出版社財(cái)務(wù)管理中ERP系統(tǒng)應(yīng)用分析

劉海星

[摘 要]本文主要研究了ERP系統(tǒng)對(duì)出版社財(cái)務(wù)工作的作用，首先闡明了ERP系統(tǒng)的引進(jìn)能否滿(mǎn)足出版社財(cái)務(wù)工作的具體要求、對(duì)工作效率產(chǎn)生的實(shí)際影響;其次論述了ERP系統(tǒng)在單書(shū)業(yè)務(wù)流程、圖書(shū)成本核算管理等方面的應(yīng)用;最終得出應(yīng)用ERP系統(tǒng)能夠有效提高出版社財(cái)務(wù)工作效率的結(jié)論。

[關(guān)鍵詞]出版社;財(cái)務(wù)管理;ERP系統(tǒng)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.025

[中圖分類(lèi)號(hào)]F275;F270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）14-00-02

1? ? ?ERP系統(tǒng)概述

ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃），以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，主要應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部管理，最早可追溯到美國(guó)企業(yè)，經(jīng)過(guò)全球化之后被世界各國(guó)企業(yè)所引進(jìn)，在信息集成方面效果顯著。企業(yè)以ERP為基礎(chǔ)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，一方面能夠保障企業(yè)的資產(chǎn)安全，另一方面能夠方便快捷地記錄財(cái)務(wù)信息、生成財(cái)務(wù)報(bào)告，有效提高經(jīng)營(yíng)效率。

2? ? ?ERP系統(tǒng)在出版行業(yè)的應(yīng)用

2.1? ?合理管理出版產(chǎn)業(yè)鏈資源

隨著全媒體時(shí)代的發(fā)展，出版企業(yè)為了擴(kuò)大市場(chǎng)占有率，提高自身競(jìng)爭(zhēng)能力，不僅要依靠自由資源、固有資源，更要擁有強(qiáng)大的信息收納能力，應(yīng)用ERP系統(tǒng)在某種程度上能夠?qū)崿F(xiàn)該能力。ERP系統(tǒng)囊括出版產(chǎn)業(yè)的整條供應(yīng)鏈節(jié)點(diǎn)，供應(yīng)商、制造商、分銷(xiāo)渠道、顧客等以一個(gè)全面、機(jī)動(dòng)的整體呈現(xiàn)在系統(tǒng)中，企業(yè)能夠通過(guò)該系統(tǒng)獲得各方面的實(shí)時(shí)信息，根據(jù)實(shí)際數(shù)據(jù)判斷市場(chǎng)走向，調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略，通過(guò)資源整合進(jìn)行生產(chǎn)銷(xiāo)售活動(dòng)，提高經(jīng)營(yíng)效率。

2.2? ?精益生產(chǎn)同步工程

使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)管理，具有先進(jìn)、高效等優(yōu)勢(shì)，且對(duì)“精益生產(chǎn)”“敏捷制造”這兩種主要的生產(chǎn)模式提供技術(shù)支持，生成集合數(shù)據(jù)?！熬嫔a(chǎn)”英文為L(zhǎng)ean Production，最早源于麻省理工學(xué)院（MIT），生產(chǎn)管理模式相對(duì)常態(tài)，屬于企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略體系之一。在出版行業(yè)進(jìn)行“精益生產(chǎn)”，意味著企業(yè)形成了一個(gè)整體生產(chǎn)管理體系，該體系涵蓋出版產(chǎn)業(yè)鏈，具體包含書(shū)商、供應(yīng)商、顧客等，一旦形成體系，企業(yè)和他們之間的關(guān)系就有了質(zhì)的飛躍，從單純的業(yè)務(wù)往來(lái)變成了合作伙伴關(guān)系，彼此之間擁有不可分割的利益勾連，其中，影響出版企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的關(guān)鍵因素就是整體供應(yīng)鏈利益。

2.3? ?事先計(jì)劃與事中控制

由于出版行業(yè)的供應(yīng)鏈長(zhǎng)，節(jié)點(diǎn)環(huán)節(jié)具有不穩(wěn)定性，一旦出現(xiàn)“牛鞭效應(yīng)”，就會(huì)使企業(yè)在核算成本的過(guò)程中因?yàn)槟硞€(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏導(dǎo)致整體誤差加大。使用ERP系統(tǒng)能夠消解該問(wèn)題，提高企業(yè)工作效率，減少經(jīng)濟(jì)損失。工作原理在于運(yùn)用定義事務(wù)處理（Transaction）法，在核算會(huì)計(jì)科目時(shí)，同步記錄資金流動(dòng)和物流，保持?jǐn)?shù)據(jù)統(tǒng)一性。如果出現(xiàn)問(wèn)題，ERP系統(tǒng)可對(duì)資金流動(dòng)方向進(jìn)行追蹤，找到相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行核算，通過(guò)讓資金信息與物料信息始終保持同步的方法，進(jìn)行財(cái)務(wù)控制與決策。

2.4? ?出版集團(tuán)實(shí)施ERP的優(yōu)勢(shì)

早在20世紀(jì)90年代，國(guó)外就誕生了ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃），作為一種在當(dāng)時(shí)十分先進(jìn)的新型企業(yè)管理理念，ERP來(lái)源于制造行業(yè)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，即MRPⅡ（Manufacturing Resource Planning Ⅱ，制造資源計(jì)劃），但又存在明顯差異，MRPⅡ重視資金流和企業(yè)物流信息集合，主要在制造業(yè)發(fā)揮作用。事實(shí)上，20世紀(jì)80年代末期，ERP理論策略被廣泛應(yīng)用于出版行業(yè)。在實(shí)施ERP后，企業(yè)管理結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制得到了極大改善。在國(guó)內(nèi)，青島出版社、人民教育出版社和中國(guó)高等教育出版都不約而同地引入了ERP系統(tǒng)，并取得了非常不錯(cuò)的成效。作為一個(gè)可以提供更多有效解決方案的軟件，ERP在經(jīng)過(guò)多次優(yōu)化改進(jìn)后，變得更加適合出版企業(yè)，這也是ERP策略提供商的目的之一。

ERP系統(tǒng)將所有集團(tuán)信息集中在一個(gè)新系統(tǒng)中，提高了信息共享效率，加快了信息交流和處理速度，提升了管理控制方面的效率，強(qiáng)化了各個(gè)職能部門(mén)之間的聯(lián)系，使信息更加通暢，管理體系和運(yùn)行機(jī)制順暢，對(duì)集團(tuán)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展極為有利。目前，大多數(shù)出版集團(tuán)沒(méi)有實(shí)行統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理制度，下屬各個(gè)單位的財(cái)務(wù)基本獨(dú)立，無(wú)法進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，嚴(yán)重影響集團(tuán)會(huì)計(jì)核算管理。但引入ERP系統(tǒng)后，模塊化的設(shè)計(jì)讓財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算更加清晰，且ERP實(shí)行了分級(jí)管理，可以將下屬單位的所有財(cái)務(wù)信息及時(shí)匯總到集團(tuán)，統(tǒng)一財(cái)務(wù)核算規(guī)則。此外，集團(tuán)可以通過(guò)該系統(tǒng)實(shí)時(shí)掌握下屬單位的財(cái)務(wù)狀況和會(huì)計(jì)核算情況，便于集團(tuán)調(diào)整財(cái)務(wù)計(jì)劃和優(yōu)化財(cái)務(wù)策略，重新整合分配財(cái)務(wù)資源，提高資源利用效率，使管理更加精細(xì)化，會(huì)計(jì)核算更加準(zhǔn)確，可以一目了然地看清各個(gè)下屬單位的經(jīng)營(yíng)情況。

3? ? ?ERP系統(tǒng)對(duì)出版社財(cái)務(wù)工作的影響

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制對(duì)出版業(yè)的長(zhǎng)期影響下，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理對(duì)企業(yè)的正常收益產(chǎn)生各種影響，主要原因在于編制財(cái)務(wù)預(yù)算的時(shí)間比較長(zhǎng)。由于出版行業(yè)的特殊性，對(duì)財(cái)務(wù)管理工作會(huì)產(chǎn)生以下兩個(gè)方面的影響。第一，為了適應(yīng)市場(chǎng)規(guī)律，滿(mǎn)足消費(fèi)者需求，出版圖書(shū)種類(lèi)雜多，無(wú)論是新出版的書(shū)目或是大批量重印書(shū)，均占總成本比例的一大部分，造成財(cái)務(wù)管理工作困難。第二，成本項(xiàng)目龐雜。無(wú)論是作者稿酬，還是編審、校對(duì)、版權(quán)、印刷等費(fèi)用，都由于漫長(zhǎng)的結(jié)算周期對(duì)成本結(jié)算產(chǎn)生重大影響，有些甚至售罄之后還未進(jìn)行成本結(jié)算，讓成本核算工作難上加難。而ERP系統(tǒng)以其強(qiáng)大的資源整合能力，通過(guò)信息平臺(tái)記錄產(chǎn)品數(shù)據(jù)，實(shí)施信息共享，全程控制圖書(shū)產(chǎn)品的生命周期，對(duì)編輯、印刷、分銷(xiāo)等流程進(jìn)行統(tǒng)一把控，有效整合各環(huán)節(jié)的管理工作，有助于財(cái)務(wù)管理人員查閱相關(guān)數(shù)據(jù)，有效進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，提高預(yù)算質(zhì)量。

4? ? ?ERP系統(tǒng)在出版社財(cái)務(wù)工作中的應(yīng)用策略

4.1? ?在單書(shū)業(yè)務(wù)流程中的應(yīng)用

運(yùn)用ERP系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)單書(shū)業(yè)務(wù)流程時(shí)需要以下3個(gè)步驟。第一，完善編輯模塊信息。形成選題卡片，將圖書(shū)的基本信息，如頁(yè)數(shù)、日期、版權(quán)等依次記錄在卡片上;在進(jìn)行出版編輯時(shí)，財(cái)務(wù)管理者在卡片上記錄包括稿費(fèi)、編審費(fèi)等各流程的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。第二，編輯出版模塊。該模塊生成的書(shū)目編碼作為圖書(shū)“身份證”，具有唯一性。為了判斷原材料出庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)，還將形成卡片、發(fā)印單等憑證。第三，使用財(cái)務(wù)功能模塊。該模塊主要用于書(shū)籍成本預(yù)算復(fù)核，具體根據(jù)圖書(shū)的集成數(shù)據(jù)控制單本書(shū)的預(yù)算成本;在系統(tǒng)內(nèi)生成書(shū)籍費(fèi)用領(lǐng)取單，該領(lǐng)取單包含稿酬及各種勞務(wù)費(fèi)用，作為財(cái)務(wù)人員的記賬憑證，而該數(shù)據(jù)獲取只需要對(duì)書(shū)目編碼進(jìn)行查詢(xún)即可，十分方便快捷，一方面大大減少財(cái)務(wù)管理工作，另一方面明確各個(gè)業(yè)務(wù)流程的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

4.2? ?在成本核算中的應(yīng)用

對(duì)成本結(jié)轉(zhuǎn)、歸集等是出版社進(jìn)行成本核算管理的核心內(nèi)容。通過(guò)ERP系統(tǒng)進(jìn)行單本書(shū)費(fèi)用的成本核算內(nèi)容如下。首先，通過(guò)編務(wù)模塊、出版模塊的合同記錄，在圖書(shū)成本核算卡的幫助下歸集成本;其次，在出版模塊中生成入庫(kù)單，核算從生產(chǎn)到庫(kù)存產(chǎn)品的成本，同時(shí)根據(jù)銷(xiāo)售清單核算業(yè)務(wù)成本;再次，利用紙張管理模塊，在系統(tǒng)中錄入詳細(xì)的用紙情況（類(lèi)型、單價(jià)、承印廠、數(shù)量等），經(jīng)過(guò)審核之后打印出庫(kù)單，并將該賬目歸集到圖書(shū)成本，及時(shí)進(jìn)行記錄;最后，結(jié)算印刷、排版費(fèi)用，核算單本書(shū)印刷總成本，由財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行審核。以上所有的信息都可以輕松地在ERP系統(tǒng)成本明細(xì)模塊中進(jìn)行書(shū)目編碼檢索之后得到。

4.3? ?在預(yù)收賬款與應(yīng)收賬款中的應(yīng)用

合理應(yīng)用ERP系統(tǒng)對(duì)提高出版社的財(cái)務(wù)管理能力十分有效。該系統(tǒng)通過(guò)連接發(fā)行模塊、財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)預(yù)收模塊，優(yōu)化預(yù)收賬款、應(yīng)收賬款的管理方式，例如在二者之間引進(jìn)客戶(hù)管理模塊，該模塊詳細(xì)記錄了每個(gè)客戶(hù)的所有信息，包括基本資料、信用額度、來(lái)款明細(xì)等。在ERP系統(tǒng)的層次性運(yùn)行中，財(cái)務(wù)管理者清晰記錄客戶(hù)往來(lái)的每筆賬款，實(shí)現(xiàn)客戶(hù)群體的分類(lèi)管理，通過(guò)客戶(hù)預(yù)收、應(yīng)收賬款，明確每筆賬款的歸屬情況，有效減少人工核對(duì)的工作時(shí)間，提高財(cái)務(wù)工作質(zhì)量。

5? ? ?結(jié) 語(yǔ)

出版社使用ERP系統(tǒng)優(yōu)化財(cái)務(wù)管理，主要表現(xiàn)在提高該系統(tǒng)對(duì)賬款、成本核算、單書(shū)業(yè)務(wù)等方面的管理能力。出版企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)，突破了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式，進(jìn)一步提高了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部?jī)?yōu)化，有利于提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，搶占市場(chǎng)占有率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面可持續(xù)發(fā)展。

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