醫(yī)院檔案管理的軟實力的提升路徑研究

張利達

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理 ? 軟實力提升 ? 路徑研究

我國綜合國力的重要組成部分就是軟實力，也是國家競爭力的核心要素，提升國家軟實力是我黨以及我國在這個時代下的重要課題。這樣的大環(huán)境使然，不斷深化的醫(yī)療改革，醫(yī)院改革建設(shè)也將提升醫(yī)院文化軟實力擺上會議桌，是醫(yī)院改革建設(shè)的重點工作，醫(yī)院競爭力不僅要靠著醫(yī)院軟實力的提升，同樣醫(yī)院軟實力也是醫(yī)院長久健康發(fā)展的根本。故此，越來越的的醫(yī)療事業(yè)參與者總是到醫(yī)院軟實力的作用，醫(yī)院檔案應(yīng)當(dāng)中將醫(yī)院檔案的優(yōu)勢與價值發(fā)揮出來，積極地投入到醫(yī)院軟實力的提升工作中去。

一、醫(yī)院軟實力與醫(yī)院檔案的關(guān)系

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院本身以及社會民眾參與過的醫(yī)療管理、科研、教學(xué)、醫(yī)療等活動對醫(yī)療事業(yè)或社會具有保存意義的文獻，而提起醫(yī)院檔案大多人會想到患者的病例或者患者的個人醫(yī)療檔案，但其實不然，醫(yī)療檔案中患者的檔案只是其中的一個部分[1]。而醫(yī)院軟實力是指醫(yī)院機構(gòu)在從事管理、科研、教學(xué)、醫(yī)療過程中創(chuàng)造出的具有醫(yī)院核心價值觀以及發(fā)展戰(zhàn)略與人才隊伍素質(zhì)同團隊創(chuàng)新能力和學(xué)習(xí)能力的組合。

醫(yī)院軟實力與醫(yī)院檔案存在著親密的內(nèi)在聯(lián)系。其一是因為醫(yī)院檔案是醫(yī)院軟實力的母體，醫(yī)院檔案是醫(yī)院軟實力建設(shè)的根本你所在，醫(yī)院檔案詳細地記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，醫(yī)院軟實力的建設(shè)就以此為依托。而另一方面醫(yī)院軟實力又是醫(yī)院檔案記載的一部分，醫(yī)院軟實力為醫(yī)院檔案提供了豐碩的記錄內(nèi)容，由此可見醫(yī)院檔案與醫(yī)院軟實力之間兩者互相依托，互相推動。

二、醫(yī)院檔案對醫(yī)院軟實力的提升作用

醫(yī)院檔案與醫(yī)院軟實力兩者之間的互相依托與互相推動說明了醫(yī)院檔案對于醫(yī)院軟實力的提升有著很重要的作用。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在發(fā)展過程中管理、科研、教學(xué)、醫(yī)療中重要成果的直接記載，詳細記錄了醫(yī)院發(fā)展歷程中值得記載的人或事，它是我們了解一所醫(yī)院發(fā)展史最好的資料文獻，不僅是將醫(yī)院發(fā)展史中歷代醫(yī)療工作者的事跡，而且也完整的將醫(yī)院歷代的精神文化傳承，是醫(yī)院軟實力的重要組成部分。

隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段各種醫(yī)療設(shè)備都及其完善，因此導(dǎo)致社會中醫(yī)院與醫(yī)院之間的競爭力日益增大，醫(yī)院想在這樣的競爭環(huán)境下存活并脫穎而出就要對醫(yī)院軟實力進行建設(shè)和創(chuàng)新，建設(shè)出別具一格的醫(yī)院軟實力從而增強醫(yī)院的核心競爭力[2]。而現(xiàn)有的科研成果與醫(yī)療經(jīng)驗是醫(yī)院然實力創(chuàng)新的根本，而醫(yī)院檔案又作為醫(yī)院發(fā)展歷程中的醫(yī)療經(jīng)驗與科研成果的記錄載體，對醫(yī)院軟實力來說具有推陳出新，鑒往知來的作用，是醫(yī)院軟實力提升的基礎(chǔ)。

三、做好檔案管理工作

（一）開展檔案管理的前提

醫(yī)院檔案所涉及的方面非常廣泛，牽連著每個人，而如何有效地進行檔案管理工作，為以后提供出具有真實借鑒價值的治療成為每個醫(yī)院工作的重點。要針對全醫(yī)院深入地進行調(diào)查研究，根據(jù)醫(yī)院的切實歷史發(fā)展進程、發(fā)展趨勢、基本的智能以及檔案的來源進行分類，將醫(yī)院檔案分為實物檔案、特殊載體、業(yè)務(wù)類、會計類、科技類文書類等格式，詳細概括了醫(yī)院檔案的所有載體和門類的歷史記錄。其次對已建立的檔案做出四個建設(shè)工作，第一是設(shè)備的建設(shè)，其包括了庫房設(shè)施以及專用的設(shè)備防磁柜等;第二是網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，建立專（兼）職檔案員、檔案綜合室、檔案管理機構(gòu)這三個檔案的網(wǎng)絡(luò)梯子;第三基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，此包括檔案的利用、保管、整理、整理、收集等幾個方面，但是前期應(yīng)當(dāng)以收集檔案的工作為主;第四工作制度體系建設(shè)，記得是建立起檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、管理制度以醫(yī)院檔案工作規(guī)章三個方面。

（二）檔案的管理

醫(yī)院檔案管理工作的開展檔案的收集是重中之重，有效地做好檔案收集工作的基本要求就是提高檔案質(zhì)量。綜合檔案室要定時對各個部門產(chǎn)生的年度以上的資料進行整理收集并分類，重點標(biāo)注對本院的醫(yī)療事跡和科研成果有價值的文獻，對醫(yī)院有參考價值并且需要醫(yī)院上下予以貫徹的文件治療進行統(tǒng)一管理。

醫(yī)院每年著重多進行的工作是醫(yī)院對于總體發(fā)展目標(biāo)分步實施的重點工作，能夠?qū)⑨t(yī)院各項管理工作中所具有價值的活動過程的體現(xiàn)。各個部門在明確了醫(yī)院下達的重點工作之后，檔案室的歸檔目錄的工作就要對各項重點工作展開，在檔案歸檔目錄工作完成后需要針對文件歸檔的范圍有檔案室進行保管日期與密集的明確。各部門檔案的歸檔范圍制定應(yīng)該由檔案室對各個科室的職能進行針對性制定，為了盡最大可能的避免重份歸檔問題出現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理工作中，特別是醫(yī)院內(nèi)部多發(fā)表文獻與各種外來文獻，因此明確指出流轉(zhuǎn)醫(yī)院文件的職能部門為辦公室，綜合檔案室知識管理有辦公室所移交上來需要全醫(yī)院進行貫徹的外來文獻以及醫(yī)院自發(fā)制定的綱要、規(guī)劃等文件。醫(yī)院是個各崗位、各部門都需要專業(yè)技能要求的機構(gòu)。

規(guī)范整理收集到的檔案以在使用時能后最快的找到所需檔案的分類從而找到需要的方案。建立檔案的根本目的就是為了將醫(yī)院的發(fā)展歷程以及主要職能體現(xiàn)出來，因此對不屬于醫(yī)院范疇的文件要剔除出去，以此對檔案的真實率和可利用率做出保障，就也是將檔案管理中“以為為主”的理念完美地體現(xiàn)出來。

檔案資料每時每刻都在產(chǎn)生，如果將醫(yī)院中發(fā)生地所有事情都進行記載的話，將耗費大量的人力物力，并且未來檔案的可利用率也大大降低了，所以我們不可能做到事無巨細皆記錄，而且檔案室所進行統(tǒng)一保管的檔案每年都在增加，而檔案室的儲存量是固定不變的，因此我們應(yīng)該做到充分的利用檔案室儲存量，并保證所存檔案都要是有保存價值的。因針對性地進行行保存，短期檔案要適當(dāng)?shù)纳釛?，并且嚴格保證要歸檔保管的檔案都是具有意義的，對能夠反映出醫(yī)院改革變化或者科研成果以及重要事件的檔案進行存檔。

四、利用檔案提升醫(yī)院軟實力

（一）利用檔案構(gòu)建醫(yī)院文化提升醫(yī)院軟實力

檔案中記載的醫(yī)院改革發(fā)展歷程以及科研成果以及重要的人或事都有很多的歷史文化價值等待檔案管理者去挖掘才能散發(fā)出光彩。因此我們需要充分地利用和開發(fā)醫(yī)院的現(xiàn)有檔案，將檔案中重要精神和成果歸納出來呈現(xiàn)出來，將其當(dāng)做醫(yī)院文化進行弘揚的工具，提升醫(yī)院軟實力。其一是檔案編研工作的開展，利用檔案記載的信息，進行專題、年鑒、大事記編研以及制成各類文化產(chǎn)品例如視頻、畫冊等，還可以將醫(yī)院中工作突出的醫(yī)療人員進行編研，制成光榮冊，向社會大眾以及醫(yī)院內(nèi)部展示我院先進工作者的光榮事跡，這一做法不但提升醫(yī)院的凝聚力，使醫(yī)院員工對醫(yī)院有歸屬感和榮譽感，提高醫(yī)院員工的工作積極性從而提升醫(yī)院軟實力。二是將檔案進行展覽，將醫(yī)院中心工作與檔案信息相結(jié)合制成展品，并且創(chuàng)辦主體給予展出，將醫(yī)院所參與的重要社會活動等。利用這一系列的檔案展出不僅提升了醫(yī)院職工的思想意識，同時將醫(yī)院的文化向前來就診的患者及家屬進行展示，構(gòu)建和諧的醫(yī)院、患者、親屬關(guān)系潛移默化地提升升醫(yī)院軟實力。

（二）檔案信息化提升醫(yī)院軟實力

隨著時代的發(fā)展，信息化已經(jīng)進入人們的各個生活角落，并且由于經(jīng)濟的進步，人們消費越來越理性化，在病人選擇醫(yī)院進行就診時，醫(yī)院醫(yī)術(shù)是否精湛以及設(shè)備是否先進已經(jīng)不再是決定患者是否前來就真的絕對因素，醫(yī)院的口碑已經(jīng)信譽度也是患者選擇就真的重要標(biāo)準(zhǔn)。因此醫(yī)院需要建立起良好的口碑以及信譽，打造獨特的醫(yī)院文化品牌，對檔案進行信息化的技術(shù)優(yōu)化，充分利用這個信息化飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)時代進行網(wǎng)絡(luò)推廣宣傳。為了使傳統(tǒng)形式檔案與信息化技術(shù)相結(jié)合，我們需要加快從傳統(tǒng)形式紙質(zhì)檔案向信息數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變工作，并對電子檔案進行優(yōu)化，形成數(shù)字化信息的醫(yī)院文化。例如檔案管理工作可以將醫(yī)院檔案進行整合對醫(yī)院進行概況介紹，將醫(yī)院中、醫(yī)院活動、醫(yī)院特色、專家介紹、醫(yī)院介紹等信息通過醫(yī)院的網(wǎng)站以及現(xiàn)在越來越發(fā)達的微信公眾號展示給大眾，增加社會的關(guān)注度。這樣的信息化傳媒并不會受到時間和空間的影響，更快的傳播速度，而且效果更好，利用檔案信息化將醫(yī)院的文化展示給大眾。樹立良好的口碑與信譽，以此可以充分提升醫(yī)院軟實力。

五、結(jié)語

在這個信息化的時代，所有的信息都會被飛速傳播，醫(yī)院想在這樣的競爭激烈社會形勢下，醫(yī)院的軟實力是在這種競爭中使醫(yī)院存活并發(fā)展的重要因素。而醫(yī)院檔案與醫(yī)院軟實力互相依托，互相推動的原因也是我們必須做好醫(yī)院檔管理工作的重要原因，要用好醫(yī)院檔案所記載的信息資源，提升醫(yī)院的軟實力，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案對于醫(yī)院軟實力的弘揚作用，打造良好的大眾口碑，為醫(yī)院軟實力的提升發(fā)揮作用。

參考文獻：

[1]房師華.提升醫(yī)院檔案管理的軟實力探析[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2014，（20）：120-120.

[2]王燕.充分發(fā)揮檔案在提升醫(yī)院文化軟實力中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（05）：124-125.

（作者單位：吉林省人民醫(yī)院）