大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理體系構(gòu)建策略探討

呂揚(yáng)

[摘 要]信息化技術(shù)水平的提升，使人們生活更加智能化、信息化，人們所有行為都可以轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，至此步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在該時(shí)代，高校檔案管理工作面臨一些挑戰(zhàn)。基于此，本文闡述了高校檔案管理現(xiàn)狀，分析了高校檔案管理的特點(diǎn)，并提出了在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理體系構(gòu)建策略，旨在為相關(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;高校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.083

[中圖分類號(hào)]G647.24;G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）14-0-02

0? ? ?引 言

檔案管理雖然在經(jīng)濟(jì)效益上的作用不突出，但是在高校管理工作中具有不可或缺的作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各個(gè)管理部門系統(tǒng)中都存儲(chǔ)大量的電子文件，只有加大對(duì)這些文件的管理力度，才能有效提升檔案利用率以及檔案管理工作水平，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，提高高校檔案信息的安全性。

1? ? ?高校檔案的管理現(xiàn)狀

首先，信息孤島問(wèn)題?，F(xiàn)階段，我國(guó)尚未存在高度統(tǒng)一的高校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，即使各個(gè)地區(qū)的高校都建立了與自身發(fā)展相適應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并嘗試加大高校檔案信息管理力度，但缺少了將所有高校檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理的平臺(tái)，使不同地區(qū)、不同高校之間的信息資源無(wú)法做到共享，不能實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的最終目標(biāo)。其次，供求問(wèn)題。大多數(shù)高校檔案管理都是區(qū)域化劃分，查找較為困難，且檔案管理體制不完善，使相關(guān)管理人員對(duì)待工作報(bào)以不認(rèn)真、怠倦的狀態(tài)。在此狀況下，若想實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨體制管理十分困難，從某種程度上看，無(wú)法發(fā)揮高校檔案信息的價(jià)值。再次，高校檔案管理意識(shí)不足。高校政務(wù)系統(tǒng)十分獨(dú)立，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)高校檔案信息管理較為困難，且在實(shí)際工作中，高校檔案管理者的發(fā)言權(quán)較少。根據(jù)有關(guān)研究發(fā)現(xiàn)，在檔案信息管理中，由于人力資源受限，高校檔案管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的高效處理以及收集與共享檔案信息。最后，高校檔案管理的軟實(shí)力與硬環(huán)境不相適應(yīng)。由于政策推行與軟件研發(fā)相較于提高管理者素質(zhì)而言更為便捷，致使檔案信息化管理存在較大阻礙。

此外，在理論方面，高校檔案信息化管理要面對(duì)較多挑戰(zhàn)。為了應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，改善檔案管理現(xiàn)狀，需要進(jìn)行有效的基礎(chǔ)理論變革。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案信息的類型逐漸向多元化方向發(fā)展，使現(xiàn)有管理方式無(wú)法應(yīng)對(duì)。大數(shù)據(jù)時(shí)代不缺少信息，信息呈爆炸式增長(zhǎng)，因此，在海量信息數(shù)據(jù)中挖掘出更多的高價(jià)值信息，提高檔案管理效率是高校檔案管理工作需要應(yīng)對(duì)的一大挑戰(zhàn)。

2? ? ?高校檔案的管理特征

2.1? ?規(guī)范化

為提升高校檔案管理工作的科學(xué)性，有關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)檔案與檔案信息的規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化管理，這不僅有助于規(guī)范檔案管理工作，同時(shí)也是高校管理工作的內(nèi)容之一。高校要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用，制定出切實(shí)可行的管理規(guī)范，以此發(fā)揮檔案管理的應(yīng)有效用。此外，高校所購(gòu)進(jìn)的檔案管理設(shè)備為了提升檔案管理水平及效率，管理者應(yīng)學(xué)習(xí)并提高設(shè)備操作水平，進(jìn)而發(fā)揮出設(shè)備的有效作用。

2.2? ?多元化

高校檔案包括了學(xué)校發(fā)展史、師生資料、科研成果等多種信息，并帶有高度的文化與精神。高校檔案是高校發(fā)展的重要推動(dòng)力，具備獨(dú)特的服務(wù)功能與管理模式。但是在信息化時(shí)代，社會(huì)與高校需要實(shí)現(xiàn)多元化檔案管理服務(wù)功能，創(chuàng)新檔案管理形式，強(qiáng)化其功能，從而推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.3? ?信息化

隨著信息技術(shù)的應(yīng)用面積增加，大部分領(lǐng)域已實(shí)現(xiàn)了資源共享，現(xiàn)代信息資源與人類智力作用相結(jié)合，有效促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理，就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息收集、整理以及利用等管理工作，最終目標(biāo)是提升高校檔案信息管理的服務(wù)水準(zhǔn)，提高檔案信息資源利用率。

2.4? ?社會(huì)化

高校檔案管理的社會(huì)化管理與現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展及社會(huì)進(jìn)程相統(tǒng)一，社會(huì)結(jié)構(gòu)愈發(fā)復(fù)雜，社會(huì)差異成分逐漸增多，使社會(huì)化管理模式被衍生出來(lái)。此種管理模式與檔案制度公共政策創(chuàng)新相一致，適合對(duì)流動(dòng)人員檔案進(jìn)行管理，有利于擴(kuò)大檔案管理范圍，完善人事檔案管理，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)。

3? ? ?大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案管理體系的構(gòu)建策略

3.1? ?轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，認(rèn)清挑戰(zhàn)

在現(xiàn)代教育發(fā)展中，為了提高我國(guó)國(guó)民素質(zhì)，適應(yīng)新課改，我國(guó)提出了高校擴(kuò)招政策。隨著我國(guó)各高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，招生數(shù)量逐年提升，致使檔案內(nèi)容和類別增多，增加了高校檔案的管理工作量。為提高檔案管理效率，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，樹(shù)立大數(shù)據(jù)與信息化方案管理觀念。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校更新檔案管理觀念具有以下幾種作用。第一，實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量處理及傳輸，大大節(jié)省了人力成本，提高了工作效率。第二，擺脫了紙質(zhì)檔案及實(shí)體管理的限制。通過(guò)建立檔案電子信息，可以有效減少紙張浪費(fèi)，擴(kuò)大存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)管理模式下需要耗費(fèi)過(guò)多的時(shí)間與精力進(jìn)行規(guī)劃與管理，但是利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)就無(wú)須花費(fèi)過(guò)多精力進(jìn)行信息存儲(chǔ)及分類。第三，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)交互檔案信息、做到信息共享，具體而言，就是可以在短時(shí)間內(nèi)，甚至一秒之內(nèi)將檔案信息傳輸?shù)狡鋺?yīng)用位置。由此可見(jiàn)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，建立電子信息檔案，可以有效提高管理工作的效率及質(zhì)量。

此外，在高校檔案信息化管理過(guò)程中，高校要認(rèn)清大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的管理?xiàng)l件。雖然通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以對(duì)檔案信息進(jìn)行高效管理，但是在管理上還是人為操作，因此，高校要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高他們的軟件操作能力;同時(shí)，工作人員在實(shí)際工作中可以借助大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)對(duì)高校眾多檔案進(jìn)行科學(xué)管理。由于網(wǎng)絡(luò)存在一些安全漏洞，為了保護(hù)高校檔案的信息安全，發(fā)揮管理平臺(tái)的作用，就要提高平臺(tái)安全性，積極提高技術(shù)水平，提高信息管理的安全性，避免信息被盜取或篡改，造成不可挽救的損失;還要完善系統(tǒng)分支，集中多類別檔案，進(jìn)而真正增強(qiáng)信息管理水平。

3.2? ?建立電子方案集中平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

在檔案管理工作中，存在較多的專業(yè)術(shù)語(yǔ)，且某個(gè)術(shù)語(yǔ)在多種環(huán)境下具有多種含義，因此，專業(yè)管理人數(shù)不足造成檔案管理工作混亂。目前，我國(guó)許多高校檔案管理工作者都是非專業(yè)人士，在日常管理工作中存在的問(wèn)題不易被發(fā)現(xiàn)，久而久之問(wèn)題累積量增多，提升了高校檔案管理的工作難度。因此，僅通過(guò)管理制度與條例無(wú)法對(duì)檔案管理工作予以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。但是依據(jù)集成管理理念，結(jié)合高校檔案信息管理的實(shí)際狀況，設(shè)計(jì)出合理的電子檔案建設(shè)應(yīng)用方案，建立方便快捷且經(jīng)濟(jì)實(shí)用的信息集中平臺(tái)，有利于改善高校檔案的管理現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

3.3? ?采取多種方式解決集成系統(tǒng)問(wèn)題，完善管理功能

有關(guān)人員通過(guò)收集、訪談等方式了解到集成系統(tǒng)存在的一些問(wèn)題，并利用調(diào)研、對(duì)比及實(shí)踐總結(jié)等方式對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析、解決，最終研究出了多種收發(fā)文件輸出格式與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并將其整理優(yōu)化成集成平臺(tái)的建設(shè)資料。然后與高校實(shí)際管理現(xiàn)狀相結(jié)合，研究出圍繞中間文件批量傳輸?shù)碾娮庸母袷脚c數(shù)據(jù)歸檔交換標(biāo)準(zhǔn)，并將集成系統(tǒng)中的所有電子文件數(shù)據(jù)與歸檔目錄數(shù)據(jù)利用變革或文件通用格式對(duì)其進(jìn)行封裝、保存。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有通用型管理系統(tǒng)進(jìn)行再次開(kāi)發(fā)，將現(xiàn)存庫(kù)藏實(shí)際檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并上傳至集成系統(tǒng)中的電子文件中。此外，還要在方案系統(tǒng)中制成遷移數(shù)據(jù)表;在實(shí)踐中提出通用型檔案集成平臺(tái)模型;在管理過(guò)程中對(duì)電子數(shù)據(jù)文件增加實(shí)體分類號(hào)與檔號(hào)等處理，之后再將其導(dǎo)入檔案管理信息中并上傳空間，最后將其歸檔在數(shù)據(jù)光盤之中進(jìn)行管理。

3.4? ?提高高校電子檔案管理的便捷性、實(shí)用性

在高校將紙質(zhì)檔案、錄像帶等實(shí)體檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案后，電子檔案規(guī)范與管理成為高校管理工作的主要問(wèn)題。電子檔案的集成系統(tǒng)建設(shè)屬于電子文件的中心建設(shè)技術(shù)之一，現(xiàn)階段，建設(shè)電子文件中心大多數(shù)為業(yè)務(wù)外包模式，由專業(yè)公司進(jìn)行，存在軟件管理不足、適應(yīng)能力不強(qiáng)等問(wèn)題。建立與電子檔案數(shù)據(jù)格式相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，有利于批量遷移已歸檔的電子文件，有助于相關(guān)管理部門對(duì)通用型高校檔案管理軟件進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，還可以使用電子光盤與文件上傳至空間，與電子文件管理系統(tǒng)等當(dāng)時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息的異地歸檔與備份。值得一提的是，電子檔案管理更加快捷、經(jīng)濟(jì)、實(shí)用，電子文件集成管理具有較高的推廣價(jià)值。

3.5? ?整合檔案信息管理系統(tǒng)，制定檔案接傳實(shí)施方法

在高校檔案管理工作中，要對(duì)前端管理系統(tǒng)中的數(shù)字檔案資源、目錄以及數(shù)據(jù)交換格式進(jìn)行規(guī)范化處理，依據(jù)現(xiàn)有技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)以電子文件長(zhǎng)傳為主的電子文件異地備份方式，從而解決在檔案集成管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)中電子文件的批量歸檔問(wèn)題，特別在對(duì)集成檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行遷移及整合時(shí)所形成的檔案移交及接收方式。只有這樣才可以有效解決高校電子檔案信息的批量遷移，以及遷移后在檔案管理系統(tǒng)中的存儲(chǔ)及管理問(wèn)題，同時(shí)還可以解決電子文件異地備份問(wèn)題。

4? ? ?結(jié) 語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校在檔案管理工作上要積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)及先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提升檔案管理質(zhì)量。首先要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，其次建立檔案管理信息平臺(tái)，最后完善檔案管理系統(tǒng)，從而發(fā)揮其應(yīng)有效用，完成檔案管理體系建設(shè)，推動(dòng)我國(guó)高校更好地發(fā)展建設(shè)。

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