基于業(yè)財(cái)一體化的企業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)優(yōu)化

王彬

摘? 要：信息技術(shù)的快速發(fā)展，為業(yè)財(cái)一體化的實(shí)現(xiàn)提供了支持，有利于企業(yè)優(yōu)化預(yù)算管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。本文首先分析了預(yù)算管理系統(tǒng)優(yōu)化的意義，然后介紹了基于業(yè)財(cái)一體化的企業(yè)預(yù)算管理框架和流程，最后指出新華書店預(yù)算管理工作存在的問題和預(yù)算管理優(yōu)化措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);預(yù)算管理;業(yè)財(cái)一體化;新華書店;優(yōu)化措施

大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)在信息化建設(shè)期間，既要提供信息傳輸質(zhì)量和效率，又要降低人力、物力成本，業(yè)財(cái)一體化成為一條有效途徑。簡(jiǎn)單來說，業(yè)財(cái)一體化就是整合網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、軟硬件平臺(tái)，將企業(yè)的業(yè)務(wù)管理工作、財(cái)務(wù)管理工作有機(jī)融合，實(shí)現(xiàn)資源配置共享，充分發(fā)揮出管理職能和作用。以下結(jié)合新華書店案例和個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)，探討了預(yù)算管理系統(tǒng)的優(yōu)化措施。

一、預(yù)算管理系統(tǒng)優(yōu)化的意義

優(yōu)化預(yù)算管理系統(tǒng)，重要意義如下：1、明確工作目標(biāo)。對(duì)預(yù)算管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，能分解管理目標(biāo)，將管理內(nèi)容落實(shí)到各個(gè)部門，具有全面性的特點(diǎn)。如此一來，分公司、各部門在銷售、費(fèi)用、利潤(rùn)上有明確目標(biāo)。2、協(xié)調(diào)部門工作。優(yōu)化預(yù)算管理，可以實(shí)現(xiàn)全員參與，編制預(yù)算時(shí)可以了解企業(yè)總目標(biāo)、部門分目標(biāo)，從而調(diào)整自身工作，并和其他部門積極協(xié)調(diào)配合，最終完成總體預(yù)算目標(biāo)。3、加強(qiáng)內(nèi)控力度。優(yōu)化預(yù)算管理，一方面從制度流程入手，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提高服務(wù)質(zhì)量;另一方面從費(fèi)用管理入手，對(duì)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行嚴(yán)格控制，最終提高企業(yè)的內(nèi)控管理能力。4、提高考核水平。優(yōu)化預(yù)算管理系統(tǒng)，能積極宣傳績(jī)效文化，對(duì)績(jī)效管理進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，構(gòu)建導(dǎo)向明確、指標(biāo)清晰的績(jī)效管理機(jī)制。

二、基于業(yè)財(cái)一體化的企業(yè)預(yù)算管理框架和流程

（1）管理框架

基于業(yè)財(cái)一體化的背景下，企業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)的框架，主要包括5個(gè)部分：一是基礎(chǔ)設(shè)施層，利用云計(jì)算，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、遴選、分布式處理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的運(yùn)算處理。二是硬件層，針對(duì)大量數(shù)據(jù)，例如文字、圖片、音頻、視頻等，采用彈性計(jì)算法，構(gòu)建結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫。三是數(shù)據(jù)層，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、篩選技術(shù)，在數(shù)據(jù)庫中選擇出具有價(jià)值的數(shù)據(jù)，作為企業(yè)預(yù)算目標(biāo)、戰(zhàn)略導(dǎo)向的依據(jù)。四是平臺(tái)層，負(fù)責(zé)開發(fā)軟件和應(yīng)用程序，統(tǒng)籌控制工作，建立企業(yè)預(yù)算管理的云存儲(chǔ)，為部門、下屬企業(yè)搭建信息溝通平臺(tái)。五是軟件層，將預(yù)算管理、云會(huì)計(jì)相結(jié)合，研發(fā)出預(yù)算軟件，為預(yù)算管理的編制和考核提供依據(jù)。在儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)中，包括財(cái)務(wù)、預(yù)算、經(jīng)營(yíng)、市場(chǎng)運(yùn)行等類型，借助于預(yù)算的編制、執(zhí)行、評(píng)價(jià)三個(gè)模塊，規(guī)范開展預(yù)算管理工作。

（2）管理流程

第一步，預(yù)算編制。首先設(shè)置預(yù)算目標(biāo)，要結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀，并考慮到長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略需求。其次設(shè)計(jì)預(yù)算流程，利用信息技術(shù)手段，整合預(yù)算組織結(jié)構(gòu)，尤其是剔除冗余環(huán)節(jié)，提高業(yè)財(cái)一體化預(yù)算管理效率。最后要按需定制，解決預(yù)算編制存在的難題;結(jié)合不同業(yè)務(wù)、不同部門的特點(diǎn)，靈活選擇預(yù)算模型，提高預(yù)算編制的合理性、有效性。

第二步，預(yù)算執(zhí)行。首先嚴(yán)格預(yù)算審批，將業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息相結(jié)合，確保審批過程的嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性;利用系統(tǒng)了解審批進(jìn)度，提高審批效率。其次對(duì)預(yù)算實(shí)時(shí)控制，動(dòng)態(tài)掌握預(yù)算的執(zhí)行情況，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和薄弱環(huán)節(jié)，通過調(diào)度和監(jiān)管進(jìn)行糾正。利用系統(tǒng)，還能生成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、預(yù)算指標(biāo)，為預(yù)算分析、調(diào)整、考核提供依據(jù)。最后要?jiǎng)討B(tài)調(diào)整，利用系統(tǒng)的反饋模塊，識(shí)別預(yù)算差異，通過深度分析按需調(diào)整。

第三步，預(yù)算評(píng)價(jià)。業(yè)財(cái)一體化背景下，優(yōu)化預(yù)算管理系統(tǒng)，要求將企業(yè)的財(cái)務(wù)管理、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)深度融合，貫穿在預(yù)算編制、績(jī)效考核、戰(zhàn)略導(dǎo)向各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)綜合管控的目標(biāo)。具體操作中，應(yīng)該利用業(yè)務(wù)來驅(qū)動(dòng)，遵循結(jié)果導(dǎo)向原則，充分發(fā)揮出預(yù)算主體的主動(dòng)性。

三、新華書店預(yù)算管理工作存在的問題

（1）缺乏全面預(yù)算

新華書店在運(yùn)營(yíng)中，預(yù)算方案每年由財(cái)務(wù)部門編制，財(cái)務(wù)部門不僅牽頭，大多情況下由財(cái)務(wù)部門單獨(dú)負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)部門作為一個(gè)職能部門，日常工作中的地位不突出，其他部門和人員的重視程度低，不滿足全員參與的要求，導(dǎo)致財(cái)務(wù)預(yù)算取代了全面預(yù)算。

（2）信息化水平低

預(yù)算管理是一項(xiàng)專業(yè)、復(fù)雜的工作，涉及單位內(nèi)的各個(gè)部門。其中，預(yù)算執(zhí)行期間會(huì)產(chǎn)生大量信息和數(shù)據(jù)。而新華書店在預(yù)算管理中，雖然應(yīng)用計(jì)算機(jī)，但缺少用專業(yè)的預(yù)算管理軟件;且預(yù)算的編制、執(zhí)行、審核，均要依靠人工完成。如此，不僅降低了預(yù)算管理效率，還容易出現(xiàn)人為誤差，增加了控制難度。

（3）預(yù)算編制不合理

領(lǐng)導(dǎo)者下達(dá)業(yè)務(wù)考核指標(biāo)時(shí)，大多是參考管理人員編制的預(yù)算?；诖耍恍┕芾砣藛T在編制預(yù)算時(shí)，可能留有余地，避免成本增長(zhǎng)、收入減少帶來的問題。例如：編制人員可能夸大負(fù)面因素的影響，減少讀者數(shù)量、降低征訂收入;或者放大費(fèi)用的剛性，增加包件數(shù)來提高物流費(fèi)用。分析其原因，大多是迫于績(jī)效考核的壓力，導(dǎo)致編制虛假預(yù)算成為一種常見現(xiàn)象。

（4）預(yù)算調(diào)整不及時(shí)

對(duì)預(yù)算進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，直接決定了預(yù)算管理的質(zhì)量。本質(zhì)上來看，預(yù)算方案編制完成后，不能隨意更改，否則會(huì)影響預(yù)算的權(quán)威性，阻礙管理工作開展。但是，面對(duì)運(yùn)營(yíng)中存在的特殊情況，預(yù)算的指導(dǎo)作用削弱，由于調(diào)整不及時(shí)，可能導(dǎo)致預(yù)算失去控制。

四、新華書店預(yù)算管理系統(tǒng)優(yōu)化的措施

（1）措施方法

以某地新華書店為例，在業(yè)財(cái)一體化改革中，對(duì)預(yù)算管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，其措施主要如下：

第一，改進(jìn)業(yè)務(wù)流程。在業(yè)務(wù)發(fā)生模塊，主要采用三種方式：一是集團(tuán)發(fā)送業(yè)務(wù)，二是外廠代發(fā)業(yè)務(wù)，三是出版社直發(fā)業(yè)務(wù)。以后者為例，要求出版社在每個(gè)季度末，提前5天停止直發(fā)業(yè)務(wù);公司收到出版社的發(fā)貨后，在2天內(nèi)反饋給集團(tuán)公司;業(yè)務(wù)部門收到反饋信息后，2天內(nèi)傳達(dá)給物流部門;集團(tuán)公司的物流部門，要在季末前將數(shù)據(jù)傳達(dá)給財(cái)務(wù)管理部門。在業(yè)務(wù)接受模塊，負(fù)責(zé)導(dǎo)入業(yè)務(wù)發(fā)生模塊的數(shù)據(jù)，例如業(yè)務(wù)的類型、發(fā)生時(shí)間、涉及部門、發(fā)生地點(diǎn)等[5]。在憑證模塊，接收到業(yè)務(wù)信息后，傳遞至憑證模塊，生成收貨記賬憑證、管理會(huì)計(jì)憑證、更正記賬憑證等。依據(jù)會(huì)計(jì)制度和管理要求，可自行設(shè)定模板，并保存在計(jì)算機(jī)內(nèi)。最后生成報(bào)表，其中季度報(bào)表、半年度報(bào)表、年度報(bào)表應(yīng)對(duì)外公布。

第二，提高重視程度。預(yù)算管理具有全局性，單純依靠財(cái)務(wù)部門是不行的。結(jié)合實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)，如果領(lǐng)導(dǎo)重視預(yù)算管理工作，并且親自參與到管理中，能提高管理工作成果?；诖?，新華書店的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到預(yù)算管理的重要性，將其作為運(yùn)營(yíng)發(fā)展的依據(jù)和武器。具體操作上，可以組建預(yù)算管理委員會(huì)，全面負(fù)責(zé)預(yù)算工作，突出預(yù)算管理的層級(jí)性、權(quán)威性，推動(dòng)預(yù)算工作順利完成。

第三，推行參與型預(yù)算。參與型預(yù)算的特點(diǎn)是以銷售工作為起點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)發(fā)揮出員工的主觀能動(dòng)性，鼓勵(lì)全員參與預(yù)算管理工作。如此，能創(chuàng)造出良好的工作氛圍，減少管理者對(duì)預(yù)算做出的調(diào)整，保證預(yù)算編制的客觀性。具體操作上，新華書店運(yùn)營(yíng)期間，應(yīng)該從采購、成本、費(fèi)用、財(cái)務(wù)等方面，分別編制預(yù)算，形成預(yù)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表、預(yù)計(jì)利潤(rùn)表、預(yù)計(jì)現(xiàn)金流量表。參與型預(yù)算的應(yīng)用，考慮到了新華書店面臨的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，因此預(yù)算方案對(duì)市場(chǎng)的適應(yīng)性更強(qiáng)，有利于發(fā)揮出預(yù)算管理的控制、激勵(lì)作用。

（2）優(yōu)化成果

該新華書店優(yōu)化預(yù)算管理系統(tǒng)后，形成了信息集成、過程集成、功能集成的一體化。利用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理、實(shí)時(shí)查詢等功能，可以一次錄入原始數(shù)據(jù)，自動(dòng)完成業(yè)務(wù)核算、統(tǒng)計(jì)核算、會(huì)計(jì)核算等工作，實(shí)現(xiàn)了業(yè)財(cái)一體化管理目標(biāo)。分析優(yōu)化成果，一是財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督職能增強(qiáng)，提高了資金的使用效率;二是經(jīng)營(yíng)管理水平提高，工作流程更加規(guī)范標(biāo)準(zhǔn);三是領(lǐng)導(dǎo)決策速度加快，將事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后分析相結(jié)合，全面掌握資金、經(jīng)營(yíng)、成本、利潤(rùn)等要素，為運(yùn)營(yíng)決策提供信息支持。

五、結(jié)語

綜上所述，優(yōu)化企業(yè)的預(yù)算管理系統(tǒng)，有利于明確工作目標(biāo)，協(xié)調(diào)部門工作，加強(qiáng)內(nèi)控力度，提高考核水平。文中以新華書店為例，指出預(yù)算管理中存在的問題，只有改進(jìn)業(yè)務(wù)流程，提高重視程度，推行參與型預(yù)算，才能提高預(yù)算管理水平，滿足業(yè)財(cái)一體化的發(fā)展需求。

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