新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響與應(yīng)對(duì)

李栗

摘 要：在當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的推進(jìn)下，信息技術(shù)的更新，推動(dòng)了各行各業(yè)不斷進(jìn)步，對(duì)于高校檔案管理工作也有著影響，基于此，本文論述了新媒體環(huán)境下高校檔案管理的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：新媒體；高校檔案；影響；措施

在我國(guó)進(jìn)入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)之后，隨著社會(huì)的發(fā)展和信息化進(jìn)程的需要，檔案館從黨政機(jī)關(guān)的“附屬機(jī)構(gòu)”變成了獨(dú)立的“社會(huì)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)”，也從“緊密配合黨和國(guó)家的中心工作”的社會(huì)功能定位變?yōu)椤爸醒牒涂h級(jí)以上地方各級(jí)各類(lèi)檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”，社會(huì)綜合檔案館職能的轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃裥畔⒒h(huán)境下的高校檔案館社會(huì)化服務(wù)奠定了深厚的法律和社會(huì)基礎(chǔ)，在如今信息化日益發(fā)展的背景下，高校檔案館的社會(huì)化服務(wù)方式也由單一性轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣?。高校檔案館作為職能機(jī)構(gòu)，具備更高的公益性、社會(huì)性和服務(wù)性。高校檔案館的社會(huì)化服務(wù)既是其責(zé)任，也是其義務(wù)。社會(huì)化服務(wù)的內(nèi)涵主要概括為“收藏的檔案構(gòu)成社會(huì)會(huì)公眾共享的公共物品，還應(yīng)承擔(dān)面向社會(huì)、面向公眾、為人的全面發(fā)展提高檔案信息服務(wù)”。傳統(tǒng)的社會(huì)化服務(wù)會(huì)受到各種條件的制約，存在著服務(wù)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)不足，服務(wù)渠道較少、檔案宣傳不夠廣泛等各種問(wèn)題。要想改變這種困境，就要在高校檔案工作中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，從檔案的收集、分類(lèi)整理到檔案的編研開(kāi)發(fā)到最終向社會(huì)提供服務(wù)進(jìn)行全面創(chuàng)新。

1 新媒體背景下的高校檔案工作現(xiàn)實(shí)狀況

1.1 檔案工作效率較低

目前，高校的檔案管理主要依靠人，所以，日常檔案服務(wù)工作就會(huì)存在人為局限，而且比較被動(dòng)。特別是檔案需要者想要查詢(xún)檔案，只能主動(dòng)上門(mén)查看，效率自然而然很低。同時(shí)，隨著社會(huì)發(fā)展，我國(guó)高等院校也在不斷持續(xù)擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量逐步增多，規(guī)模不斷擴(kuò)大，相對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)量也與日劇增，與此同時(shí)，新型檔案文件也逐漸增多，導(dǎo)致傳統(tǒng)的人工檔案管理模式無(wú)法適應(yīng)新媒體時(shí)代的要求，所以，檔案管理的效率亟待提高。

1.2 檔案工作人員的工作方式依舊陳舊

新時(shí)代技術(shù)不斷進(jìn)步，但傳統(tǒng)的高校檔案工作人員還是依靠陳舊的工作方式，所以，對(duì)新技術(shù)的理解不深成了制約因素，因此顯得新技術(shù)下的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)匱乏，使檔案工作的難度大大增加，無(wú)法更好地適應(yīng)新時(shí)代下檔案工作要求。所以說(shuō)，一些檔案工作人員缺乏對(duì)新媒體技術(shù)的了解和掌握，就難以發(fā)揮新時(shí)代下技術(shù)對(duì)檔案工作的有力支持。

1.3 對(duì)新媒體的重視程度不夠

由于傳統(tǒng)工作思想的局限，檔案工作人員一時(shí)難以很好地接受和理解新媒體新技術(shù)。所以，新媒體技術(shù)無(wú)法很好地被運(yùn)用，這與檔案工作人員思想觀念不高有著很大的關(guān)系，同時(shí)也直接影響了新媒體技術(shù)的高效應(yīng)用。與此同時(shí)，高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)新型的檔案管理技術(shù)重視不夠，也使新型的檔案管理方式難以被充分利用，使新媒體背景下高校的檔案工作舉步維艱。

2 新媒體背景下高校檔案工作的應(yīng)對(duì)策略

2.1 加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

當(dāng)今各高校對(duì)教學(xué)檔案信息化建設(shè)的資金投入較小，基礎(chǔ)設(shè)施普遍存在著不完善問(wèn)題，這也是制約高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重要原因之一。高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)就是基礎(chǔ)設(shè)施的完善，基礎(chǔ)設(shè)施不完善的前提下，信息化建設(shè)工作就是空中樓閣。而基礎(chǔ)設(shè)施不完善的主要原因在于學(xué)校對(duì)教學(xué)檔案信息化建設(shè)的重視度不夠，投入資金較少，無(wú)法購(gòu)買(mǎi)充足設(shè)備。必須要加大資金投入，對(duì)掃描儀、計(jì)算機(jī)、信息數(shù)據(jù)庫(kù)硬件設(shè)備等盡量添置，完善教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作的根基，促進(jìn)其發(fā)展。

2.2 重視教學(xué)檔案信息化建設(shè)的人才培養(yǎng)

相比傳統(tǒng)檔案管理工作模式來(lái)說(shuō)，信息化檔案管理模式對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的需求量更大。而現(xiàn)今各高校內(nèi)主要檔案管理崗位的工作人員大多數(shù)非檔案管理專(zhuān)業(yè)，這也制約了高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。首先，對(duì)現(xiàn)今高校檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的再培訓(xùn)，各高校之間加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)人員的相互交流溝通，互相學(xué)習(xí)對(duì)方先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。其次，提高對(duì)檔案管理人員的招聘標(biāo)準(zhǔn)，首先考慮應(yīng)聘人員的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)能力和檔案管理理論知識(shí)。

2.3 完善相關(guān)制度和法律

制度和法律是有效開(kāi)展管理工作的重要依據(jù)，完善的信息化建設(shè)制度和相關(guān)法律，不僅能夠促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，而且可以對(duì)檔案管理工作起到規(guī)范的作用。首先，嚴(yán)格保密制度，防止信息被惡意泄露。網(wǎng)絡(luò)、科技時(shí)代，信息的傳播速度快、路徑多，在信息化發(fā)展過(guò)程中，檔案信息經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)整理和傳遞，如果對(duì)檔案信息的保密制度忽視，很容易造成信息泄露，給學(xué)?；?qū)W生個(gè)人造成重大損失，產(chǎn)生不良影響。其次，完善信息數(shù)據(jù)安全制度。每一份檔案信息數(shù)據(jù)，對(duì)其數(shù)字化存儲(chǔ)采取多重備份的方法，運(yùn)用密鑰實(shí)施更加嚴(yán)格的權(quán)限管理，保證信息數(shù)據(jù)的安全。最后，制定相關(guān)的法律法規(guī)，用法律手段約束檔案信息化過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)的不良行為和矛盾，對(duì)惡意破壞保密制度、泄露信息的人進(jìn)行處罰。

2.4 規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)對(duì)接

首先，規(guī)范不同信息化資源系統(tǒng)建設(shè)、信息化管理和信息化成果利用的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資源信息能夠及時(shí)、有效的傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享；統(tǒng)一、有效的規(guī)范管理，可以推動(dòng)工作的積極開(kāi)展，將建設(shè)責(zé)任具體落實(shí)到個(gè)人，有利于避免職責(zé)混亂。其次，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化與檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)對(duì)接，這是高校檔案信息資源整合、實(shí)現(xiàn)文檔一體化的重要過(guò)程。它從紙質(zhì)的文字和檔案工作的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)文件的制發(fā)到歸檔的全程管理，在同一個(gè)管理系統(tǒng)中，采用相同的工作制度、方法和程序，將現(xiàn)行文的產(chǎn)生、歸檔的過(guò)程收入到一個(gè)管理系統(tǒng)，而不是將文件管理和檔案管理界限分明的劃開(kāi)，形成獨(dú)立管理系統(tǒng)。這樣能夠有效減少重復(fù)勞動(dòng)，從而提高文檔管理效率，完成各系統(tǒng)的對(duì)接，檔案資源的信息化建設(shè)。

2.5 推動(dòng)檔案資源數(shù)字化，加強(qiáng)檔案資源整合

首先，應(yīng)推動(dòng)高校各部門(mén)檔案資源的數(shù)字化工作。高校檔案管理部門(mén)應(yīng)起草校級(jí)檔案管理指導(dǎo)意見(jiàn)或制度并下發(fā)各個(gè)部分，各部門(mén)要針對(duì)指導(dǎo)意見(jiàn)對(duì)檔案收集工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，保證檔案載體的有效性，圖片和文字類(lèi)檔案應(yīng)多選用pdf格式，聲像類(lèi)檔案則要選用主流存儲(chǔ)格式。對(duì)高校檔案資源進(jìn)行價(jià)值、師生需求、社會(huì)需求、高校需求和數(shù)字化難度等多維度的系統(tǒng)化歸類(lèi)，明確當(dāng)前數(shù)字化工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，建立數(shù)字化校史資源庫(kù)。此外，還要對(duì)檔案存儲(chǔ)的名稱(chēng)、大小等問(wèn)題進(jìn)行細(xì)致的規(guī)范，以便后期的利用。第二，整合多渠道、多部門(mén)的檔案資源，破除各部門(mén)之間的信息壁壘和利益沖突。在檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，打造內(nèi)部數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，提高檔案資源的流通速率。此外，在各部門(mén)設(shè)置一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理專(zhuān)員，定期組織溝通會(huì)議和培訓(xùn)工作，以提高各部門(mén)的檔案服務(wù)意識(shí)，夯實(shí)檔案服務(wù)開(kāi)發(fā)的資源基礎(chǔ)、人力基礎(chǔ)和制度基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案工作者要認(rèn)清新媒體給自身帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，要不斷學(xué)習(xí)檔案管理新技術(shù)、新知識(shí)，充分了解并利用新媒體的特點(diǎn)，結(jié)合自身的經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案工作的高效開(kāi)展。在信息化時(shí)代，新媒體使人們能夠準(zhǔn)確快速獲取信息，也會(huì)進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的新發(fā)展、新進(jìn)步。

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