新形勢下新建地方本科院校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策
——基于陜西省5所新建地方本科院校的分析

楊 紅

（安康學(xué)院 監(jiān)察處，陜西 安康 725000）

檔案信息化是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理和開發(fā)利用檔案的過程，它包括體制和機制完善、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定等環(huán)境構(gòu)建以及資源創(chuàng)建、資源管理等資源建設(shè)兩方面的內(nèi)容[1]。高校檔案信息化建設(shè)是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，它以檔案信息資源建設(shè)為核心，以加強電子文件管理為重點，以計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案資源共享化、服務(wù)對象與需求擴大化為最終目標(biāo)[2]。當(dāng)前，檔案信息化隨著社會整體信息化的推進而不斷發(fā)展，同時，高校檔案信息化建設(shè)也隨著高校數(shù)字化校園的建設(shè)而不斷深入。新建地方本科院校起步較晚、基礎(chǔ)薄弱，要趕上當(dāng)前大多數(shù)高校檔案信息化建設(shè)的步伐，必須看清目前面臨的新形勢，思考存在的問題及應(yīng)對措施。

一、新形勢下加強新建地方本科院校檔案信息化建設(shè)的意義

20世紀(jì)計算機技術(shù)和通信技術(shù)的成功融合和廣泛應(yīng)用，從根本上改變了信息產(chǎn)生、處理、傳輸、存儲的方式，也推動了人們生活方式和工作方式的徹底變革。21世紀(jì)之后，信息化被提升到國家戰(zhàn)略的高度，檔案信息化也逐步被提到絕大多數(shù)單位的工作日程上。2002年，《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》[3]發(fā)布，意味著檔案信息化建設(shè)開始從國家層面進行整體規(guī)劃和推進；2011年，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》[4]把檔案信息化建設(shè)作為一項戰(zhàn)略性任務(wù)寫了進去；2014年，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》[5]，提出要科學(xué)整合檔案信息資源，加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，促進資源共享；2016年，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》[6]將檔案管理信息化確定為全國檔案事業(yè)“十三五”發(fā)展目標(biāo)，全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升。因此，新形勢下加強新建地方本科院校檔案信息化建設(shè)勢在必行且意義重大。

（一）促進檔案管理效率提高

在信息化建設(shè)過程中，高校幾乎都開發(fā)或購買了檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)設(shè)置的OA接口與文書部門的辦公自動化系統(tǒng)連接，可以實現(xiàn)文檔一體化管理，即文書部門將辦理完畢且有歸檔價值的文件通過網(wǎng)絡(luò)（局域網(wǎng)）傳輸?shù)綑n案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，由檔案人員在網(wǎng)上接收、整理、鑒定、確定歸檔案卷的密級和保管期限，進行邏輯歸檔并提供利用。通過這一系統(tǒng)，可以確保電子文件能及時高效地歸檔，隨著電子文件“實時歸檔”，檔案管理部門也就可以隨時掌握各部門檔案歸檔狀況，做好檔案歸檔的前端控制，使檔案管理具有預(yù)見性和超前性。另外，通過檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)還可以實現(xiàn)檔案統(tǒng)計、查詢及目錄生成網(wǎng)絡(luò)化和自動化，從而減少了檔案工作人員大量的手工勞動，使檔案工作效率得到大幅度提升。

過去，檔案資料存放在庫房中，受人為因素、自然因素及檔案自身因素的影響，其完整性與安全性會受到不同程度的威脅，如檔案紙張折損發(fā)黃、字跡褪色模糊不清。而將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，可以最大限度地保護檔案的完整與安全。將檔案數(shù)字化后，使檔案原件受損降到最低，保證了檔案資源的完整、安全、可用。

（二）促進檔案服務(wù)水平提高

檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理功能非常強大，能提供多角度檔案檢索，還可實現(xiàn)檔案目錄的一次輸入，多次輸出，能夠滿足檔案利用者多樣化的檢索需求。與在各種紙質(zhì)目錄中查找檔案條目、在不同的檔案柜中查找檔案案卷相比較，在檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中輸入檢索詞，查找利用掃描上傳入系統(tǒng)的數(shù)字化檔案就簡單、省力得多。

在檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中利用數(shù)字化檔案，不僅耗時短，而且檔案查全率和查準(zhǔn)率還很高，能夠為檔案利用者提供高效的服務(wù)。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進，可以打破檔案利用上的時空局限，利用者可以在任何時間、任何地點被賦予相應(yīng)的權(quán)限來查詢、獲取自己所要的信息。除了能準(zhǔn)確、及時地獲取檔案信息外，檔案利用者還可以通過計算機技術(shù)，在檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中對海量的信息進行分析比較，挖掘出自己所需的、有價值的信息。

高校身處信息化時代中，作為培養(yǎng)人才、發(fā)展科技、服務(wù)社會的基地，在信息化建設(shè)上也應(yīng)走在時代發(fā)展的前列。檔案工作者要順應(yīng)時代發(fā)展要求，努力提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平，積極推動學(xué)校檔案信息化建設(shè)，力爭為檔案利用者提供更便捷、更高效的服務(wù)。

二、陜西省新建地方本科院校檔案信息化建設(shè)存在的問題

筆者通過查閱《陜西高校檔案工作紀(jì)實（1988—2017）》[7]，梳理了陜西省5所新建地方本科院校（安康學(xué)院、商洛學(xué)院、西安醫(yī)學(xué)院、西安航空學(xué)院、陜西學(xué)前師范學(xué)院）的檔案信息化建設(shè)情況（見表1），并就其存在的問題進行了分析探討。

表1 陜西省5所新建地方本科院校檔案信息化建設(shè)情況

（一）對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識不到位，重視程度不夠

從表1可以看出，在5所新建地方本科院校中，僅有1所高校有檔案工作專項經(jīng)費；5所高校每年用于檔案工作的經(jīng)費數(shù)額都很少，最少的只有1萬元。長期以來，部分新建地方本科院校沒有充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)對檔案管理工作的積極作用，因而建設(shè)的主動性和積極性不夠，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)沒有系統(tǒng)、長遠的規(guī)劃，建設(shè)進程推進緩慢。

（二）檔案信息化軟硬件設(shè)施落后，檔案數(shù)字化程度低

由于檔案信息化建設(shè)一次性投入較大，建設(shè)成本相對較高，而新建地方本科院校辦學(xué)資金緊張，對檔案信息化建設(shè)軟硬件設(shè)施的投入難免會大打折扣，以致于檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施落后。在5所新建地方本科院校中，有1所高校的檔案管理軟件還是單機版，甚至還有1所高校沒有使用檔案管理軟件，即便是3所采用了網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件的高校，估計也沒有足夠的資金來滿足個性化的軟件功能開發(fā)。

從5所新建地方本科院校的檔案數(shù)字化情況來看，部分高校檔案數(shù)字化、信息化程度不高，僅僅停留在案卷級、文件級目錄的數(shù)字化上。相較于其他高校大批量的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和電子檔案的收集及檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的提供利用，新建地方本科院校的檔案數(shù)字化及檔案信息化建設(shè)任重道遠。

（三）檔案信息資源分散，電子文件的實時歸檔跟不上

隨著高校信息化建設(shè)的不斷推進，OA辦公系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等各種信息系統(tǒng)和平臺應(yīng)運而生，根據(jù)檔案信息化建設(shè)的要求，各個系統(tǒng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)都應(yīng)按歸檔范圍轉(zhuǎn)化為電子檔案，這就需要在電子文件產(chǎn)生后及時無誤地接收進檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。但在5所新建地方本科院校中，僅有1所高校實現(xiàn)了與OA辦公系統(tǒng)對接。由于各個部門的信息系統(tǒng)和平臺建設(shè)先后不一，大都不是在學(xué)校信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃下進行的，建設(shè)過程中各自為政，采用的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)也不一致，各個軟件之間不能兼容，形成了各個不同的“信息孤島”，文檔一體化的通道被阻斷，導(dǎo)致不能實現(xiàn)電子文件的實時歸檔，不得不將各個系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件打印后再數(shù)字化，然后掛接在檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中，這無形中又增加了檔案信息化建設(shè)的成本和費用。

（四）檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制度體系不健全

目前大多數(shù)高校的檔案信息化建設(shè)是摸著石頭過河或是照葫蘆畫瓢，建設(shè)周期長，各自為政，建設(shè)中存在不完善的地方，這與沒有全國統(tǒng)一建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)有很大關(guān)系，因而也給高校檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享埋下了隱患。

中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》明確提出：“對電子文件的形成、積累、整理、歸檔應(yīng)實施全過程管理，以保證電子檔案質(zhì)量?！薄峨娮游募w檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）要求：“電子文件自形成時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。”盡管在電子文件的歸檔方面有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范，但在實際工作中，大多數(shù)高校首先注重的是硬件及軟件設(shè)施的購置、檔案的數(shù)字化等，對檔案信息化管理制度體系的建立和完善卻重視不夠。在電子檔案的收集、整理、保管和利用等方面，還沒有形成規(guī)范化、集成化的制度體系，使檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化進程受到嚴(yán)重影響和制約[8]54。

（五）檔案管理信息化建設(shè)的復(fù)合型人才缺乏

當(dāng)前的檔案管理隊伍中，雖然有精通檔案業(yè)務(wù)知識的專業(yè)人員，也有熟練掌握計算機技術(shù)和信息技術(shù)的技術(shù)人員，但檔案管理信息化需要的是能夠熟練操作計算機、熟悉檔案管理軟件、懂得檔案管理規(guī)范、能挖掘檔案信息價值、優(yōu)化檔案信息服務(wù)的復(fù)合型人才[9]46。事實上，大多數(shù)高校不重視檔案工作，檔案部門常常被認(rèn)為是“養(yǎng)老部門”，自然談不上對檔案管理人才建設(shè)做出切合實際和長遠的規(guī)劃。檔案人員雖有檔案專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，但對先進的計算機技術(shù)的掌握程度還在入門級別，而現(xiàn)有的精通計算機技術(shù)的人員卻又對檔案管理知識一竅不通。這樣的現(xiàn)狀，不利于學(xué)校持續(xù)推進檔案信息化建設(shè)。

三、加強新建地方本科院校檔案信息化建設(shè)的對策

（一）將檔案信息化建設(shè)列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程、學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和計劃

做好檔案信息化建設(shè)，高校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持是關(guān)鍵，新建地方本科院校更是如此。從學(xué)校層面來說，要明確一名校（院）長分管檔案工作，并能及時解決檔案工作中存在的問題，將檔案工作列入學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的議事日程和目標(biāo)責(zé)任制。學(xué)校要關(guān)心檔案館（室）的建設(shè)與發(fā)展，從人力、財力、物力上給予支持。要將檔案工作列入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和計劃，在學(xué)校事業(yè)經(jīng)費中應(yīng)每年撥付足夠的專項經(jīng)費用于檔案信息化建設(shè)。要將檔案信息化建設(shè)列入學(xué)校及部門有關(guān)管理制度中，納入崗位責(zé)任制并進行年度考核。

（二）加強檔案信息化軟硬件設(shè)施建設(shè)

軟硬件的投入對于檔案信息化建設(shè)來說是必不可少的。在硬件建設(shè)方面，不僅要配備計算機、打印機、復(fù)印機和移動硬盤等基本的硬件設(shè)備，還應(yīng)購置高分辨率掃描儀、高像素數(shù)碼攝錄機、高性能的服務(wù)器等。在軟件建設(shè)方面，要加強調(diào)研，購買或開發(fā)符合新建地方本科院校檔案信息化建設(shè)實際、業(yè)內(nèi)評價高的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，充分借助校園網(wǎng)進行運作，并能與學(xué)校其他信息平臺無縫對接。

（三）規(guī)范建設(shè)檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

要提高高校檔案管理信息化建設(shè)的水平，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化建設(shè)同樣必不可少。新建地方本科院校檔案管理部門要結(jié)合國家制定的相關(guān)規(guī)范性文件，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 《AD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》 《電子檔案管理基本術(shù)語》 《歸檔文件整理規(guī)則》 《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等，根據(jù)學(xué)校檔案管理的實際情況，進行檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)志、描述、存儲、查詢、交接、網(wǎng)上傳輸和管理等進行規(guī)范[9]46。

（四）加強檔案數(shù)字化建設(shè)及信息資源整合

檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心和關(guān)鍵，因此高校首先要嚴(yán)格按照“存量數(shù)字化，增量電子化”的戰(zhàn)略要求[8]55，一條不漏地做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案案卷目錄、全引目錄、卷內(nèi)目錄的數(shù)字化，形成檔案目錄數(shù)據(jù)庫。同時要加快紙質(zhì)檔案中學(xué)生招生底表、學(xué)籍卡片、學(xué)生成績表、畢業(yè)生名單等的數(shù)字化，在資金允許的情況下，實現(xiàn)文件、圖紙、照片、實物檔案的數(shù)字化。此外，還要實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等各種信息系統(tǒng)和平臺的無縫對接，使高校各類數(shù)字化資源得以共享。

（五）加強檔案信息化安全保障建設(shè)

身處網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，必定會存在一定風(fēng)險，因此在推進檔案信息化建設(shè)過程中，安全問題不容忽視。首先要加強服務(wù)器的安全管理，最好將檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)服務(wù)器交給學(xué)校的信息中心管理，以實現(xiàn)實時監(jiān)控、定期安全掃描、每24小時一次備份[10]，最大限度地保障檔案信息資源的安全。其次是設(shè)置不同層級的利用權(quán)限，根據(jù)不同的用戶、不同的角色，給予不同的權(quán)限，避免操作上的失誤和檔案泄密。同時，對檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的訪問設(shè)置區(qū)域限制，使用者只能在校內(nèi)等指定區(qū)域訪問檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。

（六）加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)

實踐證明，高校檔案管理人員的管理水平和綜合素質(zhì)決定著檔案管理工作的水平。因此，新建地方本科院校要提高檔案信息化建設(shè)水平，必須要通過引進人才、強化培訓(xùn)、建立激勵機制來打造一支具備檔案管理專業(yè)知識并熟練掌握計算機技術(shù)的復(fù)合型人才隊伍。