煤炭企業(yè)檔案管理問(wèn)題探析與改進(jìn)措施

文/侯立新

檔案資料是記述、承載、反映歷史真實(shí)原貌的第一手資料，其價(jià)值和意義就在于客觀真實(shí)再現(xiàn)歷史，為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展提供重要信息資源。然而，檔案工作的不平衡、不充分與重保管、輕利用之間的矛盾依然存在，甚至有些煤炭企業(yè)檔案管理工作仍停留在初級(jí)階段，檔案價(jià)值得不到充分顯現(xiàn)，亦即失去了檔案保藏的意義。鑒于此，針對(duì)煤炭企業(yè)檔案管理存在的共性問(wèn)題及其價(jià)值利用進(jìn)行研究與探索，對(duì)于創(chuàng)新檔案管理模式，提升檔案信息利用的實(shí)效性，更好服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義。

一、煤炭企業(yè)檔案管理問(wèn)題剖析

冀中能源峰峰集團(tuán)作為國(guó)有特大型企業(yè)在檔案管理及其應(yīng)用方面具有一定代表性。近年來(lái)，檔案管理工作取得了長(zhǎng)足發(fā)展,但依然存在著諸多問(wèn)題，特別在深入性、細(xì)致性及信息化管理等方面還存在不少短板。

1. 思想上認(rèn)識(shí)不足，重視不夠

從當(dāng)前峰峰集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀看，集團(tuán)公司機(jī)關(guān)檔案管理工作優(yōu)于基層各生產(chǎn)企業(yè)，各生產(chǎn)企業(yè)優(yōu)于地面輔助服務(wù)單位，形成這個(gè)格局的主要原因，關(guān)鍵是各層級(jí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，特別是主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視程度參差不齊。究其根源是思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題，沒(méi)有從思想深處認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和必要性，存在著重保存、輕開發(fā)，重管理、輕利用的問(wèn)題。此外，館藏條件差、設(shè)備設(shè)施跟不上，人員配備不充分、開發(fā)利用力度小的情況普遍存在。

2. 基礎(chǔ)管理薄弱，服務(wù)質(zhì)量不高

檔案基礎(chǔ)管理工作的強(qiáng)弱影響著檔案信息資源的開發(fā)利用?？茖W(xué)化、制度化、系統(tǒng)化管理機(jī)制的有效運(yùn)行是提升煤炭企業(yè)檔案信息應(yīng)用價(jià)值的重要前提。日常檔案管

理工作主要體現(xiàn)在“兩提供一編研”，即提供原件、復(fù)印件服務(wù)，開展檔案編研工作。然而從當(dāng)前情況看，企業(yè)機(jī)關(guān)的檔案管理，多數(shù)處于歸檔和保管的較淺層面。僅僅是做到了查閱什么資料，提供什么卷宗，主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)還不夠強(qiáng)，更談不上較深層次的檔案開發(fā)利用和研發(fā)工作。檔案資源不能有效地開發(fā)利用，必然使有效的資源得不到充分發(fā)揮，也無(wú)法更好地適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)發(fā)展需求。

3. 管理制度不規(guī)范，機(jī)制不健全

檔案管理有關(guān)制度規(guī)定：為確保檔案保藏價(jià)值的有效性，對(duì)超過(guò)有效價(jià)值期的檔案應(yīng)進(jìn)行剔除銷毀。剔除銷毀檔案的過(guò)程是一個(gè)細(xì)致性工作，要對(duì)館藏檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類鑒別，去粗存精，精準(zhǔn)無(wú)誤。但是，一些單位在檔案管理上存在不少問(wèn)題。有些檔案資料已經(jīng)超過(guò)規(guī)定儲(chǔ)藏期限，失去了保存利用價(jià)值，但由于沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行鑒定工作，致使檔案資料長(zhǎng)期保存，造成檔案室?guī)齑婵臻g嚴(yán)重不足，新的檔案資料無(wú)空間儲(chǔ)存，影響了檔案管理工作正常開展。因此，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)，形成有效的管理機(jī)制是提升檔案管理水平的必要條件。

4. 檔案分散管理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享

煤炭企業(yè)檔案管理要遵循集中、統(tǒng)一、共享原則，需要長(zhǎng)期保存的資料，應(yīng)由煤炭企業(yè)檔案管理部門統(tǒng)一歸檔管理。這樣既能保持檔案的完整性，又能保持檔案的安全性，更能有效地提供檔案服務(wù)，從而避免檔案管理混亂，防止有價(jià)值的資料遺失。從目前某些企業(yè)管理狀況看，有些資料分散管理，甚至個(gè)人保存的現(xiàn)象不在少數(shù)，不能使資源等到整合利用。因此，檔案資料的集中管理、規(guī)范管理成為亟待解決的一個(gè)問(wèn)題。

5. 庫(kù)存條件簡(jiǎn)陋，檔案資料安全無(wú)保障

保存檔案的目的是為社會(huì)發(fā)展、企業(yè)決策和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供客觀有效的信息資源。從檔案管理工作實(shí)際來(lái)看，由于企業(yè)內(nèi)部專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)不足，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位的問(wèn)題還相當(dāng)突出，有些單位硬件條件還達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)資料的長(zhǎng)期保存和檔案壽命都帶來(lái)較大影響。如果發(fā)生突發(fā)問(wèn)題，如水、火、盜等必將造成無(wú)法挽回的損失。

6. 檔案專業(yè)管理人才不足，專業(yè)化管理水平不高

人員更換頻繁對(duì)檔案工作帶來(lái)重大影響，這也是多數(shù)單位存在的一個(gè)共性問(wèn)題。檔案管理同樣需要具有專業(yè)知識(shí)、管理能力和政治責(zé)任、工作責(zé)任、事業(yè)心很強(qiáng)的人才隊(duì)伍。但實(shí)際工作中，有些單位配備的檔案管理人員達(dá)不到這種要求，在實(shí)際操作過(guò)程中會(huì)因缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，無(wú)法做到全面收集、規(guī)范整理、科學(xué)分類，無(wú)法保證檔案的齊全和完整，也不能很好地應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段來(lái)管理檔案，從而直接影響了檔案現(xiàn)代化管理水平的提高，影響了檔案信息價(jià)值的利用。特別是檔案人員更換頻繁，給檔案工作的連續(xù)性、持續(xù)性帶來(lái)嚴(yán)重影響。所以，培養(yǎng)建立一支穩(wěn)定的專業(yè)性現(xiàn)代檔案管理干部隊(duì)伍，成為強(qiáng)化檔案管理工作的首要任務(wù)。

二、做好煤炭企業(yè)檔案管理工作的方法和路徑

檔案的價(jià)值在于應(yīng)用，不能有效地發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價(jià)值，也就失去了檔案保存的意義。針對(duì)目前檔案管理工作的不足和問(wèn)題，應(yīng)從以下幾方面著手，不斷改進(jìn)煤炭企業(yè)檔案管理工作，更好地服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

1. 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

重點(diǎn)要從四個(gè)方面著手：一是列入企業(yè)工作日程，與其他工作同部署、同安排。二是建立完善的檔案管理責(zé)任制，設(shè)有一名主管領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案工作。三是重視館室硬件設(shè)施建設(shè)，保證必要的資金投入。四是加強(qiáng)調(diào)研指導(dǎo)，解決檔案工作實(shí)際問(wèn)題。只要領(lǐng)導(dǎo)重視，抓住這幾方面關(guān)鍵環(huán)節(jié)，煤炭企業(yè)檔案管理工作就有了重要保障。

2. 建立管理機(jī)制

一是建立健全制度體系，按照國(guó)家檔案管理要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定和完善適合本企業(yè)實(shí)際的管理制度，以嚴(yán)格的制度規(guī)范促進(jìn)工作行為養(yǎng)成。二是建立組織機(jī)構(gòu)，制定分級(jí)崗位責(zé)任制，強(qiáng)化工作考評(píng)考核，實(shí)施激勵(lì)政策，調(diào)動(dòng)各級(jí)檔案管理人員的工作積極性。三是實(shí)行年度工作講評(píng)表彰，對(duì)于檔案工作管理好、價(jià)值利用多的單位或人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)他們的工作創(chuàng)新潛能。

3. 增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

一是要注重建設(shè)一支相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理干部隊(duì)伍，為保持檔案工作的連續(xù)性、持續(xù)性提供人才保證。二是要注重檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，提升其管理水平和業(yè)務(wù)能力。三是要不斷對(duì)檔案管理人員進(jìn)行服務(wù)意識(shí)教育，增強(qiáng)其主動(dòng)服務(wù)、熱情服務(wù)意識(shí)，提升其工作創(chuàng)新能力，最大限度為檔案的開發(fā)應(yīng)用創(chuàng)造條件。

4. 搭建資源共享平臺(tái)

一是建立機(jī)關(guān)綜合檔案管理中心，將分散的機(jī)關(guān)各部室檔案資源進(jìn)行整合，納入綜合檔案管理中心。二是建立檔案資源信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，開發(fā)數(shù)字化檔案管理軟件程序，設(shè)置科學(xué)化管理系統(tǒng)，制定規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化體系。三是將煤炭企業(yè)檔案信息管理融入企業(yè)整體網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，使檔案管理成為企業(yè)綜合管理的重要組織部分，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

綜上所述，煤炭企業(yè)檔案工作要適應(yīng)新時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，就要努力創(chuàng)新檔案管理的新思路和新方法，創(chuàng)建檔案管理新模式，提升檔案信息價(jià)值利用的有效性和實(shí)效性，更好地服務(wù)于企業(yè)和社會(huì)發(fā)展，在利用中創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和最佳的社會(huì)效益。