構(gòu)建科學(xué)管理體系促進高校檔案數(shù)字化

沙敏

摘 要：本文主要以構(gòu)建科學(xué)管理體系促進高校檔案數(shù)字化為重點進行闡述，結(jié)合當下高校檔案數(shù)字化存在的問題為主要依據(jù)，從檔案實體存儲不合理、檔案管理人員綜合素養(yǎng)低下、電子文件管理力度不足、加大高校檔案數(shù)字化重視力度、強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、構(gòu)成高水平檔案管理隊伍、構(gòu)建系統(tǒng)的規(guī)章機制這幾方面進行深入探索與研究，其目的在于提升高校內(nèi)部工作效率，為高校平穩(wěn)發(fā)展做鋪墊。

關(guān)鍵詞：高校；檔案數(shù)字化；電子檔案

基于互聯(lián)網(wǎng)背景下，構(gòu)建科學(xué)管理體系促進高校檔案數(shù)字化勢在必行，其不但是保證高校跟緊時代發(fā)展腳步的根本條件，還是實現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化、合理化、規(guī)范化的根本要素。因此，相關(guān)人員需加強科學(xué)管理體系構(gòu)建力度，推動高校檔案數(shù)字化，為高校實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標提供有利條件。本文主要針對構(gòu)建科學(xué)管理體系促進高校檔案數(shù)字化為中心進行分析，詳細闡述如下。

1 高校檔案數(shù)字化的必然性

以往的紙質(zhì)檔案因為檢索不方便，所有利用率較低，無法將檔案資源的實際價值全面發(fā)揮出來。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛使用，紙質(zhì)檔案從人工形成變成了電子形成，加快了檔案形成的速度，并縮短了檔案收發(fā)的時間，另外增強了準確性，降低了各種資源損耗。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計算的廣泛應(yīng)用，校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)漸漸得到了完善，這給檔案數(shù)字化建設(shè)提供了有利條件。因為高校檔案牽涉的內(nèi)容比較多，而且人員流動十分頻繁，以往的紙質(zhì)檔案更新速度較慢，且無法將當時的情況充分的反應(yīng)出來，而建設(shè)數(shù)字化檔案，可以隨時更新檔案資源，且實現(xiàn)共享，讓高校人員能夠隨時掌握動態(tài)。另外，現(xiàn)階段國家檔案局度檔案數(shù)字化建設(shè)非常注重，高校檔案數(shù)字化已成為了必然[1]。

2 高校檔案數(shù)字化存在的問題

高校檔案數(shù)字化存在的問題有很多，其中最典型的是檔案實體存儲不合理、檔案管理人員綜合素養(yǎng)低下、電子文件管理力度不足，具體如下：

2.1 檔案實體存儲不合理

因為紙質(zhì)檔案管理應(yīng)用的時間相對較長，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，首先需要把檔案實體數(shù)字化，紙質(zhì)檔案易受溫濕度影響，字跡不清或是紙張變脆弱等，還會受到潮濕及火災(zāi)的威脅，需要大量的維護成本。另外紙質(zhì)檔案還需要一定空間存儲，在整理檔案中會發(fā)生資料丟失的情況，另外，隨著時間的推移，保留下來的紙質(zhì)檔案也會有信息不完整的情況。在建設(shè)數(shù)字化檔案時，因為檔案實體欠缺，造成數(shù)字化檔案信息缺失。

2.2 檔案管理人員綜合素養(yǎng)低下

普通高校并未給予檔案管理工作高度重視，普遍認為檔案管理是一項簡單的檔案收發(fā)工作，在選取檔案管理人員時，沒有太多要求，多半是兼職人員，另外，在其他工作較忙時，檔案管理者會被調(diào)到其他崗位，致使檔案管理者的綜合素養(yǎng)下降，且人員更新速度較慢。且檔案數(shù)字化除了要管理者具備較強的專業(yè)致使以外，還要充分掌握計算機技術(shù)，高校內(nèi)當前的管理者通常不具備此條件，學(xué)生因為對檔案管理工作重視力度不足，也忽視了管理人員培訓(xùn)教育，技術(shù)不佳，無法滿足現(xiàn)代檔案管理需求[2]。

2.3 電子文件管理力度不足

現(xiàn)階段，我國數(shù)字化檔案建設(shè)還處于發(fā)展階段，對電子文化管理的規(guī)定并不健全，監(jiān)督與管理也不全面，在存儲與收集電子文化中，未設(shè)立專人進行監(jiān)督，這便造成電子文化流失。當前各個高校盡管開始構(gòu)建數(shù)字化檔案，但是紙質(zhì)檔案管理依舊占據(jù)主體地位，無法實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，電子文件的系統(tǒng)性與準確性也得不到保障。檔案數(shù)字化管理欠缺行之有效的制度做支撐，致使電子文件管理工作得不到有效監(jiān)管，造成諸多文件流失。在建設(shè)數(shù)字化檔案時，對于電子文件的格式并未做出統(tǒng)一規(guī)定，進而導(dǎo)致數(shù)字化質(zhì)量低下和技術(shù)水平不佳，這對建設(shè)數(shù)字化檔案十分不利[3]。

3 構(gòu)建科學(xué)管理體系促進高校檔案數(shù)字化

當前，實現(xiàn)高校檔案室數(shù)字化的方法有很多，其中最為常見的是加大高校檔案數(shù)字化重視力度、強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、構(gòu)成高水平檔案管理隊伍、構(gòu)建系統(tǒng)的規(guī)章機制，詳細闡述如下：

3.1 加大高校檔案數(shù)字化重視力度

強化高校數(shù)字化檔案建設(shè)，首先需加大對檔案管理工作注重力度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的理念。檔案是記錄學(xué)校發(fā)展歷程的資料，有極高的歷史價值，另外給高效長足發(fā)展奠定了堅實基礎(chǔ)，而紙質(zhì)檔案受時間影響較大，易變脆，日期較久的檔案存儲難度比較大，且深受潮濕、火災(zāi)以及氣候等因素影響，管理困難，建設(shè)數(shù)字化檔案便能夠有效優(yōu)化上述問題。數(shù)字化檔案不但能夠?qū)崿F(xiàn)長期存儲檔案，還能節(jié)約空間，提高資料傳輸速度，有助于資源共享。意識到建設(shè)檔案數(shù)字的必要性，把檔案管理工作融入到高校常規(guī)工作中，如此才能促進檔案數(shù)字化工作有序進行。

3.2 強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

極大基礎(chǔ)設(shè)施完善力度，為建設(shè)數(shù)字化檔案的關(guān)鍵點。建設(shè)數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)設(shè)施包含軟件與硬件這兩點，軟件是指同管理檔案有關(guān)的系統(tǒng)軟件，應(yīng)用此類軟件可以實現(xiàn)檔案高校檢索及統(tǒng)計等；硬件指的是由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案需要的掃描儀及計算機等，存儲電子檔案的設(shè)備，及共享電子檔案資源的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。電子檔案的主要載體需要充足的存儲空間，高水平的存儲功能，能夠減少信息損失，要確保系統(tǒng)軟件安全性和穩(wěn)定性。健全數(shù)字化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，加大投入力度，不斷優(yōu)化與創(chuàng)新[4]。

3.3 構(gòu)建高水平檔案管理隊伍

建設(shè)數(shù)字化檔案對檔案管理者的綜合素養(yǎng)有極高的要求，不但要具備檔案管理知識，還需具備計算機操作技能。如此才能熟練的展開紙質(zhì)檔案數(shù)字化，存儲電子檔案，在遇到網(wǎng)絡(luò)問題時，可以及時將其優(yōu)化掉，確保電子文化不會因為網(wǎng)絡(luò)及軟件受損而流失?；诖?，高效需增強檔案管理者培訓(xùn)力度，展開檔案管理教學(xué)，定期檢測計算機操作水平及專業(yè)知識，讓檔案管理者可以充分掌握檔案數(shù)字化建設(shè)的新進展，確保管理者可以熟練應(yīng)用有關(guān)軟件，構(gòu)建專業(yè)的數(shù)字化管理團隊，提升檔案管理者的整體素養(yǎng)[5]。

3.4 構(gòu)建系統(tǒng)的規(guī)章機制

所謂沒有規(guī)矩不成方圓，若是缺少制度做保障，建設(shè)數(shù)字化檔案也無法有序進行，科學(xué)的管理體系為保證檔案數(shù)字化建設(shè)的主要條件。建設(shè)檔案數(shù)字化需對電子檔案的方式、質(zhì)量、程序等做出相關(guān)說明，還需明確電子檔案在進行修改、刪除以及入庫等操作時嚴格遵守的程序及原則，另外，對于保密文件的應(yīng)用權(quán)限及管理皆需要遵守有關(guān)制定做出規(guī)定，以免重要檔案遺漏或是丟失?，F(xiàn)階段，我國電子檔案管理機制還不健全，為此高效在數(shù)字化檔案建設(shè)中，需結(jié)合自身具體狀況，構(gòu)建適合本校發(fā)展的規(guī)章機制，且嚴格落實，確保數(shù)字化檔案系統(tǒng)同其他工作系統(tǒng)共同使用，信息完整，更新及時，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化的實際價值。

4 結(jié)束語

綜上分析，檔案管理為高校管理的重要部分，其同高校長足發(fā)展息息相關(guān)。為了促進檔案管理數(shù)字化，相關(guān)人員可以從加大高校檔案數(shù)字化重視力度、強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、構(gòu)成高水平檔案管理隊伍、構(gòu)建系統(tǒng)的規(guī)章機制這幾方面著手，來構(gòu)建科學(xué)管理體系，實現(xiàn)促進檔案管理數(shù)字化的目標。

參考文獻

[1]張慧玉，陳良.高校數(shù)字化檔案安全管理體系探索和分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（08）：184.

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[3]許德斌.網(wǎng)絡(luò)化視角下高校檔案安全管理體系的構(gòu)建[J].遼寧科技學(xué)院學(xué)報，2018，20（05）：58-59.

[4]潘瀾月.高校學(xué)生檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理模式構(gòu)建策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（13）：127.

[5]周芬玲.試論高校數(shù)字化檔案信息管理體系的構(gòu)建[J].青海師范大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2013，35（04）：166-168.