做好新時期檔案管理工作淺析

楊慶華

摘 要：多年來，許多人由于自身認知的欠缺，對檔案管理工作長期存在偏見，總覺得檔案管理是一份可有可無的工作，就是這種偏見的存在對我國近年來的檔案事業(yè)影響頗深，阻礙了其發(fā)展。而現(xiàn)如今，檔案管理工作隨著進一步不斷深化的改革進程中，變化非常顯著。在新時代的滾滾洪流中也迎來了新的工作需要，因此，檔案管理的工作越來越凸現(xiàn)出自身的價值。我們相關(guān)從業(yè)者必須要有與時俱進的意識，不斷改革創(chuàng)新，加強自身能力，適應新形勢，打開新局面，才能夠迎來檔案管理工作的新氣象、新風貌。

關(guān)鍵詞：新時期；檔案；管理工作

1 做好新時期檔案管理工作的意義

對于個人而言，人事檔案記錄了一個人一生的經(jīng)歷，也是人才市場等機構(gòu)為個人提供人事服務的依據(jù)。雖然從外表看起來平平無奇，但人事檔案的作用與其地位在當今依舊是不可取代的。由于檔案材料具有著真實性和原始性，所以它有著任何材料都無法替代的重要的依據(jù)和憑證作用，有著極強的法律效益。所以在某些情況下檔案重要到甚至能夠決定一個人的命運。

對于一個單位而言，其健康發(fā)展過程中肯定少不了要做好檔案管理工作，員工檔案可以全面準確地了解員工每個人過去到現(xiàn)在工作的情況，可讓領(lǐng)導直觀地選賢舉人知人善任，為單位中人力資源管理的正確選拔和使用發(fā)揮重要的參考作用。所以檔案不僅僅是單位管理工作中的重要組成部分，還是加強單位工作質(zhì)量和提高效率的一項必要條件。

對于社會而言，檔案還是國家和民族建立共同的歷史記憶，是傳承人類文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要根據(jù)和來源。因此這更加是維護保存歷史最原始真實面貌的一項偉大工作。

就在當今我國經(jīng)濟突飛猛進急速發(fā)展的時代大背景下，檔案的作用小到個人，大到社會，都是具有著重要意義的，因此作為相關(guān)從業(yè)者必須要有挑起這個重任的意識，我們需要不斷地更新自身觀念，勇于嘗試新的手段，盡力在檔案管理工作中貢獻自己的光和熱。不過盡管如此，我卻發(fā)現(xiàn)在新時期的檔案管理卻在工作落實時面臨著不少的問題。

2 新時期檔案管理工作面臨的現(xiàn)狀和問題

1）工作意識易欠缺。由于目前許多從業(yè)者對檔案管理工作認識的欠缺，認為自己的工作不重要，可有可無，因此自己也不重視檔案工作，工作中態(tài)度隨意散漫，沒有做到愛崗敬業(yè)，忠于職守，更沒有強烈地責任感和認同感，為檔案工作帶來許多負面影響。意識欠缺加上庫房設(shè)施條件薄弱，更難以做到減少對檔案的不可逆損害。

2）檔案管理易雜亂。檔案數(shù)量越來越龐大，給工作人員的使用和保管帶來諸多困難。陳舊落后的管理方法直接影響了工作質(zhì)量，如果不實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，很難解決相應問題，并且，在面對海量的檔案材料處理工作上沒有相關(guān)的制度化管理，就會容易雜亂無章，出現(xiàn)重要檔案丟失等情況。

3）檔案管理易出錯。檔案記錄著海量的信息，是相當重要的信息資源。可是檔案的整理工作非常累人且繁瑣，重復工作過多，勞動強度也大。在之前檔案文件材料在從文件的草稿、修正、校對到定稿輸出、整理、歸檔等一直以來全都是由人工操作用手抄為主，人力實在無法避免出現(xiàn)粗心大意的情況，在大量檔案文件中這些錯誤將隨著數(shù)量的累積而越來越多，后果的嚴重性將不可估量。

3 解決新時期檔案管理工作問題的方式

對于上述提到的新時期的檔案管理工作當今出現(xiàn)的現(xiàn)狀及其引發(fā)的相關(guān)問題，我認為解決問題的方式有以下幾項：

1）完善檔案管理的法制化。首先，法制化是做好這項工作的基礎(chǔ)，法是一切行規(guī)的根本，所有行業(yè)都必須有法可依，檔案管理也應該要以依法治檔，實現(xiàn)其制度化管理。唯有落實了檔案工作的制度化管理，那么檔案管理工作才能夠起到作用，展現(xiàn)出它自身的光彩。

2）建立檔案管理標準體系。因為檔案管理工作的專業(yè)性較強，所以要求相關(guān)工作人員不僅要有檔案管理者應具備的專業(yè)管理意識，更加應該要掌握現(xiàn)代化更科學的管理技能。除此以外還要更深層次的提高和加強工作人員對檔案管理工作的更進一步的認識，應用多種形式與方法，按照崗位和區(qū)分層次的對他們進行國家檔案工作相關(guān)法律法規(guī)的充分教育，建立起一個良性的運行機制，使相關(guān)工作人員認識到這是自己必須維護的法律責任和義務，加強自身警覺性，更有動力提高工作效率。把材料積累納入管理人員責任制，加強控制并且進行檢查和考核，建立教育的約束和激勵機制，可以使檔案工作者自發(fā)產(chǎn)生危機和緊迫感，主動地定期地繼續(xù)去參加學習，更新專業(yè)相關(guān)知識，并且能做到“學以致用”，將學習到的新專業(yè)知識用于工作中，加強提升自身業(yè)務水平。要建立完善的獎懲機制，對考核要求規(guī)范細化，對工作結(jié)果獎罰分明，加強從業(yè)者的積極性，為持續(xù)提高從業(yè)者檔案管理工作水平注入強大動力。

3）檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代科技化。在過去，檔案材料多是人工操作，錯誤很多。但新時期的檔案管理因科技化而變得便捷多了，從業(yè)者可利用電腦整理檔案，能夠系統(tǒng)地、規(guī)律地完成檔案文件從起草到歸檔的一整套完善的工作，能達到事半功倍的功效，減輕了過去很多不必要的重復勞動。將檔案按文件時間順序排隊一一打印，既降低了人工難以避免的犯錯機率，又能夠充分地發(fā)揮計算機現(xiàn)代化科技的優(yōu)勢，這是一個卓越的進步。檔案管理的數(shù)字信息化都是新時期科技現(xiàn)代化社會對檔案工作的最顯著要求，當然，這也是相關(guān)從業(yè)者的未來工作要面對的必然方向。

在使用計算機管理的時候應該要注意檔案信息的系統(tǒng)化和組織化，在查找范圍之內(nèi)輸入重點檢索詞，查出的檔案文件就是和我們查找條件密切相關(guān)的，這樣查找檔案資料不像過去那樣麻煩和錯誤齊飛，可以做到精準查找并且不浪費過多工作時間，只有這樣有效率的工作方式，豐富的庫藏資源才不至于浪費，可以充分發(fā)揮它的作用。另外有幾個重點：我們要對最常用的口令進行規(guī)范的、嚴格的管理，并且要設(shè)置電子文檔工作日志的開機自啟，這樣一來可以在將來進行相關(guān)工作考察或者在鑒定檔案真實性時作為憑證，以制度科學規(guī)范化管理來促進檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。

4 新時期檔案管理工作的未來目標

檔案管理這項工作最根本的目標就是檔案利用，這是當今現(xiàn)代化社會發(fā)展的基礎(chǔ)工作。如果要把握經(jīng)濟活動規(guī)律或者是未來發(fā)展方向，檔案管理工作都具有很強的借鑒意義。為什么新時期要全面加強檔案管理工作，就是要充分發(fā)揮好檔案的作用，為實現(xiàn)全面小康這一偉大的目標做好服務。這一目標也是對于檔案自身價值可以得到價值最大化實現(xiàn)的最好最直接的方式，檔案已經(jīng)成為個人乃至全社會都重要到不可或缺的原始信息資源。若是想要加強檔案信息的利用，實現(xiàn)其資源共享，那么就必須做好檔案信息化管理基礎(chǔ)工作。所以這要求了檔案員要學會利用適當?shù)牡臋z索工具和方式，完整實時地提供以滿足檔案查找管理等工作的需要。在此強大的查閱基礎(chǔ)上也同時應當加強對檔案文件的保管，要做到可以隨時為使用者提供出其所急需的檔案。達到以上目標后，檔案管理工作也應隨著社會發(fā)展時期不同需求的變化而適應，發(fā)現(xiàn)并走向更為人性化的新途徑，提高檔案管理工作質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮其作用，做到不僅創(chuàng)造社會利益，還能促進檔案事業(yè)的更好發(fā)展。

5 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)代化規(guī)范的新時期檔案管理是非常重要的一項工作，對于個人、單位、乃至國家都具有重要意義，所以我們相關(guān)檔案從業(yè)工作人員要不斷提升自身專業(yè)能力水平，學習新時期信息技術(shù)的規(guī)范化檔案管理知識，學以致用的做好檔案的開發(fā)和管理工作，不僅可以實現(xiàn)檔案管理工作凸顯出自身不菲價值，還能夠使檔案事業(yè)繼續(xù)穩(wěn)健維持可持續(xù)發(fā)展的道路，為國家文明和社會經(jīng)濟的發(fā)展做出檔案管理工作應有的貢獻。

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