財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的思考及建議

覃崇翠

摘要：21世紀是信息化的時代，信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已經(jīng)滲透到管理的各個方面。企業(yè)廣泛使用信息化管理，是因為它具有高效、穩(wěn)定、出錯率低等特點。所以，企業(yè)在財務(wù)信息檔案管理方面采用信息化網(wǎng)絡(luò)管理也是時代發(fā)展的趨勢，也順應(yīng)了大中型企業(yè)建立健全現(xiàn)代企業(yè)管理制度需求的。本文主要通過對財務(wù)檔案信息化管理的主要內(nèi)容和特質(zhì)進行分析，總結(jié)歸納出能加強企業(yè)檔案信息化管理的方法。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案管理 信息化建設(shè) 思考及建議

當今時代信息化發(fā)展猛烈，各個行業(yè)領(lǐng)域的信息化程度也在不斷遞增，幾乎所有的企業(yè)都在利用信息技術(shù)來管理公司的財務(wù)檔案。企業(yè)使用計算機技術(shù)對企業(yè)檔案信息進行存儲和整理，建立起了電子檔案，使得公司的財務(wù)檔案更易管理與查詢。為了使得企業(yè)的財務(wù)檔案管理變得更高效，企業(yè)要不斷加快財務(wù)檔案信息化的程度，提高財務(wù)檔案管理的工作效率，使其更好地為企業(yè)帶來更多的便利。

一、財務(wù)檔案信息化管理的特征

隨著計算機的不斷地普及與應(yīng)用，財務(wù)人員可以在電腦上完成憑證編制、數(shù)據(jù)查詢、財務(wù)會計報表編制、審核會計信息、匯總各類報表等日常工作，還可將憑證附件通過掃描存儲在財務(wù)軟件系統(tǒng)中，從而形成配套的電子憑證及附件，而這些會計報表、賬簿都是可以打印出來的，無需手工填寫。因此，許多企業(yè)都開始采用信息化來管理財務(wù)檔案。信息化管理不同于紙質(zhì)化管理，信息化管理主要通過服務(wù)器來存儲信息，也可以通過u盤、磁盤等信息存儲量大且便于攜帶的工具來存儲，這樣財務(wù)人員可共享財務(wù)檔案信息使得財務(wù)資料提取、數(shù)據(jù)匯總更便捷、更高效。

二、財務(wù)檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容

（一）建立適合管理的財務(wù)檔案動態(tài)數(shù)據(jù)庫

財務(wù)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化使得企業(yè)信息能夠被有效利用。財務(wù)檔案管理的信息化離不開計算機硬件、計算機軟件以及網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)。而計算機軟件的建設(shè)是信息化建設(shè)的核心。財務(wù)檔案管理的相關(guān)軟件，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)里面的財務(wù)信息更加的準確與完善。建立動態(tài)的財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫不僅提高了信息的利用率，還實現(xiàn)了信息的聯(lián)機共享、查詢、傳輸?shù)??？傊?，動態(tài)數(shù)據(jù)庫的建立，打破了傳統(tǒng)的靜態(tài)信息管理模式，極大地提高了信息的共享性與流動性。

（二）加強財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)

信息化與網(wǎng)絡(luò)化的財務(wù)檔案管理，使得信息的存儲更加的快捷便利、信息的查詢更加方便快速。全面電子化的檔案管理的確帶來了許多便利，但是卻也存在著財務(wù)信息泄露的風險。因此，企業(yè)應(yīng)該加強財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)，保證不可公開的信息不被泄露，屬于企業(yè)機密的財務(wù)信息更是要嚴格的保密。只有做到網(wǎng)絡(luò)信息的安全化建設(shè)，做好企業(yè)信息的安、機密性保障，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理才能真正的造福于企業(yè)。

（三）完善財務(wù)檔案管理的輔助系統(tǒng)

財務(wù)工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺來獲取、分析、處理和傳輸信息。但是由于財務(wù)信息數(shù)據(jù)量大，而且對數(shù)據(jù)的準確度要求較高，僅僅依靠財務(wù)人員去分析處理數(shù)據(jù)是不現(xiàn)實的。因此，企業(yè)需要借助財務(wù)檔案管理的輔助系統(tǒng)來幫助工作人員來完成數(shù)據(jù)的分析處理。企業(yè)需要一套決策支持系統(tǒng)。而決策支持系統(tǒng)的建立需要管理科學、計算機科學、管理決策理論等技術(shù)手段作為基礎(chǔ)，再以計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)分析、人工智能等作為輔助，最終科學地建立起一套能協(xié)助財務(wù)人員工作的完善系統(tǒng)。該系統(tǒng)不僅要能夠針對問題提出不同且可行的解決方案，還要能做到對不同方向進行縱向?qū)Ρ龋罱K選擇出一套最優(yōu)的解決問題的方案。

三、加強財務(wù)檔案信息化管理的建議

（一）注重時效性

財務(wù)檔案的管理是非常注重信息的時效性。時效性是判斷財務(wù)檔案信息化程度高低的一個標準。當開始建立財務(wù)檔案時，管理人員就應(yīng)對管理的信息進行分類，然后再建立起信息查詢平臺，以此來方便查閱者能快速地找到所需信息。當檔案建立完成之后，工作人員應(yīng)按時對信息進行整理，定期的對信息進行補充完善，保證檔案信息使用的實效性。此外，要想建立起信息化網(wǎng)絡(luò)化的檔案資料，則需配置符合要求的硬件、軟件、相關(guān)系統(tǒng)的設(shè)備。同時還在注意要定期對電腦進行更新。這樣才能保證信息的實效性，確保查閱者能查找到正確，完善的信息。

（二）保障網(wǎng)絡(luò)安全

數(shù)據(jù)量巨大、保密性強是財務(wù)檔案信息化管理的標志性特點。數(shù)據(jù)的信息化意味著數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化，因此確保網(wǎng)絡(luò)安全是極其重要的。最關(guān)鍵的是要建立起一套內(nèi)部的管理制度，加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)察力度，確保檔案資料的完整性，防止檔案信息被修改泄露。此外，還要確保所處網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，定期的使用殺毒軟件對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進行檢查，避免文檔資料感染計算機病毒，信息出現(xiàn)亂碼，丟失等現(xiàn)象。最后，還應(yīng)該注意的是要做好文件的備份工作，防止文檔信息突然出現(xiàn)不可恢復(fù)的永久性丟失。

（三）完善信息化管理的制度

信息化的檔案管理改變了工作人員管理檔案的工作方式。因此傳統(tǒng)管理檔案的相關(guān)制度也不再適用于信息化管理了，那么則重新需要建立起一套健全的信息化建設(shè)管理制度來滿足查閱者的需求，實現(xiàn)查閱不受時間、地點等因素的限制。

（四）提高管理人員的工作水平

財務(wù)檔案管理人員是財務(wù)檔案管理的操作者。若要滿足信息化建設(shè)的要求，財務(wù)部門應(yīng)該要注重培養(yǎng)一些計算機或通信專業(yè)的操作人員，應(yīng)該要加大對各層次的管理人員進行相關(guān)培訓(xùn)，提高他們的信息化管理水平。

結(jié)語：綜上所述，當今時代，科技在不斷的進步與發(fā)展。許多行業(yè)都在使用著計算機科技技術(shù)來簡化管理，提高效率。因此，信息化建設(shè)在財務(wù)檔案管理中發(fā)揮著巨大的作用。本文結(jié)合實際情況，指出目前財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題并提出對應(yīng)的解決措施。