關(guān)于企業(yè)物資采購(gòu)與財(cái)務(wù)監(jiān)督融合的探討

郭京進(jìn)

摘 要 物資采購(gòu)是做好企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要保證，為企業(yè)生產(chǎn)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。然而，在企業(yè)物資采購(gòu)管理過(guò)程中，由于內(nèi)部控制不健全、采購(gòu)活動(dòng)財(cái)務(wù)監(jiān)督不力，物資采購(gòu)活動(dòng)中以權(quán)謀私、違法違規(guī)現(xiàn)象較多，對(duì)企業(yè)發(fā)展造成了很大影響。為此，本文對(duì)企業(yè)物資采購(gòu)中財(cái)務(wù)監(jiān)督存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出了完善企業(yè)物資采購(gòu)與財(cái)務(wù)監(jiān)督融合的具體措施。

關(guān)鍵詞 物資采購(gòu) 財(cái)務(wù)監(jiān)督 探討

在制造企業(yè)中，物資采購(gòu)為企業(yè)生產(chǎn)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)和保證。物資采購(gòu)在企業(yè)財(cái)務(wù)支出中占有重要比重，也是企業(yè)財(cái)務(wù)監(jiān)督的重要內(nèi)容。因此，加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)管理、做好物資采購(gòu)的財(cái)務(wù)監(jiān)督，對(duì)減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、降低采購(gòu)成本、提高采購(gòu)效率、促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展具有重要意義。

一、企業(yè)物資采購(gòu)中財(cái)務(wù)監(jiān)督存在的主要問(wèn)題

（一）企業(yè)物資采購(gòu)與財(cái)務(wù)監(jiān)督管理存在脫節(jié)

在企業(yè)中，物資采購(gòu)部門是一個(gè)“實(shí)權(quán)部門”，掌握著企業(yè)生產(chǎn)所需的物資采購(gòu)權(quán)?，F(xiàn)階段，由于社會(huì)上物資較為豐富，市場(chǎng)上許多物資供大于求，使許多企業(yè)不得不努力開展產(chǎn)品推銷工作，而一些企業(yè)的采購(gòu)部門則成了他們攻關(guān)的對(duì)象。采購(gòu)部門在企業(yè)中的地位較高，是企業(yè)中的強(qiáng)勢(shì)部門，雖然與生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、庫(kù)管等部門之間聯(lián)系緊密，但在企業(yè)中各部門職能相對(duì)獨(dú)立，采購(gòu)部門在采購(gòu)環(huán)節(jié)的權(quán)限較大，采購(gòu)過(guò)程中的以權(quán)謀私、違法違規(guī)問(wèn)題較為嚴(yán)重，對(duì)企業(yè)發(fā)展造成了很大的影響。一是在采購(gòu)計(jì)劃的制訂中，生產(chǎn)部門只負(fù)責(zé)提供物資清單的數(shù)量、質(zhì)量要求，而對(duì)于物資價(jià)格、渠道沒(méi)有要求，這就給了采購(gòu)部門很大的活動(dòng)空間，可以在價(jià)格和渠道上做文章，追求利益的最大化，而這種利益，除企業(yè)利益外，部分品行不正的采購(gòu)人員也會(huì)追求個(gè)人利益的最大化，最終導(dǎo)致企業(yè)利益受損。二是在物資采購(gòu)合同管理中，雖然一些企業(yè)進(jìn)行了物資采購(gòu)招投標(biāo)管理，但是，由于參與的對(duì)象很多，企業(yè)的采購(gòu)部門作為招投標(biāo)的主管部門，有較大的管理權(quán)限，成為這些對(duì)象攻關(guān)的目標(biāo)，招投標(biāo)流程雖然公開透明，但是缺乏有效的監(jiān)督，特別是財(cái)務(wù)部門如果在物資采購(gòu)中沒(méi)有介入招投標(biāo)活動(dòng)，物資采購(gòu)部門則一家獨(dú)大，不能通過(guò)招投標(biāo)活動(dòng)加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，難以從采購(gòu)合同管理中發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)的財(cái)務(wù)部門只是根據(jù)采購(gòu)合同支付合同款項(xiàng)，并未在物資采購(gòu)過(guò)程中實(shí)施同步的財(cái)務(wù)跟蹤。

（二）企業(yè)物資采購(gòu)中缺乏有效的財(cái)務(wù)監(jiān)督內(nèi)控管理運(yùn)行機(jī)制

企業(yè)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)是一個(gè)整體，許多企業(yè)內(nèi)控管理運(yùn)行機(jī)制缺乏，或者運(yùn)行管理不協(xié)調(diào)，導(dǎo)致內(nèi)部監(jiān)督管理弱化。在企業(yè)的物資采購(gòu)過(guò)程中，對(duì)物資采購(gòu)內(nèi)控管理不力，導(dǎo)致物資采購(gòu)活動(dòng)中風(fēng)險(xiǎn)較大，對(duì)企業(yè)發(fā)展帶來(lái)較大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。一是物資采購(gòu)預(yù)算編制與執(zhí)行缺乏有效監(jiān)督。部分企業(yè)的物資采購(gòu)預(yù)算由采購(gòu)部門編制，沒(méi)有與生產(chǎn)、財(cái)務(wù)部門進(jìn)行有效溝通，導(dǎo)致預(yù)算編制缺乏科學(xué)性，并且執(zhí)行過(guò)程由采購(gòu)部門實(shí)施，雖然一些企業(yè)實(shí)行了投標(biāo)管理，但是由于內(nèi)控監(jiān)督弱化，采購(gòu)預(yù)算編制與執(zhí)行的風(fēng)險(xiǎn)很大。二是缺少對(duì)采購(gòu)合同的審計(jì)監(jiān)督。在簽訂采購(gòu)合同前，或者在制訂采購(gòu)合同時(shí)，沒(méi)有請(qǐng)企業(yè)的法律部門進(jìn)行合同把關(guān)，沒(méi)有由企業(yè)內(nèi)審部門進(jìn)行合同審計(jì)，導(dǎo)致企業(yè)物資采購(gòu)合同存在較大風(fēng)險(xiǎn)。三是采購(gòu)資金支付審核監(jiān)督不嚴(yán)。有的企業(yè)財(cái)務(wù)部門只是依據(jù)采購(gòu)部門的支付申請(qǐng)支付采購(gòu)資金，有的財(cái)務(wù)管理人員在支付前沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)核對(duì)，比如沒(méi)有嚴(yán)格對(duì)照合同的支付條款要求進(jìn)行核審，沒(méi)有對(duì)采購(gòu)物資入庫(kù)數(shù)量及質(zhì)量報(bào)告進(jìn)行復(fù)核把關(guān)等。

（三）企業(yè)物資采購(gòu)與財(cái)務(wù)監(jiān)督缺乏有效的監(jiān)督平臺(tái)

部分企業(yè)物資采購(gòu)部門與財(cái)務(wù)管理部門都有各自獨(dú)立的管理系統(tǒng)，但是兩個(gè)管理系統(tǒng)沒(méi)有對(duì)接，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門對(duì)物資采購(gòu)不能進(jìn)行同步跟蹤、加強(qiáng)監(jiān)管。有的企業(yè)物資采購(gòu)與財(cái)務(wù)部門的系統(tǒng)合在一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)，但是這個(gè)系統(tǒng)中的物資采購(gòu)和財(cái)務(wù)部門系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，是兩個(gè)不同的子系統(tǒng)，而且進(jìn)行了權(quán)限設(shè)置，許多信息不能共享，財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)部門的監(jiān)督活動(dòng)權(quán)限較小，特別是財(cái)務(wù)部門難以參與采購(gòu)活動(dòng)，不能對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督，導(dǎo)致采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)難以被發(fā)現(xiàn)。

二、加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)與財(cái)務(wù)監(jiān)督融合的有效措施

（一）組建綜采性物資采購(gòu)部門，加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)與財(cái)務(wù)監(jiān)督整體融合

采購(gòu)部門與財(cái)務(wù)管理脫節(jié)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)監(jiān)督弱化，物資采購(gòu)活動(dòng)中采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)加劇。為此，生產(chǎn)制造企業(yè)要加強(qiáng)物資采購(gòu)管理，組建綜合性物資采購(gòu)部門，從而加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)與財(cái)務(wù)監(jiān)督的整體融合。一是從生產(chǎn)部門、物資采購(gòu)部門、技術(shù)部門和財(cái)務(wù)部門抽調(diào)專業(yè)人員，組建綜合物資采購(gòu)部門，具體負(fù)責(zé)企業(yè)的物資采購(gòu)工作。二是加強(qiáng)物資采購(gòu)計(jì)劃的預(yù)算編制工作，由于生產(chǎn)、采購(gòu)、技術(shù)、財(cái)務(wù)各自專業(yè)性強(qiáng)，因此，在人員選擇上盡量選擇綜合能力強(qiáng)的人員充實(shí)到綜合性部門，由三個(gè)部門組成的人員各自發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，做好物資采購(gòu)計(jì)劃的預(yù)算編制工作。三是實(shí)行預(yù)算編制與執(zhí)行相分離，原物資采購(gòu)部門不再負(fù)責(zé)物資預(yù)算編制工作，只是專門負(fù)責(zé)物資采購(gòu)工作。四是加強(qiáng)物資采購(gòu)合同管理，進(jìn)行物資招投標(biāo)活動(dòng)時(shí)，要由企業(yè)法務(wù)部門進(jìn)行合同審查，簽訂物資采購(gòu)合同時(shí)，要由企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門和物資預(yù)算的編制部門一起加強(qiáng)合同審計(jì)與評(píng)估，從而從法律角度和審計(jì)角度做好物資采購(gòu)活動(dòng)的把關(guān)，防范物資采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。四是加強(qiáng)物資采購(gòu)的支付結(jié)算管理。物資采購(gòu)資金的支付結(jié)算要遵守采購(gòu)合同，財(cái)務(wù)部門支付采購(gòu)資金時(shí)要做好如下內(nèi)容的審查與審核，要有采購(gòu)部門的請(qǐng)款計(jì)劃及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字、倉(cāng)庫(kù)的采購(gòu)物資入庫(kù)記錄，此外，還要對(duì)照合同條款查實(shí)結(jié)算條件，只有三方符合，才能按規(guī)定流程支付結(jié)算款項(xiàng)。從而加強(qiáng)物資采購(gòu)的財(cái)務(wù)監(jiān)督。

（二）完善企業(yè)物資采購(gòu)與財(cái)務(wù)監(jiān)督相融合的內(nèi)控制度

內(nèi)控制度是加強(qiáng)企業(yè)管理的重要保證，在制造企業(yè)中，物資采購(gòu)的數(shù)量大、品種多、管理復(fù)雜、資金需求量大，同時(shí)，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的影響較大。如果不能有效地加強(qiáng)物資采購(gòu)的管理與監(jiān)督，發(fā)生采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的可能性很大，輕者只是個(gè)別人謀取一點(diǎn)私利，重者對(duì)企業(yè)發(fā)展帶來(lái)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。比如，采購(gòu)物資不能及時(shí)到位，影響企業(yè)生產(chǎn)；采購(gòu)物資質(zhì)量較差，不能滿足企業(yè)生產(chǎn)要求，生產(chǎn)出的產(chǎn)品質(zhì)量差，對(duì)企業(yè)聲譽(yù)造成影響，從而影響企業(yè)發(fā)展。因此，必須完善企業(yè)的物資采購(gòu)與財(cái)務(wù)監(jiān)督相融合的內(nèi)控制度。一是將物資采購(gòu)與企業(yè)各個(gè)相關(guān)環(huán)節(jié)連接起來(lái)，以財(cái)務(wù)部門為中心，形成對(duì)采購(gòu)活動(dòng)全程監(jiān)督的內(nèi)控制度和運(yùn)行機(jī)制。將物資采購(gòu)部門與生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)等部門的內(nèi)控銜接起來(lái)，從各環(huán)節(jié)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督。二是強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門對(duì)物資采購(gòu)過(guò)程的內(nèi)控監(jiān)督，企業(yè)的生產(chǎn)部門所需的物資計(jì)劃，由生產(chǎn)部門和財(cái)務(wù)部門共同編制物資預(yù)算，實(shí)行“數(shù)量+金額”管理，采購(gòu)部門按照物資預(yù)算制定、執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃，從而弱化采購(gòu)部門的管理權(quán)限，減少采購(gòu)部門的活動(dòng)空間，使他們從渠道出發(fā)，做好采購(gòu)選擇，為企業(yè)供應(yīng)物資。

（三）構(gòu)建物資采購(gòu)與財(cái)務(wù)監(jiān)督相融合的管理系統(tǒng)

現(xiàn)階段，由于科技快速發(fā)展，許多中型企業(yè)都在運(yùn)用信息管理系統(tǒng)，這對(duì)提升企業(yè)的管理效率發(fā)揮了重要作用。然而，針對(duì)企業(yè)采購(gòu)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)各不共容的問(wèn)題，要做好系統(tǒng)對(duì)接，加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)活動(dòng)的全程監(jiān)督。一是將物資管理系統(tǒng)融入財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，使財(cái)務(wù)系統(tǒng)能夠?qū)ξ镔Y系統(tǒng)實(shí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督。物資管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)指標(biāo)變動(dòng)情況都能在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中顯示，反映物資采購(gòu)活動(dòng)的動(dòng)態(tài)變化。二是財(cái)務(wù)系統(tǒng)與生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)對(duì)接，形成企業(yè)系統(tǒng)的ERP體系，可以全面了解企業(yè)物資的整體變動(dòng)情況，包括物資采購(gòu)入庫(kù)情況，有利防止物資采購(gòu)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)避免采購(gòu)活動(dòng)影響企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)。三是以財(cái)務(wù)系統(tǒng)為中心，加強(qiáng)與生產(chǎn)、采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)等系統(tǒng)的深度融合，全面反映企業(yè)的物資采購(gòu)活動(dòng)狀況，這樣有利于做好物資的統(tǒng)一調(diào)度與安排，促進(jìn)企業(yè)整體效率的提升。

三、結(jié)語(yǔ)

物資采購(gòu)在企業(yè)管理中占有重要地位，加強(qiáng)物資管理對(duì)企業(yè)發(fā)展有重要意義。為此，企業(yè)需要結(jié)合實(shí)際，做好物資采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)防范，加大物資采購(gòu)過(guò)程中的財(cái)務(wù)監(jiān)督力度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)物資采購(gòu)與財(cái)務(wù)監(jiān)督的有效融合。企業(yè)應(yīng)通過(guò)組建綜合性物資采購(gòu)部門，加強(qiáng)物資采購(gòu)的預(yù)算編制工作，加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)活動(dòng)中的內(nèi)部控制，此外，還要構(gòu)建物資采購(gòu)與財(cái)務(wù)監(jiān)督相融合的管理系統(tǒng)，運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)，促進(jìn)物資采購(gòu)效能的提高。

（作者單位為中國(guó)重汽集團(tuán)濟(jì)寧商用車有限公司）

參考文獻(xiàn)

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