房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查管理初探

文/耿崇桑

數(shù)字檔案室建設(shè)是檔案工作順應(yīng)信息化發(fā)展的必然趨勢。房管系統(tǒng)檔案管理部門順應(yīng)時代趨勢和檔案管理新要求，正加強數(shù)字檔案室建設(shè)，引領(lǐng)機關(guān)檔案工作轉(zhuǎn)型升級。數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要內(nèi)容之一，對原有的房管數(shù)字檔案進行梳理和核查是加快數(shù)字檔案室建設(shè)的重要措施。目前，房管系統(tǒng)各級檔案部門大多采用外包的方式開展此項工作。本文主要探討房管系統(tǒng)檔案部門在數(shù)字檔案室建設(shè)背景下如何加強房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查外包管理，在規(guī)避風險的同時確保數(shù)據(jù)核查工作高質(zhì)量完成。

一、房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查必要性

數(shù)字檔案室是指以數(shù)字檔案為對象，以使用電子計算機等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。數(shù)字檔案室將檔案管理業(yè)務(wù)流程固化在檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的自動化管理，檔案的收、管、存、用都通過信息技術(shù)手段來實現(xiàn)。房管系統(tǒng)機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)是信息化條件下機關(guān)檔案室“升級”的必然要求，是管理房管系統(tǒng)機關(guān)文書檔案和物業(yè)管理、房地產(chǎn)交易、動拆遷等各類房管專業(yè)檔案信息，聯(lián)結(jié)機關(guān)辦公自動化與數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。建設(shè)符合國家和社會信息化發(fā)展要求的房管數(shù)字檔案室，有利于提高房管系統(tǒng)檔案工作水平，維護房管檔案信息的真實、完整、可用和安全，有利于實現(xiàn)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展，提升機關(guān)行政效率和公共服務(wù)能力，有利于促進國家核心信息資源建設(shè)，實現(xiàn)信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，為數(shù)字檔案館的最終實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)，檔案數(shù)據(jù)資源庫建設(shè)是數(shù)字檔案資源建設(shè)的核心。房管數(shù)字檔案室建設(shè)著眼于數(shù)字檔案資源建設(shè)，大力進行房管檔案數(shù)據(jù)資源庫建設(shè)，即通過對各類信息系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和對紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體的房管檔案進行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲各類檔案信息，并應(yīng)用于房管電子檔案管理系統(tǒng)中?，F(xiàn)階段，房管檔案數(shù)據(jù)資源庫建設(shè)工作主要集中在對歷史和新增的房管紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化和對已有房管數(shù)字檔案進行數(shù)據(jù)核查。

房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)信息完整、準確、規(guī)范是房管檔案數(shù)據(jù)資源庫建設(shè)的基礎(chǔ)。由于歷史原因，館藏房管數(shù)字檔案存在部分目錄數(shù)據(jù)書寫難辨、錄入有差錯、數(shù)據(jù)合并與掛接錯位等問題，這給檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和檔案利用工作帶來了諸多不便，同時也與數(shù)字檔案室建設(shè)的標準和規(guī)范等要求不符，因此對館藏房管數(shù)字檔案進行全面核查尤為必要。

房管數(shù)字檔案核查主要是對現(xiàn)有數(shù)字檔案進行目錄（含案卷級、文件級、專題級目錄）、全文掃描件完整性、準確性、規(guī)范性的檢查。數(shù)據(jù)核查配套使用檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)校驗管理軟件，主要包括數(shù)據(jù)完整性檢查、數(shù)據(jù)準確性檢查、存儲規(guī)范性檢查等。對檢查核對發(fā)現(xiàn)的問題進行修改，并進行詳細的登記，包括每卷檔案需要重掃的檔號、頁號等，以便后續(xù)調(diào)閱實體檔案進行進一步的核查、修改。檢查核對是雙向的，既要核對案卷信息包括卷內(nèi)目錄信息跟檔案影像是否做到一一對應(yīng)、影像是否正確，又要核對掃描影像檔案與檔案封面信息和卷內(nèi)目錄條目信息是否匹配。

二、房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查項目外包風險和問題分析

目前，房管系統(tǒng)檔案部門基于成本和技術(shù)能力等因素的考慮，通過招標、競價等方式將房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查工作以專業(yè)項目的形式委托給有資質(zhì)的檔案業(yè)務(wù)公司或社會機構(gòu)來完成，即以項目外包的形式開展這項工作。以業(yè)務(wù)外包的方式開展房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查，外包公司提供專業(yè)和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，可以降低本單位的人力投入和生產(chǎn)成本，實現(xiàn)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查工作效益的最大化，這是一種很好的方式。但是，在實踐過程中，業(yè)務(wù)外包并非盡善盡美，也存在著安全風險和一些具體問題。

安全風險主要是檔案實體和檔案信息的安全風險，由于在房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查過程中，外包公司需要接觸各類房管實體檔案和檔案信息，這就存在著實體檔案損壞、丟失以及信息泄露的風險。同時在數(shù)據(jù)核查的外包工作實踐中，也出現(xiàn)了數(shù)據(jù)核查形式化、數(shù)據(jù)檢查不規(guī)范，需要重新掃描錄入的檔案加工流程不合理，掃描質(zhì)量差、圖像處理不到位、數(shù)據(jù)掛接不準確等問題。上述問題的出現(xiàn)固然與外包公司專業(yè)能力、人員素質(zhì)以及某些外包公司過于追求速度而不注重實效有關(guān)，但也與房管檔案部門監(jiān)管不力有關(guān)。

項目外包并不是一勞永逸的，發(fā)包單位不是直接等著項目驗收就可以了。事實上，房管系統(tǒng)檔案部門作為項目的發(fā)包方，對房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查工作負有主體責任，具有監(jiān)督、指導、檢查等管理義務(wù)。房管系統(tǒng)檔案部門要提高對房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查項目外包風險和問題的重視程度，加強對房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查外包的管理，積極探索適合自身特點的檔案管理新途徑、新手段和新方法。這也是本文探討的重點。

三、如何加強房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查外包管理

基于房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查項目外包工作中的風險和問題，結(jié)合工作實踐，筆者認為可以從制度建設(shè)和人員培訓、業(yè)務(wù)流程和操作程序、監(jiān)督指導和質(zhì)量控制等方面加強管理，從而提高房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查效率和效益，確保數(shù)據(jù)核查質(zhì)量。

（一）注重制度建設(shè)和人員培訓

加強管理，制度先行。房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查項目外包涉及人員、安全、財物等方方面面的工作，房管檔案部門應(yīng)根據(jù)房管檔案的特點以及單位實際情況制定相應(yīng)的制度。如，根據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》、《上海市數(shù)字檔案建設(shè)評價辦法》等國家和地方相關(guān)標準，細化規(guī)章和標準，制定適合房管檔案特點和工作實際的相關(guān)制度。制度建設(shè)的重點是流程控制、安全控制、人員管理、質(zhì)量管理等方面，如制定《檔案出入庫交接制度》、《數(shù)字檔案信息化保密協(xié)議》、《檔案數(shù)字化室應(yīng)急預(yù)案》、《掃描外包加工現(xiàn)場管理規(guī)定》、《檔案數(shù)字化質(zhì)量檢查操作規(guī)范》等一系列制度。

房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查是一門專業(yè)性、保密性、安全性很強的工作。檔案工作人員是檔案原件和檔案信息內(nèi)容的直接接觸者，是具體工作的執(zhí)行者。如果他們對檔案方面的法律法規(guī)不熟悉，對房管檔案業(yè)務(wù)不熟悉，在項目實施中操作不規(guī)范勢必影響到數(shù)據(jù)核查的工作質(zhì)量。開展業(yè)務(wù)培訓是提高檔案工作人員業(yè)務(wù)能力和水平的重要途徑。房管檔案管理部門應(yīng)重視對檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓，包括崗前培訓和項目實施過程中的針對性培訓。培訓對象既包括本單位檔案工作人員也包括外包公司的工作人員。培訓內(nèi)容盡可能全面，既包括各種檔案方面的政策、法規(guī)、制度和標準，也包括數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范以及與項目相關(guān)的制度等。同時培訓內(nèi)容也應(yīng)注重實用性，不能僅停留在紙上談兵或是說一些空洞的標準和制度，應(yīng)結(jié)合數(shù)據(jù)核查工作實踐增加實例數(shù)量，具體問題具體分析，對數(shù)據(jù)核查中可能出現(xiàn)的專業(yè)問題應(yīng)盡可能詳細深入地進行講解，如開展檔案掃描、著錄、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、軟件使用、安全及故障解決等專題實踐培訓。

（二）規(guī)范業(yè)務(wù)流程和操作程序

科學、規(guī)范的業(yè)務(wù)流程和操作程序是數(shù)據(jù)核查順利完成的重要保障。按照數(shù)字檔案室建設(shè)的相關(guān)標準和要求，制定合理的數(shù)據(jù)核查業(yè)務(wù)流程是實施房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查的重要一環(huán)。目前，許多單位在館藏數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查工作流程方面有比較好的經(jīng)驗。房管檔案管理部門在制定業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范過程中，可以走訪調(diào)研有相關(guān)經(jīng)驗的優(yōu)秀單位，吸取他們的成功經(jīng)驗。也可以讓外包商提前確定業(yè)務(wù)流程，房管檔案部門在此基礎(chǔ)上加以完善，對初期階段產(chǎn)生的問題進行處理，并對流程進行適當調(diào)整。業(yè)務(wù)流程必須規(guī)范，操作程序要明確，環(huán)節(jié)之間要能有效銜接。

筆者根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和操作標準，結(jié)合房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查項目需求和工作實踐，初步設(shè)計了數(shù)據(jù)核查業(yè)務(wù)流程以供參考，具體操作流程可根據(jù)各單位的要求來增減。房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查主要是對館藏檔案目錄及全文掃描件進行檢查、修改，包括檔案目錄及掃描件的核查、修改、分檢密級，圖像處理、漏掃未掃檔案重新掃描，條目與掃描件對應(yīng)等諸多環(huán)節(jié)。根據(jù)工作目標，可以把業(yè)務(wù)流程分解為檔案數(shù)據(jù)交接、數(shù)據(jù)檢查修改、檔案調(diào)卷、目錄補錄修改、圖像重掃及影像處理、檔案前期整理、目錄核校建庫、檔案裝訂物拆除、檔案掃描、文件編號、圖像處理和質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、索引流程、檔案裝訂、檔案還卷入庫、質(zhì)量檢查、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份等流程。分解業(yè)務(wù)流程，有利于明確崗位職責。在房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查時，對業(yè)務(wù)流程進行模塊分解，再根據(jù)每個模塊的任務(wù)設(shè)置崗位，明確詳細地規(guī)定每個崗位的職責和具體的操作程序。如，對應(yīng)檔案數(shù)據(jù)交接流程，可以設(shè)置檔案交接班崗，按照商定的計劃任務(wù)，分期、分批由房管檔案部門指定的專人對需要進行數(shù)據(jù)核查的數(shù)據(jù)（包括影像數(shù)據(jù)和條目數(shù)據(jù)）與外包公司檔案交接崗專員辦理內(nèi)部交接手續(xù)，并按要求填寫檔案交接表。

（三）做好監(jiān)督管理和質(zhì)量控制

提高檔案數(shù)字化外包的質(zhì)量，不僅需要對技術(shù)把關(guān)，還需要進行管理上的約束。房管數(shù)字檔案數(shù)據(jù)核查是一項復雜、系統(tǒng)的工作，采用業(yè)務(wù)外包的形式在給工作帶來便利的同時也存在一定風險。房管檔案部門要控制外包過程中的風險點，加強事前、事中以及事后的監(jiān)督和控制。核查工作開始前，要嚴格管理，明確責任，落實安全保密管理機制和質(zhì)量管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。在項目實施過程中，房管檔案部門要加強跟蹤、檢查、指導，要配備既懂技術(shù)也懂管理的專業(yè)人員負責該項工作，全程跟蹤，隨時了解外包公司的工作進展。指派專業(yè)人員在工作現(xiàn)場進行監(jiān)督，一方面可以加強對整個業(yè)務(wù)流程的監(jiān)管，另一方面也能發(fā)現(xiàn)問題后及時處理問題，提高工作質(zhì)量和效率。

加強數(shù)據(jù)核查工作質(zhì)量控制，注意全面的質(zhì)量檢查，對全過程進行管理，設(shè)置質(zhì)量控制點。在項目發(fā)包前，根據(jù)項目需求做好外包公司的篩選，選擇專業(yè)性強、服務(wù)質(zhì)量好的服務(wù)公司，并要求其提供全面詳細的數(shù)據(jù)核查服務(wù)方案。房管檔案部門要嚴格審核該方案，確保其可行性。審核和把關(guān)技術(shù)方案是質(zhì)量控制的起點，同時還要對外包公司擬承擔此項工作的人員進行職業(yè)技能和操守考核，不達標的要求其重新接受培訓或者將其辭退。項目正式啟動后，根據(jù)業(yè)務(wù)流程要設(shè)置具體的質(zhì)量控制點。例如，在漏掃未掃檔案整理、掃描、圖像處理環(huán)節(jié)可以設(shè)置質(zhì)量控制點（見表1）。根據(jù)質(zhì)量控制點進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，如果可以現(xiàn)場改正的，立即予以指導糾正；如果遇到重大質(zhì)量問題，房管檔案部門應(yīng)與外包公司核實問題產(chǎn)生的原因，共同協(xié)商解決，以確保按時保質(zhì)地完成數(shù)據(jù)核查任務(wù)。

表1 部門業(yè)務(wù)流程質(zhì)量控制點示例

表2 質(zhì)量指標參照標準

在項目驗收階段，要對圖像數(shù)據(jù)信息完整性、目錄數(shù)據(jù)信息準確性、圖像掛接準確性進行質(zhì)量檢查，并設(shè)定明確的質(zhì)量指標，不達標不予驗收?？蓞⒄毡?設(shè)置質(zhì)量指標。