沙敏
摘 要:本文主要以構(gòu)建科學管理體系促進高校檔案數(shù)字化為重點進行闡述,結(jié)合當下高校檔案數(shù)字化存在的問題為主要依據(jù),從檔案實體存儲不合理、檔案管理人員綜合素養(yǎng)低下、電子文件管理力度不足、加大高校檔案數(shù)字化重視力度、強化基礎設施建設、構(gòu)成高水平檔案管理隊伍、構(gòu)建系統(tǒng)的規(guī)章機制這幾方面進行深入探索與研究,其目的在于提升高校內(nèi)部工作效率,為高校平穩(wěn)發(fā)展做鋪墊。
關鍵詞:高校;檔案數(shù)字化;電子檔案
基于互聯(lián)網(wǎng)背景下,構(gòu)建科學管理體系促進高校檔案數(shù)字化勢在必行,其不但是保證高校跟緊時代發(fā)展腳步的根本條件,還是實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化、合理化、規(guī)范化的根本要素。因此,相關人員需加強科學管理體系構(gòu)建力度,推動高校檔案數(shù)字化,為高校實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標提供有利條件。本文主要針對構(gòu)建科學管理體系促進高校檔案數(shù)字化為中心進行分析,詳細闡述如下。
1 高校檔案數(shù)字化的必然性
以往的紙質(zhì)檔案因為檢索不方便,所有利用率較低,無法將檔案資源的實際價值全面發(fā)揮出來。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛使用,紙質(zhì)檔案從人工形成變成了電子形成,加快了檔案形成的速度,并縮短了檔案收發(fā)的時間,另外增強了準確性,降低了各種資源損耗。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計算的廣泛應用,校園網(wǎng)絡建設漸漸得到了完善,這給檔案數(shù)字化建設提供了有利條件。因為高校檔案牽涉的內(nèi)容比較多,而且人員流動十分頻繁,以往的紙質(zhì)檔案更新速度較慢,且無法將當時的情況充分的反應出來,而建設數(shù)字化檔案,可以隨時更新檔案資源,且實現(xiàn)共享,讓高校人員能夠隨時掌握動態(tài)。另外,現(xiàn)階段國家檔案局度檔案數(shù)字化建設非常注重,高校檔案數(shù)字化已成為了必然[1]。
2 高校檔案數(shù)字化存在的問題
高校檔案數(shù)字化存在的問題有很多,其中最典型的是檔案實體存儲不合理、檔案管理人員綜合素養(yǎng)低下、電子文件管理力度不足,具體如下:
2.1 檔案實體存儲不合理
因為紙質(zhì)檔案管理應用的時間相對較長,實現(xiàn)檔案數(shù)字化,首先需要把檔案實體數(shù)字化,紙質(zhì)檔案易受溫濕度影響,字跡不清或是紙張變脆弱等,還會受到潮濕及火災的威脅,需要大量的維護成本。另外紙質(zhì)檔案還需要一定空間存儲,在整理檔案中會發(fā)生資料丟失的情況,另外,隨著時間的推移,保留下來的紙質(zhì)檔案也會有信息不完整的情況。在建設數(shù)字化檔案時,因為檔案實體欠缺,造成數(shù)字化檔案信息缺失。
2.2 檔案管理人員綜合素養(yǎng)低下
普通高校并未給予檔案管理工作高度重視,普遍認為檔案管理是一項簡單的檔案收發(fā)工作,在選取檔案管理人員時,沒有太多要求,多半是兼職人員,另外,在其他工作較忙時,檔案管理者會被調(diào)到其他崗位,致使檔案管理者的綜合素養(yǎng)下降,且人員更新速度較慢。且檔案數(shù)字化除了要管理者具備較強的專業(yè)致使以外,還要充分掌握計算機技術(shù),高校內(nèi)當前的管理者通常不具備此條件,學生因為對檔案管理工作重視力度不足,也忽視了管理人員培訓教育,技術(shù)不佳,無法滿足現(xiàn)代檔案管理需求[2]。
2.3 電子文件管理力度不足
現(xiàn)階段,我國數(shù)字化檔案建設還處于發(fā)展階段,對電子文化管理的規(guī)定并不健全,監(jiān)督與管理也不全面,在存儲與收集電子文化中,未設立專人進行監(jiān)督,這便造成電子文化流失。當前各個高校盡管開始構(gòu)建數(shù)字化檔案,但是紙質(zhì)檔案管理依舊占據(jù)主體地位,無法實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理,電子文件的系統(tǒng)性與準確性也得不到保障。檔案數(shù)字化管理欠缺行之有效的制度做支撐,致使電子文件管理工作得不到有效監(jiān)管,造成諸多文件流失。在建設數(shù)字化檔案時,對于電子文件的格式并未做出統(tǒng)一規(guī)定,進而導致數(shù)字化質(zhì)量低下和技術(shù)水平不佳,這對建設數(shù)字化檔案十分不利[3]。
3 構(gòu)建科學管理體系促進高校檔案數(shù)字化
當前,實現(xiàn)高校檔案室數(shù)字化的方法有很多,其中最為常見的是加大高校檔案數(shù)字化重視力度、強化基礎設施建設、構(gòu)成高水平檔案管理隊伍、構(gòu)建系統(tǒng)的規(guī)章機制,詳細闡述如下:
3.1 加大高校檔案數(shù)字化重視力度
強化高校數(shù)字化檔案建設,首先需加大對檔案管理工作注重力度,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的理念。檔案是記錄學校發(fā)展歷程的資料,有極高的歷史價值,另外給高效長足發(fā)展奠定了堅實基礎,而紙質(zhì)檔案受時間影響較大,易變脆,日期較久的檔案存儲難度比較大,且深受潮濕、火災以及氣候等因素影響,管理困難,建設數(shù)字化檔案便能夠有效優(yōu)化上述問題。數(shù)字化檔案不但能夠?qū)崿F(xiàn)長期存儲檔案,還能節(jié)約空間,提高資料傳輸速度,有助于資源共享。意識到建設檔案數(shù)字的必要性,把檔案管理工作融入到高校常規(guī)工作中,如此才能促進檔案數(shù)字化工作有序進行。
3.2 強化基礎設施建設
極大基礎設施完善力度,為建設數(shù)字化檔案的關鍵點。建設數(shù)字化檔案的基礎設施包含軟件與硬件這兩點,軟件是指同管理檔案有關的系統(tǒng)軟件,應用此類軟件可以實現(xiàn)檔案高校檢索及統(tǒng)計等;硬件指的是由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案需要的掃描儀及計算機等,存儲電子檔案的設備,及共享電子檔案資源的網(wǎng)絡設施。電子檔案的主要載體需要充足的存儲空間,高水平的存儲功能,能夠減少信息損失,要確保系統(tǒng)軟件安全性和穩(wěn)定性。健全數(shù)字化檔案建設的基礎設施,加大投入力度,不斷優(yōu)化與創(chuàng)新[4]。
3.3 構(gòu)建高水平檔案管理隊伍
建設數(shù)字化檔案對檔案管理者的綜合素養(yǎng)有極高的要求,不但要具備檔案管理知識,還需具備計算機操作技能。如此才能熟練的展開紙質(zhì)檔案數(shù)字化,存儲電子檔案,在遇到網(wǎng)絡問題時,可以及時將其優(yōu)化掉,確保電子文化不會因為網(wǎng)絡及軟件受損而流失?;诖?,高效需增強檔案管理者培訓力度,展開檔案管理教學,定期檢測計算機操作水平及專業(yè)知識,讓檔案管理者可以充分掌握檔案數(shù)字化建設的新進展,確保管理者可以熟練應用有關軟件,構(gòu)建專業(yè)的數(shù)字化管理團隊,提升檔案管理者的整體素養(yǎng)[5]。
3.4 構(gòu)建系統(tǒng)的規(guī)章機制
所謂沒有規(guī)矩不成方圓,若是缺少制度做保障,建設數(shù)字化檔案也無法有序進行,科學的管理體系為保證檔案數(shù)字化建設的主要條件。建設檔案數(shù)字化需對電子檔案的方式、質(zhì)量、程序等做出相關說明,還需明確電子檔案在進行修改、刪除以及入庫等操作時嚴格遵守的程序及原則,另外,對于保密文件的應用權(quán)限及管理皆需要遵守有關制定做出規(guī)定,以免重要檔案遺漏或是丟失?,F(xiàn)階段,我國電子檔案管理機制還不健全,為此高效在數(shù)字化檔案建設中,需結(jié)合自身具體狀況,構(gòu)建適合本校發(fā)展的規(guī)章機制,且嚴格落實,確保數(shù)字化檔案系統(tǒng)同其他工作系統(tǒng)共同使用,信息完整,更新及時,充分發(fā)揮檔案數(shù)字化的實際價值。
4 結(jié)束語
綜上分析,檔案管理為高校管理的重要部分,其同高校長足發(fā)展息息相關。為了促進檔案管理數(shù)字化,相關人員可以從加大高校檔案數(shù)字化重視力度、強化基礎設施建設、構(gòu)成高水平檔案管理隊伍、構(gòu)建系統(tǒng)的規(guī)章機制這幾方面著手,來構(gòu)建科學管理體系,實現(xiàn)促進檔案管理數(shù)字化的目標。
參考文獻
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