對民辦高校照片檔案管理和開發(fā)利用的思考

可新方

【摘要】照片檔案在民辦高校建設發(fā)展揮著重要作用，民辦高校在辦學過程中的艱難起步、校園文化、基礎建設、學校大師、領導班子及重大活動等，為民辦高校發(fā)展歷程起到了見證的作用。

【關鍵詞】民辦高校 照片檔案管理

現(xiàn)代人的生活已進入到快速時代，慢節(jié)湊的地細細品味冗長的文字已經(jīng)不太切合實際，“讀圖時代”到來，照片檔案是以記錄影像為主要形式的載體檔案，具有獨特性，已成為現(xiàn)代民辦高校檔管理的重要組成部分。

1照片檔案的特點

照片檔案是國家機關、社會組織及個人在社會生活中形成的具有保存價值，并按一定的原則和方法，配以簡單的文字說明，集中保管起來的以感光材料為載體的歷史記錄。具有文書及其它檔案的一般屬性外，還具有一些特殊性。

1.1、直觀地記錄歷史、真實地反映情景

文字記錄的歷史，不管是記錄者還是讀者都多多少少帶有定的情感色彩，添加自己的思維方式，寫法與看法各不相同，不能真實直觀的表達意思。照片則不同，給人以身臨其竟的感覺，更加生動地將事情發(fā)生的真實場景展示給讀者，直觀的記錄事情發(fā)生的瞬間狀態(tài)。

1.2、信息量大、簡單易懂

文字檔案，需要讀者了解意境，深入情境之中才可能知曉文中了意義，而照片檔案則不然，它能簡單的直觀的讓讀者明白圖片要表達的意思，不受任何的限制，比如語種文字等。通過一張或是一組照片就可以反映出事件的宏大場面，對事物的表達力要比文字簡潔易懂。所以說照片檔案方便交流，是世界通用的一種檔案載體。

2照片檔案的作用

照片檔案在民辦高校建設發(fā)展揮著重要作用，民辦高校在辦學過程中的艱難起步、校園文化、基礎建設、學校大師、領導班子及重大活動等，為民辦高校發(fā)展歷程起到了見證的作用。

2.1、歷史憑證作用

照片檔案是學校發(fā)展歷史的真實記錄，能準確地記錄和形象地再現(xiàn)學校在漫長發(fā)展中的變化，比文字檔案更能準確、生動地反映學校建設發(fā)展中的人物和事件。大量的照片檔案真實、直觀、形象、生動、完整地記錄了民辦高校這些年來不懈努力、一路前行的辦學理念與取得的成績。當一幅幅包含著汗水和努力歷史圖片呈現(xiàn)眼前時，我們?yōu)樽蛱熳院篮托牢?，更加期待學校的美好明天。

2.2、科學研究作用

與國外相比較我國的民辦教育發(fā)展還處在一個起步期，完整的照片檔案可以真實記錄整個學校發(fā)展變化歷程，照片檔案可以幫助人們回憶、分析、對比研究和闡述有關問題，從中獲得更多的信息，通過對照片檔案的研究，有助于對學校的辦學理念、辦學模式、辦學思想深入研究。每一個能經(jīng)歷幾十年風雨，發(fā)展規(guī)模宏大的民辦高校，在辦學的過程中形成的具有價值的信息資源和歷史以驗教訓。站在前人的肩膀上，研究過去、總結經(jīng)驗、開創(chuàng)未來。

2.3、信息交流作用

和紙質(zhì)檔案相比，照片檔案打破了時間和空間上的限制，在增加文檔的容納量的同時，也擴展了照片的信息量。根據(jù)照片檔案的作用，充分利用其形式簡單、直觀，記錄真實的信息資源，切實加強對照片檔案信息的開發(fā)和利用。這些照片檔案實時更新，內(nèi)容豐富、信息準確，主要有上級領導視察、黨組領導調(diào)研、學校文化建設、大型會議及活動等照片檔案。依托網(wǎng)絡將照片以電子文件形式在網(wǎng)上流傳，這樣既提高了照片檔案的利用率，又起到了檔案資源信息共享的效果。

2.4、愛校教育作用

通過校史館將完整的系列照片，從“艱苦創(chuàng)業(yè)”、“開拓進取”、“砥礪前行”到現(xiàn)在的“走向輝煌”，這是一所民辦高校的創(chuàng)業(yè)史，讓每一位剛入校以及將要畢業(yè)的學生，利用對校史館參觀或6月9日檔案宣日活動，加強愛校教育，讓學校檔案室、校史館既是資料珍藏的場所，同時也是愛校教育基地。

3照片檔案在利用過程中出現(xiàn)的問題

3.1、照片檔案收集力度不強

一些民辦高校管理人員只重視教學科研活動的開展，不注重日常工作資料的歸整，更缺乏對照片檔案工作的重視，覺得照片是本人的，無需歸到學校檔案室保存，或者歸檔時將質(zhì)量不高，內(nèi)容不能反映情景的照片歸檔，圖片清晰及景像人物取舍較好的，留存在自己手中，造成照片檔案的缺失，不完整。收集難度大，不統(tǒng)一，不規(guī)范。

3.2、庫存照片檔案數(shù)量少

由于信息技術的限制，在當時照像技術及設備的不完善，所拍攝的照片不能夠體現(xiàn)照片檔案的價值和特性。往往是一類照片同一場景復本量十幾張，多則幾十張，造成了極大的資源浪費。

3.3、庫存照片無文字說明

照片檔案文字說明一般包括6要素，即：事由、時間、地點、人物、背景及攝影者。但從本次利用上來看，照片的6要素基本沒有體現(xiàn)，有的雖在照片的背后備注了事由和人物，但事由不清楚，人物介紹不完整。只好在照片大概的年份查找校報、文書等檔案，以求照片的文字說明。

3.4、照片檔案整理不規(guī)范

我國高等學校檔案管理辦法、高等學校檔案實體分類法規(guī)定，按照檔案的內(nèi)容，分為十大類目，聲像檔案做為其中之一，照片檔案作為聲像檔案的一種，在實際規(guī)范管理中往往容易被輕視。雖然我國各大高校都在產(chǎn)生并應用照片檔案，但針對當今科技信息高速發(fā)展的需求，民辦高校照片檔案的管理制度還不夠完善，這樣對照片檔案完整性和安全性管理存在很大的影響。由于未能建立完善的照片檔案管理制度，民辦高校相關管理人員只能根據(jù)自身經(jīng)驗進行照片檔案管理，特別是應對互聯(lián)網(wǎng)+時代數(shù)碼照片檔案管理的新技術、新問題感到措手不及，甚至無章可循。照片及數(shù)碼照片檔案沒有嚴格按照國家規(guī)定的標準進行整理，而是很隨意裝在一張光盤、硬盤或者計算機中，這些檔案在利用或者載體本身損壞而丟失，這種不安全因素時刻存在。

3.5、庫房條件不利于照片檔案保存

民辦高校由于屬于自主辦學，沒有政府部門的資金支持，相對于公辦院校辦學資金缺乏，雖然近幾年學校發(fā)展較快，在基礎設施建設、教學設備投入、科研獎勵等方面都增加了很多的投入，但做為教學輔助部門，部門經(jīng)費申請難問題依然存在。近年來，檔案室辦公條條雖然得到很大改善，但庫房存條件并沒有提高，檔案保存基本條件達不到，尤其是特別載體材料，不易保存。

4對今后檔案管理的思考

4.1、增加照片檔案意識，加強收集力度

照片檔案有歷史見證作用，讓人直觀的看到事物的場景，但現(xiàn)在數(shù)碼照像，圖像的改動性較普遍，檔案收集人要嚴把照片關口，不能讓已修有失原圖，失去照片檔案原有特性，起不到照片檔案利用價值的照片存入檔案室。由于民辦高校教職員工變動較快，遵循檔案隨辦隨的原則，對照片進行一事件一收集，防止人為丟失或損壞。

4.2、按照照片檔案要求，規(guī)范化整理

從收集的源頭抓起，學校目前的大部分拍照任務由新聞中心部門承擔，建議本部門的兼職檔案員由攝影者擔任或不定時的普及檔案照片歸檔的業(yè)務知識與檔案室的要求，嚴格按照照片的6要素完成文字說明部分，按照事件內(nèi)容及類別對照片進行分類歸籠，重大活動同一事件同一場景留存照片不過2張，同一事件不同場或此事件共存不超過5張照片等。一般事件所存照常片不超過3張。

4.3、改善庫房條件，利于照片檔案保存

在庫房內(nèi)添加溫濕度計，空調(diào)、防磁柜等設備，改善照片檔案保存條件，加強庫房日常管理工作，控制庫房溫濕，做好灰塵和有害氣體的防護工作。對傳統(tǒng)照照片及數(shù)碼照片的載體做好定期檢查運行，防止傳統(tǒng)照片出現(xiàn)色變、表層裂紋、和霉菌污染等。儲存數(shù)碼照片的載體無論是光盤、U盤或是硬盤等都應按規(guī)定的時間進行機讀播放，以防時間過長無法讀取信息。

4.4、加強照片檔案的開發(fā)，提高利用效率

《“十三五”規(guī)劃綱要》提出了檔案共享發(fā)展的理念，要求檔案工作走向開放和現(xiàn)代化，把檔案的開發(fā)放在了重要位置。我們學校檔案工作者沒有認識到照片檔案重要性，往往將未整理的照片直接裝盒塵封在了檔案室?guī)旆恐?，沒有得到開發(fā)利用，一些珍貴的歷史照片無法發(fā)揮其價值。讀圖時代的到來，引發(fā)了檔案工作者對照片檔案的重視，對照片檔案進行編開發(fā)，將一串串零散的照片整合在一起，勾起學校老教師及校友對以往的點滴回憶，激發(fā)新教師及學生對學校發(fā)展的憧憬。

4.5、照片檔案在整理中的感情

通過對照片檔案的整理，越發(fā)的感覺到檔案的開發(fā)勢在必行，針對照片檔案，本人在整理和利用的過程中有幾點感想。首先，傳統(tǒng)的照片檔案是學校的珍貴財富，最能直觀的反映學校發(fā)展歷程，體現(xiàn)出學校創(chuàng)始人的不畏堅難白手起家，要將這些寶貴的照片進行分門別類，比如：分為領導視察、基礎建設、對外交流、校校合作、校企合作，學校文化建設，大型活動等等，在每類下面按照年度順序?qū)⒄掌b入相冊，然后對這些照片進行統(tǒng)一掃描信息化工作。其次：數(shù)碼照片方便快捷，更有連拍功能，不用考慮底片和印刷沖洗問題，所以本人要對照片檔案收緊移交口，將不清楚、一個事件多張照片、無需移交的照片等，請移交人（攝影人）進行篩選，對照片進行六要素標注，移交檔案室之后，再按照傳統(tǒng)照片分類方法進行分類，下一步將整理完成的數(shù)碼照片按分類-時間順序進行照片縮印，以便日后翻閱查找，從而減少數(shù)碼照片的載體過度機讀，損壞信息。

總之，照片檔案是記載學校歷史、傳承校園文明的原始憑證之一。借助照片檔案，我們能夠更好地了解學校的過去，預見未來。我們要不斷努力探索照片檔案管理的新途徑新方法，在學校的發(fā)展中體現(xiàn)照片檔案的價值，為學校內(nèi)涵文化建設添磚加瓦。