信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

郭麗敏

[摘 要]隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)早已深入到人們生活當(dāng)中。而檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時信息技術(shù)開始展現(xiàn)出它的優(yōu)勢。信息時代的檔案管理工作相比于傳統(tǒng)的檔案管理工作更加方便快捷。信息時代的檔案管理工作主要是以信息化技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的信息檔案管理。但是隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中運用的范圍越來越大，它所存在的缺點以及問題也就越來越明顯。所以文章就信息時代檔案管理工作所面臨的問題以及對策進(jìn)行研究。

[關(guān)鍵詞]信息時代 檔案管理 安全性 保密性

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

信息技術(shù)的發(fā)展導(dǎo)致人類生活的各個方面都發(fā)生極大的變化。在信息時代，運用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理已越來越普遍。檔案管理工作也呈現(xiàn)出數(shù)字化、信息化、電子化的一些特征。對于檔案管理工作中面臨的一些問題，檔案管理人員應(yīng)該做好準(zhǔn)備。同時，檔案管理人員也應(yīng)該順應(yīng)時代的潮流做好相關(guān)的檔案管理工作。

一、檔案管理信息化的概念

檔案信息化管理是通過現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)或是信息技術(shù)對檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理。在日常的工作當(dāng)中，主要是通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案所保存的資源進(jìn)行接收、采集、保存以及提供一些別的檔案信息[1]。因此，檔案管理的信息化可以為檔案管理工作帶來很多便利，例如工作量的節(jié)省、出錯率的減少。

二、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）缺乏統(tǒng)一的檔案管理軟件

在信息時代，很多檔案管理企業(yè)都已經(jīng)開始使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理。目前，這些企業(yè)在檔案管理工作中有著一個很大的問題，那就是他們都沒有一個統(tǒng)一的檔案管理軟件。在檔案管理的工作當(dāng)中，如果沒有一個統(tǒng)一的檔案管理軟件就會出現(xiàn)檔案不能轉(zhuǎn)移以及檔案的兼容性下降。這些情況都給檔案管理人員的工作帶來了極大的不方便。

（二）檔案工作的安全性與保密性工作有待加強

隨著時間的流逝，檔案管理的工作有著一個質(zhì)的變化。它從以前利用人工進(jìn)行檔案管理變成現(xiàn)在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理。在信息時代下，運用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)去處理檔案工作會有效地節(jié)約單位的人力成本以及提高辦事效率。但是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來方便快捷的同時它也帶來了一些風(fēng)險[2]?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)對于運用它的人來說是一把雙刃劍。對于一些黑客來說，他們可以運用一些技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程操控，通過遠(yuǎn)程操控去竊取和篡改一些數(shù)據(jù)以及資料。數(shù)據(jù)的破壞極有可能恢復(fù)不了，而且技術(shù)高超的黑客在竊取時會不留痕跡，讓安檢人員無法查探。在以前大部分單位都是運用傳統(tǒng)的人工錄入的方法進(jìn)行檔案管理，因此別人想要竊取或是銷毀一些資料時就必須去現(xiàn)場。因此，檔案管理人員運用計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的保密性以及安全性有待加強。

（三）檔案的價值鑒定變得更為困難

檔案的鑒定工作主要包括鑒定檔案的價值與真?zhèn)?。對于檔案的價值，我們會有很多的標(biāo)準(zhǔn)以及方法去進(jìn)行判斷。在這里我們說的檔案的價值指的是檔案的信息是否可以促使社會發(fā)展等。判斷檔案是否有價值的前提是要先去判斷這個檔案的信息真假。如果一個檔案連信息都是假的那么就沒有必要去判斷這個檔案是否有價值了[3]。檔案的真?zhèn)尉褪侵笝n案的真假，對于檔案真實性的鑒定不僅僅是檔案自身內(nèi)容的鑒定，還有對檔案信息的來源、標(biāo)志以及載體等一些其他要素的真實性進(jìn)行檢驗。在這個信息化的時代里，檔案數(shù)據(jù)是可以很容易進(jìn)行復(fù)制的。檔案在通過復(fù)制后就失去了它的唯一性，這樣就很難去辨別它的真實性。因此，檔案的鑒定是一項比較困難的工作。

（四）檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

隨著社會的高速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)早已深入到人們的生活當(dāng)中。信息化的檔案管理有著實用性和信息化等一些特征。目前，信息化管理在檔案服務(wù)、規(guī)范、開發(fā)以及共享上都有著很大的影響。由于有很多因素的影響導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化，因此現(xiàn)在很多單位的系統(tǒng)軟件可移植性能和兼容性都比較低。這些問題都會讓我們無法構(gòu)建一個比較系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。因此，單位應(yīng)該注重規(guī)范檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)[4]。

（五）相關(guān)法規(guī)體系不完善

我國對于檔案管理也出臺了一些相關(guān)的法律法規(guī)，但是還是不夠完善。在這個信息時代，社會對檔案管理的工作有著一些新的要求。目前，我國的法律法規(guī)大部分還是在以前的檔案管理上建立的。因此我國也應(yīng)該以目前的檔案管理的方式為基礎(chǔ)去制定一些新的規(guī)定。

三、信息時代檔案管理的對策

（一）增強信息化檔案管理的觀念意識

檔案的信息化建設(shè)是我國信息基礎(chǔ)建設(shè)的一個比較重要的環(huán)節(jié)。我們應(yīng)該拓寬檔案信息的服務(wù)領(lǐng)域，這樣就可以獲得更多的信息以及享受信息帶來的利益。檔案管理的相關(guān)人員應(yīng)該對人們進(jìn)行宣傳信息化檔案的管理，只有這樣人們才會對信息化的檔案管理有著進(jìn)一步的了解。檔案管理相關(guān)人員想要向社會宣傳信息化檔案管理的工作可以通過與新聞媒體進(jìn)行合作，這樣就可以將宣傳工作更加貼近群眾，并提高人們的檔案意識。這些方法都可以促使信息化檔案管理變得更加完善。

（二）統(tǒng)一規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作不僅對管理人員提出了一些新的更高的要求，同時也需要單位制定更高的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。隨著社會的發(fā)展，建立一個標(biāo)準(zhǔn)較高的檔案管理系統(tǒng)是必然選擇。一個標(biāo)準(zhǔn)化高的檔案管理制度對人們進(jìn)行檔案管理有很大的幫助。檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)可以使整個單位檔案管理工作效率大大提高。

（三）建立健全檔案信息安全保障體系

互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展提升檔案管理效率的同時，也帶來了一些弊端。檔案管理人員想要對檔案信息安全有一個好的保障就應(yīng)該先加強計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全性并對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行一個全面建設(shè)。單位的檔案管理人員在日常工作過程當(dāng)中，應(yīng)該對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，同時還應(yīng)該定期對電腦進(jìn)行檢查。通過這樣的方法可以使電腦在出現(xiàn)一些故障時不會導(dǎo)致一些信息丟失。單位在進(jìn)行人才培養(yǎng)的時候也應(yīng)該去著重培養(yǎng)這一點。另外，檔案管理工作人員還應(yīng)該處理好檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)系，還要對檔案的運行和儲存情況進(jìn)行監(jiān)控。對于一些機(jī)密檔案的管理，檔案管理人員應(yīng)該對它進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，防止一些意外事故的發(fā)生。對于本企業(yè)檔案的信息應(yīng)該重視起來，一旦出現(xiàn)問題要及時采取一些補救措施。

（四）完善相關(guān)的法律和法規(guī)

只有通過新的法律法規(guī)制度才可以保障檔案信息的合理利用以及安全。因此，一個完善的法律和法規(guī)是檔案管理人員開展檔案管理工作的一個保障。檔案管理人員可以采取國家標(biāo)準(zhǔn)或是國際標(biāo)準(zhǔn)去進(jìn)檔案管理。只有對檔案信息化管理體系進(jìn)行完善，才能使本單位的檔案信息更加的安全。

四、結(jié)語

在這個信息技術(shù)迅速發(fā)展的時代，企業(yè)想要使檔案管理的工作更加有效地開展起來，檔案資料被更有效地利用起來，只有去順應(yīng)時代的發(fā)展，有效利用信息技術(shù)。企業(yè)想要提高檔案管理人員的素養(yǎng)以及技能就要對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們樹立信息化檔案管理理念。這樣就可以建立起更高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫以及更加可靠的存儲環(huán)境。只有保證數(shù)據(jù)的安全、穩(wěn)定、準(zhǔn)確，才可以保證檔案數(shù)據(jù)信息的可靠。

參考文獻(xiàn) ：

[1]王宏霞.如何進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作[J].黑龍江檔案， 2016（1）：93.

[2]王鵬飛.企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2016（5）：69- 70.

[3]董梅.工程檔案管理中的問題及對策[J].科技資訊， 2015（31）：135.

[4]杜月玲.如何在新時期做好檔案管理工作[J].技術(shù)與市場， 2011（6）：130.