構(gòu)較單一，反映地方特色和時(shí)代特征的檔案少。

3.4 設(shè)備閑置率偏高，部分單位庫房嚴(yán)重不足。各分公司均配備了日常管理所必需的設(shè)施設(shè)備，但從實(shí)地調(diào)研情況看，部分設(shè)備閑置率高，主要包括：溫濕度計(jì)、吸濕機(jī)、加濕器、消毒柜常年處于塵封狀態(tài);購置掃描儀、照相機(jī)的分公司，未啟動傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作;購置非線性編輯系統(tǒng)的分公司，未開展聲像檔案采編工作。

3.5 檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化水平不同步。突出表現(xiàn)在：①多數(shù)信息系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)與數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)共享，不具備在線歸檔功能;②傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作尚未啟動，目錄及全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)進(jìn)展緩慢;③數(shù)字檔案館具備網(wǎng)上查詢借閱功能，但內(nèi)容建設(shè)滯后;④業(yè)務(wù)系統(tǒng)下線時(shí)大量電子檔案未歸檔保存，存在數(shù)據(jù)丟失、損毀和無法識別風(fēng)險(xiǎn)。

3.6 檔案利用情況不容樂觀

3.6.1 利用率偏低。以2018年為例，各分公司年均利用檔案62.9人次，以卷、件為保管單位檔案的利用率分別為0.5%、1.3%，檔案利用量與庫藏?cái)?shù)量形成巨大反差。

3.6.2 利用目的單一。各分公司利用檔案的目的91.7%集中在工作查考，經(jīng)濟(jì)建設(shè)、宣傳教育、編史修志、學(xué)術(shù)研究及其他利用目的僅占8.3%，除三門峽、洛陽公司外，其他分公司以科學(xué)研究為目的的借閱人次均為0。

3.6.3 利用案例少。檔案工作者跟蹤服務(wù)不到位，典型利用實(shí)例收集較少，導(dǎo)致檔案宣傳既缺少鮮活案例，又缺少檔案工作帶來經(jīng)濟(jì)和社會效益的數(shù)據(jù)支撐。

3.6.4 借閱流程繁瑣。一般檔案借閱需要利用部門和辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意，重要檔案借閱需要利用部門、形成部門、辦公室及分管檔案工作公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。檔案利用率偏低，在一定程度上與檔案借閱審批流程繁瑣不無關(guān)系。

4 建議及對策

4.1 綜合施策，補(bǔ)齊人員短板

4.1.1 實(shí)施人才帶動戰(zhàn)略。優(yōu)化檔案管理崗位職責(zé)，落實(shí)檔案專業(yè)戰(zhàn)略人才方案，打通員工職業(yè)發(fā)展雙向晉升通道，吸引高素質(zhì)專業(yè)人才，并保持隊(duì)伍相對穩(wěn)定。

4.1.2 建立員工實(shí)習(xí)基地。新入職大學(xué)生在員工實(shí)習(xí)基地協(xié)助整理檔案，既利于了解公司、熟悉業(yè)務(wù)，又在一定程度上緩解了檔案部門人員不足的矛盾。

4.1.3 探索檔案業(yè)務(wù)外包。通過招標(biāo)等方式選擇有資質(zhì)、信譽(yù)好、業(yè)務(wù)精的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，集中整理應(yīng)歸檔文件，以彌補(bǔ)編制不足問題。

4.1.4 落實(shí)業(yè)務(wù)部門歸檔。按照“誰形成、誰歸檔”的原則，加大業(yè)務(wù)部門兼職檔案員培訓(xùn)力度，推進(jìn)業(yè)務(wù)部門整理歸檔，減輕檔案部門工作壓力。

4.2 完善制度，推進(jìn)依法依規(guī)治檔

4.2.1 制度建設(shè)常態(tài)化。確保制度建設(shè)常態(tài)化并定期清查，既要避免出現(xiàn)檔案管理制度“超期服役”現(xiàn)象，又要避免制度建設(shè)滯后，出現(xiàn)長期無據(jù)可依的“空檔期”。

4.2.2 制度內(nèi)容務(wù)實(shí)化。結(jié)合自身檔案工作實(shí)際確定制度內(nèi)容，避免簡單的拿來主義和生搬硬套，確保制度的針對性、適用性和可操作性，便于落地執(zhí)行。

4.2.3 制度落實(shí)考核化。將制度落實(shí)列入相關(guān)人員崗位職責(zé)，考核結(jié)果與薪檔調(diào)整、職級晉升有機(jī)結(jié)合，提高全員檔案意識和執(zhí)行力。

4.3 優(yōu)化庫藏，突出特色

4.3.1 建立檔案質(zhì)量倒逼機(jī)制。及時(shí)將不利檔案長久保管的因素反饋給上游環(huán)節(jié)，從源頭控制檔案質(zhì)量。同時(shí)，科學(xué)制定歸檔范圍和保管期限表，加強(qiáng)兼職檔案員培訓(xùn)，嚴(yán)把入庫質(zhì)量關(guān)。

4.3.2 突出時(shí)代特征和地方特色。在檔案資源建設(shè)上，圍繞中心工作，加大黨建、民生、精準(zhǔn)扶貧、實(shí)物、誠信、人物檔案等收集力度，以優(yōu)化庫藏結(jié)構(gòu)，突出時(shí)代特征和地方特色。

4.3.3 推行檔案銷毀集體簽字制度。建議各分公司成立檔案工作委員會，指導(dǎo)保管期滿檔案的鑒定，鑒定結(jié)果集體簽字確認(rèn)，及時(shí)銷毀失去繼續(xù)保存價(jià)值的檔案資料，以優(yōu)化庫藏結(jié)構(gòu)。

4.4 配置設(shè)備因地制宜，庫房建設(shè)從長計(jì)議

4.4.1 購置前論證。配置檔案管理軟、硬件設(shè)備，應(yīng)因地制宜，不搞攀比，做好購置前的調(diào)研、論證工作，以便物盡其用，提高資產(chǎn)利用率。

4.4.2 明確管理責(zé)任。建立固定資產(chǎn)卡片，做好資產(chǎn)登記、清查和管理，將資產(chǎn)的購置、使用、維護(hù)、報(bào)廢等工作明確到人。

4.4.3 建立后評估制度。在設(shè)施啟用、設(shè)備購置、系統(tǒng)運(yùn)行一段時(shí)間后，對其使用情況進(jìn)行分析總結(jié)，評估投資效果，建立責(zé)任追究制度。

4.4.4 從長計(jì)議檔案庫房。按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》中的技術(shù)指標(biāo)對庫房進(jìn)行改造，預(yù)留10年左右發(fā)展余地，實(shí)行不同全宗、不同類型、不同期限檔案分庫管理或分架排列。

4.5 多措并舉，提升檔案信息化水平

4.5.1 存量檔案數(shù)字化“三步走”。①以統(tǒng)計(jì)年報(bào)編制為契機(jī)，對庫藏檔案進(jìn)行全面清查，摸清家底，建立賬實(shí)相符的臺賬，優(yōu)化傳統(tǒng)檢索;②以數(shù)字檔案館為平臺，建設(shè)庫藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)目錄檢索;③按照時(shí)間由遠(yuǎn)到近、保管期限由長到短，檔案質(zhì)量由次到優(yōu)的順序制定數(shù)字化加工方案并分步實(shí)施，實(shí)現(xiàn)全文檢索。

4.5.2 增量檔案電子化“三手段”。①建立PMS、MS等與數(shù)字檔案館的接口，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部電子文件在線歸檔;②建立離線數(shù)據(jù)導(dǎo)入模板，將外單位形成的歸檔文件著錄信息通過定制的excel表格直接導(dǎo)入數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)企業(yè)外部文件的電子化歸檔;③將新增非電子載體形式的歸檔文件進(jìn)行數(shù)字化處理后掛接到數(shù)字檔案館對應(yīng)目錄下，實(shí)現(xiàn)增量檔案電子化。

4.5.3 檔案資源共享化“三路徑”。①進(jìn)行歸檔改革，省、市、縣三級公司不歸檔來自上級公司收文，共同建立三級共享數(shù)據(jù)庫;②通過數(shù)據(jù)挖掘、語義本體等技術(shù)手段將專題信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)和展示，提供多樣化共享產(chǎn)品;③經(jīng)過合理授權(quán)和門戶登錄認(rèn)證實(shí)現(xiàn)一點(diǎn)歸檔多點(diǎn)應(yīng)用，減少重復(fù)勞動，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案資源共享。

4.6 精準(zhǔn)施策，突破利用瓶頸

4.6.1 推進(jìn)資源開放度。在保障國家通信秘密、企業(yè)商業(yè)秘密、個(gè)人隱私信息等不受侵害前提下，推進(jìn)檔案鑒定開放工作，讓檔案成為員工的工作助手。

4.6.2 提升利用便捷度。簡化手續(xù)，減少審批環(huán)節(jié)，實(shí)施扁平化管理;利用企業(yè)門戶網(wǎng)站用戶名認(rèn)證功能，打破時(shí)空限制，在線提供查閱服務(wù);建立微信公眾號，探索互聯(lián)網(wǎng)化檔案利用新模式。

4.6.3 提高供給精準(zhǔn)度。加大檔案服務(wù)供給側(cè)改革，通過基于數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)挖掘服務(wù)平臺、多維展示平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)以知識圖譜驅(qū)動的企業(yè)電子檔案智能利用，以多元化檔案產(chǎn)品提供精準(zhǔn)化服務(wù)。

（作者單位：中國聯(lián)通河南省分公司檔案館? 來稿日期：2019-04-20）